Kesävaraukset: Menestystä kesällä hoitoloille

Kesä on vuodenaika, jota jokainen kampaamon ja hoitolan omistaja odottaa innolla. Aikataulu täyttyy, tulot virtaavat, ja liikkeessä vallitsee aito kuhina, jollaista ei ole minään muuna vuodenaikana. Tilaisuus on todellinen ja tarjolla napattavaksi. Sinun tarvitsee vain olla mahdollisimman hyvin valmistautunut – helppoa, eikö?

Kesästä kaiken irti ottaminen ei tarkoita pelkästään mahdollisimman monen varauksen saamista. Kyse on oikeiden varausten vastaanottamisesta, käytettävissä olevan kapasiteetin suojaamisesta ja sellaisen toiminnan pyörittämisestä, joka ei kaadu oman kiireensä alle. Kampaamot, jotka tekevät tämän hyvin, eivät välttämättä ole suurimpia tai parhaiten henkilöstöityjä. Ne ovat niitä, jotka ovat miettineet asiat etukäteen ennen kuin kiire alkaa, sen sijaan että sammuttaisivat tulipaloja, kun kiire on jo päällä. Fresha tarjoaa markkinoiden edistyneimmät hallintatyökalut ja varausjärjestelmät, jotka auttavat sinua tänä kesänä.

Tämä opas käsittelee viittä asiaa, joilla on suurin käytännön merkitys: kapasiteetin suunnittelu, ennakkomaksu- ja peruutusehdot, tulematta jättämisten vähentäminen, odotuslistan hallinta sekä tiimin toimintakyvyn ylläpitäminen ruuhkahuippujen aikana. Kaikkiin näihin voi tarttua jo nyt, ennen kuin kausi pääsee kunnolla vauhtiin.

Fox & Vamp, Lontoo

Tehokas kapasiteetin suunnittelu

Yleisin kesävirhe on ylivaraus. Ei siinä ilmeisessä mielessä, että sama aika varataan kahdelle asiakkaalle, vaan sillä huomaamattomammalla ja haitallisemmalla tavalla: puristat yhden ajan lisää jokaiseen aikaväliin, lisäät ylimääräistä aikaa ilman ajanvarausta tuleville asiakkaille ja suostut jokaiseen pyyntöön, kunnes kalenteri näyttää teknisesti täydeltä mutta on käytännössä mahdoton toteuttaa.

Todellinen kapasiteetti ei ole se enimmäismäärä ajanvarauksia, jotka tuoleihin mahtuvat. Se on määrä, jonka tiimisi pystyy hoitamaan hyvin ja tasalaatuisesti usean viikon ajan ilman, että laatu heikkenee tai stressi käy kestämättömäksi. Nuo kaksi lukua ovat usein varsin erilaisia.

Aloita viime kesän tiedoista

Jos sinulla on viime kesän varaustiedot, ne ovat yksittäisistä työkaluista kaikkein hyödyllisin suunnitteluväline. Tarkastele, minä viikkoina kapasiteetti jäi selvästi vajaaksi, minä viikkoina oli ylivarauksia, mitkä palvelut aiheuttivat eniten hankaluuksia aikataulutuksessa ja milloin oli eniten viime hetken peruutuksia tai paikalle saapumattomuuksia. Tämä kaava toistuu tänä vuonna suurin piirtein samanlaisena, ellet aktiivisesti muuta jotain.

Freshassa raporttisi ja analytiikkasi näyttävät ajanvarausten määrän, tiimin jäsenten käyttöasteen sekä peruutusten kehityksen millä tahansa ajanjaksolla. Jos haluat tietää lisää, käy ohjekeskuksessamme, jossa on yksityiskohtainen katsaus raportointi- ja analytiikkatoimintoihimme. Kun vertaat tilannetta viime vuoden kesä–elokuuhun, saat vertailukohdan tämän vuoden kapasiteetin suunnitteluun jo ennen kauden alkua sen sijaan, että selviäisit kapasiteetin muodosta vasta, kun kausi on jo käynnissä.

Varaa puskuriaikaa

Kesäaikana ajanvaraukset kestävät useammin pidempään kuin muina vuodenaikoina. Väripalveluiden asiakkailla on usein monimutkaisempia pyyntöjä, uudet asiakkaat tarvitsevat pidempiä konsultaatioita, tai ihmiset ovat lomamielellä eivätkä niin kiireisiä jatkamaan eteenpäin. Ajanvarausten tekeminen ilman puskuria aikaa varauksien välillä toimii hyvin rauhallisena helmikuun tiistaina. Täyteen varattuna heinäkuun lauantaina yhden ajan ylitys vaikuttaa koko loppupäivään.

Käytännön sääntö: Varaa vilkkaina viikkoina jokaiseen värjäysaikaan ja jokaisen uuden asiakkaan varaukseen 10–15 minuuttia puskuria. Se saattaa kuulostaa menetetyltä tulolta, mutta itse asiassa se suojaa jo olemassa olevia tuloja. Asiakas, joka joutuu odottamaan 45 minuuttia varatun aikansa alkamisen jälkeen, ei varaa uutta aikaa. Edistyneet aikataulutustyökalumme voivat auttaa sinua tässä ja tehdä prosessista sujuvamman joka kaudella.

Varaa erikseen aikavälejä suosituille palveluille

Kaikkien palvelujen aikataulutus ei ole yhtä monimutkaista. Kun suunnittelet kesäaikataulua, värjäysajanvarauksia, häihin ja tapahtumiin liittyviä valmisteluja sekä useamman palvelun sisältäviä varauksia on käsiteltävä eri tavalla kuin tavallisia hiustenleikkuita tai föönauksia. Harkitse, että varaat osan värjäyspaikoistasi nimenomaan etukäteen varatuille värjäysajoille vilkkaimpina viikkoina sen sijaan, että jättäisit ne avoimiksi ilman ajanvarausta tuleville asiakkaille tai saman päivän varauksille, jotka saattavat tulla paljon yksinkertaisemmalla toiveella.

Freshan sisältömarkkinointijohtaja Iasmina Ionescu sanoi: "Kesä on vuodenaika, joka erottaa etukäteen suunnitelleet kampaamot niistä, jotka joutuvat paniikkiin. Ero johtuu yleensä siitä, että oikeat työkalut on otettu käyttöön jo ennen kiireisimmän ajan alkamista." 

Fresha keventää toiminnallista taakkaa hartioiltasi: automaattiset ennakkomaksut, muistutukset ja reaaliaikainen saatavuus, jotta voit keskittyä tuolissasi istuviin asiakkaisiin kulissien takaisen kaaoksen sijaan."

Ennakkomaksu- ja peruutusehdot Freshassa

Jos sinulla ei ole ennakkomaksukäytäntöä kesävarauksille, kesä voisi olla sopiva hetki ottaa sellainen käyttöön. Ei siksi, että asiakkaasi olisivat epäluotettavia, vaan siksi, että no show'n kustannukset täyteen varattuna kesäpäivänä ovat huomattavat – ja ainoa tehokas suoja sitä vastaan on taloudellinen.

Ennakkomaksukäytäntö muuttaa myös varaustesi laatua. Asiakkaat, jotka ovat maksaneet ennakkomaksun ajanvarauksen varmistamiseksi, suhtautuvat varaukseensa eri tavalla kuin asiakkaat, jotka ovat varanneet ajan epävarmasti ja ilman sitoutumista. Ennakkomaksujärjestelmä on tärkeä, erityisesti sellaisten vaihtoehtojen kohdalla kuin peruuttaminen vähintään 24 tai 48 tuntia etukäteen. Se tarjoaa asiakkaallesi joustavuutta ja sinulle turvaa. Teemme siitä superhelppoa. Lue lisää ohjekeskuksestamme.

Mitä veloittaa ja milloin

Ennakkomaksujen suuruus vaihtelee palvelun ja markkina-alueen mukaan. Tässä on hyödyllinen ohjeistus:

• Värjäyspalveluista, balayagesta ja kaikista yli 90 minuutin ajanvarauksista: ennakkomaksu, joka on 25–50 prosenttia palvelun hinnasta varaushetkellä.
• Häitä ja hääseuruetta koskevat varaukset: 50 prosentin suuruinen ennakkomaksu, joka ei ole palautettavissa, ja loppusumma maksetaan 48 tuntia ennen varattua aikaa.
• Uusille asiakkaille, jotka varaavat premium-palveluita: pienempi, 25–45 dollarin suuruinen ennakkomaksu riittää karsimaan pois keinottelutarkoituksessa tehdyt varaukset tuntumatta esteeltä aidoille asiakkaille.
• Vakiotrimmauksissa ja lyhyemmissä ajanvarauksissa ennakkomaksut eivät ole yhtä tärkeitä, mutta käytäntö, jossa korttitiedot tallennetaan ja josta veloitetaan maksu myöhäisestä peruutuksesta tai paikalle tulematta jättämisestä, saavuttaa saman tuloksen ja aiheuttaa vähemmän hankautumista varausvaiheessa.

Fox & Vamp, Lontoo

Näin kerrot käytännöstä

Keskustelu ennakkomaksusta on hankalaa vain, jos suhtaudut siihen hankalana. Tämä on tavanomainen käytäntö liiketoiminnassa, ja useimmat asiakkaat odottavat sitä Premium-palveluissa tai pitkissä ajanvarauksissa. Sano se yksinkertaisesti: "Veloitamme ennakkomaksun ajanvarauksesi vahvistamiseksi. Se vähennetään kokonaissummastasi kyseisenä päivänä." Useimmissa tapauksissa tämä selitys riittää.

Kerro selkeästi peruutusaikasi: yleensä ennakkomaksu palautetaan tai siirretään toiseen ajanvaraukseen, jos peruutus tehdään 24–48 tuntia etukäteen. Asiakkaat, jotka peruuttavat kyseisen ajan kuluessa, menettävät ennakkomaksun. Tämä ei ole rangaistus, vaan se kuvastaa sitä, että varatun ajan myöhäinen peruutus aiheuttaa yritykselle todellisia kustannuksia.

Fresshassa ennakkomaksuvaatimukset voidaan asettaa palvelutyypeittäin, ja ne otetaan automaattisesti käyttöön kassalla, kun asiakas varaa ajan verkossa. Asiakkaat maksavat ennakkomaksun varauksen yhteydessä ja loppusumman varauspäivänä, eikä sinun tarvitse tehdä mitään manuaalista laskutusprosessia. Freshan maksutyökalut tukevat  myös tallennettuun korttiin perustuvia käytäntöjä myöhäisiä peruutuksia varten, mikä tarjoaa sinulle suojan vaatimatta ennakkomaksua jokaisesta varauksesta.

Tulematta jättämisten vähentäminen

Saapumatta jättämiset ovat kesällä kaikkein häiritsevimpiä asioita kampaamossa. Jos asiakas ei saavu hiusväriaikaansa heinäkuun lauantaina kello 10, kyseessä ei ole vain yksi menetetty varaus. Se on aukko, jota ei voi täyttää lyhyellä varoitusajalla, tiimin jäsen, joka seisoo toimettomana vilkkaimman myyntikauden aikana, ja tuloja, jotka ovat yksinkertaisesti menetettyjä.

Hyvä uutinen on, että useimmat tapaukset, joissa asiakas ei saavu paikalle, eivät ole tarkoituksellisia. Ne johtuvat siitä, että asiakkaat unohtavat, sekoittavat päivät keskenään tai luulevat voivansa perua viime hetkellä ilman seurauksia. Kaikki nämä ongelmat ovat ratkaistavissa oikeilla järjestelmillä.

Automaattiset muistutukset

Ajanvarausmuistutus, joka lähetetään 48 tuntia ennen varattua aikaa, ja sitä seuraava toinen muistutus 24 tuntia ennen aikaa, vähentää no show -tapauksia huomattavasti. 48 tunnin muistutus antaa asiakkaille riittävän hyvissä ajoin tiedon peruuttaa varaus ja sinulle riittävästi aikaa täyttää vapautunut aika, jos he peruuttavat. 24 tunnin muistutus tavoittaa ne asiakkaat, jotka saivat ensimmäisen muistutuksen eivätkä tehneet sen johdosta mitään.

Fresha lähettää automaattiset tekstiviesti- ja sähköpostimuistutukset vakiona. Voit määrittää lähetysajankohdan ja viestin sisällön yritysasetuksissasi, ja järjestelmä hoitaa lähettämisen ilman, että tiimisi tarvitsee tehdä mitään manuaalisia jatkotoimia. Arvoltaan suurempien ajanvarausten kohdalla (kuten hiusten värjäys, morsiuskampaus tai mikä tahansa yli kahden tunnin varaus) kannattaa lisäksi lähettää stylistin henkilökohtainen viesti edellisenä päivänä. Automaattisen muistutuksen ja henkilökohtaisen viestin yhdistelmä on huomattavasti tehokkaampi kuin kumpikaan niistä yksinään.

Vahvistuksen napsautukset

Muistutus, jossa asiakkaita pyydetään vahvistamaan tulonsa (sen sijaan, että heille vain ilmoitettaisiin asiasta), antaa sinulle varhaisen varoituksen mahdollisista no show'ista. Jos asiakas ei vahvista varausta asetetun ajan kuluessa, voit ottaa yhteyttä ennakoivasti sen sijaan, että huomaisit aukon vasta sitten, kun asiakas ei saavu paikalle.

Selkeä myöhäisen peruutuksen käytäntö, jota sovelletaan johdonmukaisesti

Epäjohdonmukaisuus on yksittäinen suurin syy siihen, että asiakkaat jättävät toistuvasti tulematta paikalle. Jos asiakkaat saavat tietää, että peruutusehtoasi sovelletaan vain joskus ja että siitä voidaan luopua, jos heillä on hyvä syy, he suhtautuvat siihen vapaaehtoisena. Kun käytäntöä sovelletaan ystävällisesti mutta johdonmukaisesti heti ensimmäisestä kerrasta lähtien, se tulee ymmärretyksi ja sitä aletaan kunnioittaa sen sijaan, että sitä testattaisiin.

Tämä ei tarkoita sitä, että olisi joustamaton asiakkaita kohtaan todellisissa hätätilanteissa. Se tarkoittaa, ettei rutiininomaisesti oteta vastuulleen vältettävissä olevien viime hetken peruutusten kustannuksia siksi, että keskustelu tuntuu epämukavalta. Tiimisi aika on arvokasta, ja käytäntö suojaa sitä.

Annabelle Taurua, Freshan kauneusalan asiantuntija: "Kampaamoilla ja kauneushoitoloilla, jotka selviävät kesästä parhaiten, on yleensä kaksi yhteistä piirrettä: ennakkomaksukäytäntö, jota ne todella noudattavat, sekä automaattiset muistutukset, joiden ansiosta mikään ei jää huomaamatta." Kumpikaan näistä asioista ei vaadi mitään valtavaa operaatiota. 

Ne vaativat vain, että järjestelmä asetetaan kerran ja annetaan sen hoitaa työ. Se muuttaa aidosti sen, miltä kiireinen kesäkausi tuntuu."

Odotuslistan hallinta Freshan kautta 

Jokainen kesällä saamasi peruutus on myös tilaisuus täyttää vapautunut aika asiakkaalla, joka jo haluaa tulla paikalle. Aktiivisesti hallinnoitu odotuslista muuttaa merkittävän osan näistä vapaista ajoista tuloiksi, jotka muutoin jäisivät saamatta. Voisit jopa tarjota viime hetken alennusvarauksia, jotta kalenterin ajat täyttyisivät paremmin hiljaisempina aikoina.

Avainsana on "aktiivisesti". Odotuslista, joka on vain muistikirjassa tai mielessä olevana ajatuksena "tarkistaa, haluaako joku ajan", tuottaa heikompia tuloksia kuin odotuslista, jota hoidetaan järjestelmällisesti. Näin hoidat sen oikein.

• Pidä ajan tasalla olevaa listaa asiakkaista, jotka pyysivät aikoja, jotka eivät olleet saatavilla heidän soittaessaan tai varatessaan. Nämä ovat kaikkein lupaavimmat liidisi, kun aika vapautuu.
• Kun peruutus tulee, ota välittömästi yhteyttä odotuslistan kärjessä olevaan henkilöön. Nopeus on tärkeää, koska kesäasiakkailla on usein vain tietyt ajat, jolloin he ovat käytettävissä. Keskiviikkona avautuva aika on täytettävä viimeistään keskiviikkoiltapäivään mennessä, sillä muuten se jää todennäköisesti tyhjäksi.
• Anna odotuslistalla oleville asiakkaille lyhyt aika vastata (kaksi–neljä tuntia, kun kyseessä on saman päivän tai seuraavan päivän aika) ennen kuin siirryt listan seuraavaan henkilöön. Jos jätät ajan roikkumaan odottamaan vastausta, joka ei välttämättä tule, se maksaa sinulle enemmän kuin aikapaine maksaa asiakkaalle.
• Harkitse erillistä odotuslistaa tiimisi kysytyimmille jäsenille. Asiakkaat, jotka haluavat nimenomaan tietyn stylistin, ovat usein valmiita odottamaan juuri sitä aikaa sen sijaan, että ottaisivat vastaavan ajan joltakin toiselta.

Freshan verkkovarausjärjestelmä kerää ja hallinnoi odotuslistapyyntöjä automaattisesti ja ilmoittaa, kun sopiva aika vapautuu. Sen sijaan, että lista käsiteltäisiin manuaalisesti, alusta hoitaa ilmoitukset ja uudelleenvaraukset, joten vastaanottosi ei joudu viettämään kesää puhelimessa peruutusten täyttämistä metsästäen.

Tiimisi pitäminen toimintakykyisenä ruuhkahuippujen aikana

Liikevaihto ei ole ainoa asia, joka on kesällä pelissä. Tiimisi on. Ne kampaamot, jotka selviävät elokuusta hyvässä kunnossa, ovat niitä, joiden omistaja suhtautui tiimin kapasiteettiin yhtä tarkasti kuin asiakaskapasiteettiinkin. Jos stylisti on loppuun palanut heinäkuun loppuun mennessä, hän ei pysty tarjoamaan sitä laatua, joka olisi oikeuttanut suunnittelemasi täyteen varatun elokuun.

Lomien aikataulutus

Kesä on aikaa, jolloin tiimisi haluaa eniten vapaata ja jolloin sinulla on vähiten varaa olla alimiehitetty. Tähän ristiriitaan ei ole täydellistä ratkaisua, mutta on olemassa tapoja hallita sitä niin, että ne tuntuvat oikeudenmukaisilta ja toimivat käytännössä.

Määritä kesälomapyyntöjen jättämiselle aikaväli hyvissä ajoin. Kun pyydät kaikki lomahakemukset sisään huhtikuun loppuun mennessä, voit tehdä päätökset, kertoa niistä selkeästi ja suunnitella sijaisuudet ennen kuin sesonki on jo päällä – sen sijaan, että joutuisit hoitamaan asian reaktiivisesti kesäkuussa. Se, valitaanko suosituille viikoille hakujärjestyksen perusteella vai vuorottelujärjestelmän mukaisesti, on käytäntöpäätös, jonka jokainen yritys tekee omalla tavallaan. Selkeästi määritelty käytäntö on kuitenkin parempi kuin tilapäiset päätökset, jotka aiheuttavat närkästystä. Aikataulutusjärjestelmämme ovat markkinoiden johtavia ja auttavat sujuvoittamaan sinun ja tiimisi prosesseja. Lue lisää vapaiden hallinnasta ohjekeskuksestamme.

Porrasta työvuorojen kattaminen vilkkaimmilla viikoilla aina kun se on mahdollista. Jos sinulla on neljä stylistiä ja kaksi heistä haluaa vapaata heinäkuun viimeisellä viikolla, kysymys ei ole siitä, pitäisikö heidän pyyntöönsä suostua, vaan siitä, miten varmistetaan, etteivät jäljelle jäävät kaksi stylistiä joudu työskentelemään kyseisellä viikolla 150 prosentin kapasiteetilla. Luotettavan freelancerin tai sijaisen palkkaaminen kiireisimmiksi viikoiksi on todellinen vaihtoehto, johon kannattaa varata budjettia.

Fox & Vamp, Lontoo

Tahti, ei pelkkä määrä

Tiimi, joka työskentelee täydellä kapasiteetilla kaksitoista viikkoa yhteen menoon, suoriutuu heikommin syys- ja lokakuussa, kun kesän jälkeinen rauhallisempi kausi koittaa. Tarkoituksellisten kevyempien päivien sisällyttäminen kesän aikatauluihin ei tarkoita menetettyjä tuloja. Se on huoltoa.

Käytännössä: yksi tai kaksi suojattua, asiakkaatonta tuntia viikossa kutakin stylistiä kohden – aikaa hallintotehtäviin, jatkuvaan ammatilliseen kehittymiseen tai yksinkertaisesti kunnolliseen lounastaukoon. Yksi suojattu vapaapäivä viikossa, jota ei vähitellen syödä pois "vielä yhdellä varauksella". Selkeät päivän päättymisajat, joita noudatetaan eikä pidetä vain suosituksina, kun työpäivä venyy.

Kysy kuulumisia, älä keskity vain tuloksiin

Kesällä tärkein tiimikeskustelu ei ole "saavutammeko tavoitteet", vaan "mitä sinulle kuuluu". Loppuunpalaminen ei ilmoita itsestään äänekkäästi. Se ilmenee usein pieninä muutoksina: palveluajat pitenevät, konsultaatiot lyhenevät, lisämyyntiä tehdään vähemmän ja sairauslomia otetaan enemmän. Johtaja, joka kysyy säännöllisesti ja aidosti, huomaa ongelman todennäköisemmin varhaisessa vaiheessa kuin johtaja, joka kiinnittää siihen huomiota vasta, kun tulostiedot heikkenevät. Tässä on muutamia vinkkejä Freshan asiantuntijoilta:

Fresha-tilisi määrittäminen kesää varten

Suurin osa tässä artikkelissa kuvatuista asioista on huomattavasti helpompi toteuttaa, jos varausjärjestelmäsi hoitaa raskaimman työn. Muutama asia, jotka kannattaa tarkistaa tai laittaa kuntoon ennen sesongin huippua:

• Ennakkomaksusäännöt ovat palvelutyypin mukaisia, joten pitkistä ajanvarauksista peritään ennakkomaksu automaattisesti varaushetkellä ilman erillisiä manuaalisia toimenpiteitä.
• Automaattiset muistutusviestit on asetettu lähetettäviksi 48 ja 24 tuntia ennen varausta. Viesteihin on sisällytetty peruutusehto, jotta asiakkaille muistutetaan siitä jokaisessa yhteydenottopisteessä.
• Verkkovaraus on avoinna koko kesävalikoimaasi varten, mukaan lukien kaikki lisäämäsi uudet kausipalvelut, jotta asiakkaat voivat varata itse sen sijaan, että he soittaisivat tai lähettäisivät viestejä.
• Tiimin jäsenten lomakausille on asetettu saatavuusestot, jotta varausjärjestelmä näyttää todellisen saatavuuden eikä aikoja, joita ei voi varata.
• Raportit on määritetty tarkastelemaan viikoittaista käyttöastetta kesän aikana, jotta voit havaita ylikuormituksen merkit jo etukäteen, ennen kuin siitä tulee ongelma.

Jos et ole vielä Freshassa ja hoidat varauksia puhelimen, Instagramin yksityisviestien ja paperikalenterin yhdistelmällä, kesä on aikaa, jolloin tämä tapa käy todella kalliiksi. Fresha yrityksille -palvelulla on yli 130 000 kumppania, jotka luottavat meihin aikansa suhteen. Vilkkaan kesän aikana manuaalisesta ajanvarauksen hallinnasta säästetty aika maksaa itsensä takaisin lähes välittömästi. Asiakkaasi tekevät varauksen verkossa. Ennakkomaksut peritään automaattisesti. Muistutukset lähtevät automaattisesti, eikä kenenkään tarvitse lähettää niitä erikseen. Ja sinulla on tiedot, joiden avulla voit tehdä parempia päätöksiä siitä, miten hoidat kauden.

Kysymyksiä, joita kampaamojen ja hoitoloiden omistajat esittävät kesäajan varausten hallinnasta

Kuinka paljon etukäteen minun kannattaa avata kesävaraukset?

Hyvä lähtökohta on avata varausmahdollisuus 6–8 viikkoa ennen odotettua huippuaikaa. Kampaamoissa, joissa on kysyttyjä stylistejä, jotkut asiakkaat haluavat varata ajan hyvissä ajoin etukäteen. Kun avaat kesä–heinäkuun ajanvaraukset 8–10 viikkoa etukäteen, saat nämä asiakkaat kiinni ennen kuin he menevät muualle. Jos avaat varausmahdollisuuden liian aikaisin, riski on, että aikataulusi muuttuu ja kalenteriin jää hankalia aukkoja. Siksi kannattaa tasapainottaa varhaista varattavuutta sillä, että arvioit realistisesti, kuinka sidottu tiimisi saatavuus todellisuudessa on.

Onko kohtuutonta pyytää ennakkomaksua vakiohiustyylistä?

Vakiotrimmaukseen käytäntö, jossa asiakkaan korttitiedot tallennetaan ja maksu veloitetaan vain, jos asiakas jättää tulematta tai peruuttaa ajan 24 tunnin sisällä, on yleensä kohtuullisempi kuin ennakkomaksu. Ennakkomaksut lyhyistä, edullisemmista ajanvarauksista voivat tuntua uusista asiakkaista hankalilta, ja niitä on vaikeampi perustella, kun taloudellinen riski on pieni. Pyydä ennakkomaksua yli 90 minuutin ajanvarauksista, uusilta asiakkailta, jotka varaavat premium-palveluita, sekä kaikista tapahtuma- tai häävarauksista, joiden vapautunutta aikaa ei realistisesti voida täyttää lyhyellä varoitusajalla.

Miten toimin, kun asiakas jättää tulematta ja pyytää sitten varata uuden ajan?

Käytä käytäntöäsi johdonmukaisesti ja selitä se rauhallisesti. Jos ennakkomaksu menetettiin no show -ehtojen mukaisesti, se on menetetty. Voit toki varata asiakkaalle uuden ajan, mutta jos teet sen soveltamatta käytäntöä, se antaa ymmärtää, että käytännöstä voi neuvotella. Suora vastaus – "Ennakkomaksu kattoi väliin jääneen aikasi. Voit toki varata uuden ajan, ja vahvistamme sen uudella ennakkomaksulla" – on kohtuullinen ja ammattimainen tapa toimia. Useimmat asiakkaat hyväksyvät tämän valittamatta, kun asia on selitetty selkeästi.

Mikä on paras tapa käsitellä lomapyynnöt oikeudenmukaisesti pienessä tiimissä?

Määritä käytäntö ennen kauden alkua ja kerro se selkeästi kaikille samanaikaisesti. Olipa käytössä sitten "ensin tullutta palvellaan ensin" -periaate, vuorojärjestelmä suosituille viikoille tai pisteisiin perustuva lomien jako, oikeudenmukaisuus syntyy siitä, että samoja sääntöjä sovelletaan kaikkiin – sen sijaan että päätettäisiin tapauskohtaisesti, mikä väistämättä tuntuu epäjohdonmukaiselta. Pyydä kaikki kesälomapyynnöt tiettyyn päivämäärään mennessä huhtikuussa, vahvista päätökset viipymättä ja pidä kiinni sovitusta aikataulusta sen jälkeen, kun se on vahvistettu – ellei kyseessä ole todellinen hätätilanne.

Mistä tiedän, onko minulla kesällä liikaa vai liian vähän henkilöstöä?

Käyttöastetiedot kertovat tämän selvästi, jos ne ovat käytettävissäsi. Jos tiimisi on useina peräkkäisinä päivinä jatkuvasti yli 90-prosenttisesti varattu, olette vaarassa ylikuormittua. Jos joidenkin tiimin jäsenten käyttöaste on jatkuvasti 60 prosenttia tai alle, kun toisten on yli 90 prosenttia, kyse on pikemminkin työtehtävien jakautumisesta kuin kapasiteettiongelmasta. Kun tarkastelet näitä tietoja kesällä viikoittain kuukausittaisen seurannan sijaan, sinulla on riittävästi aikaa tehdä muutoksia ennen kuin epätasapaino muuttuu tuloksiin tai hyvinvointiin vaikuttavaksi ongelmaksi.

Kesä on koetinkivi. Läpäise se nyt, ei vasta syyskuussa.

Päätökset, jotka ratkaisevat, millainen kesästäsi tulee, tehdään pääosin ennen kesäkuuta. Ennakkomaksukäytäntö, jota ette ole vielä ottaneet käyttöön, loma-aikataulu, josta vielä neuvotellaan, ja varausjärjestelmä, joka toimii edelleen manuaalisten muistutusten varassa – nämä asiat kostautuvat heinä- ja elokuussa, kun ei ole enää aikaa korjata niitä kesken kaiken.

Mikään tästä ei ole monimutkaista. Muutama tunti valmisteluja toukokuussa säästää viikkoja palontorjuntaa kesällä. Järjestä kapasiteettisäännöt kuntoon, ota ennakkomaksukäytäntö käyttöön, varmista, että muistutukset ovat automaattisia, ja käy lomakeskustelu tiimisi kanssa nyt. Anna sitten kesäkauden mennä oman tapansa mukaan ja selviä siitä niin, että sekä yritys että tiimi ovat yhä ehjiä.

Jos haluat nähdä, miten Fresha voi hoitaa kiireisen kesäkauden operatiiviset puolet – automaattisista varausmaksuista ja muistutuksista odotuslistan hallintaan ja reaaliaikaiseen kapasiteettiraportointiin – tutustu Fresha yrityksille -palveluun täällä. Liittyminen on ilmaista, ei tilausmaksuja, ja palvelu on suunniteltu erityisesti kampaamoille ja kauneudenhoitoalan yrityksille.

👉 Jos tämän lukemisesta jää mieleen yksi asia, olkoon se tämä: määritä ennakkomaksukäytäntösi, automatisoi muistutuksesi ja avaa kesän saatavuutesi ennen kuin kiire alkaa. Kaikki kolme on helppo hoitaa Fresha yrityksille -palvelun kautta: ennakkomaksu- ja tallennettu-kortti-käytännöt soveltuvat automaattisesti varauksen yhteydessä, muistutukset lähtevät ilman, että kenenkään tarvitsee niitä lähettää, ja reaaliaikaiset kapasiteettitietosi ovat saatavilla aina, kun niitä tarvitset, Freshan raportointityökalujen kautta. 

Jos olet aikonut ottaa kunnollisen varausjärjestelmän käyttöön ennen kesää, nyt on sen aika.