Chuẩn bị kỳ tính lương
Tìm hiểu cách chuẩn bị các lần thanh toán chính xác và tự động cho đội ngũ của bạn, cho dù họ nhận tiền lương theo giờ, hoa hồng, tiền tip hay nhận tạm ứng tiền mặt.
Trong bài viết này
Cách chuẩn bị các kỳ tính lương
Sau khi bạn cài đặt tiền lương và bảng chấm công, tiền tip và hoa hồng, tất cả các khoản thu nhập sẽ được tự động tính toán và đưa vào bảng lương của nhân viên. Mỗi lượt tính lương được tự động tính toán và tổng hợp để bạn có thể xem lại và thực hiện thay đổi trước khi gửi thanh toán. Bạn có thể:
- Chuyển các khoản phí từ Fresha, như phí xử lý thanh toán hoặc Phí khách hàng mới trên Marketplace
- Thêm các khoản điều chỉnh thủ công, bao gồm thuế, các khoản khấu trừ hoặc tiền lương hàng tháng cho nhân viên hưởng lương.
- Ghi lại tiền mặt nhân viên thu dưới dạng tạm ứng, để việc chi trả luôn chính xác
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, bạn có thể tiếp tục hoàn tất kỳ tính lương.
Chuyển phí qua cho nhân viên
Bạn có thể chọn khấu trừ các khoản phí Fresha cụ thể từ kỳ tính lương của nhân viên trước khi xử lý các khoản chi trả cho họ thông qua các kỳ tính lương.
- Trong chế độ xem Chỉnh sửa nhân viên, chọn Lần tính lương từ bảng menu bên trái.
- Trong cài đặt Kỳ tính lương đã bật, đánh dấu vào các hộp kiểm trong phần Các khoản khấu trừ trong kỳ tính lương để tự động chia sẻ phí Fresha với nhân viên:
- Phí xử lý thanh toán: Khấu trừ phí dựa trên các dịch vụ mà họ đã thực hiện và cách xử lý doanh số.
- Phí khách hàng mới của Fresha: Chọn khấu trừ một phần trăm Phí khách hàng mới trên Marketplace khi khách hàng mới đặt lịch với nhân viên.
- Nhấp vào nút Lưu ở trên cùng bên phải để áp dụng cài đặt.
Sau khi các khoản khấu trừ phí được thiết lập, chúng sẽ được tự động tính toán và áp dụng cho kỳ tính lương của nhân viên. Đối với các cuộc hẹn có nhiều nhân viên tham gia, phí sẽ được phân chia dựa trên tổng tiền trong các dịch vụ mà mỗi nhân viên thực hiện.
Điều chỉnh số dư cho một kỳ tính lương
Bạn có thể điều chỉnh khoản thanh toán của nhân viên trước khi hoàn tất lượt tính lương, cho dù bạn cần thêm tiền tip, áp dụng khoản khấu trừ như thuế hay tính thêm mức lương cố định dưới dạng khoản điều chỉnh tăng cho nhân viên hưởng lương.
-
Từ chế độ xem Kỳ tính lương, nhấp vào Thao tác bên dưới nhân viên mà bạn muốn thêm điều chỉnh và chọn Thêm điều chỉnh.
-
Trong cửa sổ bật lên Điều chỉnh, dùng các tab ở trên cùng để chọn loại thù lao bạn muốn điều chỉnh, chọn trong số Tiền lương, Hoa hồng, Tiền boa hoặc Khác.
-
Trong phần Số tiền, nhập giá trị bạn muốn điều chỉnh, sau đó chọn + Thêm hay – Khấu trừ số tiền đó khỏi số dư.
-
Nhấp vào nút Thêm ghi chú để thêm thông tin bổ sung. Thông tin này sẽ hiển thị cho bạn và nhân viên trong Chi tiết.
-
Nhấp vào nút Áp dụng ở góc dưới bên phải của cửa sổ bật lên để thêm khoản điều chỉnh.
Kỳ tính lương của nhân viên sẽ tự động cập nhật để phản ánh bất kỳ điều chỉnh nào. Bạn cũng có thể thực hiện thay đổi trong kỳ tính lương bằng cách nhấp vào số tiền thù lao được tô sáng màu tím.
Số dư thù lao tự động cập nhật khi cuộc hẹn bị hủy hoặc chỉnh sửa. Nếu việc hoàn tiền diễn ra sau khi Chi trả, khoản điều chỉnh sẽ được thêm vào kỳ tính lương hiện tại.
Cho phép tạm ứng tiền mặt trong các kỳ tính lương của nhân viên
Nếu một nhân viên thu một khoản thanh toán bằng tiền mặt từ khách hàng, dù là toàn bộ hay một phần, khoản này có thể được ghi nhận là tạm ứng tiền mặt, do đó, khoản này được tính toán và hạch toán trong kỳ tính lương của nhân viên đó.
- Trong chế độ xem Chỉnh sửa nhân viên, chọn Lần tính lương từ bảng menu bên trái.
- Trong cài đặt Kỳ tính lương đã bật, đánh dấu vào hộp kiểm trong Tạm ứng tiền mặt để ghi nhận toàn bộ các khoản thanh toán bằng tiền mặt mà nhân viên nhận được dưới dạng tạm ứng cho doanh số 'đã thanh toán' trong kỳ tính lương.
- Nhấp vào nút Lưu ở trên cùng bên phải để bật tạm ứng tiền mặt cho nhân viên này.
Theo mặc định, cài đặt tạm ứng tiền mặt sẽ được tắt và có thể được bật cho từng nhân viên khi cần. Bất cứ khi nào nhân viên nhận thanh toán bằng tiền mặt tại thời điểm thanh toán, khoản này sẽ được tự động ghi nhận trong lần tính lương của họ.
Kỳ tính lương có sẵn với Gói đăng ký cho đội ngũ. Tìm hiểu thêm về Gói cho đội ngũ.
Bật tính năng tính lương tự động cho từng nhân viên
Chọn nhân viên được bao gồm trong các lần thanh toán tự động bằng cách quản lý cài đặt thanh toán cá nhân của họ.
- Trong chế độ xem Chỉnh sửa nhân viên, chọn Các đợt tính lương từ bảng menu bên trái.
- Trong mục Quy trình thanh toán tự động, chọn hộp kiểm để bật tính năng tự động chạy quy trình thanh toán cho nhân viên.
- Nhấp vào Lưu ở góc trên cùng bên phải để áp dụng thay đổi.
Tính năng thanh toán tự động hiện đã được bật cho nhân viên. Thực hiện theo các bước tương tự và bỏ chọn hộp kiểm bất cứ lúc nào để tắt tính năng tính lương tự động.
Câu hỏi thường gặp
- Thu nhập:
Tổng thu nhập từ doanh số. - Có lương:
Tổng số tiền mặt thu được cho các giao dịch đã thanh toán dưới dạng tạm ứng, kèm theo ghi nhận hàng ngày về số tiền mặt thu được trong kỳ trả lương. - Cần thanh toán:
Bất kỳ số tiền chưa thanh toán nào tích lũy thông qua các khoản tạm ứng tiền mặt mà nhân viên cần thanh toán thủ công.
Nếu một cuộc hẹn được giao cho nhân viên có yêu cầu đặt cọc, mọi khoản phí liên quan đến khoản đặt cọc đó chỉ được khấu trừ vào lần tính lương của nhân viên sau khi cuộc hẹn kết thúc.
Điều này đảm bảo rằng hoa hồng, tiền tip và các khoản khấu trừ của nhân viên đều được xử lý cùng một lúc sau cuộc hẹn.
Hệ thống sẽ không tạo hóa đơn riêng cho bất kỳ khoản phí nào được chuyển qua cho nhân viên. Phí vẫn được tính cho doanh nghiệp của bạn nhưng sẽ được tự động khấu trừ vào lần tính lương của nhân viên.
Phí được phân chia dựa trên tổng tiền dịch vụ mà mỗi nhân viên cung cấp.
Ví dụ: trong một cuộc hẹn trị giá $100, nếu Nhân viên A thực hiện dịch vụ trị giá $60 và Nhân viên B thực hiện dịch vụ trị giá $40, phí sẽ được phân chia 60% cho Nhân viên A và 40% cho Nhân viên B.
Để xem lại khoản tạm ứng tiền mặt cho một nhân viên, hãy mở Lần tính lương và nhấp vào lần tính lương của nhân viên đó để xem chi tiết như sau:
Có, bạn có thể theo dõi thời điểm và người đã tạo khoản điều chỉnh/khấu trừ số dư thù lao, chỉ cần nhấp vào Điều chỉnh được đánh dấu trên Chi tiết tính lương của nhân viên.
Tại một số doanh nghiệp, khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên hoàn tất giao dịch sẽ giữ khoản thanh toán bằng tiền mặt thay vì nộp vào quỹ tiền mặt trung tâm của doanh nghiệp. Đây được xem là tạm ứng tiền mặt (được thanh toán sớm). [Bật tính năng tạm ứng tiền mặt](Cho phép tạm ứng tiền mặt trong các kỳ tính lương của nhân viên) cho những nhân viên này cho phép theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt trong các kỳ tính lương của họ. Tính năng này cũng tự động tính toán số tiền họ đã kiếm được (như mọi khoản hoa hồng) đồng thời theo dõi số tiền họ đã được trả trước thông qua việc thu tiền mặt.
Để xóa một khoản điều chỉnh trong bảng tính lương, hãy mở Bảng tính lương, nhấp vào Thao tác bên cạnh nhân viên và chọn Xem chi tiết. Nhấp vào Điều chỉnh và chọn Xóa điều chỉnh.
Để kiểm tra trạng thái chi trả cho nhân viên, hãy chuyển đến Đội ngũ từ menu chính ở bên trái và chọn Lần tính lương. Bên dưới tên của nhân viên liên quan, nhấp vào Thao tác và chọn Xem chi tiết. Bạn có thể xem trạng thái thanh toán của họ bên dưới tiêu đề Có lương.
Tiền boa được xử lý với phí xử lý thanh toán tiêu chuẩn trước khi được thanh toán cho nhân viên.
- Thu nhập:
