Actualizar los estados de las citas
Aprende a dar seguimiento a las citas en tu calendario de un vistazo y a mantener a tu equipo organizado durante todo el día utilizando los estados de las citas.
En este artículo
Cómo funcionan los estados de las citas
Actualizar los estados de las citas te ayuda a administrar tu flujo de trabajo y activa las notificaciones de citas para tus clientes.
Cada cita comienza con un estado predeterminado de Reservada y se actualiza a partir de ahí según lo que suceda a continuación. Puedes actualizar los estados de las citas manualmente o dejar que cambien automáticamente en función de las acciones de los clientes o de las ventas completadas. Estos están codificados por colores y son visibles en tu calendario, lista de citas y perfiles de clientes, para que siempre sepas en qué etapa se encuentra una reserva.
Los siguientes cambios de estado ocurren automáticamente:
- Reservada: el valor predeterminado para cualquier cita nueva creada en el calendario por tu equipo. Si un cliente hace una reserva en línea y no se aplica ninguna política de pago, la cita se creará con este estado.
- Confirmada: Se aplica cuando un cliente confirma su reserva. Puede ser establecido por tu equipo o automáticamente si el cliente confirma al aceptar tu política de pago.
- Completada: se establece cuando la cita se registra como finalizada a través del punto de venta. Siempre tendrá una venta vinculada, pero el pago aún puede estar pendiente o parcialmente pagado.
- Cancelada: Se establece cuando se cancela una cita. Las citas solo se pueden cancelar si la hora de inicio es en el futuro. Los clientes también pueden cancelar en línea, según la configuración de tu reserva en línea.
Administra tu flujo de trabajo actualizando manualmente los estados de las citas con:
- Estados personalizados: crea estados que se adapten a las necesidades de tu negocio, por ejemplo, "Llegó" o "Iniciada" para indicar que la cita está en curso.
- Inasistencia: configúralo manualmente si el cliente no se presenta a la cita de inicio. Solo puedes aplicarlo después de que haya pasado la hora de inicio de la cita.
Actualizar el estado de una cita
Puedes actualizar el estado de una cita en cualquier momento desde el calendario.
- Abre una cita.
- Se hace clic en el Estado actual en la parte superior derecha de la vista de la cita.
- Selecciona un nuevo estado en el menú desplegable para actualizar la cita.
Los cambios de estado entran en vigor de inmediato y actualizarán el color de la cita en tu calendario.
Crear estados de citas personalizados
Si tiene un flujo de trabajo específico, puede crear estados personalizados que reflejen las necesidades de su negocio.
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Desde el menú principal a la izquierda de la pantalla, ve a Ajustes.
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Haz clic en Programación para crear estados de cita personalizados.
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En el panel del menú de la izquierda, seleccione Estados de cita.
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Se hace clic en el botón Agregar en la parte superior derecha para crear un nuevo estado.
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En la página del nuevo estado de cita, complete los siguientes datos:
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Nombre: agregue un título para el estado. Por ejemplo, “Consulta” o “Pretratamiento”.
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Ícono: Se hizo clic en el ícono y se seleccionó uno nuevo que refleje el motivo del estado. Esto se mostrará en la cita en el calendario.
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Color: elija un color que refleje el estado de la cita en el calendario.
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Se hace clic en el botón Agregar en la parte superior derecha para guardar el nuevo estado de la cita.
Una vez creados, sus estados personalizados aparecerán como opciones al actualizar el estado de una cita.
Editar o eliminar estados de cita
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En la lista de estados de las citas, haz clic en el botón Acciones junto al estado que deseas administrar.
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Elija una de las siguientes opciones del panel:
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Editar: actualice los detalles de la hora del estado, incluidos el Nombre, el Ícono y el Color.
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Eliminar: elimina permanentemente el tipo de horario bloqueado. Aparecerá una ventana emergente de confirmación que le pedirá que vuelva a confirmar la eliminación.
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Subir o Bajar: Cambie la posición del estado en la lista para controlar dónde aparece al actualizar el estado de una cita.
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Cualquier cambio que se haga en un estado se reflejará al instante en todas las citas asociadas. Si eliminas un estado que está en uso, se te pedirá que selecciones un nuevo estado para reasignar esas citas.
Algunos estados son predeterminados del sistema y no se pueden editar, reordenar ni eliminar; estos incluyen Reservado, Confirmado, Completado, Cancelado e Inasistencia.
Preguntas frecuentes
Los estados personalizados de las citas son solo para uso interno. Los clientes seguirán viendo actualizaciones estándar como confirmaciones y recordatorios.
Al eliminar un estado, este se eliminará inmediatamente si no está en uso. Si se está utilizando, deberás reasignar esas citas a otro estado personalizado. No podrás seleccionar Completada, Cancelada o Inasistencia.
Sí, cada cita dentro de una cita grupal puede tener su propio estado. Puedes actualizar el estado individualmente para cada reserva dentro del grupo.
Los estados de las citas se mostrarán en cada cita individual, incluidas las que forman parte de una cita grupal. También verás el estado en la Lista de citas en Ventas y en el perfil de cada cliente, en su historial de citas.
