Lịch hẹn mùa hè: Thành công trong mùa hè cho các tiệm làm đẹp

Mùa hè là mùa mà mọi chủ tiệm đều mong chờ. Lịch hẹn kín mít, doanh thu đổ về đều đặn, và trong tiệm luôn rộn ràng một bầu không khí sôi động thực sự, điều mà không có ở bất kỳ thời điểm nào khác trong năm. Cơ hội là có thật và đang chờ bạn nắm lấy. Việc bạn cần làm chỉ là chuẩn bị thật kỹ lưỡng hết mức có thể. Đơn giản vậy thôi, phải không?

Tận dụng tối đa mùa hè không chỉ là nhận được càng nhiều lượt đặt lịch hẹn càng tốt. Vấn đề là nhận những lượt đặt lịch phù hợp, bảo đảm công suất hiện có và vận hành doanh nghiệp sao cho không bị quá tải vì chính sự bận rộn của nó. Những tiệm làm tốt việc này không nhất thiết phải là tiệm lớn nhất hay có đội ngũ nhân viên đông đảo nhất. Đó là những salon đã tính toán kỹ lưỡng trước khi mùa cao điểm bắt đầu, thay vì phải “chữa cháy” khi mọi việc đã xảy ra. Còn Fresha cung cấp các công cụ quản lý và hệ thống đặt lịch hẹn tiên tiến nhất trên thị trường, giúp bạn yên tâm trong mùa hè này.

Hướng dẫn này đề cập đến năm lĩnh vực mang lại sự khác biệt lớn nhất về mặt thực tiễn: lập kế hoạch công suất, chính sách tiền đặt cọc và hủy, giảm tình trạng khách vắng mặt, quản lý danh sách chờ và đảm bảo đội ngũ của bạn hoạt động hiệu quả trong thời gian cao điểm. Tất cả những điều này đều có thể thực hiện ngay bây giờ, trước khi mùa cao điểm thực sự bắt đầu.

Fox & Vamp, London

Lập kế hoạch công suất hiệu quả

Sai lầm phổ biến nhất vào mùa hè là nhận đặt chỗ quá tải. Không phải theo nghĩa rõ ràng là đặt trùng lịch, mà theo cách kín đáo hơn, gây hại nhiều hơn: bạn nhét thêm một cuộc hẹn vào mỗi khung giờ, dành thêm thời gian cho khách không cần hẹn trước và đồng ý với mọi yêu cầu, cho đến khi lịch trông có vẻ kín chỗ về mặt lý thuyết nhưng thực tế lại không thể thực hiện được.

Công suất thực tế không phải là số lượng cuộc hẹn tối đa mà các ghế trong tiệm của bạn có thể phục vụ. Đó là số lượng mà đội ngũ của bạn có thể thực hiện tốt, một cách nhất quán, trong nhiều tuần liên tiếp, mà không để chất lượng bị sụt giảm hay mức độ căng thẳng trở nên quá tải. Hai con số đó thường khá khác nhau.

Hãy bắt đầu với dữ liệu của mùa hè năm ngoái

Nếu bạn có dữ liệu về lịch hẹn từ mùa hè năm ngoái, đó chính là công cụ lập kế hoạch hữu ích nhất mà bạn có. Hãy xem những tuần nào thực sự chưa đạt công suất, tuần nào bị đặt quá tải, dịch vụ nào gây nhiều vướng mắc nhất trong việc sắp xếp lịch, và thời điểm nào bạn gặp nhiều trường hợp hủy hẹn vào phút chót hoặc khách vắng mặt nhất. Mô hình đó sẽ lặp lại trong năm nay với hình thái tương tự, trừ khi bạn chủ động thay đổi điều gì đó.

Trên Fresha, báo cáo và dữ liệu phân tích của bạn cho biết số lượng cuộc hẹn, mức độ sử dụng của từng nhân viên và xu hướng hủy hẹn trong bất kỳ khoảng thời gian nào. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy truy cập trung tâm trợ giúp của chúng tôi, nơi có phần hướng dẫn chi tiết về các tùy chọn báo cáo và phân tích. Việc so sánh với giai đoạn từ tháng 6 đến tháng 8 năm ngoái sẽ giúp bạn có được một điểm mốc để lên kế hoạch về công suất cho năm nay trước khi mùa cao điểm bắt đầu, thay vì phải tìm hiểu tình hình khi mùa đã diễn ra.

Dự trù thời gian dự phòng

Các cuộc hẹn vào mùa hè thường kéo dài lâu hơn so với những thời điểm khác trong năm. Khách hàng nhuộm tóc thường có những yêu cầu phức tạp hơn, khách hàng mới cần được tư vấn lâu hơn, hoặc mọi người đang trong tâm trạng nghỉ lễ nên ít vội vã hơn. Việc sắp xếp lịch hẹn mà không chừa thời gian đệm giữa các cuộc hẹn vẫn ổn vào một ngày thứ Ba bình thường trong tháng Hai. Vào một ngày thứ Bảy tháng Bảy kín lịch hẹn, chỉ cần một cuộc hẹn kéo dài quá giờ cũng sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến cả ngày.

Một quy tắc thực tế: Hãy dành 10 đến 15 phút làm thời gian đệm cho mỗi cuộc hẹn nhuộm/tạo màu và mỗi khung giờ dành cho khách hàng mới trong những tuần cao điểm. Nghe có vẻ như là mất doanh thu, nhưng thực ra đó lại là cách để bảo vệ số doanh thu bạn đã có. Khách hàng phải chờ 45 phút sau giờ hẹn sẽ không đặt lại lịch hẹn. Các công cụ sắp xếp lịch hẹn tiên tiến của chúng tôi có thể hỗ trợ bạn trong việc này, giúp quy trình diễn ra suôn sẻ hơn trong mọi mùa.

Xác định các khung giờ cho các dịch vụ có nhu cầu cao

Không phải dịch vụ nào cũng có mức độ phức tạp như nhau khi sắp xếp lịch. Khi lên kế hoạch cho mùa hè, bạn cần xử lý các cuộc hẹn nhuộm tóc, công tác chuẩn bị cho đám cưới và sự kiện, cũng như mọi lịch hẹn dịch vụ tích hợp, theo cách khác biệt so với một cuộc hẹn cắt tóc hoặc sấy tóc thông thường. Hãy cân nhắc dành riêng một số ghế nhuộm cho các cuộc hẹn nhuộm đã đặt trước vào những tuần cao điểm, thay vì để trống cho khách không hẹn trước hoặc khách đặt hẹn ngay trong ngày, những người có thể chỉ yêu cầu dịch vụ đơn giản hơn nhiều.

Iasmina Iones বায়, Quản lý Tiếp thị Nội dung tại Fresha, cho biết: “Mùa hè là thời điểm phân biệt giữa những tiệm đã lên kế hoạch và những tiệm lâm vào tình trạng hoảng loạn, và sự khác biệt thường nằm ở việc chuẩn bị sẵn các công cụ phù hợp trước khi mùa cao điểm bắt đầu.” 

Fresha giúp bạn gỡ bỏ gánh nặng vận hành; tính năng đặt cọc tự động, lời nhắc, cập nhật lịch trống theo thời gian thực — để bạn có thể tập trung vào khách hàng đang ngồi trước mặt mình thay vì loay hoay với những công việc hậu trường."

Chính sách tiền đặt cọc và hủy hẹn với Fresha

Nếu bạn chưa có chính sách tiền đặt cọc cho các lượt đặt chỗ mùa hè, thì mùa hè có thể là thời điểm thích hợp để áp dụng chính sách này. Không phải vì khách hàng của bạn thiếu đáng tin cậy, mà vì chi phí cho một trường hợp vắng mặt vào một ngày hè kín lịch là rất lớn, và biện pháp bảo vệ hiệu quả duy nhất trước rủi ro đó chính là biện pháp tài chính.

Chính sách tiền đặt cọc cũng giúp nâng cao chất lượng các lượt đặt hẹn của bạn. Những khách hàng đã đặt cọc để giữ lịch hẹn sẽ có thái độ khác với những khách hàng chỉ đặt lịch một cách thăm dò, không có cam kết. Chính sách tiền đặt cọc rất quan trọng, đặc biệt là với các tùy chọn như hủy trước 24 giờ hoặc 48 giờ. Chính sách này vừa mang lại sự linh hoạt cho khách hàng, vừa giúp bạn yên tâm. Chúng tôi giúp bạn thực hiện việc này cực kỳ dễ dàng. Hãy tìm hiểu thêm trong trung tâm trợ giúp của chúng tôi.

Tính phí những gì và vào thời điểm nào

Mức tiền đặt cọc thay đổi tùy theo dịch vụ và thị trường. Dưới đây là một khung tham khảo hữu ích:

• Đối với các dịch vụ nhuộm tóc, nhuộm balayage và mọi cuộc hẹn kéo dài trên 90 phút: vui lòng đặt cọc từ 25 đến 50% giá dịch vụ tại thời điểm đặt lịch hẹn.
• Đối với các lượt đặt dịch vụ cho đám cưới và tiệc cưới: Đặt cọc 50% không hoàn lại, và số tiền còn lại phải thanh toán 48 giờ trước cuộc hẹn.
• Đối với khách hàng mới đặt các dịch vụ cao cấp: chỉ cần một khoản tiền đặt cọc giữ chỗ nhỏ từ 25 đến 45 USD  là đủ để lọc bớt những lượt đặt hẹn mang tính thăm dò, mà vẫn không tạo cảm giác rào cản đối với những khách hàng thực sự.
• Đối với các dịch vụ cắt tóc tiêu chuẩn và những cuộc hẹn ngắn hơn: việc đặt cọc ít cần thiết hơn, nhưng chính sách lưu thông tin thẻ (theo đó sẽ tính phí nếu hủy muộn hoặc vắng mặt) vẫn mang lại kết quả tương tự mà lại ít gây phiền hà hơn khi đặt lịch hẹn.

Fox & Vamp, London

Cách truyền đạt chính sách

Việc trao đổi về tiền đặt cọc chỉ trở nên gượng gạo nếu bạn coi đó là điều gượng gạo. Đây là cách làm thông thường trong kinh doanh, và hầu hết khách hàng đều mong đợi điều này đối với các cuộc hẹn cao cấp hoặc kéo dài. Hãy diễn đạt thật đơn giản: "Chúng tôi thu một khoản tiền đặt cọc để đảm bảo lịch hẹn của bạn. Số tiền này sẽ được trừ vào tổng số tiền của bạn vào ngày hôm đó." Trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần giải thích đến vậy là đủ.

Hãy nêu rõ thời hạn hủy hẹn của bạn: thường là từ 24 đến 48 giờ để được hoàn lại tiền đặt cọc hoặc chuyển số tiền đó sang một cuộc hẹn khác. Khách hàng hủy trong khoảng thời gian đó sẽ mất tiền đặt cọc. Đây không phải là hình phạt, mà chỉ phản ánh thực tế rằng việc hủy muộn một lịch hẹn đã đặt thực sự gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.

Trên Fresha, bạn có thể thiết lập yêu cầu đặt cọc cho từng loại dịch vụ và yêu cầu này sẽ tự động được áp dụng tại bước thanh toán khi khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến. Khách hàng thanh toán tiền đặt cọc khi đặt lịch hẹn và thanh toán số tiền còn lại vào ngày hẹn, mà bạn không cần phải thực hiện bất kỳ quy trình lập hóa đơn thủ công nào. Các công cụ thanh toán của Fresha  cũng hỗ trợ chính sách lưu thông tin thẻ để áp dụng cho các trường hợp hủy muộn, giúp bạn được bảo vệ mà không cần yêu cầu thanh toán trước cho mỗi lịch hẹn.

Giảm tình trạng khách vắng mặt

Tình trạng khách vắng mặt là vấn đề gây xáo trộn nhiều nhất tại các tiệm làm đẹp vào mùa hè. Một khách hẹn nhuộm tóc không đến vào lúc 10 giờ sáng thứ Bảy trong tháng Bảy không chỉ đơn thuần là một lịch hẹn bị lỡ. Đó là một khoảng trống không thể lấp đầy trong thời gian gấp gáp, là một nhân viên phải đứng không trong giai đoạn kinh doanh bận rộn nhất của bạn, và là khoản doanh thu đơn giản là đã mất đi.

Tin vui là hầu hết các trường hợp vắng mặt đều không phải do cố ý. Những trường hợp này xảy ra do khách hàng quên, nhầm lẫn ngày hẹn hoặc cho rằng họ có thể hủy vào phút chót mà không gặp phải hậu quả gì. Tất cả những vấn đề đó đều có thể giải quyết được nếu có các hệ thống phù hợp.

Lời nhắc tự động

Việc gửi lời nhắc hẹn 48 giờ trước lịch hẹn, sau đó gửi thêm một lời nhắc nữa 24 giờ trước, giúp giảm đáng kể tình trạng khách vắng mặt. Lời nhắc 48 giờ trước giúp khách hàng có đủ thời gian để hủy hẹn, đồng thời cho bạn đủ thời gian để sắp xếp khách khác vào khung giờ đó nếu họ hủy. Lời nhắc 24 giờ giúp nhắc nhở những khách hàng đã nhận được lời nhắc đầu tiên nhưng chưa có phản hồi gì.

Theo tiêu chuẩn, Fresha sẽ tự động gửi lời nhắc qua SMS và email. Bạn có thể thiết lập thời gian gửi và nội dung tin nhắn trong phần cài đặt doanh nghiệp, và hệ thống sẽ tự động gửi mà đội ngũ của bạn không cần phải theo dõi thủ công. Đối với những cuộc hẹn có giá trị cao (nhuộm tóc, trang điểm cô dâu, hoặc bất kỳ lịch hẹn nào kéo dài trên hai giờ), bạn cũng nên thêm một tin nhắn cá nhân từ nhà tạo mẫu vào ngày hôm trước. Sự kết hợp giữa lời nhắc tự động và sự quan tâm cá nhân cho thấy hiệu quả rõ rệt hơn nhiều so với việc chỉ sử dụng riêng một trong hai phương thức đó.

Lượt nhấp vào liên kết xác nhận

Một lời nhắc yêu cầu khách hàng xác nhận sẽ đến (thay vì chỉ thông báo cho họ) sẽ giúp bạn sớm biết trước những trường hợp có thể vắng mặt. Nếu khách hàng không xác nhận trong khoảng thời gian quy định, bạn có thể chủ động liên hệ lại thay vì chỉ phát hiện ra việc họ vắng mặt khi họ không đến.

Một chính sách hủy muộn rõ ràng, được áp dụng nhất quán

Nguyên nhân lớn nhất khiến khách hàng vắng mặt nhiều lần chính là sự thiếu nhất quán. Nếu khách hàng biết rằng chính sách hủy của bạn chỉ được áp dụng một số trường hợp và có thể được miễn nếu họ có lý do chính đáng, họ sẽ coi đó là một quy định không bắt buộc. Việc thực thi chính sách một cách nhẹ nhàng nhưng nhất quán ngay từ lần đầu tiên sẽ giúp khách hàng hiểu và tôn trọng chính sách đó, thay vì thử thách xem có được áp dụng hay không.

Điều này không có nghĩa là cứng nhắc với khách hàng trong những trường hợp khẩn cấp thực sự. Điều đó có nghĩa là không nên thường xuyên gánh chịu chi phí do những lượt hủy vào phút chót vốn có thể tránh được, chỉ vì cảm thấy ngại khi phải trao đổi về vấn đề này. Thời gian của đội ngũ bạn rất quý giá, và chính sách này giúp bảo vệ thời gian đó.

Annabelle Taurua, chuyên gia làm đẹp tại Fresha, chia sẻ: "Những tiệm làm đẹp vượt qua mùa hè suôn sẻ nhất thường có hai điểm chung: một chính sách tiền đặt cọc mà họ thực sự tuân thủ, và hệ thống lời nhắc được gửi tự động để không bỏ sót bất kỳ việc gì." Cả hai việc đó đều không đòi hỏi một quy trình vận hành phức tạp. 

Bạn chỉ cần thiết lập một lần duy nhất, rồi để hệ thống tự động xử lý mọi việc. Điều đó thực sự thay đổi hẳn cảm nhận về một mùa hè bận rộn.”

Quản lý danh sách chờ qua Fresha 

Mỗi lượt hủy mà bạn nhận được trong mùa hè cũng là một cơ hội để lấp đầy khung giờ đó bằng một khách hàng đã sẵn sàng đến. Một danh sách chờ được quản lý chủ động sẽ chuyển đổi một phần đáng kể những khoảng trống đó thành doanh thu, nếu không sẽ bị bỏ lỡ. Bạn thậm chí có thể cung cấp các khung giờ giảm giá vào phút chót để lấp đầy lịch hẹn nhiều hơn vào những thời điểm vắng khách.

Từ khóa quan trọng ở đây là “chủ động”. Một danh sách chờ chỉ tồn tại trong sổ tay hoặc chỉ là ý định "kiểm tra xem có ai muốn đặt lịch không" sẽ kém hiệu quả hơn nhiều so với một danh sách được quản lý một cách có hệ thống. Dưới đây là cách thực hiện đúng.

• Hãy luôn cập nhật danh sách những khách hàng đã yêu cầu lịch hẹn nhưng không còn chỗ trống khi họ gọi điện hoặc đặt hẹn. Đây là những khách hàng tiềm năng có nhu cầu cao nhất khi có khung giờ trống.
• Khi có lượt hủy, hãy liên hệ ngay với người đứng đầu danh sách chờ. Tốc độ rất quan trọng vì khách hàng mùa hè thường chỉ có những khoảng thời gian trống cụ thể. Một khung giờ trống vào thứ Tư cần được lấp đầy trước chiều thứ Tư, nếu không, rất có thể khung giờ đó sẽ bị bỏ trống.
• Hãy cho khách hàng trong danh sách chờ một khoảng thời gian ngắn để phản hồi (từ hai đến bốn giờ đối với các khung giờ trong ngày hoặc ngày hôm sau) trước khi chuyển sang người tiếp theo trong danh sách. Việc để một khung giờ trống chờ một phản hồi có thể không bao giờ đến sẽ khiến bạn thiệt hại nhiều hơn là áp lực về thời gian mà khách hàng phải chịu.
• Hãy cân nhắc việc lập một danh sách chờ riêng cho những nhân viên được yêu cầu nhiều nhất của bạn. Những khách hàng muốn được chính một nhà tạo mẫu cụ thể phục vụ thường sẵn sàng chờ đúng khung giờ đó, thay vì chọn một khung giờ tương đương với một người khác.

Hệ thống đặt lịch hẹn trực tuyến của Fresha tự động tiếp nhận và quản lý các yêu cầu trong danh sách chờ, đồng thời thông báo khi có khung giờ phù hợp trống. Thay vì phải tự tay xử lý từng lượt trong danh sách, nền tảng tự động lo việc thông báo và đặt lại lịch hẹn, nhờ đó bộ phận lễ tân của bạn không phải dành cả mùa hè dán mắt vào điện thoại để tìm người lấp chỗ trống do hủy hẹn.

Giúp đội ngũ của bạn luôn hoạt động hiệu quả trong giai đoạn cao điểm

Doanh thu không phải là yếu tố duy nhất cần quan tâm trong mùa hè. Đó chính là đội ngũ của bạn. Những tiệm làm đẹp vượt qua tháng 8 một cách suôn sẻ là những tiệm mà chủ sở hữu đã cân nhắc kỹ lưỡng về năng lực của đội ngũ cũng như về số lượng khách hàng. Một nhà tạo mẫu bị kiệt sức vào cuối tháng 7 sẽ không thể mang lại chất lượng xứng đáng với tháng 8 kín lịch mà bạn đã lên kế hoạch.

Sắp xếp lịch nghỉ lễ

Mùa hè là thời điểm đội ngũ của bạn mong muốn được nghỉ ngơi nhất, nhưng cũng là lúc bạn khó có thể chấp nhận tình trạng thiếu nhân sự nhất. Không có giải pháp hoàn hảo cho mâu thuẫn này, nhưng có những cách để xử lý sao cho vừa công bằng vừa hiệu quả trong công việc.

Hãy ấn định sớm khung thời gian để nhận các yêu cầu nghỉ phép mùa hè. Việc yêu cầu tất cả các đơn xin nghỉ phép phải được gửi trước cuối tháng 4 sẽ giúp bạn có thể đưa ra quyết định, thông báo rõ ràng và sắp xếp người thay thế trước khi mùa cao điểm đến, thay vì phải xử lý một cách bị động vào tháng 6. Việc lựa chọn giữa nguyên tắc “ai đến trước được ưu tiên trước” và hệ thống luân phiên cho những tuần cao điểm là một quyết định chính sách mà mỗi doanh nghiệp có thể đưa ra theo cách khác nhau. Tuy nhiên, việc có một chính sách rõ ràng vẫn tốt hơn là những quyết định tình thế, vì những quyết định đó dễ gây ra sự bất bình. Hệ thống sắp xếp lịch của chúng tôi dẫn đầu thị trường, giúp tinh giản các quy trình cho bạn và đội ngũ của bạn. Hãy tìm hiểu thêm về cách quản lý thời gian nghỉ phép trong trung tâm trợ giúp của chúng tôi.

Nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian nghỉ phép của nhân viên sao cho không trùng nhau vào các tuần cao điểm. Nếu bạn có bốn nhà tạo mẫu và hai người muốn nghỉ tuần cuối cùng của tháng Bảy, vấn đề không phải là có nên đồng ý hay không, mà là làm sao để đảm bảo hai người còn lại không phải làm việc với công suất 150% trong tuần đó. Việc mời một người lao động tự do đáng tin cậy hoặc một nhà tạo mẫu thay thế trong những tuần cao điểm là một lựa chọn thực tế, đáng để cân nhắc đưa vào ngân sách.

Fox & Vamp, London

Tốc độ, chứ không chỉ là khối lượng

Một đội ngũ làm việc hết công suất trong suốt mười hai tuần liên tục sẽ khó tránh khỏi tình trạng làm việc kém hiệu quả vào tháng 9 và tháng 10, khi giai đoạn ít bận rộn hơn sau mùa hè bắt đầu. Việc chủ ý sắp xếp những ngày làm việc nhẹ nhàng hơn vào lịch mùa hè không phải là đánh mất doanh thu, mà là cách để duy trì hiệu quả công việc.

Cụ thể: Mỗi tuần, mỗi nhà tạo mẫu nên có một hoặc hai giờ được bảo đảm không dành cho khách hàng, để làm việc hành chính, phát triển chuyên môn liên tục (CPD) hoặc đơn giản là để có một giờ nghỉ trưa đúng nghĩa. Một ngày nghỉ được bảo đảm mỗi tuần, không bị dần dần "xói mòn" bởi những câu "chỉ thêm một lịch hẹn nữa thôi". Xác định rõ giờ kết thúc ngày làm việc và tuân thủ nghiêm túc, thay vì coi đó chỉ là giờ gợi ý khi công việc kéo dài quá giờ.

Hãy hỏi thăm, chứ đừng chỉ quan tâm đến kết quả công việc

Cuộc trò chuyện quan trọng nhất trong đội ngũ vào mùa hè không phải là "Chúng ta có đạt được mục tiêu không?" mà là "Bạn đang cảm thấy thế nào?" Kiệt sức không hề ầm ĩ báo trước. Tình trạng này thường thể hiện qua những dấu hiệu nhỏ: thời gian phục vụ chậm hơn, các buổi tư vấn ngắn hơn, ít bán thêm hơn và số lần nghỉ ốm tăng lên. Một người quản lý thường xuyên quan tâm và hỏi han một cách chân thành sẽ có nhiều khả năng phát hiện vấn đề sớm hơn so với người chỉ nhận ra khi dữ liệu hiệu suất sụt giảm. Vì vậy, dưới đây là một số lời khuyên từ các chuyên gia của chúng tôi tại Fresha:

Cài đặt tài khoản Fresha của bạn để sẵn sàng cho mùa hè

Hầu hết những điều được mô tả trong bài viết này sẽ dễ thực hiện hơn rất nhiều nếu hệ thống đặt lịch hẹn của bạn đảm nhận phần việc nặng nhọc. Một số điều đáng kiểm tra hoặc thiết lập trước khi mùa cao điểm đến:

• Quy tắc về tiền đặt cọc được áp dụng theo từng loại dịch vụ, vì vậy các cuộc hẹn kéo dài sẽ tự động thu tiền đặt cọc ngay khi đặt lịch mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.
• Tin nhắn nhắc tự động được thiết lập gửi sau 48 giờ và 24 giờ, kèm theo nội dung chính sách hủy để nhắc khách hàng ở mọi điểm tiếp xúc.
• Tính năng đặt lịch hẹn trực tuyến đã mở cho toàn bộ menu mùa hè của bạn, bao gồm cả các dịch vụ theo mùa mới mà bạn đã bổ sung, để khách hàng có thể tự đặt lịch thay vì phải gọi điện hoặc nhắn tin.
• Các khoảng thời gian nghỉ phép của nhân viên được chặn lịch trống, nhờ đó hệ thống đặt lịch hẹn sẽ hiển thị chính xác lịch trống thực tế, thay vì hiển thị những khung giờ không thể nhận khách.
• Các báo cáo được thiết lập để xem lại mức độ sử dụng hàng tuần trong mùa hè, giúp bạn nhận diện xu hướng quá tải trước khi nó trở thành vấn đề, chứ không phải sau đó.

Nếu bạn chưa sử dụng Fresha và vẫn đang quản lý việc đặt lịch bằng cách kết hợp điện thoại, tin nhắn trực tiếp trên Instagram và sổ ghi chép giấy, thì mùa hè chính là thời điểm mà cách làm này trở nên thực sự tốn kém. Fresha dành cho doanh nghiệp có hơn 130.000 đối tác tin tưởng giao phó thời gian của họ cho chúng tôi. Trong mùa hè bận rộn, thời gian tiết kiệm được nhờ không phải quản lý lịch hẹn thủ công sẽ mang lại lợi ích gần như ngay lập tức. Khách hàng của bạn đặt lịch hẹn trực tuyến. Tiền đặt cọc được thu tự động. Lời nhắc tự động được gửi đi mà không cần ai phải thực hiện thao tác gửi. Và bạn có dữ liệu để đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về cách vận hành trong mùa này.

Những câu hỏi của các chủ tiệm làm đẹp về việc quản lý lịch hẹn mùa hè

Tôi nên mở nhận đặt lịch hẹn cho mùa hè trước bao lâu?

Mốc thời gian hợp lý là từ sáu đến tám tuần trước thời điểm bạn dự kiến sẽ đông khách nhất. Đối với các tiệm có những nhà tạo mẫu được nhiều người ưa chuộng, một số khách hàng sẽ muốn đặt lịch hẹn sớm hơn. Việc mở khung thời gian đặt lịch hẹn từ tám đến mười tuần trước cho các cuộc hẹn vào tháng 6 và tháng 7 sẽ giúp bạn giữ chân những khách hàng đó trước khi họ tìm đến nơi khác. Rủi ro của việc mở lịch hẹn quá sớm là lịch trình của bạn có thể thay đổi và bạn sẽ gặp phải những khoảng trống khó xử. Vì vậy, hãy cân bằng giữa việc mở lịch hẹn sớm với đánh giá thực tế về mức độ chắc chắn trong lịch trống của đội ngũ.

Có hợp lý không khi tính tiền đặt cọc cho một lượt cắt tóc tiêu chuẩn?

Đối với dịch vụ cắt tóc tiêu chuẩn, chính sách lưu thông tin thẻ (chỉ tính phí nếu khách hàng vắng mặt hoặc hủy trong vòng 24 giờ) thường hợp lý hơn so với việc yêu cầu đặt cọc trước. Việc yêu cầu đặt cọc trước cho các cuộc hẹn ngắn, có chi phí thấp có thể khiến khách hàng mới cảm thấy phiền phức và khó có thể biện minh khi rủi ro tài chính không đáng kể. Chỉ nên yêu cầu đặt cọc trước đối với các cuộc hẹn kéo dài trên 90 phút, với khách hàng mới đặt các dịch vụ cao cấp, và với mọi lịch hẹn cho sự kiện hoặc cô dâu mà thực tế không thể sắp xếp khách khác thay thế trong thời gian gấp.

Làm thế nào để xử lý trường hợp khách hàng vắng mặt rồi sau đó yêu cầu đặt lại lịch hẹn?

Hãy áp dụng chính sách của bạn một cách nhất quán và giải thích một cách bình tĩnh. Nếu tiền đặt cọc bị tịch thu theo quy định về việc vắng mặt, thì số tiền đó sẽ bị tịch thu. Bạn hoàn toàn có thể đặt lại lịch hẹn cho khách hàng, nhưng nếu làm vậy mà không áp dụng chính sách thì sẽ tạo cảm giác rằng chính sách đó có thể thương lượng được. Một câu trả lời thẳng thắn như: "Số tiền đặt cọc đã được sử dụng để bù cho khung giờ bạn đã bỏ lỡ. Bạn hoàn toàn có thể đặt lại lịch hẹn và chúng tôi sẽ thu một khoản đặt cọc mới để giữ chỗ cho bạn" là một cách phản hồi hợp lý và chuyên nghiệp. Hầu hết khách hàng đều chấp nhận điều này mà không phàn nàn khi được giải thích rõ ràng.

Đâu là cách tốt nhất để xử lý các yêu cầu nghỉ phép một cách công bằng trong một đội ngũ nhỏ?

Hãy thiết lập chính sách trước mùa lễ và thông báo rõ ràng cho tất cả mọi người cùng một lúc. Dù bạn áp dụng nguyên tắc ai đến trước được ưu tiên trước, hệ thống luân phiên cho những tuần cao điểm, hay phương pháp phân bổ kỳ nghỉ dựa trên điểm tích lũy, thì sự công bằng vẫn đến từ việc áp dụng cùng một quy tắc cho tất cả mọi người, thay vì đưa ra các quyết định riêng cho từng trường hợp – điều chắc chắn sẽ tạo cảm giác thiếu nhất quán. Yêu cầu mọi người gửi tất cả các đơn xin nghỉ hè trước một ngày cụ thể vào tháng Tư, sau đó nhanh chóng xác nhận quyết định. Khi lịch đã được chốt, hãy tuân thủ lịch đó, trừ khi có trường hợp khẩn cấp thực sự.

Làm thế nào để biết liệu tôi có thừa hay thiếu nhân sự trong mùa hè?

Nếu bạn có dữ liệu về tỷ lệ sử dụng, thông tin đó sẽ cho bạn biết rõ điều này. Nếu đội ngũ của bạn liên tục có tỷ lệ đặt lịch trên 90% trong nhiều ngày liên tiếp, bạn có nguy cơ bị quá tải. Nếu một số nhân viên luôn đạt mức 60% hoặc thấp hơn, trong khi những người khác lại trên 90%, thì đó là vấn đề về phân bổ công việc chứ không phải vấn đề về năng lực. Việc xem xét dữ liệu này hàng tuần trong mùa hè, thay vì hàng tháng, sẽ cho bạn đủ thời gian để điều chỉnh trước khi tình trạng mất cân bằng trở thành vấn đề về hiệu suất hoặc sức khỏe tinh thần.

Mùa hè là một bài kiểm tra. Hãy vượt qua ngay bây giờ, chứ đừng đợi đến tháng 9.

Những quyết định quyết định mùa hè của bạn sẽ diễn ra như thế nào phần lớn được đưa ra trước tháng Sáu. Chính sách tiền đặt cọc mà bạn vẫn chưa áp dụng, lịch nghỉ lễ vẫn đang được thương lượng, hệ thống đặt lịch hẹn vẫn phải dựa vào lời nhắc thủ công – đó chính là những vấn đề sẽ quay lại gây khó dễ cho bạn vào tháng 7 và tháng 8, khi không còn thời gian để điều chỉnh giữa chừng nữa.

Chẳng có gì phức tạp cả. Dành vài giờ để thiết lập vào tháng Năm sẽ giúp bạn tránh được nhiều tuần phải “chữa cháy” trong mùa hè. Hãy sắp xếp các quy tắc về công suất, đưa chính sách đặt cọc vào áp dụng, đảm bảo các lời nhắc được tự động hóa và trao đổi với đội ngũ của bạn về lịch nghỉ lễ ngay bây giờ. Sau đó, hãy để mùa hè diễn ra theo lẽ tự nhiên, và khi mùa hè qua đi, doanh nghiệp cũng như đội ngũ của bạn vẫn vững vàng như trước.

Nếu bạn muốn xem Fresha có thể hỗ trợ công tác vận hành trong mùa hè bận rộn như thế nào – từ tính năng đặt cọc và lời nhắc tự động cho đến quản lý danh sách chờ và báo cáo công suất theo thời gian thực – hãy khám phá Fresha dành cho doanh nghiệp tại đây. Tham gia miễn phí, không có phí gói đăng ký và được thiết kế riêng cho các tiệm làm đẹp và doanh nghiệp trong ngành làm đẹp.

👉 Nếu có một điều bạn nên rút ra sau khi đọc bài viết này, đó là: hãy thiết lập chính sách tiền đặt cọc, tự động hóa các lời nhắc và mở lịch trống cho mùa hè trước khi cao điểm đến. Cả ba việc đều rất dễ thực hiện với Fresha dành cho doanh nghiệp: chính sách đặt cọc và lưu thông tin thẻ được áp dụng tự động khi đặt lịch hẹn, lời nhắc được gửi đi mà không cần ai phải thao tác, và dữ liệu về công suất theo thời gian thực luôn sẵn sàng bất cứ khi nào bạn cần thông qua các công cụ báo cáo của Fresha. 

Nếu bạn đã có ý định triển khai một hệ thống đặt lịch hẹn phù hợp trước mùa hè, thì đây chính là thời điểm thích hợp.