Cách viết kế hoạch kinh doanh cho cơ sở kinh doanh làm đẹp: Hướng dẫn từng bước

Lập kế hoạch kinh doanh cho một cơ sở làm đẹp không phải là việc chỉ để "đánh dấu hoàn thành". Nếu được thực hiện tốt, đây chính là tài liệu cho bạn biết liệu tầm nhìn của mình có khả thi về mặt tài chính hay không, trước khi bạn ký hợp đồng thuê mặt bằng, chi dù chỉ một đồng cho việc trang trí nội thất, hoặc bắt đầu tuyển dụng. Đây cũng là thứ mà ngân hàng, chủ nhà hoặc nhà đầu tư sẽ yêu cầu đầu tiên, vì vậy việc nắm rõ vấn đề này trước khi đi sâu vào là điều rất nên làm.

Hầu hết mọi người viết kế hoạch kinh doanh vì họ buộc phải làm vậy. Những người tận dụng được tối đa bản kế hoạch này là những người soạn thảo vì họ muốn suy nghĩ thấu đáo về mọi khía cạnh của doanh nghiệp trước khi thực sự tham gia vào. Hướng dẫn này sẽ dẫn dắt bạn qua từng phần, chỉ ra những nội dung cần đưa vào và những yếu tố mà các bên cho vay cũng như nhà đầu tư thực sự quan tâm.

Tại sao mỗi tiệm đều cần có một kế hoạch kinh doanh, ngay cả khi bạn không tìm kiếm nguồn vốn

Lý do về việc cấp vốn là điều hiển nhiên. Các ngân hàng muốn xem bản kế hoạch kinh doanh. Hầu hết các chủ mặt bằng thương mại cũng vậy khi xem xét một doanh nghiệp thuê mới, cũng như bất kỳ nhà đầu tư hoặc đối tác thầm lặng nào mà bạn có thể tiếp cận. Nếu không có kế hoạch kinh doanh, những cuộc trao đổi đó sẽ không đi được xa.

Nhưng lý do thiết thực hơn để soạn bản kế hoạch kinh doanh lại mang tính cá nhân. Một bản kế hoạch kinh doanh buộc bạn phải trả lời những câu hỏi mà nếu không, bạn có thể sẽ bỏ qua. Mỗi tuần bạn cần có bao nhiêu khách hàng để hòa vốn? Điều gì sẽ xảy ra với biên lợi nhuận của bạn nếu tiền thuê nhà tăng mười lăm phần trăm? Nếu nhà tạo mẫu chính của bạn rời đi trong năm đầu tiên, điều đó sẽ khiến bạn tổn thất bao nhiêu? Đây không phải là những câu hỏi bi quan. Đó chính là những câu hỏi giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn trước khi áp lực ập đến.

Grease Monkey, Singapore

Các chủ tiệm có kế hoạch thường mở cửa nhanh hơn, chi tiêu hiệu quả hơn và đạt được lợi nhuận sớm hơn. Không phải vì kế hoạch có thể dự đoán tương lai, mà vì quá trình lập kế hoạch giúp tạo ra sự rõ ràng – nền tảng để đưa ra những quyết định sáng suốt.

Những nội dung cần có trong kế hoạch kinh doanh của một cơ sở làm đẹp

Một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh cho cơ sở làm đẹp bao gồm bảy phần cốt lõi. Bạn không nhất thiết phải viết theo thứ tự này, nhưng tất cả các phần đều cần có mặt.

• Tóm tắt điều hành
• Thông tin chung về doanh nghiệp
• Phân tích thị trường
• Dịch vụ và bảng giá
• Kế hoạch tiếp thị
• Kế hoạch vận hành
• Dự báo tài chính

Chúng tôi sẽ trình bày từng phần một bên dưới. Nếu bạn đang soạn thảo kế hoạch kinh doanh cho một tiệm làm tóc hoặc cụ thể là cho một tiệm làm đẹp, thì cấu trúc của các kế hoạch này đều giống nhau. Sự khác biệt nằm ở các chi tiết: phân tích thị trường, menu dịch vụ và định vị cạnh tranh của bạn sẽ có sự khác biệt, nhưng khung cấu trúc vẫn áp dụng cho mọi loại hình tiệm.

Tóm tắt: Cách soạn thảo kế hoạch kinh doanh cho cơ sở làm đẹp của bạn

Hãy viết phần này sau cùng, dù nó được đặt ở vị trí đầu tiên. Tóm tắt điều hành là phần tổng quan dài từ một đến hai trang về toàn bộ kế hoạch. Phần này trình bày về bạn là ai, bạn sắp mở loại tiệm nào, địa điểm của tiệm, cơ hội thị trường ra sao và bạn đang đề nghị điều gì (nếu bạn đang tìm kiếm nguồn cấp vốn).

Hãy viết thật súc tích. Chỉ cần đọc phần tóm tắt điều hành, người đọc phải có thể hiểu được toàn bộ doanh nghiệp của bạn trong vòng hai phút. Nếu họ phải đọc toàn bộ bản kế hoạch để hiểu được những thông tin cơ bản, thì phần tóm tắt đã không hoàn thành vai trò của mình.

Những nội dung thường được đánh giá cao trong phần tóm tắt dành cho lãnh đạo bao gồm: tuyên bố rõ ràng về định vị của bạn (tiệm này dành cho ai và điều gì khiến tiệm trở nên khác biệt), các chỉ số tài chính chính (doanh thu dự kiến trong năm đầu tiên, điểm hòa vốn), cùng một hoặc hai câu về nền tảng của bạn và lý do tại sao bạn là người phù hợp để phát triển doanh nghiệp này.

Phân tích thị trường tiệm làm đẹp: Tìm hiểu cơ hội tại địa phương của bạn

Phần này cho thấy bạn hiểu rõ thị trường của mình. Không phải là ngành nói chung. Thị trường địa phương cụ thể của bạn: tên đường, khu vực lân cận và nhóm khách hàng mà bạn đang nhắm đến.

Hãy bắt đầu từ những thông tin cơ bản: những người sống và làm việc gần địa điểm bạn dự định mở tiệm là ai, thói quen chi tiêu của họ như thế nào, và hiện tại họ đang sử dụng những dịch vụ nào tại các tiệm làm đẹp. Dữ liệu của hội đồng địa phương, thông tin điều tra dân số và các công cụ đo lưu lượng người đi bộ đều có thể hữu ích trong trường hợp này. Bạn đang phác họa bức tranh về nhu cầu.

Sau đó, hãy xem xét tình hình cạnh tranh. Hãy liệt kê các tiệm đang hoạt động gần đó hoặc tìm kiếm chúng qua Fresha Marketplace – nơi có hơn 130.000 tiệm.  Hãy lưu ý mức giá, cách định vị thương hiệu, các đánh giá của họ và bất kỳ khoảng trống nào mà bạn nhận thấy. Việc chỉ cách địa điểm của bạn năm phút đi bộ, mà có đến năm mươi phần trăm các tiệm hướng đến phân khúc giá rẻ và không có tiệm nào nhắm đến phân khúc cao cấp, là một thông tin thực sự đáng chú ý. Đó chính là kiểu khoảng trống đáng được chỉ ra một cách rõ ràng.

Các bên cho vay và nhà đầu tư không kỳ vọng một bản nghiên cứu ở cấp độ học thuật. Họ muốn thấy rằng bạn đã dành thời gian tìm hiểu thị trường thực tế và rằng cách định vị của bạn là phản ứng trước một yếu tố thực sự, chứ không chỉ là sở thích cá nhân.

Dịch vụ và bảng giá của tiệm: xây dựng một menu vừa hiệu quả về mặt tài chính vừa dễ hiểu

Phần này thực hiện hai nhiệm vụ: mô tả những dịch vụ mà tiệm của bạn cung cấp và chứng minh rằng mức giá của bạn là hợp lý.

Hãy bắt đầu với menu dịch vụ cốt lõi của bạn. Hãy phân nhóm các dịch vụ một cách hợp lý (nhuộm, cắt và tạo kiểu, các liệu trình chăm sóc, tiện ích bổ sung) và nêu rõ từng dịch vụ bao gồm những gì. Sau đó, hãy định giá cho từng dịch vụ và, quan trọng hơn, là xác định thời gian thực hiện một cách thực tế. Thời gian là yếu tố quan trọng nhất mà bảng giá của bạn cần phải tính đến, trên hết mọi yếu tố khác. Một lượt cắt và nhuộm giá 60 £, mất hai tiếng rưỡi, sẽ cho bạn thu nhập theo giờ thấp hơn so với một lượt cắt giá 40 £, chỉ mất 45 phút.

Từ đó, hãy tính giá trị trung bình của mỗi lịch hẹn, rồi nhân với số lượng cuộc hẹn mà đội ngũ của bạn có thể thực hiện một cách thực tế trong một tuần, chẳng hạn ở mức 80% công suất. Con số đó sẽ cho bạn biết rất nhiều về tiềm năng doanh thu của doanh nghiệp mình.

Hãy đề cập đến mảng bán lẻ trong phần này, vì doanh thu bán lẻ có biên lợi nhuận cao và thường không được lên kế hoạch kỹ lưỡng. Nếu bạn dự định nhập hàng và bán các sản phẩm chuyên dụng, hãy ghi rõ doanh thu bán lẻ dự kiến và mức lợi nhuận bạn kỳ vọng từ đó.

Kế hoạch marketing cho tiệm làm đẹp: Cách bạn thu hút và giữ chân khách hàng

Kế hoạch marketing của bạn không cần phải quá cầu kỳ. Kế hoạch cần phải đáng tin cậy. Một kế hoạch chỉ nêu rằng "chúng tôi sẽ sử dụng mạng xã hội và truyền miệng" mà không có thêm chi tiết nào sẽ không thể thuyết phục được bất kỳ ai. Một kế hoạch có các kênh rõ ràng, kỳ vọng thực tế và ước tính chi phí cho từng kênh sẽ thuyết phục hơn nhiều.

Đối với hầu hết các tiệm mới, các kênh chính bao gồm: mục đăng trên Fresha Marketplace (giúp bạn tiếp cận 35 triệu khách hàng đang tìm kiếm tiệm), Google Business, Instagram và một ưu đãi giới thiệu hoặc khai trương để biến những lượt đặt lịch đầu tiên thành khách hàng thường xuyên. Như vậy là đủ để làm nền tảng phát triển.

Sau khi mở cửa, Fresha sẽ cung cấp cho bạn một bộ công cụ tiếp thị tích hợp mà bạn nên đề cập trong kế hoạch của mình. Các chiến dịch email hàng loạt cho phép bạn gửi ưu đãi được nhắm mục tiêu đến toàn bộ danh sách khách hàng chỉ trong vài phút. Tính năng Định giá thông minh tự động điều chỉnh giá của bạn trong những thời điểm ít khách hơn để lấp đầy lịch hẹn mà bạn không cần phải bận tâm. Bạn có thể thiết lập và chia sẻ các chương trình khuyến mãi cùng mã giảm giá trực tiếp từ nền tảng, đồng thời tạo các báo cáo và phân tích tiếp thị để biết chính xác tình hình hoạt động của tiệm mình. Đây không phải là những tính năng bổ sung; chúng là một phần của gói miễn phí mà mọi Đối tác của Fresha đều được hưởng.

Đồng thời, hãy bổ sung thêm một ghi chú ngắn gọn về việc giữ chân khách hàng. Các bên cho vay và nhà đầu tư đều hiểu rằng chi phí thu hút khách hàng mới rất cao, còn giá trị lâu dài lại đến từ những khách hàng cũ quay lại. Sau khi cài đặt, các công cụ chương trình khách hàng thân thiết của Fresha, tính năng nhắc đặt lại lịch hẹn tự động và tính năng định giá thông minh sẽ tự động xử lý hầu hết các công việc này.

Để tìm hiểu sâu hơn về cách thu hút khách hàng quay lại, mời bạn tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về các chiến lược giữ chân khách hàng của tiệm.

Kế hoạch vận hành tiệm: những thông tin chi tiết mà các nhà cho vay muốn xem

Phần vận hành trình bày cách thức hoạt động hằng ngày của tiệm. Phần này thường bị lướt qua trong các bản kế hoạch kinh doanh, nhưng lại chính là nơi uy tín thực sự được củng cố hoặc đánh mất.

Hãy trình bày về địa điểm và cơ sở của bạn (thời hạn thuê, các điều khoản chấm dứt hợp đồng trước hạn, các điều khoản điều chỉnh tiền thuê), cơ cấu đội ngũ của bạn (số lượng nhà tạo mẫu, họ là nhân viên làm công hay lao động tự do, có cơ cấu hoa hồng nào không), giờ mở cửa của bạn và mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp sản phẩm và thiết bị.

Hãy thêm một ghi chú về hệ thống đặt lịch hẹn và thanh toán của bạn. Đối với một tiệm làm đẹp mới, phần mềm bạn sử dụng cho thấy mức độ chuyên nghiệp trong cách điều hành doanh nghiệp. Fresha tích hợp lên lịch hẹn, hệ thống quản lý bán hàng (POS), thanh toán, hồ sơ khách hàng và tính năng giao tiếp tự động trong cùng một nền tảng, mà không thu phí hằng tháng. Bạn nên nêu rõ tên giải pháp này trong kế hoạch của mình, vì nhờ đó, bạn sẽ không phải ghi nhận một khoản chi phí phần mềm vốn sẽ xuất hiện trong báo cáo tài chính.

Nếu bạn đang xin thuê mặt bằng thương mại, đặc biệt là các chủ nhà muốn thấy rằng kế hoạch vận hành của bạn thực tế. Họ đang đánh giá xem liệu bạn có khả năng trở thành một người thuê ổn định, lâu dài hay không.

Studio 90, Dalston, Luân Đôn

Dự báo tài chính cho tiệm làm đẹp: Những nội dung cần đưa vào và nên lập kế hoạch trước bao lâu

Đây là phần mà hầu hết mọi người đều thấy khó nhất, và cũng là phần quan trọng nhất đối với bất kỳ ai đọc bản kế hoạch với mục tiêu tài chính trong tâm trí. Phần này không cần phải hoàn hảo, nhưng cần phải trung thực và nhất quán trong nội dung.

Tối thiểu, các dự báo tài chính của bạn cần bao gồm:

• Chi phí khởi nghiệp: trang trí nội thất, thiết bị, tiền đặt cọc, tồn kho ban đầu, giấy phép, xây dựng thương hiệu và website
• Chi phí vận hành hàng tháng: tiền thuê mặt bằng, các chi phí tiện ích, bảng lương, nhập lại sản phẩm, phần mềm, bảo hiểm
• Dự báo doanh thu từ tháng thứ nhất đến tháng thứ mười hai, phân tách theo doanh thu từ dịch vụ và doanh thu từ bán lẻ
• Phân tích điểm hòa vốn: doanh thu hàng tháng bạn cần đạt được để trang trải các chi phí
• Dự báo dòng tiền: theo từng tháng, thể hiện thời điểm tiền vào và tiền ra
• Dự báo lãi lỗ cho năm đầu tiên, và tốt nhất là cho cả năm thứ hai và thứ ba

Dự báo dòng tiền đặc biệt quan trọng đối với các tiệm mới. Doanh thu thường tăng trưởng chậm. 

Chi phí phát sinh ngay lập tức. Một doanh nghiệp có thể có lãi trên sổ sách trong năm đầu tiên nhưng vẫn có thể gặp rắc rối nếu không lên kế hoạch cho dòng tiền ra vào. Hãy thể hiện rằng bạn đã suy nghĩ về vấn đề này.

Hãy thận trọng với các dự báo doanh thu của bạn, đặc biệt là trong ba tháng đầu tiên. Các bên cho vay trước đây đã từng chứng kiến những dự báo quá lạc quan về hoạt động của các tiệm làm đẹp. Việc tăng trưởng dần theo hướng thực tế, đạt 80% công suất vào tháng thứ sáu, đáng tin hơn nhiều so với các dự báo cho thấy lịch hẹn kín ngay từ tuần đầu tiên.

Off Cuts, Peckham, London

Sau khi mở cửa, các tính năng báo cáo và phân tích của Fresha sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn thời gian thực về mức độ doanh thu thực tế của bạn so với các dự báo. Báo cáo Tóm tắt tài chính và Báo cáo Tóm tắt hiệu suất là hai báo cáo cần thiết lập ngay từ ngày đầu tiên. Chỉ cần liếc qua, bạn sẽ biết ngay mình có đang đi đúng hướng hay không. Ngoài ra, các báo cáo này còn cung cấp dữ liệu tài chính rõ ràng, giúp cuộc trao đổi tiếp theo của bạn với bên cho vay hoặc kế toán trở nên thật dễ dàng.

"Các dự báo tài chính là yếu tố quyết định việc một bản kế hoạch kinh doanh có được sự tin tưởng hay không. Các nhà đầu tư không tìm kiếm những con số lạc quan nhất. Họ đang tìm kiếm một người hiểu rõ chi phí, biết điểm hòa vốn và đã lên kế hoạch cho những tháng trước khi doanh nghiệp đi vào hoạt động hoàn chỉnh."

— Iasmina Ionescu, Quản lý Tiếp thị Nội dung, Fresha 

Cách viết kế hoạch kinh doanh cho cơ sở kinh doanh làm đẹp để xin vay vốn ngân hàng hoặc thu hút nhà đầu tư

Các yếu tố cơ bản vẫn như trên, nhưng trọng tâm sẽ thay đổi tùy theo đối tượng đọc.

Đối với khoản vay ngân hàng, trọng tâm là các dự báo tài chính và khả năng trả nợ của bạn. Các ngân hàng muốn biết điểm hòa vốn của bạn, dòng tiền dự kiến và bằng chứng cho thấy bạn có thể trả nợ ngay cả khi năm đầu tiên kinh doanh chậm hơn dự kiến. Họ cũng sẽ muốn biết bạn đưa ra biện pháp bảo đảm nào và doanh nghiệp sẽ ra sao nếu doanh thu thấp hơn dự kiến.

Đối với nhà đầu tư hoặc đối tác thầm lặng, cơ hội thị trường và uy tín cá nhân của bạn có trọng lượng hơn. Tại sao lại là địa điểm này, tại sao lại là thời điểm này, và tại sao chính bạn là người sẽ xây dựng dự án này? Mô hình tài chính vẫn cần phải vững chắc, nhưng các nhà đầu tư cũng đặt cược vào người đứng sau kế hoạch đó.

Câu hỏi thường gặp về việc soạn thảo kế hoạch kinh doanh cho cơ sở làm đẹp

Kế hoạch kinh doanh cho một cơ sở kinh doanh làm đẹp nên dài bao nhiêu?

Đối với hầu hết các tiệm làm đẹp, độ dài từ mười đến hai mươi trang là phù hợp. Đủ dài để trình bày đầy đủ mỗi phần, nhưng cũng đủ ngắn để người đọc có thể đọc hết trong một lần. Các phụ lục (bảng tính tài chính, nghiên cứu thị trường, báo giá thi công nội thất) có thể được đặt riêng, tách khỏi văn bản chính.

Tôi có cần lập kế hoạch kinh doanh cho cơ sở làm đẹp nếu không vay vốn không?

Vâng. Bản thân quá trình lập kế hoạch đã có giá trị, dù cho có ai khác đọc tài liệu đó hay không. Việc triển khai phân tích thị trường, xây dựng các dự báo tài chính và lập kế hoạch vận hành sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng, từ đó trực tiếp nâng cao chất lượng các quyết định khi đang trong quá trình mở cửa tiệm. Nhiều chủ tiệm làm đẹp gặp khó khăn trong năm đầu tiên đều đã bỏ qua bước này.

Phần quan trọng nhất trong kế hoạch kinh doanh của một cơ sở làm đẹp là gì?

Các dự báo tài chính, tiếp ngay sau đó là phần phân tích thị trường. Phần còn lại của bản kế hoạch mô tả tầm nhìn của bạn. Hai phần đó kiểm tra xem tầm nhìn có khả thi hay không.

Tôi có thể sử dụng mẫu kế hoạch kinh doanh cho cơ sở làm đẹp không?

Mẫu là một điểm khởi đầu hữu ích để xây dựng cấu trúc, nhưng bạn cần điền vào đó kết quả nghiên cứu của riêng mình và các số liệu thực tế. Bất kỳ ai thường xuyên đọc các bản kế hoạch kinh doanh đều sẽ ngay lập tức nhận ra một mẫu chung được nộp nguyên trạng. Mức độ chi tiết và cụ thể trong kiến thức thị trường của bạn chính là yếu tố khiến một kế hoạch trở nên thuyết phục.

Làm thế nào để tính điểm hòa vốn cho một tiệm làm đẹp?

Cộng tất cả các chi phí cố định hằng tháng của bạn (tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước, bảng lương, bảo hiểm, phần mềm). Sau đó, hãy tính doanh thu trung bình cho mỗi cuộc hẹn và số cuộc hẹn trung bình mỗi ngày. Hãy chia chi phí hằng tháng của bạn cho doanh thu trung bình mỗi cuộc hẹn để biết số cuộc hẹn cần thiết mỗi tháng để đạt điểm hòa vốn. Con số đó cho bạn biết cần đạt được những mục tiêu nào trong từng giai đoạn khai trương.

Tôi cần những dự báo tài chính nào cho kế hoạch kinh doanh của một cơ sở làm đẹp?

Tối thiểu cần có: chi tiết các khoản chi phí khởi nghiệp, dự báo dòng tiền theo từng tháng trong năm đầu tiên, dự báo lãi lỗ và phân tích điểm hòa vốn. Đối với việc vay vốn ngân hàng, bạn thường cũng sẽ cần có các dự báo cho năm thứ hai và năm thứ ba.

👉 Một kế hoạch kinh doanh tuyệt vời là nền tảng. Sau khi hoàn tất, bước tiếp theo là chuẩn bị sẵn các công cụ phù hợp để bạn có thể mở cửa một cách hiệu quả và bắt đầu tạo doanh thu ngay từ ngày đầu tiên. Hãy thiết lập tài khoản Fresha của bạn để đưa trang đặt lịch hẹn, menu dịch vụ và hồ sơ Marketplace của bạn lên mạng. Khi bạn đã sẵn sàng tìm hiểu sâu hơn, các bài hướng dẫn của chúng tôi về cách mở tiệm làm tóc, ý tưởng đặt tên tiệm làm tóc và cách giữ chân khách hàng quay lại sẽ cung cấp mọi thông tin khác mà bạn cần.