Cập nhật trạng thái cuộc hẹn
Tìm hiểu cách theo dõi nhanh các cuộc hẹn trong lịch của bạn và giữ cho đội ngũ của bạn luôn có tổ chức trong suốt cả ngày bằng cách sử dụng trạng thái cuộc hẹn.
Trong bài viết này
Cách thức hoạt động của trạng thái cuộc hẹn
Việc cập nhật trạng thái cuộc hẹn giúp bạn quản lý quy trình làm việc của mình và Trình kích hoạt Thông báo cuộc hẹn cho khách hàng của bạn.
Mỗi Cuộc hẹn bắt đầu với trạng thái mặc định là Đã đặt, và được cập nhật từ đó tùy thuộc vào những gì xảy ra tiếp theo. Bạn có thể cập nhật trạng thái cuộc hẹn theo cách thủ công hoặc để trạng thái tự động thay đổi dựa trên thao tác của khách hàng hoặc doanh số đã hoàn tất. Các trạng thái này được mã hóa theo màu và hiển thị trên lịch, danh sách cuộc hẹn và hồ sơ khách hàng của bạn, vì vậy bạn luôn biết một cuộc hẹn đang ở giai đoạn nào.
Các thay đổi trạng thái sau đây diễn ra tự động:
- Đã đặt: Mặc định cho bất kỳ cuộc hẹn mới nào do đội ngũ của bạn tạo trong lịch. Nếu khách hàng đặt lịch trực tuyến và không có chính sách thanh toán nào được áp dụng, cuộc hẹn sẽ được tạo ở trạng thái này.
- Đã xác nhận: Được áp dụng khi khách hàng xác nhận lịch hẹn của mình. Trạng thái này có thể do đội ngũ của bạn đặt hoặc được đặt tự động nếu khách hàng xác nhận bằng cách chấp nhận chính sách thanh toán của bạn.
- Đã hoàn tất: Được đặt khi cuộc hẹn được thanh toán thông qua hệ thống quản lý bán hàng (POS). Lịch hẹn sẽ luôn có một giao dịch được liên kết với nó, nhưng thanh toán có thể vẫn chưa được thực hiện hoặc đã thanh toán một phần.
- Đã hủy: Được đặt khi cuộc hẹn bị hủy. Chỉ có thể hủy cuộc hẹn nếu giờ bắt đầu nằm trong tương lai. Khách hàng cũng có thể hủy trực tuyến, tùy thuộc vào Cài đặt đặt lịch hẹn trực tuyến của bạn.
Bạn có thể quản lý quy trình làm việc của mình bằng cách cập nhật trạng thái cuộc hẹn theo cách thủ công bằng cách sử dụng:
- Trạng thái tùy chỉnh: Tạo các trạng thái phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, ví dụ như “Đã đến” hoặc “Đã bắt đầu” để cho biết cuộc hẹn đang diễn ra.
- Vắng mặt: Đặt thủ công nếu khách hàng vắng mặt khi Cuộc hẹn bắt đầu. Bạn chỉ có thể áp dụng trạng thái này sau khi đã qua thời gian bắt đầu của cuộc hẹn.
Cập nhật trạng thái cuộc hẹn
Bạn có thể cập nhật trạng thái cuộc hẹn bất cứ lúc nào từ lịch làm việc.
- Mở một cuộc hẹn.
- Nhấp vào Trạng thái hiện tại ở góc trên bên phải của chế độ xem cuộc hẹn.
- Chọn một trạng thái mới từ menu thả xuống để cập nhật cuộc hẹn.
Thay đổi Trạng thái có hiệu lực ngay lập tức và sẽ cập nhật màu của cuộc hẹn trong lịch của bạn.
Tạo trạng thái cuộc hẹn tùy chỉnh
Nếu bạn có quy trình làm việc cụ thể, bạn có thể tạo các trạng thái tùy chỉnh phản ánh nhu cầu kinh doanh của mình.
-
Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Cài đặt.
-
Nhấp vào Lên lịch để tạo trạng thái cuộc hẹn tùy chỉnh.
-
Trong bảng menu bên trái, chọn Trạng thái cuộc hẹn.
-
Nhấp vào nút Thêm ở trên cùng bên phải để tạo một trạng thái mới.
-
Trên trang trạng thái cuộc hẹn mới, điền các chi tiết sau:
-
Tên: Thêm tiêu đề cho trạng thái. Ví dụ: “Tư vấn” hoặc “Trước khi điều trị”.
-
Biểu tượng: Nhấp vào biểu tượng và chọn một biểu tượng mới thể hiện lý do của trạng thái. Biểu tượng này sẽ hiển thị trên Cuộc hẹn trong lịch.
-
Màu: Chọn màu sẽ thể hiện trạng thái trên cuộc hẹn trong lịch.
-
-
Nhấp vào nút Thêm ở trên cùng bên phải để lưu trạng thái cuộc hẹn mới.
Sau khi được tạo, các trạng thái tùy chỉnh của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng tùy chọn khi cập nhật trạng thái của cuộc hẹn.
Chỉnh sửa hoặc xóa trạng thái cuộc hẹn
-
Từ danh sách trạng thái cuộc hẹn, nhấp vào nút Thao tác bên cạnh trạng thái bạn muốn quản lý.
-
Chọn một trong các Tùy chọn sau từ bảng điều khiển:
-
Chỉnh sửa: Cập nhật chi tiết của thời gian trạng thái, bao gồm Tên, Biểu tượng và Màu.
-
Xóa: Xóa vĩnh viễn loại thời gian bị chặn. Một cửa sổ bật lên xác nhận sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn xác nhận lại việc xóa.
-
Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống: Thay đổi vị trí của trạng thái trong danh sách để kiểm soát vị trí trạng thái xuất hiện khi cập nhật trạng thái của một Cuộc hẹn.
-
Mọi thay đổi đối với một trạng thái sẽ ngay lập tức được áp dụng cho tất cả các cuộc hẹn liên quan. Nếu bạn xóa một trạng thái đã sử dụng, bạn sẽ được nhắc chọn một trạng thái mới để chỉ định lại cho các cuộc hẹn đó.
Một số trạng thái là mặc định của hệ thống và không thể chỉnh sửa, sắp xếp lại hoặc xóa, bao gồm Đã đặt, Đã xác nhận, Đã hoàn thành, Đã hủy và Không đến.
Câu hỏi thường gặp
Trạng thái cuộc hẹn tùy chỉnh chỉ sử dụng nội bộ. Khách hàng vẫn sẽ thấy các cập nhật tiêu chuẩn như xác nhận và lời nhắc.
Khi xóa một trạng thái, trạng thái đó sẽ bị xóa ngay lập tức nếu chưa được sử dụng. Nếu trạng thái đó đã được sử dụng, bạn cần chỉ định lại các cuộc hẹn đó sang một trạng thái tùy chỉnh khác. Bạn sẽ không thể chọn Đã hoàn thành, Đã hủy hoặc Không đến.
Có, mỗi cuộc hẹn trong một lịch hẹn theo nhóm có thể có trạng thái riêng. Bạn có thể cập nhật Trạng thái riêng cho từng đặt lịch trong nhóm.
Trạng thái cuộc hẹn sẽ hiển thị trên mỗi cuộc hẹn cá nhân, bao gồm cả những cuộc hẹn trong một cuộc hẹn theo nhóm. Bạn cũng sẽ thấy trạng thái trong Danh sách cuộc hẹn trong phần Doanh số, và trong hồ sơ của từng khách hàng trong phần lịch sử cuộc hẹn của họ.
