サロンのポリシー：記載すべき内容と設定方法

サロンを経営するとなると、たくさんの仕事を同時にこなさなければなりません。そして、サロンオーナーが最も気が進まない会話というのは、そもそも期待値がきちんと設定されていなかった場合に起こるものです。歩合給について不明な点がある、キャンセル料金の仕組みがよくわからない、あるいは休暇の事前通知の期限について解釈が異なるなど。 

これらはどれも、悪意から生じているわけではありません。これは、誰もが理解していると思っていたことと、実際に伝えられたこととの間に生じたズレが原因です。明確なサロン方針を定めることで、その認識のずれを解消し、サロン運営をできる限り円滑に進めることができます。 

このガイドでは、記載すべき内容、わかりやすく書く方法、そしてチーム全体がアクセスできるようにする方法について説明します。このガイドは、サロンの文化を築くためのガイドや、サロンの新規スタッフ採用に関するガイドと併せて活用するのが最適です。なぜなら、この3つのガイドすべてが、あなたのチームがあなたと一緒に働く際の体験を形作るからです。

ロンドンのThe Nail Town

サロンのポリシーとは何ですか？そして、なぜすべてのサロンにそれが必要なのですか？

サロンのポリシーとは、店舗の日々の運営方法を定める、合意された基準と手続きのことです。これには、給与の仕組み、顧客がキャンセルした場合の対応、スケジュールや出勤に関する求められること、チームがサロンをどのように代表するかなど、さまざまな事項が含まれます。

これらを規則集というより、物事を明確にするためのツールだと考えてください。最も円滑に運営されているサロンは、オーナーもスタッフも、誰もが何を期待すべきかをはっきりと把握しているところがほとんどです。ポリシーがそれを可能にします。これにより、その場で誰かが判断を下さなければならないような会話から、当て推量を排除できます。

「最も自信を持って運営されているサロンは、ポリシーが誰にとっても周知の事実となっているところです。」 最初から期待事項が明確であれば、チームは安心して業務に臨めます。また、オーナーは、完全に回避できたはずの事態への対応に費やす時間を大幅に減らせます。これは、サロンオーナーが行える投資の中でも、最もシンプルなものの1つです。」

— Annabelle｜美容エキスパート、Fresha  

米国人事管理協会（SHRM）は、職場の方針を文書化することで期待事項が明確になり、全員が共通の基準を持てるようになるため、雇用主と従業員の両方を保護できると一貫して指摘しています。サロンの場合、その共通の基準があることで、小さな問題が大きな問題に発展するのを防ぐことができます。

チームが知っておくべきサロンの主要なポリシー

すべてのポリシーが正式なドキュメントである必要はありません。しかし、いくつかの分野については、文書化しておくことで大きなメリットがあります。なぜなら、それらの問題は定期的に発生するため、ここで明確にしておくことで、後々の摩擦を避けられるからです。

取り上げるべき内容は次のとおりです。

• サービス基準。カウンセリングから支払いまで、サロンにおけるとても満足のいく予約とはどのようなものかを説明します。チームが顧客をどのように迎え、希望内容の変更にどのように対応し、来店をどのように締めくくるか。これらはサロンの評判を左右するものであり、明確に言語化する価値があります。
• シフトの組み方、休暇のリクエストは何日前までに提出する必要があるか、直前の欠勤はどのように伝えるべきかなど、シフト管理と出勤に関する事項です。
• プロとしての行動。チームが顧客に対して、お互いに対して、そして公の場においてサロンをどのように示すか。その際の話し方や振る舞い、そして全員がどのような職場環境づくりに貢献することが求められるか。
• SNS。スタッフが何を共有することが推奨されるか、コンテンツ内でサロンをタグ付けする方法、そして避けるべきことについて。ほとんどのスタイリストは自分の作品を共有したいと考えています。SNSに関する方針は、それを制限するのではなく、可能にするものでなければなりません。
• 守秘義務。顧客情報は機密性の高いものです。顧客データの取り扱い方に関する簡単な説明と、その情報が店舗内にとどまるべきであるという旨を記載しておくことは有意義です。

どれも長くする必要はありません。各トピックにつき、わかりやすい言葉で書かれた1つの段落で十分です。目標は、全員がこれらを読み、理解し、どこにあるかも把握することです。

サロンの賃金と歩合給に関する明確な方針を設定する方法

賃金と歩合給は、最も明確さが求められる分野です。スタッフが自分の収入の仕組みを正確に理解していると、自然と信頼が生まれます。ここでは、書面による規定が最も大きな実務上の違いをもたらします。なぜなら、詳細が具体的であり、その重要性が実感できるからです。

Beam（ロンドン）

賃金に関する規定には、次の内容を含める必要があります。基本賃金の算定方法、給与支払いのタイミング、サービスおよび小売における歩合給の仕組み、そして労働時間とタイムシートの管理方法です。

Freshaなら、この業務面をシンプルにこなせます。各スタッフの賃金を設定し、サービス、商品、ギフトカード、メンバーシップごとにカスタマイズした歩合給の仕組みを構成できます。さらに、プラットフォームから直接給与計算を実行することも可能です。ヘルプセンターの「支払実行の概要」では、各ステップを順を追って説明しています。チームが歩合給の計算方法をリアルタイムで正確に確認できると、この方針の透明性は自ずと明らかになります。

法務情報については、賃金に関する方針は地域の労働法に準拠する必要があるため、英国政府の労働者権利に関するガイダンスと、米国労働省の賃金・労働時間に関する規則の両方について、よく理解しておくことをおすすめします。

サロンの予約・キャンセルポリシー

明確な予約・キャンセルポリシーは、文書化しておくべき最も実用的な事項の1つです。これは、無断キャンセルの影響による収益の減少を抑えることでチームに直接メリットをもたらし、さらに、予約の時点から顧客の期待を明確に設定します。

記載すべき主なポイントは次のとおりです。キャンセルに必要な事前連絡の期限、予約時にデポジットを徴収するかどうか、遅刻時の対応、および無断キャンセル時の措置。具体的な内容は、あなたとサロンの運営方針次第です。重要なのは、ポリシーが明確で一貫性があり、事前にしっかりと伝えられていることです。

Freshaの決済および予約保護ツールを使えば、これを自動的に簡単に適用できます。予約時にカード情報の入力を求めること、デポジットを受け取ること、そしてキャンセル料を適用することが、手作業での督促なしに可能です。このポリシーは予約の流れに組み込まれているため、チームがわざわざ話題に持ち出す必要はまったくありません。

サロンのポリシーをスタッフハンドブックにまとめる方法

ポリシーがまとまったら、それをハンドブックにまとめるのは、多くのオーナーが思っているよりもずっと簡単です。デザインを凝ったり、何十ページにもわたる必要はありません。内容は明確で、抜けがなく、見つけやすいものでなければなりません。

「ハンドブックは単なるドキュメントではなく、あるメッセージを伝えるものです。これは、チームの働き方を明確で公平なものにするために、あなたが慎重に考えたことを示すものです。優れたハンドブックは、法務情報のような堅苦しい文章ではありません。「オーナーとの会話を書き起こしたような感じで読めます。」

— Iasmina｜Fresha コンテンツマーケティング責任者

以下に、実践的なアプローチをご紹介します。

1. まず、サロンについて、サロンが大切にしていること、そしてどのようなチーム環境を築こうとしているのかを、手短に紹介しましょう。これにより、この後に続くすべての内容は、チームが単に従うべきものではなく、チームの一員として関わるべきものとして位置づけられます。
2. 各ポリシーの項目を、わかりやすい言葉で追加してください。会話調で書きましょう。段落は短く。各セクションに1つのアイデアを記載してください。
3. 賃金、歩合給、タイムシート、そして支払実行の仕組みに関するセクションを含めてください。詳細を確認したいスタッフが、Fresha内でこの情報を見られる場所へのリンクを貼ってください。
4. アクセスしやすい場所に置いてください。共有のGoogleドキュメントや、Freshaチームコネクトのチャンネルにピン留めしたメモがおすすめです。形式よりも、人々が簡単に見つけられるかどうかの方が重要です。
5. 毎年、または何かが変わったときに見直してください。変更を加えるときは、チームに直接伝えましょう。単にドキュメントを更新して、チームがそれに気づくのを待つだけではいけません。

エヴァ・オメッツ、マドリード

Freshaが、サロンのポリシーを実際の業務でより簡単に運用できるようにする方法

ポリシーが真価を発揮するのは、その背後にある業務運営が一貫しているときだけです。Freshaは業務運営のさまざまな側面を統合することで、全員が合意事項を覚えておくことに頼るのではなく、プラットフォームがサロンのポリシーを確実にサポートします。

タイムシートは  勤務時間を自動的に記録するため、勤怠に関する規定の裏付けとなる明確な記録が残ります。

アクセス権限を設定することで、適切な人が適切な情報を見られるようになります。スタッフごとに権限レベルを設定できるため、機密性は単にポリシー文書に記載されているだけではなく、プラットフォームの仕組み自体に組み込まれています。

さらに、Freshaのスケジュール管理ツールなら、シフトと予約可能状況を全員がリアルタイムで、わかりやすく確認できます。スケジューリングのポリシーが明確で、カレンダーにそれが正確に反映されていると、日々の業務が全員にとってより円滑に進みます。

サロンのポリシーに関するよくある質問

サロンのポリシーには何を盛り込むべきでしょうか？

サロンの主要な規定には、通常、次のような内容が含まれます。サービス基準と顧客対応に関する期待事項、勤務スケジュールと出勤に関するルール、給与と歩合給の仕組み、予約とキャンセルの条件、スタッフの行動規範、SNSに関するガイドライン、そして守秘義務です。ほとんどのサロンでは、各トピックについてわかりやすい言葉で1つの段落を明確に書けば十分です。重要なのは、チームがそれらを簡単に見つけられ、その存在を知っていることです。

サロンにスタッフハンドブックは法的に必要ですか？

法的要件は地域によって異なります。英国では、従業員は雇用条件を書面で明示した文書を受け取る権利があります。米国では、要件は州によって異なります。完全なハンドブックは必ずしも法律で義務付けられているわけではありませんが、強くおすすめします。SHRMは、書面による規定が期待事項を明確にすることで、雇用主と従業員の両方を保護すると指摘しています。

サロンにとって公正なキャンセルポリシーとはどのようなものですか？

ほとんどのサロンでは、キャンセル料がかからないためには、24～48時間前の連絡が必要です。長時間にわたる予約やスペシャリストによる施術の場合、通常は48～72時間前が一般的です。最も重要なのは、顧客が予約する前にポリシーが目につくようにし、予約時に明確に伝え、一貫して適用することです。Freshaの決済保護ツールなら、予約時にカード情報の登録を求めるか、デポジットを徴収することができ、これによりポリシーが自動的に適用されます。

サロンのスタッフハンドブックはどのくらいの長さにするべきでしょうか？

必要な長さで、それ以上長くはしないこと。ほとんどの個人事業主のサロンでは、2～5ページで必要な内容をすべて網羅できます。大切なのは長さではなく、有用性です。新しいスタッフが、あなたのサロンで働くために必要な情報をすべて見つけられるでしょうか？その場合は、長さは適切です。

チームが実際にハンドブックを読むようにするには、どうすればよいですか？

新しいメンバーが入ったときは、一緒に内容を確認しましょう。単独で読んでもらうためのドキュメントではなく、新入社員研修の一部にしましょう。本当にアクセスしやすい場所に保管しましょう。たとえば、共有のデジタルドキュメントにするか、チームのチャネルにメッセージをピン留めしておくとよいでしょう。内容が変更されたときは、単にファイルを更新するのではなく、メンバーに直接知らせてください。

ポリシーを文書化し、チーム全員がアクセスできるようにしておくと、日々の業務がどれほどスムーズになるかを実感できるでしょう。ルールが変わったからではなく、全員が共通認識を持って仕事に取り組んでいるからです。そうすることで、最も大切なことに時間とエネルギーを振り向けられるようになります。

👉 まずは、今、明確にすることが最も大きな違いを生む分野から始めましょう。 Freshaで賃金と給与体系を設定し、歩合率を設定しましょう。さらに、Freshaの決済保護ツールを使って、キャンセルポリシーを自動的に適用できます。まずは、それらの基礎を整えましょう。それ以外のことはすべて自然に続いていきます。

まだサロンの運営にFreshaをご利用でない場合は、サービスの中身をご確認いただくか、無料でご利用を開始いただけます。