Sommerbuchungen: Erfolg im Sommer für Salons

Der Sommer ist die Jahreszeit, auf die sich alle Salonbesitzerinnen und -besitzer besonders freuen. Der Terminplan füllt sich, die Einnahmen sprudeln, und im Salon herrscht eine echte Betriebsamkeit, wie man sie zu keiner anderen Jahreszeit in dieser Form erlebt. Die Gelegenheit ist real und liegt zum Greifen nah. Sie müssen nur so gut wie möglich vorbereitet sein – ganz einfach, oder?

Den Sommer optimal zu nutzen bedeutet nicht nur, so viele Buchungen wie möglich anzunehmen. Es geht darum, die richtigen Buchungen anzunehmen, die vorhandenen Kapazitäten zu schonen und einen Betrieb zu führen, der nicht unter seiner eigenen Auslastung zusammenbricht. Die Salons, die das gut machen, sind nicht unbedingt die größten oder die am besten besetzten. Das sind die Salons, die alles gut durchdacht haben, bevor die Hochsaison beginnt, statt erst im Eiltempo zu reagieren, wenn es schon so weit ist. Fresha bietet die fortschrittlichsten Management-Tools und Buchungssysteme auf dem Markt und unterstützt Sie diesen Sommer tatkräftig.

Dieser Leitfaden behandelt die fünf Bereiche, die in der Praxis den größten Unterschied machen: Kapazitätsplanung, Reservierungsgebühren und Absagebedingungen, Reduzierung von Nichterscheinungen, Verwaltung von Wartelisten und die Aufrechterhaltung der Leistungsfähigkeit deines Teams während der Hochsaison. All das lässt sich jetzt umsetzen, noch bevor die Saison richtig losgeht.

Fox & Vamp, London

Effektive Kapazitätsplanung

Der häufigste Fehler im Sommer ist die Überbuchung. Nicht im offensichtlichen Sinne einer Doppelbuchung, sondern auf die subtilere, aber umso schädlichere Weise: Man quetscht noch einen Termin in jedes Zeitfenster, sieht zusätzliche Zeit für Laufkunden vor und sagt zu jeder Anfrage Ja, bis der Terminplan zwar technisch voll, aber in der Praxis nicht mehr zu bewältigen ist.

Die tatsächliche Kapazität ist nicht die maximale Anzahl von Terminen, die an euren Arbeitsplätzen möglich sind. Es ist die Anzahl, die dein Team über mehrere Wochen hinweg zuverlässig und in guter Qualität bewältigen kann, ohne dass die Qualität nachlässt oder der Stress unerträglich wird. Diese beiden Zahlen sind oft sehr unterschiedlich.

Beginnen Sie mit den Daten vom letzten Sommer

Wenn du Buchungsdaten vom letzten Sommer hast, sind sie das mit Abstand nützlichste Planungstool, das dir zur Verfügung steht. Schauen Sie sich an, in welchen Wochen tatsächlich zu wenig Kapazität ausgelastet war, welche Wochen überbucht waren, bei welchen Dienstleistungen es die meisten Probleme bei der Terminplanung gab und wo es die meisten kurzfristigen Absagen oder Fälle von Nichterscheinen gab. Dieses Muster wird sich in diesem Jahr weitgehend in der gleichen Form wiederholen, es sei denn, du änderst aktiv etwas.

Auf Fresha zeigen dir deine Berichte und Analysen die Anzahl der Termine, die Auslastung der einzelnen Teammitglieder sowie die Absagemuster für jeden beliebigen Zeitraum. Wenn du mehr erfahren möchtest, besuche unser Helpcenter, wo wir dir eine ausführliche Übersicht über unsere Reporting- und Analyseoptionen geben. Wenn Sie einen Vergleich mit dem Zeitraum von Juni bis August des letzten Jahres anstellen, erhalten Sie eine gute Grundlage, um die Kapazitäten für dieses Jahr schon vor Saisonbeginn zu planen – statt erst mitten in der Saison festzustellen, wie die Lage aussieht.

Pufferzeit einplanen

Im Sommer dauern Termine häufiger länger als zu anderen Jahreszeiten. Farbkunden kommen mit komplexeren Anfragen, neue Kunden benötigen längere Beratungsgespräche, oder die Leute sind in Urlaubsstimmung und haben weniger Eile, zum nächsten Termin überzugehen. Terminplanung ohne Puffer zwischen den Terminen funktioniert an einem ruhigen Dienstag im Februar problemlos. An einem ausgebuchten Samstag im Juli wirkt sich ein einziger Termin, der länger dauert als geplant, auf den gesamten Tagesablauf aus.

Eine praktische Regel: Planen Sie in den Stoßwochen bei jedem Farbtermin und bei jedem Termin für Neukundinnen und Neukunden 10 bis 15 Minuten Puffer ein. Es mag nach entgangenem Umsatz klingen, ist aber in Wirklichkeit ein Schutz für den Umsatz, den du bereits hast. Ein Kunde, der 45 Minuten über seine Terminzeit hinaus warten muss, bucht keinen neuen Termin. Unsere fortschrittlichen Terminplanungstools können dir dabei helfen und den Ablauf zu jeder Jahreszeit reibungsloser gestalten.

Zeitfenster für besonders gefragte Dienstleistungen festlegen

Nicht alle Dienstleistungen sind bei der Terminplanung gleich komplex. Wenn du deinen Sommerplan erstellst, solltest du Termine für Colorationen, die Vorbereitung auf Hochzeiten und Events sowie Buchungen mit mehreren Dienstleistungen anders behandeln als einen einfachen Haarschnitt oder ein Föhnen. Überlege dir, in den besonders geschäftigen Wochen einen Teil deiner Colorationsplätze gezielt für im Voraus gebuchte Colorationstermine zu reservieren, anstatt sie für Laufkundschaft oder Buchungen am selben Tag freizuhalten, bei denen die Wünsche oft deutlich einfacher sind.

Iasmina Ionescu, Content Marketing Manager bei Fresha, sagte: „Der Sommer ist die Jahreszeit, die die Salons, die vorausgeplant haben, von denen unterscheidet, die in Panik geraten. Der Unterschied liegt in der Regel darin, dass man die richtigen Tools schon hat, bevor es richtig losgeht.“ 

Fresha nimmt dir die operative Last von den Schultern: Automatisierte Anzahlungen, Erinnerungen und Verfügbarkeiten in Echtzeit – damit du dich auf die Kunden in deinem Stuhl konzentrieren kannst, statt auf das Chaos hinter den Kulissen.“

Reservierungsgebühren und Absagebedingungen bei Fresha

Wenn Sie für Sommerbuchungen keine Regelung für Reservierungsgebühren haben, könnte der Sommer der richtige Zeitpunkt sein, um eine solche einzuführen. Nicht, weil deine Kunden unzuverlässig sind, sondern weil ein Nichterscheinen an einem voll ausgebuchten Sommertag erhebliche Kosten verursacht – und der einzige wirksame Schutz davor finanzieller Natur ist.

Eine Richtlinie für Reservierungsgebühren wirkt sich auch auf die Qualität deiner Buchungen aus. Kunden, die eine Anzahlung geleistet haben, um sich einen Termin zu sichern, gehen damit anders um als Kunden, die unverbindlich und eher spekulativ gebucht haben. Eine Regelung für Reservierungsgebühren ist wichtig – besonders bei Optionen wie der Stornierung bis 24 oder 48 Stunden vor dem Termin. So bieten Sie Ihren Kunden Flexibilität und sichern sich gleichzeitig selbst ab. Wir machen es dir ganz einfach. Mehr dazu erfährst du in unserem Help Center.

Was ist wann zu berechnen?

Die Höhe der Reservierungsgebühren hängt von der jeweiligen Dienstleistung und dem Markt ab. Hier eine nützliche Orientierungshilfe:

• Für Colorationen, Balayage und alle Termine, die länger als 90 Minuten dauern: Eine Reservierungsgebühr in Höhe von 25 bis 50 Prozent des Preises der Dienstleistung zum Zeitpunkt der Terminvereinbarung.
• Für Buchungen von Hochzeiten und Brautpartys: Eine nicht erstattungsfähige Reservierungsgebühr in Höhe von 50 Prozent, wobei der Restbetrag 48 Stunden vor dem Termin fällig ist.
• Für neue Kunden, die Premium-Dienstleistungen buchen: Eine geringere Reservierungsgebühr von 25 bis 45 US-Dollar reicht aus, um spekulative Buchungen auszusortieren, ohne echten Kunden das Gefühl zu geben, dass ihnen dadurch ein Hindernis in den Weg gelegt wird.
• Bei Standardschnitten und kürzeren Terminen sind Anzahlungen weniger wichtig. Eine Richtlinie, bei der eine Zahlungskarte hinterlegt wird und bei verspäteter Absage oder Nichterscheinen eine Gebühr anfällt, führt jedoch zu einem ähnlichen Ergebnis – und das mit weniger Aufwand bei der Terminbuchung.

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So kommunizieren Sie die Richtlinie

Das Gespräch über die Reservierungsgebühr ist nur dann unangenehm, wenn du es als unangenehm empfindest. Das ist eine gängige Geschäftspraxis, und die meisten Kunden erwarten sie bei Premium-Terminen oder längeren Terminen. Formuliere es einfach: „Wir erheben eine Reservierungsgebühr, um deine Buchung zu sichern. Sie wird am Tag des Termins von deiner Gesamtsumme abgezogen.“ In den meisten Fällen ist das die einzige Erklärung, die nötig ist.

Gib dein Stornierungsfenster klar an: In der Regel sind es 24 bis 48 Stunden, innerhalb derer eine Reservierungsgebühr zurückerstattet oder auf einen anderen Termin übertragen werden kann. Kunden, die innerhalb dieses Zeitraums stornieren, verlieren ihre Reservierungsgebühr. Das ist keine Strafe, sondern spiegelt lediglich wider, dass eine verspätete Absage eines gebuchten Termins dem Unternehmen tatsächlich Kosten verursacht.

Bei Fresha kannst du für jeden Dienstleistungstyp eine Reservierungsgebühr festlegen, die bei der Online-Buchung automatisch im Bezahlvorgang angewendet wird. Kunden zahlen die Reservierungsgebühr bei der Buchung und den Restbetrag am Tag des Termins – ganz ohne manuellen Rechnungsprozess deinerseits. Die Zahlungstools von Fresha unterstützen  auch Richtlinien für hinterlegte Zahlungskarten bei verspäteten Absagen. So bist du geschützt, ohne dass bei jeder Buchung eine Vorauszahlung erforderlich ist.

Weniger Nichterscheinen

Nichterscheinen ist das, was im Sommer in einem Salon am meisten stört. Ein Termin für eine Coloration, der an einem Samstag im Juli um 10 Uhr nicht wahrgenommen wird, ist nicht nur eine verpasste Buchung. Es ist eine Lücke, die kurzfristig nicht geschlossen werden kann, ein Teammitglied, das während eurer geschäftigsten Zeit untätig bleibt, und Umsatz, der einfach verloren ist.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Fälle von Nichterscheinen nicht böswillig sind. Sie entstehen, weil Kunden Termine vergessen, sie verwechseln oder davon ausgehen, dass sie kurzfristig ohne Konsequenzen absagen können. All das lässt sich mit den richtigen Systemen lösen.

Automatisierte Erinnerungen

Eine Terminerinnerung, die 48 Stunden vor dem Termin gesendet wird, gefolgt von einer zweiten Erinnerung 24 Stunden vorher, reduziert Nichterscheinen deutlich. Die Erinnerung 48 Stunden im Voraus gibt Kunden ausreichend Zeit, um den Termin abzusagen, und dir genug Zeit, um den frei gewordenen Termin neu zu vergeben. Die Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin erreicht jene Kunden, die die erste Erinnerung erhalten haben und daraufhin nichts unternommen haben.

Fresha sendet standardmäßig automatisch Erinnerungen per SMS und E-Mail. Du kannst den Zeitpunkt und den Inhalt der Nachricht in deinen Unternehmenseinstellungen festlegen. Das System übernimmt dann den Versand, ohne dass dein Team manuell nachfassen muss. Bei besonders wichtigen Terminen (Färben, Brautstyling, alle Buchungen, die länger als zwei Stunden dauern) lohnt es sich außerdem, am Vortag eine persönliche Nachricht vom Stylisten hinzuzufügen. Die Kombination aus automatisierter Erinnerung und persönlicher Note ist spürbar effektiver, als jede der beiden Maßnahmen allein.

Klicks zur Bestätigung

Eine Erinnerung, in der Kunden gebeten werden, ihr Kommen zu bestätigen (statt sie nur zu informieren), gibt Ihnen frühzeitig einen Hinweis auf mögliche Nichterscheinungen. Wenn ein Kunde seinen Termin nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters bestätigt, kannst du proaktiv nachfassen, anstatt erst dann zu bemerken, dass er nicht gekommen ist.

Klare Bedingungen für verspätete Absagen, die konsequent angewendet werden

Der mit Abstand wichtigste Grund für wiederholtes Nichterscheinen ist mangelnde Konsequenz. Wenn Kunden erfahren, dass deine Stornierungsbedingungen mal durchgesetzt werden und mal nicht, wenn sie eine gute Ausrede haben, werden sie sie als optional betrachten. Wenn die Richtlinie vom ersten Mal an freundlich, aber konsequent durchgesetzt wird, wird sie verstanden und respektiert, statt auf die Probe gestellt.

Das bedeutet nicht, bei echten Notfällen unnachgiebig gegenüber Kunden zu sein. Es bedeutet, nicht routinemäßig die Kosten für vermeidbare kurzfristige Absagen zu tragen, nur weil das Gespräch unangenehm ist. Die Zeit deines Teams ist wertvoll, und die Richtlinie schützt sie.

Annabelle Taurua, Beauty-Expertin bei Fresha: „Salons, die den Sommer besonders gut meistern, haben meist zwei Dinge gemeinsam: eine Richtlinie für Reservierungsgebühren, an die sie sich tatsächlich halten, und automatische Erinnerungen, damit nichts übersehen wird.“ Keine dieser beiden Maßnahmen erfordert einen großen Aufwand. 

Man muss sie nur einmal einrichten und dann das System die Arbeit erledigen lassen. Es verändert das Gefühl einer geschäftigen Sommersaison wirklich grundlegend.“

Wartelistenverwaltung über Fresha 

Jede Absage, die du im Sommer erhältst, ist auch eine Chance, den frei gewordenen Termin mit einem Kunden zu besetzen, der ohnehin kommen möchte. Eine aktiv verwaltete Warteliste verwandelt einen erheblichen Teil dieser Lücken in Umsatz, der sonst verloren ginge. Du könntest sogar Last-minute-Termine mit Rabatt anbieten, um in ruhigeren Zeiten mehr Termine im Kalender zu füllen.

Das Schlüsselwort lautet „aktiv“. Eine Warteliste, die nur in einem Notizbuch vermerkt ist, oder die bloße Absicht, „zu prüfen, ob jemand einen Termin möchte“, wird im Vergleich zu einer systematisch gepflegten Liste deutlich weniger effektiv sein. Hier erfährst du, wie du es richtig machst.

• Führen Sie eine fortlaufende Liste der Kunden, die Termine angefragt haben, die zum Zeitpunkt ihres Anrufs oder ihrer Buchung nicht verfügbar waren. Das sind deine vielversprechendsten Leads, wenn ein Termin frei wird.
• Wenn eine Absage eingeht, kontaktiere sofort die Person ganz oben auf der Warteliste. Schnelligkeit ist wichtig, da Sommerkunden häufig nur zu bestimmten Zeiten verfügbar sind. Ein Termin, der an einem Mittwoch frei wird, muss bis Mittwochmittag besetzt werden, sonst bleibt er wahrscheinlich leer.
• Gib Kunden auf der Warteliste ein kurzes Zeitfenster, um zu antworten (zwei bis vier Stunden bei Terminen am selben oder am nächsten Tag), bevor du zur nächsten Person auf der Liste übergehst. Einen Termin im Ungewissen zu lassen und auf eine Antwort zu warten, die möglicherweise gar nicht kommt, kostet dich mehr, als der Zeitdruck den Kunden kostet.
• Überlege dir, eine eigene Warteliste für deine besonders gefragten Teammitglieder einzurichten. Kunden, die gezielt einen bestimmten Stylisten wünschen, sind oft bereit, genau auf dessen Termin zu warten, anstatt einen gleichwertigen Termin bei jemand anderem wahrzunehmen.

Das Online-Buchungssystem von Fresha erfasst und verwaltet Wartelistenanfragen automatisch und meldet, sobald ein passender Termin verfügbar wird. Anstatt eine Liste manuell durchzugehen, übernimmt die Plattform den gesamten Ablauf der Benachrichtigung und der erneuten Buchung. So muss dein Empfangsteam den Sommer nicht damit verbringen, am Telefon hinterherzutelefonieren, um freigewordene Termine neu zu vergeben.

Dein Team während der Hochsaison leistungsfähig halten

Im Sommer steht nicht nur der Umsatz auf dem Spiel. Ihr Team steht ebenfalls auf dem Spiel. Die Salons, die den August in guter Verfassung hinter sich lassen, sind diejenigen, in denen der Eigentümer die Kapazitäten des Teams genauso sorgfältig im Blick hatte wie die Kapazitäten für die Kunden. Ein Stylist, der Ende Juli schon ausgebrannt ist, wird nicht die Qualität liefern, die den von dir geplanten, voll ausgebuchten August gerechtfertigt hätte.

Urlaubsplanung

Im Sommer möchte dein Team am liebsten Urlaub nehmen – genau dann, wenn du es dir am wenigsten leisten kannst, mit zu wenig Personal dazustehen. Es gibt keine perfekte Lösung für diesen Konflikt, aber es gibt Möglichkeiten, ihn so zu bewältigen, dass sie fair erscheinen und im Betrieb funktionieren.

Lege frühzeitig einen Zeitraum für Urlaubsanfragen im Sommer fest. Wenn du alle Urlaubsanträge bis Ende April einreichst, kannst du Entscheidungen treffen, sie klar kommunizieren und Vertretungen planen, bevor die Saison beginnt – statt im Juni reaktiv zu reagieren. Ob man bei begehrten Wochen nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vorgeht oder ein Rotationssystem einführt, ist eine strategische Entscheidung, die jedes Unternehmen anders trifft. Eine klare Regelung ist jedoch besser als Ad-hoc-Entscheidungen, die Unmut stiften. Unsere Dispositionssysteme sind marktführend und helfen dir und deinem Team, eure Prozesse zu optimieren. Erfahre in unserem Helpcenter mehr darüber, wie du Abwesenheitszeiten verwalten kannst.

Staffelt nach Möglichkeit die Vertretung in Spitzenwochen. Wenn du vier Stylistinnen und Stylisten hast und zwei von ihnen die letzte Juliwoche frei haben möchten, stellt sich nicht die Frage, ob du zustimmen solltest, sondern wie du sicherstellen kannst, dass die beiden anderen in dieser Woche nicht mit 150 Prozent ihrer Kapazität arbeiten müssen. Eine bewährte Freelancerin oder einen Aushilfsstylisten für die Spitzenwochen hinzuzuziehen, ist eine echte Option, für die sich eine entsprechende Budgetplanung lohnt.

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Tempo, nicht nur Quantität

Ein Team, das zwölf Wochen am Stück an seiner Leistungsgrenze arbeitet, wird im September und Oktober, wenn die ruhigere Zeit nach dem Sommer anbricht, schwächere Leistungen erbringen. Wenn man im Sommer gezielt ruhigere Tage in die Planung einbaut, bedeutet das keinen Umsatzverlust. Es ist vielmehr eine Form der Pflege.

Konkret bedeutet das: ein oder zwei geschützte Stunden pro Woche und pro Stylist, in denen keine Kundentermine stattfinden – für Verwaltungsaufgaben, Weiterbildung oder einfach für eine angemessene Mittagspause. Ein geschützter freier Tag pro Woche, der nicht nach und nach durch „nur noch einen Termin“ aufgezehrt wird. Klare Feierabendzeiten, die eingehalten werden, statt als unverbindliche Vorschläge zu gelten, wenn der Arbeitstag länger dauert.

Nachfragen – und zwar nicht nur nach den Ergebnissen

Das wichtigste Gespräch im Team im Sommer lautet nicht „Erreichen wir unsere Ziele?“, sondern „Wie geht es dir?“ Ein Burnout kündigt sich nicht lautstark an. Es zeigt sich meist in kleinen Dingen: längere Bearbeitungszeiten, kürzere Beratungsgespräche, weniger Upselling, häufigere Krankmeldungen. Eine Führungskraft, die regelmäßig und aufrichtig nachfragt, erkennt Burnout eher frühzeitig als eine, die es erst bemerkt, wenn die Leistungsdaten abfallen. Deshalb hier ein paar Tipps von unseren Experten bei Fresha:

Dein Fresha Konto für den Sommer einrichten

Das meiste, was in diesem Artikel beschrieben wird, lässt sich deutlich einfacher umsetzen, wenn deine Buchungsinfrastruktur die Hauptarbeit übernimmt. Ein paar Punkte, die es vor der Hochsaison zu prüfen oder einzurichten lohnt:

• Die Regeln für Reservierungsgebühren gelten je nach Art der Dienstleistung. Bei längeren Terminen wird daher bei der Buchung automatisch eine Reservierungsgebühr erhoben – ganz ohne manuellen Eingriff.
• Automatische Erinnerungsnachrichten, die 48 Stunden und 24 Stunden vor dem Termin versendet werden. Diese Nachrichten enthalten die Absagebedingungen, damit Kunden bei jedem Kontakt daran erinnert werden.
• Die Online-Buchung ist für dein gesamtes Sommerangebot geöffnet, einschließlich aller neuen saisonalen Dienstleistungen, die du hinzugefügt hast. So können Kunden selbst buchen, anstatt anzurufen oder Nachrichten zu schreiben.
• Für die Urlaubszeiten der Teammitglieder sind Verfügbarkeitsblöcke eingerichtet, damit das Buchungssystem die tatsächliche Verfügbarkeit anzeigt und keine Termine erscheinen, die gar nicht belegt werden können.
• Berichte sind so eingerichtet, dass du die wöchentliche Auslastung im Sommer überprüfen kannst. So erkennst du ein Muster von Überlastung, bevor es zu einem Problem wird, und nicht erst danach.

Wenn du noch nicht bei Fresha bist und deine Buchungen über eine Kombination aus Telefon, Instagram-Direktnachrichten und einem Papierkalender verwaltest, wird dieser Ansatz gerade im Sommer richtig teuer. Fresha für Unternehmen hat über 130.000 Partner, die uns ihr Vertrauen schenken und uns ihre Zeit anvertrauen. Die Zeit, die sie in einem geschäftigen Sommer durch den Wegfall der manuellen Terminverwaltung sparen, macht sich nahezu sofort bezahlt. Deine Kunden buchen online. Reservierungsgebühren werden automatisch eingezogen. Erinnerungen werden automatisch versendet, ohne dass jemand sie manuell verschicken muss. Und du hast die Daten, um bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie du die Saison gestaltest.

Fragen, die Saloninhaber zum Thema Buchungsmanagement im Sommer haben

Wie lange im Voraus sollte ich die Buchungen für den Sommer freigeben?

Sechs bis acht Wochen vor deiner erwarteten Hochsaison sind ein guter Anhaltspunkt. In Salons mit besonders gefragten Stylisten möchten manche Kunden besonders weit im Voraus buchen. Wenn Sie für Termine im Juni und Juli ein Buchungsfenster von acht bis zehn Wochen im Voraus öffnen, sichern Sie sich diese Kunden, bevor sie sich anderweitig umsehen. Das Risiko, zu weit im Voraus Termine freizugeben, besteht darin, dass sich dein Zeitplan ändert und du am Ende mit unschönen Lücken dastehst. Achte also darauf, die frühe Verfügbarkeit mit einer realistischen Einschätzung abzugleichen, wie fest die Verfügbarkeit deines Teams tatsächlich ist.

Ist es unangemessen, für einen Standardschnitt eine Reservierungsgebühr zu verlangen?

Bei einem Standardschnitt ist eine Regelung mit hinterlegter Zahlungskarte (bei der nur dann eine Gebühr anfällt, wenn der Kunde nicht erscheint oder innerhalb von 24 Stunden storniert) in der Regel angemessener als eine im Voraus zu zahlende Reservierungsgebühr. Reservierungsgebühren für kurze, kostengünstigere Termine können bei neuen Kunden als störend empfunden werden und sind schwerer zu rechtfertigen, wenn das finanzielle Risiko gering ist. Verlangen Sie Vorauszahlungen nur bei Terminen, die länger als 90 Minuten dauern, bei neuen Kunden, die Premium-Dienstleistungen buchen, sowie bei Buchungen für Events oder Hochzeiten, bei denen der Termin realistisch gesehen nicht kurzfristig neu vergeben werden kann.

Wie gehe ich mit einem Kunden um, der nicht zum Termin erscheint und anschließend um eine erneute Terminvereinbarung bittet?

Wende deine Richtlinie konsequent an und erkläre sie in ruhigem Ton. Wenn die Reservierungsgebühr aufgrund der Bedingungen bei Nichterscheinen verfallen ist, ist sie verfallen. Du kannst den Kunden natürlich gern erneut buchen. Wenn du dabei aber die Bedingungen nicht anwendest, vermittelst du damit den Eindruck, dass diese Bedingungen verhandelbar sind. Eine einfache Erklärung wie „Die Reservierungsgebühr hat den Termin abgedeckt, den Sie verpasst haben. Sie können gerne erneut buchen, und wir nehmen dann eine neue Reservierungsgebühr, um den Termin zu sichern“ ist eine angemessene und professionelle Antwort. Die meisten Kunden akzeptieren dies ohne Beanstandungen, sobald es ihnen klar erklärt wurde.

Wie lässt sich der Urlaubswunsch-Vergabeprozess in einem kleinen Team am besten fair gestalten?

Legt die Regelung vor der Saison fest und teilt sie allen gleichzeitig und klar mit. Egal, ob Sie nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vorgehen, ein Rotationssystem für besonders gefragte Wochen nutzen oder Urlaubstage nach einem Punktesystem vergeben – Fairness entsteht dadurch, dass für alle die gleichen Regeln gelten, statt von Fall zu Fall zu entscheiden, was unweigerlich als inkonsistent empfunden wird. Fordern Sie alle Urlaubsanfragen für den Sommer bis zu einem bestimmten Datum im April an, bestätigen Sie die Entscheidungen zügig, und halten Sie sich, sobald der Plan feststeht, daran – es sei denn, es liegt ein echter Notfall vor.

Woher weiß ich, ob ich im Sommer zu viele oder zu wenige Mitarbeitende habe?

Wenn du über Auslastungsdaten verfügst, zeigen sie dir das eindeutig. Wenn dein Team an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen durchgehend zu über 90 Prozent ausgelastet ist, besteht das Risiko einer Überlastung. Wenn bestimmte Teammitglieder durchgehend bei 60 Prozent oder darunter liegen, während andere über 90 Prozent erreichen, hast du eher ein Problem mit der Arbeitsverteilung als ein Kapazitätsproblem. Wenn Sie diese Daten im Sommer wöchentlich statt monatlich prüfen, haben Sie ausreichend Vorlaufzeit, um Anpassungen vorzunehmen, bevor das Ungleichgewicht zu einem Problem für die Leistung oder das Wohlbefinden wird.

Der Sommer ist eine Bewährungsprobe. Bestehen Sie jetzt, nicht erst im September.

Die Entscheidungen, die darüber bestimmen, wie dein Sommer verläuft, werden meist schon vor Juni getroffen. Die Reservierungsgebühr-Richtlinie, die du noch nicht eingeführt hast, der Urlaubsplan, der noch ausgehandelt wird, das Buchungssystem, das immer noch auf manuelle Erinnerungen angewiesen ist – das sind die Dinge, die dir im Juli und August Probleme bereiten werden, wenn keine Zeit mehr bleibt, sie mitten im Betrieb zu korrigieren.

Nichts davon ist kompliziert. Ein paar Stunden Einrichtung im Mai ersparen im Sommer Wochenlanges Feuerlöschen. Räume deine Kapazitätsregeln in Ordnung, aktiviere deine Richtlinien für Reservierungsgebühren, stelle sicher, dass deine Erinnerungen automatisiert sind, und führe jetzt das Gespräch über den Urlaub mit deinem Team. Lass dann die Saison ihren Lauf nehmen, so wie es Sommersaisons eben tun, und geh am Ende mit einem intakten Unternehmen und einem intakten Team daraus hervor.

Möchtest du wissen, wie Fresha die betrieblichen Abläufe in einer geschäftigen Sommersaison meistern kann – von automatisierten Anzahlungen und Erinnerungen über die Verwaltung von Wartelisten bis hin zum Echtzeit-Reporting der Kapazitäten? Entdecke hier Fresha für Unternehmen. Kostenlose Registrierung, keine Abogebühren und speziell für Salons und Beauty-Unternehmen entwickelt.

👉 Wenn du aus diesem Text eine Erkenntnis mitnimmst, sollte es diese sein: Lege deine Richtlinien für Reservierungsgebühren fest, automatisiere deine Erinnerungen und gib deine Verfügbarkeit für den Sommer frei, bevor die Hochsaison beginnt. Alle drei Punkte lassen sich ganz einfach über Fresha für Unternehmen erledigen: Richtlinien für Anzahlungen und hinterlegte Zahlungskarten werden bei der Buchung automatisch angewendet, Erinnerungen werden automatisch versendet, ohne dass jemand sie manuell verschicken muss, und deine Echtzeit-Kapazitätsdaten stehen dir über die Reporting-Tools von Fresha jederzeit zur Verfügung. 

Wenn Sie schon länger vorhatten, vor dem Sommer ein richtiges Buchungssystem einzuführen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.