Administra los recursos que se pueden reservar
Descubre cómo crear y administrar recursos, como salas y equipos, que se pueden asignar a los servicios.
En este artículo
Cómo funcionan los recursos
Los recursos representan las salas, los equipos o los espacios de su negocio que se utilizan durante las citas. Cuando se asigna un recurso a un servicio, deja de estar disponible durante la duración de la cita para evitar reservaciones dobles.
Por ejemplo, un negocio podría crear recursos como “Camilla de masaje 1” y “Camilla de masaje 2”. Cuando un cliente reserva un masaje vinculado a un recurso, se asignará automáticamente a la cita una sala de masajes disponible en función de la disponibilidad.
Para mantener tus recursos organizados, puedes agrupar recursos similares en tipos de recursos. Por ejemplo, puedes crear un tipo de recurso llamado "Camillas de masaje" y agregar cada recurso de camilla bajo ese tipo. Esto facilita la administración de los recursos y la visualización de la disponibilidad en tu calendario.
Crear un recurso
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Desde el menú principal a la izquierda de la pantalla, vaya a Configuración.
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Haz clic en la categoría Programación para administrar tus recursos.
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En el panel del menú de la izquierda, seleccione Recursos.
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Haz clic en el botón Agregar en la parte superior derecha y, luego, selecciona Recurso.
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En Detalles básicos, ingrese el Nombre del recurso, seleccione un Tipo de recurso y agregue una Descripción opcional.
- Para crear un nuevo tipo de recurso mientras creas un recurso, haz clic en el menú desplegable Tipo de recurso y selecciona Agregar un nuevo tipo. Ingrese los detalles del tipo en la ventana emergente y luego haga clic en Agregar.
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En Límite de capacidad, elige si el recurso se puede usar para Una cita a la vez o establece un Número específico de citas que pueden usar el recurso simultáneamente, con un mínimo de dos citas.
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En Color del calendario, elija el color con el que aparecerá este recurso en su calendario.
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Opcionalmente, ingrese un ID de recurso para el mantenimiento de registros internos.
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Si tienes varias sucursales, haz clic en Sucursal en el panel de la izquierda y selecciona la sucursal donde se puede reservar este recurso.
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Para aplicar los cambios, se hace clic en el botón Guardar en la esquina superior derecha.
Una vez que crees un recurso, aparecerá automáticamente como una opción disponible para todos los servicios en tu catálogo. Ahora deberá asignarlos a los servicios donde se requieran.
Crear un tipo de recurso
Organice sus recursos en tipos de recursos. Los tipos de recursos facilitan la asignación de recursos a los servicios y ayudan a automatizar la programación de servicios que requieren salas, espacios o equipos.
- Desde el menú principal a la izquierda de la pantalla, vaya a Configuración.
- Seleccione la pestaña Configuración en la parte superior y haga clic en Programación.
- En el panel del menú de la izquierda, seleccione Recursos.
- Se hace clic en el botón Agregar en la parte superior derecha y luego se selecciona Tipo.
- En la ventana emergente Nuevo tipo de recurso, agregue la siguiente información:
- Ícono: Se hizo clic en la imagen y se seleccionó un logotipo para representar este tipo de recurso en su calendario.
- Nombre: elija cómo quiere llamar a su tipo de recurso.
- Descripción: Ingrese una descripción opcional para este tipo de recurso. Esto solo se mostrará internamente.
- Se hizo clic en el botón Agregar en la parte inferior de la ventana emergente para guardar el tipo de recurso.
Una vez que hayas creado tu tipo de recurso, aparecerá automáticamente en tu Lista de recursos.
Establecer un límite de disponibilidad de recursos
Los límites de disponibilidad de recursos te permiten controlar cuándo se puede reservar un recurso en línea, lo que te ayuda a administrar la programación para horas, días o eventos específicos.
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Desde el menú principal a la izquierda de la pantalla, vaya a Configuración.
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Haz clic en la categoría Programación para administrar tus recursos.
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En el panel del menú de la izquierda, seleccione Recursos y luego haga clic en el Recurso que desea editar.
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Seleccione Disponibilidad en el panel del menú de la izquierda.
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En Disponibilidad, elige cuándo está disponible el recurso para su reserva:
- Siempre disponible: Ideal para servicios que requieren tanto un miembro del equipo como un recurso.
- Solo disponible en días y horarios específicos: Limite la disponibilidad seleccionando los días y horarios en los que se puede reservar el recurso. Ideal para servicios que solo requieren un recurso, como camas solares o saunas. Para aplicar el mismo horario establecido a todos los días seleccionados, se hace clic en el botón Copiar.
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En Limitar la disponibilidad del servicio, marca la casilla de verificación junto a fechas específicas para establecer cuándo un recurso empieza o deja de estar disponible para reservarse con un servicio:
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Disponible para reservar desde: selecciona la fecha de inicio en la que el recurso puede comenzar a utilizarse para los servicios. Por ejemplo, si vas a introducir un nuevo recurso en el Año Nuevo, establece la fecha de inicio en el 1 de enero para que pueda usarse para servicios a partir de esa fecha.
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Disponible para reservar hasta: selecciona la fecha de finalización en la que el recurso dejará de usarse para los servicios. Por ejemplo, si ofreces un recurso de temporada que finaliza antes del año nuevo, establece la fecha de finalización en 31 de diciembre para que ya no se utilice para servicios después de ese día. Si no se establece una fecha de finalización, el recurso seguirá estando disponible para los servicios de forma indefinida.
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Haz clic en el botón Guardar en la parte superior derecha para guardar el límite de disponibilidad del recurso.
Una vez guardado, el recurso estará disponible para reserva durante las fechas y horas que haya establecido.
Vincula recursos relacionados
Vincula recursos para administrar su disponibilidad como un par. Cuando uno está reservado, el otro automáticamente deja de estar disponible.
- Abre la categoría Programación desde Ajustes.
- En el panel del menú de la izquierda, selecciona Recursos y luego haz clic en el Recurso que deseas editar.
- Seleccione Disponibilidad en el panel del menú de la izquierda.
- En Limitar la disponibilidad del servicio, marca la casilla de verificación junto a Vincular recursos relacionados y, luego, haz clic en el botón Vincular recursos.
- En la ventana emergente, marque la casilla de verificación junto a cada recurso que desee vincular y luego haga clic en el botón Guardar para confirmar su selección.
- Se hizo clic en el botón Guardar en la parte superior derecha para actualizar el recurso.
Una vez guardados, los recursos vinculados dejarán de estar disponibles automáticamente cuando se reserve un servicio asignado. Para desvincular un recurso, se hace clic en el ícono de la Papelera junto a él.
Asignar recursos a los servicios
Vincula los recursos a los servicios que los requieren. Al hacer esto, el recurso apropiado se asignará automáticamente a cada cita, lo que evitará las reservaciones en línea cuando no haya recursos disponibles.
- Desde el menú principal a la izquierda de la pantalla, vaya a Catálogo.
- Seleccione Menú de servicios en el panel de menú de la izquierda.
- Se hizo clic en un servicio del Menú de servicios para actualizarlo.
- En la vista Editar servicio, seleccione Recursos en el panel del menú de la izquierda.
- Haz clic en el botón Acciones junto a la sucursal donde este servicio requiere un recurso y selecciona Agregar.
- Si tiene varias sucursales, puede optar por agregar los recursos individualmente o seleccionar Copiar a sucursales para asignar los mismos recursos de forma masiva.
- En la vista Agregar requisito de recurso, seleccione un Tipo de recurso en el menú desplegable y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
- Usar cualquier recurso de este tipo: Cualquier recurso dentro del tipo de recurso seleccionado se puede usar para cumplir con este requisito. Si elige esta opción, cualquier recurso que se agregue a este tipo de recurso en el futuro también estará disponible para el servicio.
- Elegir recursos específicos: Seleccione los recursos específicos que se pueden utilizar para cumplir con este requisito. Si se seleccionan varios recursos, se puede asignar cualquiera de ellos cuando se reserve el servicio.
- Se hizo clic en el botón Agregar en la parte superior derecha.
- Revise sus requisitos de recursos y luego haga clic en Guardar en la parte superior derecha para guardar los cambios.
Cuando se realiza una reserva de cita, se asignará automáticamente un recurso disponible a cada servicio según el orden en que aparecen en tus configuraciones de Recursos. Si hay un recurso adecuado disponible, se reserva para la cita. Si no hay recursos disponibles, los clientes no pueden reservar el servicio en línea. Aún puedes programar citas en la tienda; sin embargo, aparecerá una notificación para informarte que el recurso no está disponible.
Para los servicios que utilizan un recurso sin un miembro del equipo, como una sauna o una cama de bronceado, puedes eliminar a los miembros del equipo. Abre el servicio y desactiva Se requieren miembros del equipo en Miembros del equipo. Cuando está desactivado, el servicio se puede reservar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a menos que cree un horario en su Configuración de reserva en línea o limite la disponibilidad de recursos.
Editar y eliminar recursos
- Abra sus Recursos desde Configuración del horario.
- Junto al recurso que quieres editar o eliminar, haz clic en Acciones y, a continuación, elige una de las siguientes opciones del menú desplegable:
- Editar: Para actualizar el recurso, seleccione Editar. Desde la vista Editar recurso, actualiza los datos del recurso según sea necesario. Se hizo clic en el botón Guardar en la parte superior derecha para guardar los cambios.
- Eliminar: Para eliminar el recurso, selecciona Eliminar permanentemente. Vuelva a hacer clic en el botón Eliminar para confirmar los cambios.
- Editar: Para actualizar el recurso, seleccione Editar. Desde la vista Editar recurso, actualiza los datos del recurso según sea necesario. Se hizo clic en el botón Guardar en la parte superior derecha para guardar los cambios.
Cuando se elimina un recurso o se cambia a un tipo de recurso diferente, se elimina automáticamente de todos los servicios a los que estaba asignado. Si un tipo de recurso asignado a un servicio no tiene recursos, se ignora el requisito de recurso y los clientes aún pueden reservar el servicio en línea. Revisa y actualiza la configuración de tu servicio después de realizar cambios en los recursos para evitar reservaciones inesperadas.
Ver la disponibilidad de los recursos
Puedes consultar la disponibilidad y ver las próximas citas para todos los recursos o para un recurso específico a través de tu calendario.
- Desde el menú principal a la izquierda de la pantalla, vaya a Calendario.
- En la barra de herramientas del calendario, se hace clic en el Selector de equipo y recursos.
- En el menú desplegable del panel, busca la lista de Recursos y haz clic en los recursos de los que te gustaría ver las citas.
- Se hace clic en el Selector de fecha en la barra de herramientas del calendario y luego se selecciona la fecha que se desea ver o se usan los atajos para avanzar de 1 a 12 semanas.
- Puede verificar la disponibilidad de sus recursos y asegurarse de que no haya ninguna reservación doble.
Preguntas frecuentes
Sí, los recursos se pueden ver por Día, 3 días, Semana o Mes. Para cambiar la vista de tu calendario, abre el Calendario y haz clic en el Selector de vista del calendario en la barra de herramientas del calendario. Elige cualquiera de las vistas y el calendario se actualizará automáticamente.
Puedes agregar un horario bloqueado para los recursos en tu calendario. Cuando se agregue, la franja ya no estará disponible para que los clientes puedan hacer una reserva en línea.
Los clientes que reserven en línea nunca podrán reservar dos veces un recurso. Sin embargo, en la tienda, puede optar por reservar dos veces un recurso si es necesario. Aparecerá una notificación que te dará la opción de continuar o cancelar la reserva superpuesta.
Si agregaste recursos después de comenzar a aceptar reservaciones, tendrás que asignar manualmente el recurso apropiado a cada cita futura. Una vez asignados, Fresha administrará la disponibilidad y evitará conflictos en el futuro.
Sí, puedes asignar varios recursos a un solo servicio a través de la configuración del servicio. Cuando se reserve el servicio, Fresha reservará automáticamente los recursos seleccionados para esa cita.
