Kesävaraukset: Menestystä kampaamoille kesällä

Kesä on vuodenaika, jota jokainen kampaamon ja hoitolan omistaja odottaa innolla. Aikataulu täyttyy, tulot virtaavat ja liikkeessä vallitsee aito kuhina, jollaista ei ole minään muuna vuodenaikana. Tilaisuus on todellinen ja tarjolla napattavaksi. Sinun tarvitsee vain olla mahdollisimman hyvin valmistautunut – helppoa, eikö?

Kesästä kaiken irti ottaminen ei tarkoita pelkästään mahdollisimman monen varauksen saamista. Kyse on oikeiden varausten vastaanottamisesta, käytettävissä olevan kapasiteetin suojaamisesta ja sellaisen toiminnan pyörittämisestä, joka ei kaadu oman kiireensä alle. Kampaamot, jotka onnistuvat tässä hyvin, eivät välttämättä ole suurimpia tai parhaiten henkilökunnalla varustettuja. Ne ovat niitä kampaamoita, jotka ovat miettineet asiat etukäteen ennen kuin kiire alkaa, sen sijaan että ne sammuttelisivat tulipaloja, kun kiire on jo päällä. Fresha tarjoaa markkinoiden edistyksellisimmät hallintatyökalut ja varausjärjestelmät, jotka auttavat sinua tänä kesänä.

Tämä opas käsittelee viittä asiaa, joilla on suurin käytännön merkitys: kapasiteetin suunnittelu, ennakkomaksu- ja peruutusehdot, tulematta jättämisten vähentäminen, odotuslistan hallinta sekä tiimin toimintakyvyn ylläpitäminen ruuhkahuippujen aikana. Kaikki nämä asiat voi hoitaa jo nyt, ennen kuin kausi pääsee kunnolla vauhtiin.

Fox & Vamp, Lontoo

Tehokas kapasiteetin suunnittelu

Yleisin kesävirhe on ylivaraus. Ei siinä ilmeisessä mielessä, että sama aika varataan kahdelle asiakkaalle, vaan siinä hienovaraisemmassa ja haitallisemmassa muodossa, jossa jokaiseen aikaväliin puristetaan vielä yksi aika, lisätään ylimääräistä aikaa ilman ajanvarausta tuleville asiakkaille ja hyväksytään jokainen pyyntö, kunnes kalenteri näyttää teknisesti täydeltä mutta käytännössä mahdottomalta hoitaa.

Todellinen kapasiteetti ei ole se ajanvarausten enimmäismäärä, jonka tuoleihinne mahtuu. Se on määrä, jonka tiimisi pystyy hoitamaan hyvin ja tasalaatuisesti usean viikon ajan ilman, että laatu kärsii tai stressi käy liian suureksi. Nämä kaksi lukua ovat usein varsin erilaisia.

Aloita viime kesän tiedoista

Jos sinulla on viime kesän varaustiedot, ne ovat yksittäisistä työkaluista kaikkein hyödyllisin suunnitteluväline. Tarkastele, millä viikoilla kapasiteettia jäi todella käyttämättä, millä viikoilla oli liikaa varauksia, mitkä palvelut aiheuttivat eniten hankaluuksia aikataulutuksessa ja milloin oli eniten viime hetken peruutuksia tai tapauksia, joissa asiakas ei saapunut paikalle. Tämä kaava toistuu tänä vuonna suurin piirtein samanlaisena, ellet aktiivisesti muuta jotain.

Freshassa raporttisi ja analytiikkasi näyttävät ajanvarausten määrän, tiimin jäsenten käyttöasteen sekä peruutusten kehityksen millä tahansa ajanjaksolla. Jos haluat tietää lisää, tutustu ohjekeskukseemme, jossa on yksityiskohtainen esittely raportointi- ja analytiikkatoiminnoistamme. Kun vertaat tietoja viime vuoden kesä–elokuuhun, saat perustan tämän vuoden kapasiteetin suunnitteluun jo ennen kauden alkua sen sijaan, että selviäisit tilanteesta vasta kauden jo alettua.

Varaa puskuriaikaa

Kesäaikana ajanvaraukset kestävät useammin pidempään kuin muina vuodenaikoina. Väripalveluita käyttävät asiakkaat tulevat monimutkaisempien pyyntöjen kanssa, uudet asiakkaat tarvitsevat pidempiä konsultaatioita, tai ihmiset ovat lomamielellä eivätkä niin kiireisiä jatkamaan eteenpäin. Ajanvaraaminen ilman puskuria ajanvarausten välillä toimii hyvin rauhallisena helmikuun tiistaina. Täyteen varattuna heinäkuun lauantaina yhden ajan ylitys vaikuttaa koko päivän aikatauluun.

Käytännön sääntö: Varaa vilkkaina viikkoina 10–15 minuutin puskuria jokaiseen värjäysvaraukseen ja jokaiseen uuden asiakkaan aikaan. Se saattaa kuulostaa menetetyltä tulolta, mutta itse asiassa se suojaa jo olemassa olevia tuloja. Asiakas, joka joutuu odottamaan 45 minuuttia varatun aikansa jälkeen, ei varaa uutta aikaa. Edistyneet aikataulutustyökalumme voivat auttaa sinua tässä ja tehdä prosessista sujuvamman joka kaudella.

Varaa aikavälejä suosituille palveluille

Kaikkien palvelujen aikataulutus ei ole yhtä monimutkaista. Kun suunnittelet kesäaikataulua, värjäysajanvaraukset, häihin ja tapahtumiin liittyvät valmistelut sekä kaikki useamman palvelun sisältävät varaukset on käsiteltävä eri tavalla kuin tavalliset hiustenleikkuut tai föönaukset. Harkitse, että varaat osan värjäyspaikoistasi erityisesti etukäteen varatuille värjäysajoille vilkkainten viikkojen aikana sen sijaan, että jättäisit ne avoimiksi ilman ajanvarausta tuleville asiakkaille tai saman päivän varauksille, jotka saattavat tulla paljon yksinkertaisemmalla toiveella.

Freshan sisältömarkkinointijohtaja Iasmina Ionescu totesi: "Kesä on vuodenaika, joka erottaa toisistaan kampaamot, jotka ovat tehneet suunnitelmia, ja ne, jotka joutuvat paniikkiin. Ero johtuu yleensä siitä, että oikeat työkalut on otettu käyttöön jo ennen kiireisintä aikaa." 

Fresha keventää toiminnallista taakkaa harteiltasi: automaattiset ennakkomaksut, muistutukset ja reaaliaikainen saatavuus, jotta voit keskittyä tuolissasi istuviin asiakkaisiin kulissien takaisen kaaoksen sijaan."

Ennakkomaksu- ja peruutusehdot Freshassa

Jos sinulla ei ole ennakkomaksukäytäntöä kesävarauksille, kesä voisi olla sopiva hetki ottaa sellainen käyttöön. Kyse ei ole siitä, etteivätkö asiakkaasi olisi luotettavia, vaan siitä, että no show'n kustannukset täyteen varattuna kesäpäivänä ovat huomattavat. Ainoa tehokas suoja sitä vastaan on taloudellinen.

Ennakkomaksukäytäntö vaikuttaa myös varaustesi laatuun. Asiakkaat, jotka ovat maksaneet ennakkomaksun ajanvarauksen varmistamiseksi, suhtautuvat varaukseensa eri tavalla kuin asiakkaat, jotka ovat varanneet ajan epävarmasti ja ilman sitoutumista. Ennakkomaksujärjestelmä on tärkeä, erityisesti sellaisten vaihtoehtojen kohdalla kuin peruutus 24 tai 48 tuntia ennen aikaa. Se tarjoaa asiakkaallesi joustavuutta ja sinulle turvaa. Teemme siitä erittäin helppoa. Lue lisää ohjekeskuksestamme.

Mitä veloittaa ja milloin

Ennakkomaksujen suuruus vaihtelee palvelun ja markkina-alueen mukaan. Tässä on hyödyllinen ohjeistus:

• Väripalveluista, balayagesta ja kaikista yli 90 minuuttia kestävistä ajanvarauksista peritään varaushetkellä ennakkomaksu, joka on 25–50 prosenttia palvelun hinnasta.
• Hää- ja hääseuruevaraukset: 50 prosentin suuruinen ennakkomaksu, joka ei ole palautettavissa. Loput summasta erääntyy maksettavaksi 48 tuntia ennen varattua aikaa.
• Uusille asiakkaille, jotka varaavat premium-palveluita: pienempi, 25–45 dollarin suuruinen ennakkomaksu riittää karsimaan pois keinottelutarkoituksessa tehdyt varaukset tuntumatta kuitenkaan esteeltä aidosti kiinnostuneille asiakkaille.
• Vakiotason hiustenleikkauksissa ja lyhyemmissä ajanvarauksissa ennakkomaksut eivät ole yhtä tärkeitä. Sen sijaan käytäntö, jossa asiakkaan maksukortti on tallennettu järjestelmään ja josta veloitetaan maksu myöhäisestä peruutuksesta tai paikalle tulematta jättämisestä (no show), tuottaa samanlaisen tuloksen ja tekee ajanvaraamisesta sujuvampaa.

Fox & Vamp, Lontoo

Näin kerrot käytännöstä

Keskustelu ennakkomaksusta on hankalaa vain, jos suhtaudut siihen hankalana asiana. Tämä on tavanomainen käytäntö liiketoiminnassa, ja useimmat asiakkaat odottavat sitä Premium-palveluissa tai pitkissä ajanvarauksissa. Sano se yksinkertaisesti: "Veloitamme ennakkomaksun ajanvarauksesi vahvistamiseksi. Se vähennetään kokonaissummastasi kyseisenä päivänä." Useimmissa tapauksissa tämä selitys riittää.

Ilmoita peruutusaikasi selkeästi: yleensä ennakkomaksu palautetaan tai siirretään toiseen ajanvaraukseen, jos peruutus tehdään 24–48 tuntia etukäteen. Asiakkaat, jotka peruuttavat kyseisen ajan kuluessa, menettävät ennakkomaksun. Tämä ei ole rankaisua, vaan se kuvastaa sitä, että varatun ajan myöhäinen peruutus aiheuttaa yritykselle todellisia kustannuksia.

Fresshassa ennakkomaksuvaatimukset voidaan asettaa palvelutyypeittäin, ja ne otetaan automaattisesti käyttöön kassalla, kun asiakas varaa ajan verkossa. Asiakkaat maksavat ennakkomaksun varauksen yhteydessä ja loppusumman varauspäivänä, eikä sinun tarvitse hoitaa erillistä laskutusprosessia. Freshan maksutyökalut tukevat  myös tallennettuun korttiin perustuvia käytäntöjä myöhäisiä peruutuksia varten, mikä tarjoaa sinulle suojan vaatimatta ennakkomaksua jokaisesta varauksesta.

Paikalle saapumatta jättämisten vähentäminen

Asiakkaiden saapumatta jättäminen on kaikkein häiritsevintä, mitä kampaamossa tapahtuu kesällä. Jos asiakas ei saavu hiusväriaikaansa heinäkuun lauantaina kello 10, kyse ei ole pelkästä yhdestä menetetystä varauksesta. Se on aukko, jota ei voi täyttää lyhyellä varoitusajalla. Se tarkoittaa tiimin jäsentä, joka joutuu olemaan toimettomana vilkkaimman myyntikauden aikana, ja tuloja, jotka yksinkertaisesti katoavat.

Hyvä uutinen on, että useimmat tapaukset, joissa asiakas ei saavu paikalle, eivät ole tarkoituksellisia. Ne johtuvat siitä, että asiakkaat unohtavat ajanvarauksen, sekoittavat päivämäärät tai luulevat voivansa perua varauksen viime hetkellä ilman seurauksia. Kaikki nämä ongelmat ovat ratkaistavissa oikeilla järjestelmillä.

Automaattiset muistutukset

Ajanvarausmuistutus, joka lähetetään 48 tuntia ennen varattua aikaa ja jonka jälkeen lähetetään toinen muistutus 24 tuntia ennen aikaa, vähentää merkittävästi saapumatta jättämisiä. 48 tunnin muistutus antaa asiakkaille riittävästi aikaa peruuttaa varaus ja sinulle riittävästi aikaa täyttää vapautunut aika, jos he peruuttavat. 24 tunnin muistutus tavoittaa ne asiakkaat, jotka saivat ensimmäisen muistutuksen eivätkä tehneet sille mitään.

Fresha lähettää automaattiset tekstiviesti- ja sähköpostimuistutukset vakiona. Voit määrittää viestien ajoituksen ja sisällön yritysasetuksissasi, ja järjestelmä hoitaa lähetykset ilman, että tiimisi tarvitsee tehdä mitään manuaalisia toimenpiteitä. Arvoltaan suurempien ajanvarausten (kuten hiusten värjäys, morsiuskampaus tai mikä tahansa yli kaksi tuntia kestävä varaus) kohdalla kannattaa myös lähettää stylistin henkilökohtainen viesti edellisenä päivänä. Automaattisen muistutuksen ja henkilökohtaisen viestin yhdistelmä on huomattavasti tehokkaampi kuin kumpikaan niistä yksinään.

Vahvistuksen napsautukset

Muistutus, jossa asiakkaita pyydetään vahvistamaan tulonsa (sen sijaan, että heille vain ilmoitettaisiin asiasta), antaa sinulle varhaisen varoituksen mahdollisista no show -tapauksista. Jos asiakas ei vahvista varausta määrätyn ajan kuluessa, voit ottaa häneen ennakoivasti yhteyttä sen sijaan, että huomaisit aukon vasta sitten, kun hän ei saavu paikalle.

Selkeä myöhäisen peruutuksen käytäntö, jota sovelletaan johdonmukaisesti

Epäjohdonmukaisuus on yksittäinen suurin syy siihen, että asiakkaat jättävät toistuvasti tulematta paikalle. Jos asiakkaat saavat tietää, että peruutusehtoasi noudatetaan vain joskus ja että siitä voidaan luopua, jos heillä on hyvä syy, he alkavat pitää sitä vapaaehtoisena. Kun käytäntöä sovelletaan ystävällisesti mutta johdonmukaisesti heti alusta alkaen, se tulee ymmärretyksi ja sitä aletaan kunnioittaa sen sijaan, että sitä testattaisiin.

Tämä ei tarkoita joustamattomuutta asiakkaita kohtaan todellisissa hätätilanteissa. Se tarkoittaa, ettei rutiininomaisesti oteta vastuuta vältettävissä olevien viime hetken peruutusten kustannuksista siksi, että keskustelu tuntuu epämukavalta. Tiimisi aika on arvokasta, ja käytäntö suojaa sitä.

Fresshan kauneusalan asiantuntija Annabelle Taurua: "Kampaamoilla, jotka selviävät kesästä parhaiten, on yleensä kaksi yhteistä piirrettä: ennakkomaksukäytäntö, jota ne todella noudattavat, sekä automaattiset muistutukset, joiden ansiosta mikään ei jää huomaamatta." Kumpikaan näistä asioista ei vaadi mitään valtavaa operaatiota. 

Ne vaativat vain, että järjestelmä asetetaan kerran ja annetaan sen hoitaa työ. Se muuttaa aidosti kiireisen kesäkauden tunnelmaa."

Odotuslistan hallinta Freshan kautta 

Jokainen kesällä saamasi peruutus on myös tilaisuus täyttää vapautunut aika asiakkaalla, joka jo haluaa tulla käymään. Aktiivisesti hallinnoitu odotuslista muuttaa merkittävän osan näistä vapautuneista ajoista tuloiksi, jotka muutoin jäisivät saamatta. Voisit jopa tarjota viime hetken alennusvarauksia täyttääksesi kalenterin aikoja paremmin hiljaisempina aikoina.

Avainsana on "aktiivisesti". Odotuslista, joka on vain muistikirjassa tai pelkkä mielessä oleva muistutus "tarkistaa, haluaako joku ajan", toimii huonommin kuin järjestelmällisesti hoidettu odotuslista. Näin hoidat sen oikein.

• Pidä ajan tasalla olevaa listaa asiakkaista, jotka pyysivät aikaa, mutta jolle ei ollut saatavilla vapaata aikaa heidän soittaessaan tai varatessaan. Nämä ovat parhaita liidejäsi, kun aika vapautuu.
• Kun peruutus tulee, ota välittömästi yhteyttä odotuslistan ensimmäiseen henkilöön. Nopeus on tärkeää, koska kesäasiakkailla on usein vain tietyt ajat, jolloin he ovat käytettävissä. Keskiviikkona avautuva aika on täytettävä viimeistään keskiviikkoiltapäivään mennessä, sillä muuten se jää todennäköisesti tyhjäksi.
• Anna odotuslistalla oleville asiakkaille lyhyt aika vastata (kaksi–neljä tuntia, kun kyseessä on saman päivän tai seuraavan päivän aika) ennen kuin siirryt listan seuraavaan henkilöön. Jos jätät ajan roikkumaan odottamaan vastausta, joka ei välttämättä tule, se maksaa sinulle enemmän kuin aikapaine maksaa asiakkaalle.
• Harkitse erillistä odotuslistaa tiimisi kysytyimmille jäsenille. Asiakkaat, jotka haluavat nimenomaan tietyn stylistin, ovat usein valmiita odottamaan juuri kyseistä aikaa sen sijaan, että varaisivat vastaavan ajan joltain toiselta.

Freshan verkkovarausjärjestelmä kirjaa ja hallinnoi odotuslistapyyntöjä automaattisesti ja ilmoittaa, kun sopiva aika vapautuu. Sen sijaan, että lista käsiteltäisiin manuaalisesti, alusta huolehtii ilmoituksista ja uudelleenvaraamisesta, jolloin vastaanottosi ei joudu viettämään kesää puhelimessa peruutettujen aikojen täyttämistä metsästäen.

Tiimisi toimintakyvyn ylläpitäminen kiireisimpänäkin aikana

Liikevaihto ei ole ainoa asia, joka on pelissä kesällä. Tiimisi on. Ne kampaamot, jotka selviävät elokuusta hyvässä kunnossa, ovat niitä, joiden omistaja on suhtautunut tiimin kapasiteettiin yhtä tarkasti kuin asiakas­kapasiteettiin. Jos stylisti on loppuun palanut heinäkuun loppuun mennessä, hän ei pysty tarjoamaan sellaista laatua, joka olisi oikeuttanut suunnittelemasi täyteen varatun elokuun.

Lomien aikataulutus

Kesä on aikaa, jolloin tiimisi haluaa eniten vapaata ja jolloin sinulla on vähiten varaa henkilöstöpulaan. Tähän ristiriitaan ei ole täydellistä ratkaisua, mutta on olemassa tapoja hallita sitä niin, että ne tuntuvat oikeudenmukaisilta ja toimivat käytännössä.

Aseta kesälomapyyntöjen jättämiselle aikainen määräaika. Jos pyydät kaikki lomahakemukset sisään huhtikuun loppuun mennessä, voit tehdä päätökset, kertoa niistä selkeästi ja suunnitella sijaisuudet ennen kuin sesonki alkaa – sen sijaan, että joutuisit hoitamaan asian reaktiivisesti kesäkuussa. Se, käytetäänkö suosituilla viikoilla "ensin tullutta palvellaan ensin" -periaatetta vai vuorottelujärjestelmää, on jokaisen yrityksen itse tekemä linjapäätös. Selkeästi määritelty käytäntö on kuitenkin parempi kuin tilapäiset päätökset, jotka herättävät tyytymättömyyttä. Aikataulutusjärjestelmämme ovat markkinajohtajia ja auttavat sujuvoittamaan sinun ja tiimisi prosesseja. Lue lisää vapaiden hallinnasta ohjekeskuksestamme.

Porrasta kiireisimpien viikkojen työvuorot aina kun se on mahdollista. Jos sinulla on neljä stylistiä ja kaksi heistä haluaa vapaata heinäkuun viimeisellä viikolla, kysymys ei ole siitä, pitäisikö heidän pyyntöönsä suostua, vaan siitä, miten varmistetaan, etteivät jäljelle jäävät kaksi stylistiä joudu työskentelemään kyseisellä viikolla 150 prosentin kapasiteetilla. Luotettavan freelancerin tai sijaisen palkkaaminen kiireisimmiksi viikoiksi on todellinen vaihtoehto, johon kannattaa varata budjettia.

Fox & Vamp, Lontoo

Tahti, ei pelkkä määrä

Tiimi, joka työskentelee täydellä kapasiteetilla kaksitoista viikkoa yhtäjaksoisesti, suoriutuu heikommin syys- ja lokakuussa, kun kesän jälkeinen rauhallisempi kausi koittaa. Tarkoituksellisten kevyempien päivien sisällyttäminen kesän aikatauluihin ei tarkoita menetettyjä tuloja. Se on huoltoa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokaisella stylistillä on viikossa yksi tai kaksi suojattua tuntia, jotka eivät ole asiakastyötä. Nämä tunnit voidaan käyttää hallintotehtäviin, jatkokoulutukseen tai yksinkertaisesti kunnolliseen lounastaukoon. Yksi suojattu vapaapäivä viikossa, jota "vielä yksi varaus" ei vähitellen syö pois. Selkeät päivän päättymisajat, joita noudatetaan eikä pidetä vain suosituksina, kun työpäivä venyy pidemmäksi.

Kysy kuulumisia, ei vain tuloksia

Kesällä tärkein tiimikeskustelu ei ole "saavutammeko tavoitteet", vaan "mitä sinulle kuuluu". Loppuunpalaminen ei ilmoita itsestään äänekkäästi. Se ilmenee yleensä pieninä muutoksina: palveluajat pitenevät, konsultaatiot lyhenevät, lisämyyntiä tehdään vähemmän ja sairauslomia otetaan enemmän. Johtaja, joka kysyy säännöllisesti ja aidosti, huomaa ongelman todennäköisemmin varhaisessa vaiheessa kuin johtaja, joka kiinnittää siihen huomiota vasta, kun tulostiedot heikkenevät. Tässä on muutamia vinkkejä Freshan asiantuntijoilta:

Fresha-tilisi määrittäminen kesää varten

Suurin osa tässä artikkelissa kuvatuista asioista on huomattavasti helpompi toteuttaa, jos varausjärjestelmäsi hoitaa raskaimman työn. Muutama asia, jotka kannattaa tarkistaa tai laittaa kuntoon ennen sesongin huippua:

• Ennakkomaksusäännöt ovat käytössä palvelutyypeittäin, joten pitkistä ajanvarauksista peritään ennakkomaksu automaattisesti varaushetkellä ilman erillisiä manuaalisia toimenpiteitä.
• Automaattiset muistutusviestit on asetettu lähetettäviksi 48 ja 24 tuntia ennen varausta. Viesteissä on mukana peruutusehto, jotta asiakkaat saavat muistutuksen siitä jokaisessa yhteydenottopisteessä.
• Verkkovaraus on avoinna koko kesävalikoimaasi varten, mukaan lukien kaikki lisäämäsi uudet kausipalvelut, jotta asiakkaat voivat varata ajan itse sen sijaan, että he soittaisivat tai lähettäisivät viestejä.
• Tiimin jäsenten loma-ajoille on asetettu saatavuusestot, jotta varausjärjestelmä näyttää todellisen saatavuuden eikä aikoja, joita ei voida varata.
• Raportit on määritetty tarkastelemaan viikoittaista käyttöastetta kesän aikana, jotta voit havaita ylikuormituksen merkit jo etukäteen, ennen kuin siitä tulee ongelma.

Jos et vielä käytä Freshaa ja hoidat varauksia puhelimitse, Instagramin yksityisviestien kautta ja paperikalenterin avulla, kesä on aikaa, jolloin tämä tapa käy todella kalliiksi. Fresha yrityksille -palvelulla on yli 130 000 kumppania, jotka luottavat meihin aikansa suhteen. Vilkkaan kesän aikana manuaalisesta ajanvarauksen hallinnasta säästetty aika maksaa itsensä takaisin lähes välittömästi. Asiakkaasi varaavat ajan verkossa. Ennakkomaksut peritään automaattisesti. Muistutukset lähtevät automaattisesti, eikä kenenkään tarvitse lähettää niitä erikseen. Ja sinulla on tiedot, joiden avulla voit tehdä parempia päätöksiä siitä, miten johdat toimintaa kauden aikana.

Kysymyksiä, joita kampaamojen ja hoitoloiden omistajat esittävät kesäajan varausten hallinnasta

Kuinka paljon etukäteen minun pitäisi avata kesävaraukset?

Hyvä lähtökohta on avata varausmahdollisuus 6–8 viikkoa ennen odotettua huippukautta. Kampaamoissa, joissa on kysyttyjä stylistejä, jotkut asiakkaat haluavat varata ajan hyvissä ajoin etukäteen. Kun avaat kesä–heinäkuun ajanvarausten ikkunan kahdeksan–kymmenen viikon päähän, saat nämä asiakkaat varattua luoksesi ennen kuin he menevät muualle. Jos avaat varausmahdollisuuden liian aikaisin, aikataulusi voi muuttua ja kalenteriin voi jäädä hankalia aukkoja. Siksi kannattaa tasapainottaa varhaista varattavuutta sillä, että arvioit realistisesti, kuinka sitova tiimisi saatavuus todellisuudessa on.

Onko kohtuutonta veloittaa ennakkomaksu tavallisesta hiustenleikkuusta?

Vakiokampauksen osalta käytäntö, jossa asiakkaan maksukorttitiedot tallennetaan ja maksu veloitetaan vain, jos asiakas jättää tulematta tai peruuttaa ajan 24 tunnin sisällä, on yleensä kohtuullisempi kuin ennakkomaksu. Ennakkomaksut lyhyistä, edullisemmista ajanvarauksista voivat tuntua uusista asiakkaista hankalilta, ja niitä on vaikeampi perustella, kun taloudellinen riski on pieni. Pyydä ennakkomaksua yli 90 minuutin ajanvarauksista, uusilta asiakkailta, jotka varaavat premium-palveluita, sekä kaikista tapahtuma- tai häävarauksista, joiden vapautunutta aikaa ei realistisesti voida täyttää lyhyellä varoitusajalla.

Miten toimin, kun asiakas jää tulematta eikä ilmoita siitä etukäteen ja pyytää sitten varata uuden ajan?

Sovella käytäntöäsi johdonmukaisesti ja selitä se rauhallisesti. Jos ennakkomaksu menetettiin no show -ehtojen mukaisesti, se on menetetty. Voit toki varata asiakkaalle uuden ajan, mutta jos teet sen soveltamatta käytäntöä, se antaa ymmärtää, että käytännöstä voi neuvotella. Selkeä vastaus – "Ennakkomaksu kattoi väliin jääneen aikasi. Voit toki varata uuden ajan, ja vahvistamme sen uudella ennakkomaksulla" – on kohtuullinen ja ammattimainen tapa toimia. Useimmat asiakkaat hyväksyvät tämän valittamatta, kun asia on selitetty heille selkeästi.

Mikä on paras tapa käsitellä lomapyyntöjä oikeudenmukaisesti pienessä tiimissä?

Määritä käytäntö ennen kauden alkua ja kerro siitä selkeästi kaikille samanaikaisesti. Olipa käytössä sitten "ensin tullutta palvellaan ensin" -periaate, vuorojärjestelmä suosituille viikoille tai pisteisiin perustuva lomien jako, oikeudenmukaisuus syntyy siitä, että samoja sääntöjä sovelletaan kaikkiin sen sijaan, että tehtäisiin tapauskohtaisia päätöksiä, jotka väistämättä tuntuvat epäjohdonmukaisilta. Pyydä kaikki kesälomapyynnöt tiettyyn päivämäärään mennessä huhtikuussa, vahvista päätökset viipymättä ja pidä kiinni sovitusta aikataulusta sen jälkeen, kun se on vahvistettu – ellei kyseessä ole todellinen hätätilanne.

Mistä tiedän, onko minulla kesällä liikaa vai liian vähän henkilöstöä?

Käyttöastetiedot kertovat tämän selvästi, jos ne ovat käytettävissäsi. Jos tiimisi on useina peräkkäisinä päivinä jatkuvasti yli 90-prosenttisesti varattu, olette vaarassa ylikuormittua. Jos joidenkin tiimin jäsenten käyttöaste on jatkuvasti 60 prosenttia tai sen alle, kun toisten on yli 90 prosenttia, teillä on pikemminkin työtehtävien jakautumisongelma kuin kapasiteettiongelma. Kun tarkastelet näitä tietoja kesällä viikoittain kuukausittaisen seurannan sijaan, sinulla on riittävästi aikaa tehdä muutoksia, ennen kuin epätasapaino alkaa vaikuttaa tuloksiin tai hyvinvointiin.

Kesä on koetinkivi. Läpäise se nyt, ei vasta syyskuussa.

Päätökset, jotka ratkaisevat, millainen kesästäsi tulee, tehdään pääosin ennen kesäkuuta. Ennakkomaksukäytäntö, jota ette ole vielä ottaneet käyttöön, lomakalenteri, josta vielä neuvotellaan, ja varausjärjestelmä, joka toimii edelleen manuaalisten muistutusten varassa – nämä asiat kostautuvat heinä- ja elokuussa, kun ei ole enää aikaa korjata niitä kesken kaiken.

Mikään tästä ei ole monimutkaista. Muutama tunti valmisteluja toukokuussa säästää viikkoja palontorjuntaa kesällä. Järjestä kapasiteettisäännöt kuntoon, ota ennakkomaksukäytäntö käyttöön, varmista, että muistutukset ovat automaattisia, ja käy lomakeskustelu tiimisi kanssa nyt. Anna sitten kesäkauden edetä omalla painollaan ja selviä siitä niin, että sekä yritys että tiimi ovat yhä vahvoina.

Jos haluat nähdä, miten Fresha voi hoitaa kiireisen kesäkauden operatiiviset puolet – automaattisista varausmaksuista ja muistutuksista odotuslistan hallintaan ja reaaliaikaiseen kapasiteettiraportointiin – tutustu Fresha yrityksille -palveluun täällä. Liittyminen on ilmaista, eikä tilausmaksuja ole. Palvelu on suunniteltu erityisesti kampaamoille ja kauneudenhoitoalan yrityksille.

👉 Jos tästä tekstistä jää mieleen yksi asia, olkoon se tämä: määritä ennakkomaksukäytäntösi, automatisoi muistutuksesi ja avaa kesän saatavuutesi ennen kuin kiire alkaa. Kaikki nämä kolme asiaa on helppo hoitaa Fresha yrityksille -palvelun kautta. Ennakkomaksu- ja tallennettu-kortti-käytännöt soveltuvat automaattisesti varauksen yhteydessä, muistutukset lähtevät ilman, että kenenkään tarvitsee lähettää niitä erikseen, ja reaaliaikaiset kapasiteettitietosi ovat saatavilla aina, kun niitä tarvitset, Freshan raportointityökalujen kautta. 

Jos olet aikonut ottaa kunnollisen varausjärjestelmän käyttöön ennen kesää, nyt on siihen oikea hetki.