Lượng đặt lịch hẹn mùa hè: Thành công trong mùa hè dành cho tiệm làm đẹp

Mùa hè là mùa mà các chủ sở hữu salon mong chờ nhất. Lịch hẹn kín mít, doanh thu tăng đều, và tiệm làm đẹp thực sự nhộn nhịp, khác hẳn so với bất kỳ thời điểm nào khác trong năm. Cơ hội là có thật và đang chờ bạn nắm lấy. Việc bạn cần làm chỉ là chuẩn bị kỹ lưỡng nhất có thể. Đơn giản vậy thôi, phải không?

Tận dụng tối đa mùa hè không chỉ là nhận được nhiều lượt đặt lịch hẹn nhất có thể. Điều quan trọng là nhận những lịch hẹn phù hợp, đảm bảo khả năng đáp ứng của bạn và điều hành hoạt động sao cho không bị quá tải. Những salon làm tốt việc này không nhất thiết phải là salon lớn nhất hay có đội ngũ nhân viên đông đảo nhất. Họ là những người đã suy nghĩ thấu đáo trước khi mùa cao điểm bắt đầu, thay vì phải xử lý khẩn cấp khi mọi thứ đã diễn ra. Fresha cung cấp các công cụ quản lý và hệ thống đặt lịch tiên tiến nhất trên thị trường, giúp bạn trong mùa hè này.

Hướng dẫn này bao gồm năm lĩnh vực mang lại hiệu quả thực tế lớn nhất: lập kế hoạch công suất, chính sách đặt cọc và hủy, giảm số lượt không đến, quản lý danh sách chờ và đảm bảo đội ngũ của bạn hoạt động hiệu quả trong giai đoạn cao điểm. Bạn có thể thực hiện tất cả ngay bây giờ, trước khi mùa cao điểm thực sự bắt đầu.

Fox & Vamp, London

Lập kế hoạch hiệu quả về công suất

Sai lầm phổ biến nhất vào mùa hè là đặt quá nhiều lịch hẹn. Không phải theo nghĩa rõ ràng là đặt trùng lịch, mà theo cách kín đáo hơn, gây hại nhiều hơn, khi bạn chèn thêm một cuộc hẹn vào mỗi khoảng trống, thêm thời gian cho khách không cần hẹn trước và đồng ý với mọi yêu cầu, cho đến khi trên lý thuyết thì lịch đã kín, nhưng trên thực tế thì không thể thực hiện được.

Năng lực thực tế không phải là số lượng cuộc hẹn tối đa mà ghế trong tiệm của bạn có thể đáp ứng. Đó là số lượng mà đội ngũ của bạn có thể thực hiện tốt, một cách nhất quán, trong nhiều tuần liên tiếp, mà không để chất lượng bị sụt giảm hay mức độ căng thẳng trở nên không thể chịu đựng nổi. Hai con số đó thường khá khác nhau.

Bắt đầu với dữ liệu của mùa hè năm ngoái

Nếu bạn có dữ liệu đặt lịch hẹn từ mùa hè năm ngoái, thì đó chính là công cụ lập kế hoạch hữu ích nhất mà bạn có. Hãy xem những tuần nào thực sự chưa đạt công suất, tuần nào bị đặt quá tải, dịch vụ nào gây nhiều vướng mắc nhất trong việc sắp xếp lịch, và thời điểm nào có nhiều lượt hủy vào phút chót hoặc khách vắng mặt nhất. Mô hình đó sẽ lặp lại trong năm nay với dạng thức gần như tương tự, trừ khi bạn chủ động thay đổi điều gì đó.

Trên Fresha, báo cáo và phân tích của bạn cho thấy số lượng cuộc hẹn, mức độ sử dụng của nhân viên và xu hướng hủy trong bất kỳ phạm vi ngày nào. Nếu bạn muốn biết thêm, hãy truy cập trung tâm trợ giúp của chúng tôi, nơi có tổng quan chi tiết về các tùy chọn báo cáo và phân tích. So sánh với khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 8 năm ngoái sẽ giúp bạn có cơ sở để lập kế hoạch về công suất của năm nay trước khi mùa bắt đầu, thay vì phải tìm hiểu tình hình khi mùa đã diễn ra.

Dự phòng thêm thời gian

Các cuộc hẹn vào mùa hè thường kéo dài hơn so với các thời điểm khác trong năm. Khách hàng nhuộm tóc đến với những yêu cầu phức tạp hơn, khách hàng mới cần được tư vấn lâu hơn, hoặc mọi người đang trong tâm thế nghỉ lễ và ít vội vàng chuyển sang việc khác. Lên lịch không có thời gian đệm giữa các cuộc hẹn vẫn ổn vào một ngày thứ Ba bình thường của tháng 2. Vào một ngày thứ Bảy kín lịch hẹn trong tháng 7, chỉ cần một cuộc hẹn bị chậm trễ cũng ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình trong ngày.

Một quy tắc thực tế: dành thêm 10 đến 15 phút dự phòng cho mỗi cuộc hẹn nhuộm tóc và mỗi khung giờ dành cho khách hàng mới trong những tuần cao điểm. Nghe thì có vẻ như bạn đang mất doanh thu, nhưng thực ra đó là cách để bảo vệ doanh thu mà bạn đã có. Khách hàng chờ 45 phút sau giờ hẹn sẽ không đặt lại. Các công cụ đặt lịch tiên tiến của chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này, giúp quy trình diễn ra suôn sẻ hơn cho mỗi mùa.

Chỉ định các khung giờ cho các dịch vụ có nhu cầu cao

Không phải dịch vụ nào cũng có mức độ phức tạp như nhau khi lên lịch. Khi lập lịch trình mùa hè, bạn cần xử lý cuộc hẹn nhuộm tóc, chuẩn bị cho đám cưới và sự kiện, cũng như mọi cuộc hẹn đặt nhiều dịch vụ, khác với cuộc hẹn cắt tóc hoặc sấy tóc tiêu chuẩn. Hãy cân nhắc dành riêng một phần ghế nhuộm tóc cho các cuộc hẹn nhuộm tóc đã đặt trước trong những tuần cao điểm, thay vì để trống cho những khách không cần hẹn trước hoặc đặt trong ngày, những người có thể đến với yêu cầu đơn giản hơn nhiều.

Iasmina Ionescu, Quản lý Tiếp thị Nội dung tại Fresha, cho biết: “Mùa hè là mùa phân biệt những tiệm làm tóc biết lên kế hoạch với những tiệm làm tóc hoảng loạn, và sự khác biệt thường nằm ở việc có sẵn những công cụ phù hợp trước khi bước vào giai đoạn cao điểm. 

Fresha gỡ bỏ gánh nặng vận hành khỏi vai bạn; tiền đặt cọc tự động, lời nhắc, lịch trống theo thời gian thực, để bạn có thể tập trung vào khách hàng đang ngồi trên ghế thay vì những rắc rối phía sau hậu trường."

Chính sách đặt cọc và hủy hẹn với Fresha

Nếu bạn chưa có chính sách tiền đặt cọc cho các đặt lịch hè, thì mùa hè có thể là thời điểm thích hợp để áp dụng. Không phải vì khách hàng của bạn không đáng tin cậy, mà vì chi phí khi khách không đến vào một ngày hè đã đặt kín là rất lớn, và biện pháp bảo vệ hiệu quả duy nhất để tránh điều này là biện pháp tài chính.

Chính sách đặt cọc cũng làm thay đổi chất lượng lịch đặt hẹn của bạn. Khách hàng đã đặt cọc để đảm bảo cuộc hẹn sẽ có thái độ khác với khách hàng đặt lịch hẹn một cách ngẫu hứng mà không có cam kết. Chính sách đặt cọc rất quan trọng, đặc biệt là với các tùy chọn như hủy trước 24 giờ hoặc 48 giờ, giúp khách hàng linh hoạt, còn bạn được an tâm. Chúng tôi giúp bạn thực hiện việc này cực kỳ dễ dàng, hãy tìm hiểu thêm trong trung tâm trợ giúp của chúng tôi.

Tính phí bao nhiêu và vào thời điểm nào

Mức tiền đặt cọc thay đổi tùy theo dịch vụ và thị trường. Đây là một khung tham chiếu hữu ích:

• Đối với dịch vụ nhuộm màu, balayage và bất kỳ cuộc hẹn nào kéo dài trên 90 phút: đặt cọc từ 25 đến 50% giá dịch vụ tại thời điểm đặt lịch hẹn.
• Đối với các cuộc hẹn làm tóc cho đám cưới và tiệc cô dâu: đặt cọc 50% không hoàn lại, và số tiền còn lại phải thanh toán 48 giờ trước cuộc hẹn.
• Đối với khách hàng mới đặt dịch vụ cao cấp: một khoản tiền đặt cọc nhỏ hơn, từ 25 đến 45 USD, là đủ để lọc bỏ những lượt đặt có tính đầu cơ mà không gây cảm giác rào cản đối với khách hàng thực sự.
• Đối với cắt tóc tiêu chuẩn và các cuộc hẹn ngắn hơn: tiền đặt cọc ít quan trọng hơn, nhưng chính sách lưu thẻ (áp dụng phí nếu hủy muộn hoặc vắng mặt) cũng đạt được kết quả tương tự mà ít rắc rối hơn khi đặt hẹn.

Fox & Vamp, London

Cách truyền đạt chính sách

Cuộc trò chuyện về tiền đặt cọc chỉ trở nên khó xử nếu bạn coi đó là điều khó xử. Đây là thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn, và hầu hết khách hàng đều dự kiến sẽ bị tính phí đặt cọc cho các cuộc hẹn cao cấp hoặc kéo dài. Hãy trình bày đơn giản như sau: "Chúng tôi thu một khoản tiền đặt cọc để giữ chỗ cho bạn. Số tiền này sẽ được trừ vào tổng số tiền của bạn vào ngày hôm đó." Trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần giải thích đến vậy là đủ.

Nêu rõ thời hạn hủy: thường là từ 24 đến 48 giờ để được hoàn lại tiền đặt cọc hoặc chuyển sang một cuộc hẹn khác. Khách hàng hủy trong khoảng thời gian đó sẽ mất tiền đặt cọc. Đây không phải là hình phạt, mà là sự phản ánh thực tế rằng việc hủy muộn một khung giờ đã đặt thực sự gây thiệt hại về chi phí cho doanh nghiệp.

Trên Fresha, bạn có thể đặt yêu cầu tiền đặt cọc cho từng loại dịch vụ và yêu cầu này sẽ tự động được áp dụng khi thanh toán trong quá trình đặt lịch hẹn trực tuyến. Khách hàng thanh toán tiền đặt cọc khi đặt lịch hẹn và thanh toán phần còn lại vào ngày hẹn, mà bạn không cần xử lý hóa đơn thủ công. Các công cụ thanh toán của Fresha  cũng hỗ trợ chính sách lưu thông tin thẻ để áp dụng cho các trường hợp hủy muộn, giúp bạn được bảo vệ mà không cần yêu cầu thanh toán trước đối với mỗi lượt đặt.

Giảm tình trạng vắng mặt

Khách không đến là điều gây rối loạn lớn nhất trong tiệm làm đẹp vào mùa hè. Một cuộc hẹn nhuộm tóc vào lúc 10 giờ sáng thứ Bảy của tháng Bảy mà khách không đến không chỉ đơn thuần là một lượt đặt hẹn bị bỏ lỡ. Đó là một khoảng trống không thể lấp đầy trong thời gian gấp gáp, là một nhân viên phải đứng không trong giai đoạn kinh doanh bận rộn nhất của bạn, và là khoản doanh thu đơn giản là đã mất đi.

Tin tốt là hầu hết các trường hợp vắng mặt không phải là cố ý. Nguyên nhân là do khách hàng quên, nhầm ngày hoặc cho rằng họ có thể hủy vào phút chót mà không phải chịu hậu quả. Tất cả những vấn đề này đều có thể giải quyết được với các hệ thống phù hợp.

Lời nhắc tự động

Lời nhắc hẹn được gửi 48 giờ trước cuộc hẹn, sau đó là lời nhắc thứ hai 24 giờ trước cuộc hẹn, giúp giảm đáng kể tình trạng vắng mặt. Lời nhắc 48 giờ giúp khách hàng có đủ thời gian để hủy, còn bạn cũng có đủ thời gian để lấp đầy khung giờ đó nếu họ hủy. Lời nhắc 24 giờ nhắm đến những khách hàng đã nhận lời nhắc đầu tiên nhưng không có phản hồi.

Fresha gửi lời nhắc tự động qua SMS và email theo tiêu chuẩn. Bạn có thể định cấu hình thời gian và nội dung tin nhắn thông qua cài đặt doanh nghiệp, và hệ thống sẽ tự xử lý việc gửi mà không cần đội ngũ của bạn phải theo dõi thủ công. Đối với các cuộc hẹn có giá trị cao (nhuộm màu, làm tóc cưới, bất kỳ cuộc hẹn nào kéo dài trên hai giờ), bạn cũng nên thêm một tin nhắn cá nhân từ chuyên gia tạo mẫu vào ngày hôm trước. Kết hợp lời nhắc tự động với dấu ấn cá nhân sẽ hiệu quả hơn rõ rệt so với khi sử dụng riêng lẻ.

Lượt nhấp vào xác nhận

Lời nhắc yêu cầu khách hàng xác nhận có đến (thay vì chỉ thông báo cho họ) sẽ giúp bạn biết sớm về khả năng khách hàng vắng mặt. Nếu khách hàng không xác nhận trong khoảng thời gian quy định, bạn có thể chủ động liên hệ thay vì để rồi phát hiện ra lỗ hổng khi họ vắng mặt.

Chính sách hủy muộn rõ ràng, được áp dụng nhất quán

Nguyên nhân lớn nhất khiến khách hàng vắng mặt lặp lại chính là sự thiếu nhất quán. Nếu khách hàng biết rằng chính sách hủy của bạn đôi khi được thực thi, nhưng lại được miễn trừ nếu họ có lý do chính đáng, họ sẽ coi đó là một lựa chọn không bắt buộc. Thực thi chính sách một cách lịch sự nhưng nhất quán ngay từ lần đầu tiên sẽ giúp khách hàng hiểu và tôn trọng chính sách, thay vì thử thách nó.

Điều này không có nghĩa là bạn phải cứng nhắc với khách hàng trong những trường hợp thực sự khẩn cấp. Điều đó có nghĩa là không thường xuyên chịu chi phí cho những lượt hủy vào phút chót có thể tránh được chỉ vì cảm thấy không thoải mái khi nói chuyện. Thời gian của đội ngũ bạn rất quý giá, và chính sách này sẽ bảo vệ điều đó.

Annabelle Taurua, chuyên gia làm đẹp tại Fresha: "Các tiệm làm đẹp vượt qua mùa hè tốt nhất thường có hai điểm chung: chính sách đặt cọc mà họ thực sự tuân thủ, và lời nhắc được gửi tự động để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Cả hai việc đó đều không đòi hỏi quá nhiều công sức. 

Bạn chỉ cần thiết lập một lần rồi để hệ thống tự vận hành. Điều này thực sự thay đổi cảm giác của mùa hè bận rộn."

Quản lý danh sách chờ qua Fresha 

Mỗi lượt hủy mà bạn nhận được trong mùa hè cũng là một cơ hội để lấp đầy khung giờ đó bằng một khách hàng đã sẵn sàng muốn đến. Danh sách chờ được quản lý tích cực sẽ biến phần lớn những khoảng trống đó thành doanh thu, thay vì để mất cơ hội. Bạn thậm chí còn có thể tặng ưu đãi giảm giá phút chót để đẩy mạnh việc đặt lịch hơn trong thời gian vắng khách.

Từ quan trọng ở đây là “chủ động”. Một danh sách chờ chỉ tồn tại trong sổ tay hay chỉ là ý định "kiểm tra xem có ai muốn đặt lịch không" sẽ kém hiệu quả hơn nhiều so với một danh sách được quản lý một cách có hệ thống. Dưới đây là cách vận hành đúng cách.

• Hãy luôn cập nhật danh sách những khách hàng đã yêu cầu đặt lịch hẹn nhưng không còn chỗ trống vào thời điểm họ gọi hoặc đặt lịch. Đây là những khách hàng tiềm năng tiềm năng nhất của bạn khi có khung giờ đã mở.
• Khi có lượt hủy, hãy liên hệ ngay với người đứng đầu danh sách chờ. Tốc độ rất quan trọng vì khách hàng mùa hè thường có những khoảng thời gian Lịch trống cụ thể. Nếu có một khung giờ đã mở vào thứ Tư, bạn cần lấp đầy nó trước buổi chiều cùng ngày, nếu không, rất có thể nó sẽ vẫn còn trống.
• Hãy cho khách hàng trong danh sách chờ một khoảng thời gian ngắn để phản hồi (từ hai đến bốn giờ đối với các khung giờ trong ngày hoặc ngày hôm sau) trước khi chuyển sang người tiếp theo trong danh sách. Để trống một lịch hẹn chờ phản hồi mà có thể không đến còn khiến bạn thiệt hại nhiều hơn so với áp lực thời gian mà khách hàng phải chịu.
• Hãy cân nhắc lập một Danh sách chờ riêng cho những nhân viên được yêu cầu nhiều nhất của bạn. Những khách hàng muốn một stylist cụ thể thường sẵn sàng chờ chính thời điểm đó thay vì chọn một lịch hẹn tương đương với người khác.

Hệ thống đặt lịch trực tuyến của Fresha tự động ghi nhận và quản lý các yêu cầu trong danh sách chờ, đồng thời thông báo khi có khung giờ phù hợp trống. Thay vì phải xem xét danh sách thủ công, nền tảng sẽ xử lý thông báo và quy trình đặt lại, giúp bộ phận lễ tân của bạn không phải dành cả mùa hè để gọi điện tìm khách thay thế cho những lượt hủy.

Giúp đội ngũ của bạn vẫn hoạt động hiệu quả trong giai đoạn cao điểm

Doanh thu không phải là yếu tố duy nhất gặp rủi ro trong mùa hè. Đó là đội ngũ của bạn. Những salon bước qua tháng Tám vẫn trong tình trạng tốt là những nơi mà chủ sở hữu quan tâm đến năng lực của đội ngũ một cách kỹ lưỡng không kém gì việc quản lý số lượng khách hàng. Một nhà tạo mẫu bị kiệt sức vào cuối tháng 7 sẽ không thể mang lại chất lượng xứng đáng với kế hoạch tháng 8 đã kín lịch mà bạn đã lên.

Sắp xếp lịch nghỉ lễ

Mùa hè là thời điểm mà đội ngũ của bạn mong muốn có thời gian nghỉ nhất, nhưng cũng là lúc bạn ít có khả năng đối mặt với tình trạng thiếu nhân sự nhất. Không có giải pháp hoàn hảo cho tình trạng căng thẳng này, nhưng có những cách quản lý vừa công bằng vừa hiệu quả về mặt vận hành.

Đặt sớm khoảng thời gian để yêu cầu nghỉ hè. Yêu cầu mọi người nộp tất cả các yêu cầu nghỉ phép trước cuối tháng 4 sẽ giúp bạn đưa ra quyết định, thông báo rõ ràng và lên kế hoạch thay ca trước khi mùa cao điểm đến, thay vì phải quản lý một cách thụ động vào tháng 6. Việc lựa chọn áp dụng phương thức ai đến trước được ưu tiên trước hay hệ thống luân chuyển trong những tuần cao điểm là một quyết định chính sách mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, có một chính sách rõ ràng vẫn tốt hơn là đưa ra các quyết định tùy hứng, dễ gây ra sự bất mãn. Hệ thống sắp xếp lịch của chúng tôi dẫn đầu thị trường, giúp tinh gọn các quy trình của bạn và của đội ngũ. Hãy tìm hiểu thêm về cách quản lý thời gian nghỉ trong trung tâm trợ giúp của chúng tôi.

Nếu có thể, hãy bố trí nhân sự thay ca trong tuần cao điểm sao cho xen kẽ. Nếu bạn có bốn thợ làm tóc và hai người muốn nghỉ vào tuần cuối cùng của tháng 7, câu hỏi không phải là có nên đồng ý hay không, mà là làm thế nào để đảm bảo hai người còn lại không phải làm việc với công suất gấp 1,5 lần trong tuần đó. Thuê một thợ làm việc tự do đáng tin cậy hoặc một thợ làm tóc thay thế trong những tuần cao điểm là một lựa chọn thực sự đáng để bạn dành ngân sách.

Fox & Vamp, London

Tốc độ, không chỉ là khối lượng

Một đội ngũ hoạt động hết công suất trong 12 tuần liên tiếp sẽ làm việc kém hiệu quả vào tháng 9 và tháng 10, khi giai đoạn yên tĩnh sau mùa hè đến. Việc chủ ý sắp xếp những ngày làm việc nhẹ nhàng hơn vào lịch mùa hè không phải là đánh mất doanh thu, mà là việc bảo trì.

Trên thực tế: mỗi tuần, mỗi stylist được bảo đảm một hoặc hai giờ không phục vụ khách hàng để làm việc hành chính, phát triển chuyên môn liên tục (CPD) hoặc đơn giản là nghỉ trưa đúng nghĩa. Một ngày nghỉ được bảo đảm mỗi tuần, không bị xói mòn dần do “chỉ thêm một cuộc hẹn nữa thôi”. Xác định rõ giờ kết thúc ngày làm việc và tuân thủ nghiêm túc, chứ không coi đó chỉ là gợi ý khi ngày làm việc kéo dài quá giờ.

Hỏi thăm, không chỉ về kết quả

Cuộc trò chuyện quan trọng nhất của Đội ngũ vào mùa hè không phải là “chúng ta có đạt được mục tiêu không” mà là “bạn có ổn không”. Kiệt sức không tự nhiên báo hiệu một cách ồn ào. Nó thường biểu hiện qua những dấu hiệu nhỏ: thời gian dịch vụ chậm hơn, thời gian tư vấn ngắn hơn, bán thêm ít hơn, nghỉ ốm nhiều hơn. Một Quản lý thường xuyên hỏi han chân thành có nhiều khả năng phát hiện sớm hơn so với người chỉ nhận ra khi Hiệu suất giảm. Vì vậy, dưới đây là một số gợi ý từ các chuyên gia của chúng tôi tại Fresha:

Cài đặt tài khoản Fresha của bạn để sẵn sàng cho mùa hè

Hầu hết những nội dung được mô tả trong bài viết này sẽ dễ thực hiện hơn đáng kể nếu cơ sở hạ tầng đặt lịch hẹn của bạn đảm nhận phần việc nặng nhọc. Một số điểm đáng kiểm tra hoặc thiết lập trước khi mùa cao điểm đến:

• Quy tắc đặt cọc được áp dụng theo từng loại dịch vụ, nên các cuộc hẹn kéo dài sẽ tự động thu tiền đặt cọc ngay khi đặt lịch, mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.
• Lời nhắc tự động được thiết lập gửi đi sau 48 giờ và 24 giờ, kèm theo tin nhắn bao gồm chính sách hủy để khách hàng được nhắc nhở ở mọi điểm tiếp xúc.
• Đã mở đặt hẹn trực tuyến cho toàn bộ menu mùa hè của bạn, bao gồm mọi dịch vụ mới theo mùa mà bạn đã thêm, để khách hàng có thể tự đặt hẹn thay vì phải gọi hoặc nhắn tin.
• Chặn lịch trống cho thời gian nghỉ của nhân viên, để hệ thống đặt lịch hiển thị lịch trống thực tế thay vì những khung giờ không thể đặt.
• Báo cáo được thiết lập để xem lại tình hình sử dụng hàng tuần trong mùa hè, giúp bạn phát hiện xu hướng quá tải trước khi nó trở thành vấn đề, thay vì để đến khi đã quá muộn.

Nếu bạn chưa sử dụng Fresha và đang quản lý đặt dịch vụ bằng cách kết hợp giữa Điện thoại, tin nhắn Instagram và sổ nhật ký giấy, thì mùa hè chính là thời điểm mà cách làm đó thực sự gây tốn kém. Fresha dành cho doanh nghiệp có hơn 130.000 đối tác tin tưởng giao phó thời gian của họ cho chúng tôi, và thời gian tiết kiệm được nhờ không phải quản lý đặt lịch thủ công trong mùa hè bận rộn gần như lập tức mang lại hiệu quả về chi phí. Khách hàng của bạn đặt lịch trực tuyến. Tiền đặt cọc được thu tự động. Lời nhắc được gửi đi mà không cần ai phải gửi. Và bạn có dữ liệu để đưa ra quyết định tốt hơn về cách vận hành trong mùa này.

Câu hỏi của các chủ sở hữu tiệm làm đẹp về quản lý lịch hẹn mùa hè

Tôi nên mở lịch đặt hẹn cho mùa hè trước bao lâu?

Thời điểm tốt để bắt đầu là sáu đến tám tuần trước đỉnh cao dự kiến của bạn. Đối với các tiệm có thợ cắt tóc được ưa chuộng, một số khách hàng sẽ muốn đặt trước sớm hơn. Việc mở cửa đặt lịch từ 8 đến 10 tuần trước cho các cuộc hẹn vào tháng 6 và tháng 7 sẽ giúp bạn thu hút những khách hàng này trước khi họ tìm đến nơi khác. Rủi ro của việc mở lịch hẹn quá sớm là nếu lịch trình của bạn thay đổi, bạn sẽ gặp phải những khoảng trống khó xử. Vì vậy, hãy cân bằng giữa việc mở lịch sớm với việc đánh giá thực tế về mức độ chắc chắn trong lịch trống của đội ngũ.

Có phải việc tính tiền đặt cọc cho dịch vụ cắt tóc tiêu chuẩn là không hợp lý không?

Đối với dịch vụ cắt tóc tiêu chuẩn, chính sách lưu thông tin thẻ (chỉ tính phí nếu khách hàng không đến hoặc hủy trong vòng 24 giờ) thường hợp lý hơn so với việc yêu cầu đặt cọc trước. Đối với các cuộc hẹn ngắn, có chi phí thấp, việc đặt cọc trước có thể khiến khách hàng mới cảm thấy khó chịu và khó có thể biện minh khi rủi ro tài chính chỉ ở mức vừa phải. Chỉ áp dụng đặt cọc trước cho các cuộc hẹn trên 90 phút, cho khách hàng mới đặt dịch vụ cao cấp, và cho bất kỳ cuộc hẹn sự kiện hay cưới nào mà thực tế không thể tìm khách thay thế trong thời gian ngắn.

Làm thế nào để xử lý trường hợp khách hàng vắng mặt rồi sau đó yêu cầu đặt lại lịch?

Hãy áp dụng chính sách của bạn một cách nhất quán và giải thích một cách bình tĩnh. Nếu tiền đặt cọc bị tịch thu theo quy định về việc vắng mặt không báo trước, thì số tiền đó sẽ bị tịch thu. Bạn hoàn toàn có thể đặt lại cho khách hàng, nhưng nếu làm vậy mà không áp dụng chính sách thì sẽ gửi đi thông điệp rằng chính sách này có thể thương lượng. Một câu trả lời đơn giản như sau: “Tiền đặt cọc đã dùng để giữ chỗ mà bạn đã bỏ lỡ. Bạn hoàn toàn có thể đặt lại và chúng tôi sẽ thu một khoản đặt cọc mới để giữ chỗ.” là câu trả lời hợp lý và chuyên nghiệp. Hầu hết khách hàng đều chấp nhận điều này mà không phàn nàn khi được giải thích rõ ràng.

Cách tốt nhất để quản lý công bằng các yêu cầu nghỉ phép trong một đội ngũ nhỏ là gì?

Đặt ra chính sách trước khi mùa bắt đầu và thông báo rõ ràng cho tất cả mọi người cùng một lúc. Dù bạn áp dụng phương pháp ưu tiên người đến trước, luân phiên trong những tuần cao điểm hay phân bổ ngày nghỉ theo điểm, thì sự công bằng vẫn đến từ việc áp dụng cùng một quy tắc cho tất cả mọi người, thay vì quyết định theo từng trường hợp riêng lẻ, vốn dễ dẫn đến cảm giác thiếu nhất quán. Yêu cầu mọi người gửi tất cả các yêu cầu nghỉ hè muộn nhất vào một ngày cụ thể trong tháng 4, xác nhận quyết định nhanh chóng, và sau khi đã lên lịch, hãy tuân thủ lịch đó trừ khi có trường hợp thực sự khẩn cấp.

Làm thế nào để biết tôi đang thừa hay thiếu nhân sự trong mùa hè?

Dữ liệu về mức độ sử dụng sẽ cho bạn biết rõ điều này nếu bạn có dữ liệu đó. Nếu đội ngũ của bạn liên tục có trên 90% số ca đã đặt trong nhiều ngày liên tiếp, bạn có nguy cơ bị quá tải. Nếu một số nhân viên liên tục ở mức 60% trở xuống trong khi những người khác lại trên 90%, thì bạn đang gặp vấn đề về phân bổ chứ không phải về năng lực. Xem dữ liệu này hàng tuần trong mùa hè, thay vì hàng tháng, sẽ giúp bạn có đủ thời gian để điều chỉnh trước khi sự mất cân bằng trở thành vấn đề về hiệu suất hoặc sức khỏe.

Mùa hè là một bài kiểm tra. Hãy vượt qua ngay bây giờ, đừng đợi đến tháng 9.

Hầu hết các quyết định quyết định mùa hè của bạn sẽ diễn ra như thế nào đều được đưa ra trước tháng 6. Chính sách đặt cọc mà bạn vẫn chưa áp dụng, lịch nghỉ lễ vẫn đang được thương lượng, hệ thống đặt lịch vẫn phải dựa vào lời nhắc thủ công – những vấn đề này sẽ quay lại gây rắc rối cho bạn vào tháng 7 và tháng 8, khi không còn thời gian để sửa chữa giữa chừng.

Không có gì phức tạp cả. Chỉ cần dành vài giờ vào tháng 5 để thiết lập là bạn sẽ tránh được hàng tuần phải giải quyết những vấn đề cấp bách vào mùa hè. Hãy sắp xếp các quy tắc về công suất, đưa chính sách đặt cọc vào áp dụng, đảm bảo các lời nhắc được tự động hóa và trao đổi với đội ngũ của bạn về lịch nghỉ lễ ngay bây giờ. Sau đó, hãy để mùa hè diễn ra như thường lệ, và vượt qua giai đoạn này mà doanh nghiệp cũng như đội ngũ của bạn vẫn còn nguyên vẹn.

Nếu bạn muốn xem Fresha có thể xử lý công việc vận hành trong mùa hè bận rộn như thế nào, từ đặt cọc và lời nhắc tự động đến quản lý danh sách chờ và báo cáo công suất theo thời gian thực, hãy khám phá Fresha dành cho doanh nghiệp tại đây. Miễn phí tham gia vào, không có phí Gói đăng ký và được thiết kế riêng cho các tiệm làm đẹp và doanh nghiệp làm đẹp.

👉 Nếu bạn chỉ nhớ một điều sau khi đọc bài viết này, hãy là điều này: thiết lập chính sách đặt cọc, tự động hóa lời nhắc và mở lịch trống cho mùa hè trước khi cao điểm ập đến. Bạn có thể dễ dàng thực hiện cả ba việc này thông qua Fresha for Business – chính sách đặt cọc và thẻ lưu trữ được áp dụng tự động khi đặt lịch, lời nhắc được gửi đi mà không cần ai phải gửi, và bạn có thể xem dữ liệu về tình trạng chỗ trống theo thời gian thực bất cứ khi nào cần thông qua các công cụ báo cáo của Fresha. 

Nếu bạn đã định triển khai một hệ thống đặt lịch hẹn phù hợp trước mùa hè, thì đây chính là thời điểm thích hợp.