Thêm ghi chú vào hồ sơ khách hàng
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách thêm ghi chú vào hồ sơ khách hàng để đội ngũ của bạn có thể theo dõi các chi tiết quan trọng trong tất cả các Cuộc hẹn trong tương lai.
Trong bài viết này
Giới thiệu về ghi chú của khách hàng
Ghi chú của khách hàng cho phép bạn lưu thông tin quan trọng của khách hàng, chẳng hạn như công thức pha màu, ưu tiên về kiểu, hình ảnh và tệp. Những ghi chú này chỉ hiển thị cho đội ngũ của bạn, vẫn nằm trên hồ sơ của khách hàng và khả dụng cho mỗi cuộc hẹn trong tương lai.
Đối với thông tin cập nhật một lần chỉ áp dụng cho một lần đến, chẳng hạn như khách hàng đến muộn, hãy sử dụng ghi chú về cuộc hẹn thay thế. Nếu có thông tin cần được đội ngũ của bạn chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như các vấn đề sức khỏe, hãy thêm thông báo nhân viên.
Thêm ghi chú vào hồ sơ khách hàng
- Mở hồ sơ của khách hàng từ Danh sách khách hàng của bạn.
- Trong bảng menu bên trái, chọn Bản ghi, sau đó mở tab Ghi chú.
- Nhấp vào Thêm ở trên cùng bên phải và nhập ghi chú của bạn vào trường văn bản. Cửa sổ bật lên Thêm ghi chú đã mở và khách hàng được thêm tự động.
- Để bao gồm một tệp, hãy nhấp vào Tải lên và chọn một tệp từ thiết bị của bạn. Tệp đính kèm là Hình ảnh sẽ hiển thị dưới dạng hình thu nhỏ và các tệp khác sẽ hiển thị biểu tượng loại tệp. Bạn có thể đính kèm nhiều hơn một Tệp.
- Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều hơn một địa điểm, hãy sử dụng nút Địa điểm để hiển thị ghi chú cho Tất cả địa điểm hoặc chọn các địa điểm cụ thể. Nút này không hiển thị nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có một địa điểm.
- Nhấp vào nút Lưu ở trên cùng bên phải để thêm ghi chú vào hồ sơ của khách hàng. Nếu bạn đóng cửa sổ bật lên khi có các thay đổi chưa lưu, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận trước khi hủy các thay đổi đó.
Sau khi được thêm, ghi chú sẽ xuất hiện ở đầu tab Ghi chú, cùng với ngày và nhân viên đã tạo ghi chú đó. Các ghi chú được nhóm theo tháng, vì vậy bạn vẫn có thể dễ dàng xem các lịch sử dài hơn.
Chỉnh sửa hoặc xóa ghi chú của khách hàng
- Mở hồ sơ của khách hàng từ Danh sách khách hàng của bạn và trong bảng menu bên trái, chọn Hồ sơ, sau đó mở tab Ghi chú.
- Để thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào Thao tác, sau đó chọn Chỉnh sửa. Cập nhật văn bản hoặc tệp đính kèm, sau đó nhấp vào Lưu.
- Để xóa ghi chú, hãy nhấp vào Thao tác, chọn Xóa, sau đó xác nhận trong cửa sổ bật lên.
Không thể khôi phục ghi chú của khách hàng sau khi xóa, vì vậy tốt nhất là bạn nên xem lại chi tiết trước khi xóa.
Câu hỏi thường gặp
Không thể khôi phục ghi chú của khách hàng sau khi xóa, vì vậy tốt nhất là bạn nên xem lại chi tiết trước khi xóa.
Ghi chú của khách hàng được giữ riêng tư để đội ngũ của bạn có thể xem nội bộ. Khách hàng không bao giờ thấy ghi chú được thêm vào hồ sơ của họ.
Các chủ sở hữu doanh nghiệp của bạn có thể kiểm soát những người có thể xem, tạo và chỉnh sửa Ghi chú của khách hàng. Nếu một nhân viên không có quyền xem ghi chú tại một địa điểm, họ sẽ không thấy ghi chú cho địa điểm đó, ngay cả khi họ có thể truy cập hồ sơ của khách hàng bằng cách khác.
Có, khi thêm ghi chú từ cuộc hẹn hoặc doanh số, ghi chú sẽ tự động được liên kết với cuộc hẹn hoặc doanh số đó. Ghi chú cũng xuất hiện trong tab Ghi chú của khách hàng dưới bộ lọc Ghi chú cuộc hẹn hoặc Ghi chú bán hàng tương ứng.
