Оновлення статусів записів
Дізнайтеся, як швидко відстежувати записи у своєму календарі та підтримувати організованість роботи персоналу протягом дня за допомогою статусів записів.
У цій статті
Принцип роботи статусів записів
Оновлення статусів записів допомагає вам керувати робочим процесом і активує надсилання сповіщень про візити вашим клієнтам.
Кожен запис починається зі статусу за замовчуванням Заброньовано, а потім оновлюється залежно від подальших подій. Ви можете оновлювати статуси записів вручну або дозволити їх автоматичну зміну залежно від дій клієнтів або здійснених продажів. Вони позначаються різними кольорами і відображаються у вашому календарі, списку записів і профілях клієнтів, тому ви завжди знаєте, на якому етапі перебуває бронювання.
Наведені нижче зміни статусу відбуваються автоматично:
- Записано: стандартний статус для будь-якого нового запису, створеного вашою командою в календарі. Якщо клієнт здійснює запис онлайн і не застосовується жодна політика оплати, запис буде створено з цим статусом.
- Підтверджено: застосовується, коли клієнт підтверджує своє бронювання. Цей статус може встановити ваша команда або він може встановитися автоматично, якщо клієнт підтвердить бронювання, прийнявши вашу політику оплати.
- Завершено: встановлюється, коли запис оформляється через точку продажу. З ним завжди буде пов'язана продана послуга, однак оплата може бути ще не здійснена або здійснена частково.
- Скасовано: встановлюється після скасування запису. Записи можна скасувати лише в тому випадку, якщо час початку візиту ще не настав. Клієнти також можуть скасувати запис онлайн, залежно від ваших налаштувань онлайн-бронювання.
Ви можете керувати своїм робочим процесом, вручну змінюючи статуси записів за допомогою таких інструментів:
- Спеціальні статуси: створюйте статуси, які відповідають потребам вашого бізнесу, наприклад "Прибув(-ла)" або "Розпочато", щоб зазначити, що запис виконується.
- Неявка: встановлюється вручну, якщо клієнт не з'явився на початку візиту. Ви можете застосувати цей статус лише після того, як мине час початку запису.
Оновлення статусу запису
Ви можете будь-коли оновити статус запису в календарі.
- Відкрийте запис.
- Натисніть поточний Статус у верхньому правому куті вікна перегляду запису.
- Виберіть новий статус у розкривному меню, щоб оновити дані запису.
Зміни статусу набувають чинності негайно, і колір запису у вашому календарі буде оновлено.
Створення спеціальних статусів записів
Якщо у вас є певний робочий процес, ви можете створити спеціальні статуси, які відповідатимуть потребам вашого закладу.
-
У головному меню ліворуч на екрані перейдіть до розділу Налаштування.
-
Натисніть Планування, щоб створити спеціальні статуси записів.
-
На панелі меню ліворуч виберіть Статуси записів.
-
Натисніть кнопку Додати у верхньому правому куті, щоб створити новий статус.
-
На сторінці нового статусу запису вкажіть такі дані:
-
Назва: укажіть назву статусу. Наприклад, «Консультація» або «Підготовка до процедури».
-
Значок: натисніть значок і виберіть новий, який відображає причину статусу. Він відображатиметься для запису в календарі.
-
Колір: Виберіть колір, який відображатиме статус запису в календарі.
-
-
Натисніть кнопку Додати у верхньому правому куті, щоб зберегти новий статус запису.
Після створення ваші спеціальні статуси відображатимуться як варіанти під час оновлення статусу запису.
Редагування або видалення статусів записів
-
У списку статусів записів натисніть кнопку Дії поруч зі статусом, яким потрібно керувати.
-
Виберіть один із наведених нижче варіантів на панелі:
-
Редагувати: оновіть відомості про час статусу, зокрема Назву, Значок і Колір.
-
Видалити: остаточно вилучити тип заблокованого часу. З'явиться спливне вікно з проханням повторно підтвердити видалення.
-
Перемістити вгору або перемістити вниз: змініть позицію статусу в списку, щоб контролювати, де він відображатиметься під час оновлення статусу запису.
-
Будь-які зміни, внесені до статусу, миттєво відобразяться для всіх пов'язаних із ним записів. Якщо ви видалите статус, який використовується, вам буде запропоновано вибрати новий статус, щоб перепризначити ці записи.
Деякі статуси є стандартними для системи і їх не можна редагувати, змінювати їх порядок або вилучати. До них належать Заброньовано, Підтверджено, Завершено, Скасовано та Неявка.
Поширені запитання
Користувацькі статуси записів призначені лише для внутрішнього використання. Клієнти й надалі бачитимуть стандартні оновлення, як-от підтвердження та нагадування.
Під час вилучення статус буде видалено негайно, якщо він не використовується. Якщо він використовується, вам потрібно буде призначити цим записам інший спеціальний статус. Ви не зможете вибрати статуси Завершено, Скасовано або Не з’явився(-лася).
Так, кожен запис у межах групового запису може мати власний статус. Ви можете оновлювати статус окремо для кожного бронювання в межах групового візиту.
Статуси записів відображатимуться для кожного окремого запису, зокрема для записів у межах групового запису. Ви також бачитимете статус у Списку записів у розділі Продажі та в профілі кожного клієнта в його історії записів.
