Programări de vară: succes în vară pentru saloane

Vara este anotimpul pe care fiecare proprietar de salon îl așteaptă cu nerăbdare. Agenda se umple, veniturile curg, iar în salon se simte o atmosferă plină de viață, care nu există la fel în nicio altă perioadă a anului. Oportunitatea este reală și e la îndemână; singurul lucru pe care trebuie să-l faci este să fii cât se poate de bine pregătit. Simplu, nu-i așa?

Pentru a profita la maximum de vară, nu e suficient doar să primești cât mai multe programări posibil. Este vorba despre a accepta rezervările potrivite, a-ți proteja capacitatea disponibilă și a gestiona o afacere care să nu se prăbușească sub propria aglomerație. Saloanele care fac asta bine nu sunt neapărat cele mai mari sau cele cu cel mai bun personal. Sunt cele care și-au făcut planurile din timp, înainte să înceapă aglomerația, în loc să stingă incendiile pe măsură ce apar. Iar Fresha îți pune la dispoziție cele mai avansate instrumente de management și sisteme de rezervări de pe piață, dându-ți o mână de ajutor în această vară.

Acest ghid acoperă cele cinci domenii care fac cea mai mare diferență în practică: planificarea capacității, politicile privind avansul și anularea, reducerea neprezentărilor, gestionarea listei de așteptare și menținerea echipei tale funcționale în perioada de vârf. Toate acestea pot fi puse în practică acum, înainte ca sezonul să înceapă cu adevărat.

Fox & Vamp, Londra

Planificarea eficientă a capacității

Cea mai frecventă greșeală din timpul verii este suprarezervarea. Nu în sensul evident al dublei programări, ci într-un mod mai subtil și mai dăunător: strecori încă o programare în fiecare interval, adaugi timp suplimentar pentru clienții fără programare și accepți fiecare solicitare, până când agenda pare plină din punct de vedere tehnic, dar imposibil de gestionat din punct de vedere operațional.

Capacitatea reală nu este numărul maxim de programări pe care le pot susține fotoliile tale. Este numărul de programări pe care echipa ta le poate onora bine, în mod constant, pe parcursul mai multor săptămâni, fără ca nivelul calității să scadă și fără ca stresul să devină insuportabil. Adesea, aceste două cifre sunt destul de diferite.

Începe cu datele de vara trecută

Dacă ai date despre rezervări de vara trecută, acestea reprezintă cel mai util instrument de planificare pe care îl ai. Analizați în ce săptămâni ați fost cu adevărat sub capacitate, în care ați avut suprerezervări, ce servicii au creat cele mai multe probleme de programare și unde ați avut cele mai multe anulări de ultim moment sau neprezentări. Acest tipar se va repeta și anul acesta, cam în aceeași formă, dacă nu schimbi ceva în mod activ.

Pe Fresha, rapoartele și analizele tale îți arată numărul de programări, gradul de utilizare per membru al echipei și tiparele de anulări pentru orice interval de timp; dacă vrei să afli mai multe, accesează Centrul de ajutor, unde găsești o prezentare detaliată a opțiunilor noastre de raportare și analiză. O comparație cu perioada iunie-august a anului trecut îți oferă o bază pentru planificarea capacității din acest an înainte de deschiderea sezonului, în loc să descoperi cum arată aceasta după ce ai intrat deja în sezon.

Adaugă timp suplimentar de rezervă

În timpul verii, programările durează mai mult, mai des decât în alte perioade ale anului. Clienții care vin pentru colorare au cereri mai complexe, clienții noi au nevoie de consultații mai lungi sau oamenii sunt într-o stare de spirit de vacanță și nu se grăbesc să plece. Programarea fără timp tampon între programări funcționează bine într-o marți obișnuită din februarie. Într-o sâmbătă din iulie, cu toate locurile rezervate, o singură întârziere are efect în cascadă pe parcursul întregii zile.

O regulă practică: în săptămânile de vârf, adaugă 10-15 minute de rezervă la fiecare programare pentru vopsire și la fiecare interval pentru clienți noi. Pare o pierdere de venituri, dar, de fapt, îți protejează veniturile pe care le ai deja. Un client care așteaptă 45 de minute după ora programării nu rezervă din nou. Instrumentele noastre avansate de programare te pot ajuta în acest sens, făcând procesul mai simplu în fiecare sezon.

Stabilește intervale orare pentru serviciile cu cerere mare

Nu toate serviciile au aceeași complexitate în ceea ce privește planificarea. Când planifici programul de vară, programările pentru vopsit, pregătirea pentru nunți și evenimente, precum și orice rezervare pentru mai multe servicii trebuie tratate diferit față de o simplă tunsoare sau o coafură cu uscătorul. În săptămânile de vârf, ia în considerare să rezervi o parte din fotoliile pentru vopsit special pentru programările făcute în avans, în loc să le lași deschise pentru clienți fără programare sau pentru programări în aceeași zi, care ar putea veni cu cerințe mult mai simple.

Iasmina Ionescu, manager de content marketing la Fresha, a declarat: „Vara este sezonul care face diferența între saloanele care au planificat și cele care au intrat în panică, iar diferența se rezumă de obicei la a avea instrumentele potrivite pregătite înainte să înceapă perioada aglomerată. 

Fresha îți ia de pe umeri povara operațională: avansuri automate, mementouri, disponibilitate în timp real, astfel încât să te poți concentra pe clienții din fotoliu, în loc să te ocupi de haosul din culise.”

Politici privind avansurile și anulările cu Fresha

Dacă nu ai o politică de avans pentru programările de vară, vara ar putea fi momentul să introduci una. Nu pentru că nu ai încredere în clienții tăi, ci pentru că o neprezentare într-o zi de vară cu programul complet rezervat are un cost semnificativ, iar singura protecție eficientă împotriva acestui risc este una financiară.

O politică privind avansurile influențează și calitatea programărilor tale. Clienții care au plătit în avans pentru a-și asigura o programare o tratează altfel decât un client care a rezervat la întâmplare, fără nicio obligație. Un sistem de avans este important, mai ales pentru opțiuni precum anularea cu 24 sau 48 de ore înainte, oferindu-i clientului flexibilitate, iar ție siguranță. Îți facem totul extrem de simplu. Află mai multe în Centrul nostru de ajutor.

Ce să percepi și când

Valoarea avansului variază în funcție de serviciu și de piață. Iată un cadru util:

• Pentru servicii de colorare, balayage și orice programare de peste 90 de minute: un avans de 25 până la 50% din prețul serviciului în momentul rezervării.
• Pentru programări pentru nunți și petreceri de mirese: avans nerambursabil de 50%, iar restul de plătit cu 48 de ore înainte de programare.
• Pentru clienții noi care rezervă servicii premium: un avans mai mic, între 25 și 45 USD, este suficient pentru a filtra rezervările speculative, fără a crea o barieră pentru clienții reali.
• Pentru tunsori standard și programări mai scurte, avansul nu este atât de necesar, însă o politică de înregistrare a cardului (prin care se aplică o taxă pentru anulare întârziată sau neprezentare) are un rezultat similar, cu mai puține complicații la momentul rezervării.

Fox & Vamp, Londra

Cum comunici politica

Discuția despre avans este incomodă doar dacă o tratezi ca fiind incomodă. Este o practică standard în afaceri și majoritatea clienților se așteaptă la asta pentru programări premium sau pentru cele de lungă durată. Formulează simplu: „Percepem un avans pentru a-ți asigura programarea. Se deduce din suma totală în ziua respectivă.” În majoritatea cazurilor, asta e singura explicație necesară.

Precizează clar perioada de anulare: de obicei, 24 până la 48 de ore pentru ca avansul să fie returnat sau transferat către o altă programare. Clienții care anulează în acest interval pierd avansul. Nu este vorba despre o măsură punitivă, ci despre reflectarea faptului că o anulare tardivă a unui interval orar rezervat generează efectiv costuri pentru afacere.

Pe Fresha, poți seta avansul pentru fiecare tip de serviciu, iar acesta se aplică automat la finalizarea plății în timpul programării online. Clienții plătesc avansul când fac rezervarea, iar restul în ziua respectivă, fără niciun proces manual de facturare din partea ta. Instrumentele de plată Fresha acceptă  și politicile de card salvat pentru anulările întârziate, oferindu-ți protecție fără a fi nevoie de plată în avans la fiecare rezervare.

Reducerea neprezentărilor

Neprezentările sunt cel mai mare obstacol care apare într-un salon în timpul verii. O programare pentru vopsire la care clientul nu apare la ora 10 dimineața într-o sâmbătă din iulie nu înseamnă doar o programare pierdută. Este un gol care nu poate fi acoperit pe termen scurt, un membru al echipei care stă degeaba în cea mai aglomerată perioadă a ta și venituri care pur și simplu dispar.

Vestea bună este că, în majoritatea cazurilor, neprezentările nu sunt intenționate. Se întâmplă pentru că unii clienți uită, confundă datele sau cred că pot anula în ultimul moment fără nicio consecință. Toate acestea pot fi rezolvate cu sistemele potrivite.

Mementouri automate

Un memento privind programarea trimis cu 48 de ore înainte de programare, urmat de un al doilea memento cu 24 de ore înainte, reduce semnificativ numărul de neprezentări. Mementoul de 48 de ore le oferă clienților suficient timp pentru a anula, iar ție îți dă suficient timp să ocupi intervalul respectiv dacă ei anulează. Mementoul trimis cu 24 de ore înainte îi prinde pe clienții care au primit primul memento și nu au luat nicio măsură.

Fresha trimite în mod standard mementouri automate prin SMS și e-mail. Poți configura momentul și conținutul mesajelor din setările afacerii tale, iar sistemul se ocupă de trimiterea lor, fără nicio acțiune manuală din partea echipei tale. Pentru programările cu valoare ridicată (colorare, coafură de mireasă sau orice programare de peste două ore), merită să adaugi și un mesaj personal de la stilist cu o zi înainte. Combinația dintre mementoul automat și nota personală este vizibil mai eficientă decât oricare dintre ele luate separat.

Click-uri de confirmare

Un memento care le solicită clienților să confirme prezența (în loc să îi informeze doar) te avertizează din timp cu privire la posibilele neprezentări. Dacă un client nu confirmă într-un anumit interval de timp, poți lua legătura proactiv, în loc să descoperi golul atunci când acesta nu apare.

O politică clară de anulare târzie, aplicată în mod consecvent

Cel mai important factor care duce la neprezentări repetate este inconsecvența. Dacă clienții află că politica ta de anulare este aplicată uneori, dar se renunță la ea dacă au o scuză întemeiată, o vor considera opțională. Aplicarea politicii cu amabilitate, dar în mod consecvent încă de la început înseamnă că aceasta este înțeleasă și respectată, în loc să fie pusă la încercare.

Asta nu înseamnă să fii rigid cu clienții în situații de urgență reală. Înseamnă să nu preiei în mod obișnuit costul anulărilor de ultim moment care pot fi evitate doar pentru că discuția pare incomodă. Timpul echipei tale are valoare, iar politica îl protejează.

Annabelle Taurua, expert în frumusețe la Fresha: „Saloanele care trec cel mai bine peste vară au, de obicei, două lucruri în comun: o politică privind avansurile, pe care o respectă cu adevărat, și mementouri care se trimit automat, astfel încât nimic să nu fie trecut cu vederea.” Niciuna dintre aceste măsuri nu necesită un efort uriaș. 

Trebuie doar să le configurezi o singură dată și să lași sistemul să facă treaba. Asta schimbă cu adevărat atmosfera unui sezon estival aglomerat.”

Gestionarea listei de așteptare prin Fresha 

Fiecare anulare pe care o primești în timpul verii este și o oportunitate de a ocupa un interval cu un client care dorește deja să vină. O listă de așteptare gestionată activ transformă o mare parte din aceste intervale libere în venituri care altfel s-ar pierde. Ai putea chiar să oferi programări cu reducere de ultim moment, pentru a umple mai mult calendarul în perioadele mai liniștite.

Cuvântul-cheie este „activ”. O listă de așteptare ținută într-un caiet sau o simplă intenție de a „verifica dacă vrea cineva un loc liber” va da rezultate mai slabe decât una gestionată în mod sistematic. Iată cum o gestionezi corect.

• Păstrează o listă actualizată cu clienții care au solicitat programări ce nu erau disponibile atunci când au sunat sau au făcut rezervarea. Aceștia sunt cei mai promițători potențiali clienți atunci când se eliberează un interval orar.
• Când primești o anulare, contactează imediat prima persoană de pe lista de așteptare. Viteza contează, deoarece clienții din perioada de vară au adesea intervale specifice de disponibilitate. Un interval care se deschide într-o zi de miercuri trebuie ocupat până miercuri după-amiaza, altfel cel mai probabil va rămâne liber.
• Oferă clienților de pe lista de așteptare un interval scurt pentru a răspunde (două până la patru ore pentru programările din aceeași zi sau din ziua următoare) înainte de a trece la următoarea persoană de pe listă. Să lași un interval de timp în suspans, așteptând un răspuns care s-ar putea să nu vină, te costă mai mult decât îl costă pe client presiunea timpului.
• Ia în considerare o listă de așteptare dedicată pentru cei mai solicitați membri ai echipei tale. Clienții care doresc în mod special un anumit stilist sunt adesea dispuși să aștepte exact acel interval, în loc să aleagă unul echivalent cu altcineva.

Sistemul de programări online Fresha înregistrează și gestionează automat cererile de pe lista de așteptare, semnalizând când devine disponibil un interval orar corespunzător. În loc să parcurgeți manual o listă, platforma se ocupă de fluxul de notificări și de rezervările făcute din nou, astfel încât recepția să nu fie nevoită să-și petreacă vara la telefon, încercând să umple locurile eliberate de anulări.

Menținerea echipei tale funcționale în perioada de vârf

Veniturile nu sunt singurul lucru care este în joc vara. E vorba și de echipa ta. Saloanele care ies din luna august în formă bună sunt cele în care proprietarul a tratat capacitatea echipei cu aceeași rigoare pe care a aplicat-o și în cazul capacității de primire a clienților. Un stilist care este epuizat până la sfârșitul lunii iulie nu va oferi calitatea care să justifice luna august complet rezervată pe care o planificai.

Planificarea concediilor

Vara este perioada în care echipa ta își dorește cel mai mult concediu și în care îți permiți cel mai puțin să ai personal insuficient. Nu există o soluție perfectă pentru această tensiune, dar există modalități de a o gestiona care par corecte și funcționează din punct de vedere operațional.

Stabilește din timp perioada de solicitare a concediilor de vară. Dacă soliciți ca toate cererile de concediu să fie depuse până la sfârșitul lunii aprilie, poți lua decizii, le poți comunica în mod clar și poți planifica înlocuirile înainte de începerea sezonului, în loc să gestionezi situația reactiv, în luna iunie. Fiecare companie decide diferit dacă în săptămânile populare să aplice principiul „primul venit, primul servit” sau un sistem de rotație, însă o politică explicită este mai bună decât deciziile ad-hoc care generează nemulțumiri. Sistemele noastre de programare sunt cele mai bune de pe piață și te ajută să eficientizezi procesele tale și ale echipei tale. Află mai multe despre gestionarea timpului liber în centrul nostru de asistență.

Dacă este posibil, eșalonează acoperirea în săptămânile de vârf. Dacă ai patru stiliști și doi dintre ei vor să-și ia liber ultima săptămână din iulie, întrebarea nu este dacă să le accepți cererea, ci cum să te asiguri că ceilalți doi nu vor lucra la 150% din capacitate în acea săptămână. Angajarea unui freelancer de încredere sau a unui stilist înlocuitor pentru săptămânile de vârf este o opțiune reală pentru care merită să aloci buget.

Fox & Vamp, Londra

Ritm, nu doar volum

O echipă care funcționează la capacitate maximă timp de douăsprezece săptămâni consecutive este o echipă care va avea rezultate sub așteptări în septembrie și octombrie, când vine perioada mai liniștită de după vară. Includerea intenționată a unor zile mai ușoare în programul de vară nu înseamnă venituri pierdute. Este o măsură de menținere.

Practic: una sau două ore protejate fără clienți pe săptămână pentru fiecare stilist, pentru administrație, dezvoltare profesională continuă sau pur și simplu o pauză de prânz adecvată. O zi liberă garantată pe săptămână, care nu este erodată treptat de „încă o programare”. Ore clare de sfârșit de zi care sunt respectate, nu tratate ca sugestii atunci când ziua se prelungește.

Verifică și cum se simt oamenii, nu doar rezultatele

Discuția din echipă care contează cel mai mult vara nu este „ne atingem obiectivele?”, ci „cum te simți?”. Epuizarea profesională nu își face apariția cu mare zarvă. Tinde să se manifeste prin mici semne: timpi de serviciu mai lenți, consultații mai scurte, mai puține vânzări suplimentare, mai multe zile de concediu medical. Un manager care întreabă în mod regulat și sincer are mai multe șanse să depisteze problema din timp decât unul care o observă doar când scad datele de performanță. Iată câteva sfaturi de la experții noștri de la Fresha:

Configurarea contului tău Fresha pentru vară

Majoritatea lucrurilor descrise în acest articol sunt mult mai ușor de realizat dacă infrastructura ta de rezervări face munca grea. Câteva lucruri pe care merită să le verifici sau să le configurezi înainte de vârful sezonului:

• Regulile privind avansul se aplică în funcție de tipul de serviciu, astfel încât, pentru programările de lungă durată, avansul este încasat automat în momentul rezervării, fără nicio intervenție manuală.
• Mementouri automate configurate la 48 de ore și 24 de ore, cu un mesaj care include politica de anulare, astfel încât clienții să fie informați la fiecare punct de contact.
• Programări online deschise pentru întreaga ta ofertă de vară, inclusiv pentru orice servicii noi de sezon pe care le-ai adăugat, astfel încât clienții să poată face rezervări singuri, în loc să sune sau să trimită mesaje.
• Blocuri de disponibilitate setate pentru perioadele de concediu ale membrilor echipei, astfel încât sistemul de rezervări să reflecte disponibilitatea reală, în loc să afișeze intervale care nu pot fi ocupate.
• Rapoarte configurate pentru a analiza utilizarea săptămânală în timpul verii, astfel încât să poți observa un model de suprasolicitare înainte să devină o problemă, nu după.

Dacă încă nu ești pe Fresha și gestionezi rezervările printr-o combinație de telefon, mesaje directe pe Instagram și un jurnal de hârtie, vara este momentul în care această abordare devine cu adevărat costisitoare. Fresha pentru Afaceri are peste 130.000 de parteneri care ne încredințează timpul lor, iar timpul economisit prin eliminarea gestionării manuale a rezervărilor într-o vară aglomerată își scoate banii aproape imediat. Clienții tăi fac rezervări online. Avansurile sunt colectate automat. Mementourile sunt trimise fără ca cineva să fie nevoit să le trimită. Și ai datele necesare pentru a lua decizii mai bune despre cum să gestionezi sezonul.

Întrebări pe care proprietarii de saloane le pun despre gestionarea programărilor pe timpul verii

Cu cât timp în avans ar trebui să deschid programările pentru vară?

Un interval de șase până la opt săptămâni înainte de perioada de vârf prevăzută este un bun punct de plecare. În saloanele cu stiliști foarte solicitați, unii clienți vor dori să facă rezervări cu mult timp în avans. Dacă deschizi o fereastră de rezervări cu opt până la zece săptămâni înainte pentru programările din iunie și iulie, îi vei atrage pe acești clienți înainte să meargă în altă parte. Riscul de a deschide programările cu prea mult timp în avans este că programul tău se poate schimba și rămâi cu goluri incomode. Așadar, găsește un echilibru între disponibilitatea timpurie și o viziune realistă asupra disponibilității reale a echipei tale.

Este nerezonabil să ceri un avans pentru o tunsoare standard?

Pentru o tunsoare standard, o politică de plată cu cardul înregistrat (prin care se percepe o taxă doar în caz de neprezentare a clientului sau de anulare în termen de 24 de ore) este, în general, mai potrivită decât un avans. Garanțiile în avans pentru programări scurte, cu costuri mai mici, pot fi percepute ca o piedică de către clienții noi și sunt mai greu de justificat atunci când riscul financiar este modest. Rezervă avansul pentru programări de peste 90 de minute, pentru clienți noi care rezervă servicii premium și pentru orice programare pentru evenimente sau pentru mirese, când, în mod realist, intervalul respectiv nu poate fi ocupat din nou în scurt timp.

Cum gestionez un client care nu se prezintă și apoi cere să rezerve din nou?

Aplică-ți politica în mod consecvent și explic-o pe un ton calm. Dacă avansul a fost reținut conform condițiilor de neprezentare, atunci rămâne reținut. Poți, cu siguranță, să-i rezervi din nou clientului, însă dacă faci asta fără să aplici politica, transmiți mesajul că politica este negociabilă. Un simplu „Avansul a acoperit intervalul pe care l-ai ratat. Poți rezerva din nou, iar noi vom percepe un nou avans pentru a-l asigura” este un răspuns rezonabil și profesionist. Majoritatea clienților acceptă acest lucru fără să se plângă, odată ce li se explică clar.

Care este cea mai bună modalitate de a gestiona în mod echitabil cererile de concediu într-o echipă mică?

Stabilește politica înainte de începerea sezonului și comunic-o clar tuturor în același timp. Indiferent dacă folosești principiul „primul venit, primul servit”, un sistem de rotație pentru săptămânile foarte căutate sau o alocare a concediilor pe bază de puncte, echitatea vine din aplicarea acelorași reguli pentru toată lumea, nu din decizii luate de la caz la caz, care inevitabil par inconsecvente. Solicită toate cererile pentru vară până la o anumită dată din aprilie, confirmă deciziile cu promptitudine și, odată ce programul este stabilit, respectă-l, cu excepția cazului în care apare o urgență reală.

Cum îmi dau seama dacă, pe perioada verii, am prea mult personal sau prea puțin?

Dacă ai date privind gradul de utilizare, acestea îți arată clar acest lucru. Dacă echipa ta are în mod constant peste 90% din zile rezervate în mai multe zile consecutive, riști să fii supraîncărcat. Dacă anumiți membri ai echipei sunt în mod constant la 60% sau mai puțin, în timp ce alții sunt peste 90%, ai o problemă de distribuție, nu de capacitate. Dacă analizați aceste date săptămânal pe parcursul verii, în loc de lunar, aveți suficient timp la dispoziție pentru a face ajustări înainte ca dezechilibrul să se transforme într-o problemă de performanță sau de bunăstare.

Vara este un test. Treci testul acum, nu în septembrie.

Deciziile care îți influențează vara sunt luate, în mare parte, înainte de iunie. Politica privind avansurile pe care încă nu ai implementat-o, programul concediilor care încă se negociază, sistemul de rezervări care se bazează în continuare pe mementouri manuale: acestea sunt lucrurile care îți vor crea probleme în iulie și august, când nu mai ai timp să le repari în mijlocul sezonului.

Nimic din toate acestea nu este complicat. Câteva ore de configurare în mai valorează cât săptămâni de rezolvat probleme urgente vara. Pune în ordine regulile privind capacitatea, activează politica pentru avansuri, asigură-te că mementourile sunt automatizate și poartă acum cu echipa ta discuția despre concedii. Apoi lasă sezonul să-și urmeze cursul obișnuit al verii și ieși din el cu afacerea și cu echipa tot așa, intacte.

Dacă vrei să vezi cum poate Fresha să gestioneze partea operațională a unui sezon de vară aglomerat, de la garanții și mementouri automate până la gestionarea listei de așteptare și raportarea capacității în timp real, descoperă Fresha pentru afaceri aici. Înscriere gratuită, fără taxe de abonament, creată special pentru saloane și afaceri din domeniul frumuseții.

👉 Dacă reții un singur lucru din ce ai citit, acesta să fie: stabilește-ți politica pentru avansuri, automatizează-ți mementourile și deschide-ți disponibilitatea pentru vară înainte să înceapă aglomerația. Toate trei sunt ușor de realizat prin fresha pentru afaceri: politicile privind avansurile și cardurile înregistrate se aplică automat la rezervare, mementourile sunt trimise fără ca cineva să fie nevoit să le expedieze, iar datele tale privind capacitatea în timp real sunt disponibile oricând ai nevoie prin intermediul instrumentelor de raportare ale fresha. 

Dacă ai de gând să implementezi un sistem de rezervări adecvat înainte de vară, acum este momentul.