Opdater aftalestatusser
Få mere at vide om, hvordan du hurtigt får overblik over aftalerne i din kalender og holder styr på dit team hele dagen ved hjælp af aftalestatusser.
I denne artikel
Sådan fungerer aftalestatusser
Opdatering af aftalestatusser hjælper dig med at administrere din arbejdsgang og udløser aftalenotifikationer til dine kunder.
Hver aftale starter med standardstatusen Booket og opdateres derefter afhængigt af, hvad der sker bagefter. Du kan opdatere aftalestatusser manuelt eller lade dem ændre sig automatisk baseret på kundehandlinger eller gennemført salg. Disse er farvekodede og synlige i din kalender, på din aftaleliste og i dine kundeprofiler, så du altid ved, hvilket trin en booking befinder sig på.
Følgende statusændringer sker automatisk:
- Booket: Standardstatus for alle nye aftaler, som dit team opretter i kalenderen. Hvis en kunde booker online, og der ikke anvendes nogen betalingspolitik, oprettes aftalen med denne status.
- Bekræftet: Anvendes, når en kunde bekræfter sin booking. Den kan angives af dit team eller automatisk, hvis kunden bekræfter ved at acceptere din betalingspolitik.
- Gennemført: Angives, når aftalen er betalt via salgsstedet. Der vil altid være et salg knyttet til den, men betalingen kan stadig være ubetalt eller delvist betalt.
- Aflyst: Angives, når en aftale aflyses. Aftaler kan kun aflyses, hvis starttidspunktet er i fremtiden. Kunder kan også aflyse online, afhængigt af dine online bookingindstillinger.
Du kan administrere din arbejdsgang ved manuelt at opdatere aftalestatusser ved hjælp af:
- Tilpassede statusser: Opret statusser, der er skræddersyet til din virksomheds behov, f.eks. "Mødt op" eller "Påbegyndt" for at angive, at aftalen er i gang.
- Udeblivelse: Angives manuelt, hvis kunden ikke møder op til aftalens starttidspunkt. Du kan kun anvende denne status, når aftalens starttidspunkt er overskredet.
Opdater status for en aftale
Du kan når som helst opdatere en aftalestatus fra kalenderen.
- Åbn en aftale.
- Klik på den aktuelle Status øverst til højre i aftalevisningen.
- Vælg en ny status i rullemenuen for at opdatere aftalen.
Statusændringer træder i kraft øjeblikkeligt og opdaterer aftalens farve i din kalender.
Opret tilpassede aftalestatusser
Hvis du har en specifik arbejdsgang, kan du oprette tilpassede statusser, der afspejler din virksomheds behov.
-
Gå til Indstillinger fra hovedmenuen til venstre på skærmen.
-
Klik på Planlægning for at oprette tilpassede aftalestatusser.
-
I menupanelet til venstre skal du vælge Aftalestatusser.
-
Klik på knappen Tilføj øverst til højre for at oprette en ny status.
-
På siden med den nye aftalestatus skal du udfylde følgende oplysninger:
-
Navn: Tilføj en titel til statussen. F.eks. "Konsultation" eller "Forbehandling".
-
Ikon: Klik på ikonet, og vælg et nyt, der afspejler statusårsagen. Dette vises på aftalen i kalenderen.
-
Farve: Vælg en farve, der afspejler status for aftalen i kalenderen.
-
-
Klik på knappen Tilføj øverst til højre for at gemme den nye aftalestatus.
Når dine tilpassede statusser er oprettet, vises de som muligheder, når du opdaterer en aftales status.
Rediger eller slet aftalestatusser
-
På listen over aftalestatusser skal du klikke på knappen Handlinger ved siden af den status, du vil administrere.
-
Vælg en af følgende muligheder i panelet:
-
Rediger: Opdater oplysningerne om statustidspunktet, herunder Navn, Ikon og Farve.
-
Slet: Fjern den blokerede tidstype permanent. Der vises et pop op-vindue med en bekræftelse, hvor du bliver bedt om at bekræfte sletningen igen.
-
Flyt op eller Flyt ned: Ændr statusens placering på listen for at bestemme, hvor den vises, når du opdaterer en aftales status.
-
Alle ændringer, der foretages i en status, vil straks blive vist i alle tilknyttede aftaler. Hvis du sletter en status, der er i brug, bliver du bedt om at vælge en ny status, så du kan tildele disse aftaler en ny status.
Nogle statusser er systemstandarder og kan ikke redigeres, omarrangeres eller slettes. Disse omfatter Booket, Bekræftet, Gennemført, aflyst og udeblivelse.
Ofte stillede spørgsmål
Tilpassede aftalestatusser er kun til intern brug. Kunder vil stadig se standardopdateringer som bekræftelser og påmindelser.
Når du sletter en status, vil den blive slettet øjeblikkeligt, hvis status ikke er i brug. Hvis den er i brug, skal du tildele disse aftaler en anden tilpasset status. Du kan ikke vælge Gennemført, Aflyst eller Udeblivelse.
Ja, hver aftale i en gruppeaftale kan have sin egen status. Du kan opdatere status for hver enkelt booking i gruppen.
Aftalestatusser vises på hver enkelt aftale, herunder aftaler inden for en gruppeaftale. Du kan også se status på Aftalelisten under Salg og på hver kundes profil under vedkommendes aftalehistorik.
