Sắp xếp mẫu đơn khách hàng
Tìm hiểu cách sắp xếp các mẫu đơn của bạn một cách gọn gàng, cập nhật các mẫu đơn khi doanh nghiệp của bạn có thay đổi và in hoặc tải về các mẫu đơn đã hoàn tất của khách hàng.
Giới thiệu về cách quản lý mẫu đơn khách hàng
Sắp xếp các mẫu đơn của bạn một cách gọn gàng bằng cách nhóm các mẫu đơn tương tự vào các danh mục, chẳng hạn như tư vấn, chấp thuận hoặc chăm sóc sau. Điều này giúp đội ngũ của bạn dễ dàng tìm được mẫu đơn phù hợp hơn khi thêm mẫu đơn vào một cuộc hẹn hoặc dịch vụ.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa, nhân bản và lưu trữ các mẫu đơn để giữ cho danh sách mẫu đơn của bạn luôn được sắp xếp gọn gàng và cập nhật khi nhu cầu kinh doanh của bạn thay đổi.
Tạo danh mục mẫu đơn
- Từ menu chính ở bên trái màn hình, hãy vào Cài đặt
- Chọn Mẫu đơn để mở danh sách các mẫu đơn cho khách hàng.
- Nhấp vào nút Thêm ở trên cùng bên phải và chọn Danh mục.
- Nhập Tên danh mục và Mô tả tùy chọn, sau đó nhấp vào Thêm.
Danh mục mới của bạn sẽ xuất hiện trong danh sách các mẫu đơn của bạn. Để thêm các mẫu đơn hiện có vào danh mục đó, hãy kéo và thả các mẫu đơn đó vào danh mục. Khi tạo mẫu đơn mới, bạn có thể chọn một danh mục để tự động thêm mẫu đơn vào đó.
Quản lý mẫu đơn
-
Trong mục mẫu đơn dành cho khách hàng, nhấp vào Thao tác (ba dấu chấm) trên mẫu đơn bạn muốn quản lý.
-
Từ menu thả xuống, chọn một trong các tùy chọn sau:
- Chỉnh sửa: Cập nhật tên, câu hỏi hoặc cài đặt của mẫu đơn trong công cụ tạo mẫu đơn, sau đó nhấp vào Lưu thay đổi.
- Đổi tên: Nhập tên mới cho mẫu đơn, sau đó nhấp vào Lưu trong cửa sổ bật lên.
- Nhân bản: Tạo một bản sao riêng của mẫu đơn để tùy chỉnh. Thực hiện các thay đổi của bạn, sau đó nhấp vào Tạo mẫu đơn để lưu dưới dạng mẫu đơn mới. Mẫu đơn ban đầu không bị ảnh hưởng.
- Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống: Thay đổi vị trí hiển thị của mẫu đơn trong danh sách của bạn.
- Lưu trữ: Ngừng thêm mẫu đơn vào các cuộc hẹn và gỡ bỏ mẫu đơn khỏi mọi dịch vụ. Tất cả các bản gửi đã hoàn tất đều được lưu giữ. Nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ bật lên.
Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ áp dụng cho các mẫu đơn chưa được hoàn tất. Các mẫu đơn mà khách hàng của bạn đã hoàn tất sẽ giữ nguyên các câu hỏi và câu trả lời kể từ thời điểm chúng được gửi.
Câu hỏi thường gặp
Các mẫu đơn đã được gửi hoàn tất có thể được lưu trữ nhưng không bị xóa vĩnh viễn, vì vậy hồ sơ của khách hàng luôn được lưu giữ. Việc lưu trữ sẽ ngừng sử dụng mẫu đơn và giữ lại mỗi bản gửi để xem, in hoặc tải về.
Các mẫu đơn đã có trong các cuộc hẹn sắp tới sẽ vẫn ở đó cho đến khi được hoàn tất hoặc gỡ bỏ. Việc lưu trữ sẽ khiến mẫu đơn không được thêm vào bất kỳ cuộc hẹn mới nào.
Các mẫu đơn chưa được thêm vào danh mục sẽ hiển thị trong mục Không có danh mục trong danh sách mẫu đơn của bạn. Bạn có thể kéo và thả các biểu mẫu đó vào một danh mục bất kỳ lúc nào.