Perbarui status janji temu
Pelajari cara melacak janji temu di kalender Anda sekilas dan menjaga agar tim Anda tetap tertata sepanjang hari menggunakan status janji temu.
Dalam artikel ini
Cara kerja status janji temu
Memperbarui status janji temu membantu Anda mengelola alur kerja dan memicu notifikasi janji temu untuk klien Anda.
Setiap janji temu dimulai dengan status default Dipesan, dan diperbarui dari sana, tergantung pada apa yang terjadi selanjutnya. Anda dapat memperbarui status janji temu secara manual atau membiarkannya berubah secara otomatis berdasarkan tindakan klien atau penjualan yang telah selesai. Status diberi kode warna dan dapat dilihat di seluruh kalender, daftar janji temu, dan profil klien Anda, sehingga Anda selalu tahu pada tahap apa pemesanan berada.
Perubahan status berikut terjadi secara otomatis:
- Dipesan: Status default untuk setiap janji temu baru yang dibuat di kalender oleh tim Anda. Jika klien memesan secara online dan tidak ada kebijakan pembayaran yang diterapkan, janji temu akan dibuat dengan status ini.
- Dikonfirmasi: Diterapkan saat klien mengonfirmasi pemesanan mereka. Status ini dapat diatur oleh tim Anda atau secara otomatis jika klien mengonfirmasi dengan menerima kebijakan pembayaran Anda.
- Selesai: Ditetapkan saat janji temu di-checkout melalui point of sale. Janji temu akan selalu memiliki penjualan yang ditautkan dengannya, tetapi pembayaran mungkin masih belum dibayar atau Dibayar sebagian.
- Dibatalkan: Pengaturan saat janji temu dibatalkan. Janji temu hanya dapat dibatalkan jika waktu mulai berada di masa mendatang. Klien juga dapat membatalkan secara online, tergantung pada pengaturan pemesanan online Anda.
Anda dapat mengelola alur kerja Anda dengan memperbarui status janji temu secara manual menggunakan:
- Status kustom: Buat status yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, misalnya "Tiba" atau "Mulai" untuk menunjukkan bahwa janji temu sedang berlangsung.
- Ketidakhadiran: Atur secara manual jika klien tidak hadir pada awal janji temu. Anda hanya dapat menerapkannya setelah waktu mulai janji temu berlalu.
Perbarui status janji temu
Anda dapat memperbarui status janji temu kapan saja dari kalender.
- Buka janji temu.
- Klik Status saat ini di kanan atas tampilan janji temu.
- Pilih status baru dari menu tarik-turun untuk memperbarui janji temu.
Perubahan status berlaku segera dan akan memperbarui warna janji temu di kalender Anda.
Buat status janji temu kustom
Jika Anda memiliki alur kerja khusus, Anda dapat membuat status kustom yang mencerminkan kebutuhan bisnis Anda.
-
Dari menu utama di sebelah kiri layar, buka Pengaturan.
-
Klik Penjadwalan untuk membuat status janji temu kustom.
-
Di panel menu sebelah kiri, pilih Status janji temu.
-
Klik tombol Tambahkan di kanan atas untuk membuat status baru.
-
Di halaman status janji temu baru, isi detail berikut:
-
Nama: Tambahkan judul untuk status. Misalnya, “Konsultasi” atau “Pra-perawatan”.
-
Ikon: Klik ikon dan pilih yang baru yang mencerminkan alasan status. Ini akan ditampilkan pada janji temu di kalender.
-
Warna: Pilih warna yang akan mencerminkan status janji temu di kalender.
-
-
Klik tombol Tambah di kanan atas untuk menyimpan status janji temu baru.
Setelah dibuat, status kustom Anda akan muncul sebagai opsi saat memperbarui status janji temu.
Edit atau hapus status janji temu
-
Dari daftar status janji temu, klik tombol Tindakan di samping status yang ingin Anda kelola.
-
Pilih salah satu opsi berikut dari panel:
-
Edit: Perbarui detail waktu status, termasuk Nama, Ikon, dan Warna.
-
Hapus: Hapus jenis waktu tidak tersedia secara permanen. Pop-up konfirmasi akan muncul yang meminta Anda untuk mengonfirmasi ulang penghapusan.
-
Pindahkan ke atas atau Pindahkan ke bawah: Ubah posisi status dalam daftar untuk mengontrol tempat status muncul saat Anda memperbarui status janji temu.
-
Setiap perubahan yang dilakukan pada status akan langsung terlihat di semua janji temu terkait. Jika Anda menghapus status yang sedang dipakai, Anda akan diminta untuk memilih status baru untuk menetapkan ulang janji temu tersebut.
Beberapa status merupakan pengaturan default sistem dan tidak dapat diedit, disusun ulang, atau dihapus, termasuk Dipesan, Dikonfirmasi, Selesai, Dibatalkan, dan Ketidakhadiran.
FAQ
Status janji temu kustom hanya untuk penggunaan internal. Klien masih akan melihat pembaruan standar seperti konfirmasi dan pengingat.
Saat menghapus status, status akan segera dihapus jika status tidak dipakai. Jika sedang dipakai, Anda harus menetapkan kembali janji temu tersebut ke status kustom lain. Anda tidak akan dapat memilih Selesai, Dibatalkan, atau Ketidakhadiran.
Ya, setiap janji temu dalam janji temu grup dapat memiliki statusnya sendiri. Anda dapat memperbarui status secara terpisah untuk setiap pemesanan dalam grup.
Status janji temu akan ditampilkan pada setiap janji temu individu, termasuk janji temu dalam janji temu grup. Anda juga akan melihat status di Daftar janji temu di bawah Penjualan, dan di Profil setiap klien di bawah riwayat janji temu mereka.
