Llenar y firmar formularios
Descubre cómo agregar formularios manualmente a las citas de los clientes, completarlos en la tienda y hacer que los miembros del equipo los revisen y firmen.
En este artículo
Acerca de cómo llenar y firmar formularios
Los formularios para clientes te ayudan a recopilar información importante antes, durante o después de las citas, con la opción de que tu equipo los revise y firme cuando sea necesario.
Los formularios se pueden agregar automáticamente en función de la configuración que hayas elegido o de forma manual a citas individuales y a perfiles de clientes. Se notifica a los clientes cuando se agrega un formulario, para que puedan completarlo con anticipación. Como alternativa, pueden llenar los formularios juntos o permitir que los clientes los completen de forma privada utilizando el modo cliente en la tienda.
Una vez que un cliente envía un formulario, tu equipo puede revisar sus respuestas y agregar las firmas necesarias. Los formularios completados se guardan en los registros del cliente para futuras consultas.
Agregar un formulario a una cita
- Abre una cita existente.
- En la vista de la cita, haz clic en Acciones (tres puntos) y selecciona Agregar un formulario.
- Para agregar un formulario existente, haz clic en Agregar junto a él o haz clic en Crear nuevo formulario para crear un nuevo formulario para clientes.
- Para ver cómo es el formulario antes de elegirlo, haz clic en Vista previa para abrirlo y haz clic en las páginas del formulario.
El formulario aparece en Registros en la vista de la cita, listo para que tu cliente lo complete.
Llenar un formulario en el establecimiento
Puedes completar un formulario en persona con tu cliente directamente desde la cita o desde su perfil de cliente.
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Junto al formulario que desea completar, seleccione Acciones (tres puntos) y elija cómo desea completar el formulario:
- Llenar formulario: Llena el formulario con tu cliente y haz clic en Completar formulario para guardarlo.
- Modo cliente: Entrega tu dispositivo al cliente para que pueda completar el formulario en privado, sin ver tu calendario ni otros datos. El cliente hace clic en Iniciar formulario para llenarlo y luego en **Completar formulario **para guardarlo. Una vez terminado, haga clic en **Listo **para cerrar el modo cliente.
El formulario aparece como Completado y se guarda en el perfil del cliente para futuras consultas. Si el formulario requiere la firma de un miembro del equipo, aparecerá como En espera de revisión por parte del equipo hasta que se firme.
Hacer que un miembro del equipo revise y firme un formulario
Puedes acceder a un formulario completado desde una cita, desde el perfil del cliente o desde la pestaña Envíos del formulario.
- Junto al formulario que quieres revisar, haz clic en Acciones y selecciona Revisar y firmar.
- Revisa las respuestas y las firmas de tu cliente y, a continuación, haz clic en Firmar formulario para agregar las firmas del equipo que sean necesarias.
- En la ventana emergente, elige Dibujar o Escribir para agregar tu firma y, luego, haz clic en Firmar.
- Haz clic en Firmar y completar para guardar el formulario.
El formulario aparece como Revisado y se guarda con la firma de tu equipo.
Preguntas frecuentes
Sí. En la vista de la cita, haz clic en Acciones junto al formulario y selecciona Enviar recordatorio. Tu cliente recibe una notificación pidiéndole que complete el formulario.
El modo cliente bloquea tu dispositivo en el formulario, para que tu cliente pueda llenarlo y firmarlo por sí mismo sin ver tu calendario, otros clientes o datos del negocio. Cuando termine, te devolverá el dispositivo.
Si tienes activado el cambio mediante PIN, ingresa tu PIN para volver a tu cuenta y salir del modo cliente una vez que tu cliente te devuelva el dispositivo. Si el formulario requiere la firma de un miembro del equipo, se abrirá listo para que lo revises y firmes en cuanto salgas del modo cliente.
Las respuestas de tu cliente se guardan tan pronto como envía el formulario. Si el formulario se cierra antes de hacer clic en Completar formulario o permanece inactivo durante 5 minutos antes de enviarlo, las respuestas no se guardan y tu cliente tiene que empezar de nuevo.
Si un formulario está marcado como Revisado parcialmente, necesita la firma de más de un miembro del equipo y aún no se han agregado todas. Una vez que todos los miembros del equipo requeridos hayan firmado, el formulario aparecerá como Revisado.
Solo es necesario revisar los formularios que incluyen la firma de un miembro del equipo. Los formularios sin firmas del equipo se dan por terminados tan pronto como tu cliente los completa.
Puedes editar un formulario antes de que se complete. Para hacerlo, haz clic en Acciones junto al formulario y selecciona Editar envío. Una vez que un cliente o un miembro del equipo firma un formulario, ya no se puede modificar. Si es necesario cambiar algo, agrega un nuevo formulario para que tu cliente lo complete.
Sí, si un cliente tiene varios formularios que completar, puedes seleccionarlos todos para que pueda llenarlos y firmarlos de una sola vez, en lugar de abrir cada formulario por separado.