Πολιτικές σαλονιού ομορφιάς: Τι να συμπεριλάβετε και πώς να τις διαμορφώσετε

Όταν διευθύνεις ένα σαλόνι ομορφιάς, πρέπει να τα καταφέρνεις με πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Οι περισσότερες συζητήσεις που οι ιδιοκτήτες σαλονιών ομορφιάς φοβούνται να κάνουν είναι αυτές στις οποίες οι προσδοκίες δεν είχαν τεθεί σωστά εξαρχής. Μια ασαφής ερώτηση σχετικά με την προμήθεια, σύγχυση για τον τρόπο λειτουργίας της χρέωσης ακύρωσης ή διαφορετικές ερμηνείες για το τι θεωρείται επαρκής προειδοποίηση για τη λήψη άδειας. 

Τίποτα από όλα αυτά δεν οφείλεται σε κακές προθέσεις. Προκύπτει από ένα χάσμα ανάμεσα σε αυτό που όλοι νόμιζαν ότι κατάλαβαν και σε αυτό που πραγματικά επικοινωνήθηκε. Οι σαφείς πολιτικές του σαλονιού ομορφιάς καλύπτουν αυτό το κενό και διασφαλίζουν ότι το σαλόνι σας λειτουργεί όσο το δυνατόν πιο ομαλά. 

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι πρέπει να συμπεριλάβετε, πώς να το διατυπώσετε με σαφήνεια και πώς να το κάνετε προσβάσιμο σε όλη την ομάδα σας. Συνδυάζεται άψογα με τους οδηγούς μας για τη διαμόρφωση της κουλτούρας του σαλονιού ομορφιάς και την πρόσληψη νέου προσωπικού, καθώς και οι τρεις αυτοί οδηγοί διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας βιώνει τη συνεργασία μαζί σας.

Το Nail Town, Λονδίνο

Τι είναι οι πολιτικές σαλόνιων ομορφιάς και γιατί κάθε σαλόνι ομορφιάς τις χρειάζεται;

Οι πολιτικές του σαλονιού ομορφιάς είναι τα συμφωνημένα πρότυπα και οι διαδικασίες που διέπουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρησή σας σε καθημερινή βάση. Καλύπτουν θέματα όπως τον τρόπο λειτουργίας των αμοιβών, τι συμβαίνει όταν ένας πελάτης ακυρώνει, τις προσδοκίες σχετικά με τον προγραμματισμό και την παρουσία, τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας εκπροσωπεί το σαλόνι ομορφιάς και πολλά άλλα.

Μη τις βλέπετε τόσο ως σύνολο κανόνων, όσο ως εργαλείο που προσφέρει σαφήνεια. Τα σαλόνια ομορφιάς που λειτουργούν πιο ομαλά είναι σχεδόν πάντα εκείνα στα οποία όλοι —ιδιοκτήτες και μέλη της ομάδας— γνωρίζουν ακριβώς τι να περιμένουν. Οι πολιτικές το καθιστούν δυνατό. Απομακρύνουν τις εικασίες από συζητήσεις που, διαφορετικά, θα απαιτούσαν από κάποιον να πάρει μια απόφαση επί τόπου.

«Τα σαλόνια ομορφιάς που τείνουν να λειτουργούν με τη μεγαλύτερη σιγουριά είναι εκείνα όπου οι πολιτικές δεν αποτελούν έκπληξη για κανέναν.» Όταν οι προσδοκίες είναι ξεκάθαρες εξαρχής, η ομάδα νιώθει ασφαλής και ο ιδιοκτήτης αφιερώνει πολύ λιγότερο χρόνο στη διαχείριση καταστάσεων που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί εντελώς. Είναι μία από τις πιο απλές επενδύσεις που μπορεί να κάνει ένας ιδιοκτήτης σαλονιού ομορφιάς.»

— Ανναμπέλ, Ειδικός Ομορφιάς, Fresha 

Η Society for Human Resource Management επισημαίνει σταθερά ότι οι τεκμηριωμένες πολιτικές στον χώρο εργασίας προστατεύουν τόσο τους εργοδότες όσο και τους εργαζόμενους, καθιστώντας σαφείς τις προσδοκίες και παρέχοντας σε όλους ένα κοινό σημείο αναφοράς. Στο πλαίσιο ενός σαλονιού ομορφιάς, αυτό το κοινό σημείο αναφοράς είναι που αποτρέπει τα μικρά ζητήματα από το να μετατραπούν σε μεγαλύτερα.

Οι βασικές πολιτικές του σαλονιού ομορφιάς που πρέπει να γνωρίζει η ομάδα σας

Δεν χρειάζεται κάθε πολιτική να καταγράφεται σε επίσημο έγγραφο. Ωστόσο, σε ορισμένους τομείς είναι εξαιρετικά χρήσιμο να καταγράφονται γραπτώς οι σχετικές οδηγίες, απλώς και μόνο επειδή τα θέματα αυτά προκύπτουν συχνά. Η σαφήνεια σε αυτό το σημείο αποτρέπει ενδεχόμενες διαφωνίες αργότερα.

Αυτά είναι τα σημεία που αξίζει να καλύψετε:

• Πρότυπα εξυπηρέτησης. Πώς είναι ένα πολύ καλό ραντεβού στο σαλόνι ομορφιάς σας, από τη συμβουλευτική συζήτηση μέχρι την πληρωμή. Πώς η ομάδα σας υποδέχεται τους πελάτες, πώς διαχειρίζεται τις αλλαγές στις οδηγίες και πώς ολοκληρώνει μια επίσκεψη. Αυτά διαμορφώνουν τη φήμη σας και αξίζει να τα διατυπώσετε με σαφήνεια.
• Προγραμματισμός και παρουσία. Πώς οργανώνονται οι βάρδιες, πόσο νωρίτερα πρέπει να υποβάλλονται τα αιτήματα για άδεια και πώς πρέπει να αναφέρονται οι απουσίες της τελευταίας στιγμής.
• Επαγγελματική συμπεριφορά. Πώς η ομάδα σας εκπροσωπεί το σαλόνι ομορφιάς απέναντι στους πελάτες, μεταξύ των μελών της και δημοσίως — ο τόνος, η παρουσίαση και το είδος του περιβάλλοντος στο οποίο αναμένετε να συμβάλλουν όλοι.
• Μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Τι ενθαρρύνονται τα μέλη της ομάδας να κοινοποιούν, πώς να αναφέρουν το σαλόνι ομορφιάς στο περιεχόμενο και τι να αποφεύγουν. Οι περισσότεροι στιλίστες θέλουν να μοιράζονται τη δουλειά τους — μια πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα πρέπει να το διευκολύνει αυτό, όχι να το περιορίζει.
• Εμπιστευτικότητα. Τα στοιχεία των πελατών είναι ευαίσθητα. Αξίζει να συμπεριληφθεί μια σύντομη σημείωση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αντιμετωπίζονται τα δεδομένα των πελατών, καθώς και η προσδοκία ότι αυτά θα παραμένουν εντός της επιχείρησης.

Κανένα από αυτά δεν χρειάζεται να είναι εκτενές. Αρκεί μία παράγραφος ανά θέμα, γραμμένη σε απλή γλώσσα. Στόχος είναι όλοι να τις έχουν διαβάσει, να τις κατανοούν και να γνωρίζουν πού μπορούν να τις βρουν.

Πώς να διαμορφώσετε μια σαφή πολιτική αποδοχών και προμηθειών για το σαλόνι ομορφιάς

Οι αποδοχές και οι προμήθειες είναι οι τομείς όπου η σαφήνεια έχει τη μεγαλύτερη σημασία. Όταν τα μέλη της ομάδας κατανοούν ακριβώς πώς διαμορφώνονται οι αποδοχές τους, η εμπιστοσύνη έρχεται από μόνη της. Σε αυτήν την περίπτωση, οι γραπτές πολιτικές κάνουν τη μεγαλύτερη πρακτική διαφορά, επειδή οι λεπτομέρειες είναι συγκεκριμένες και τα διακυβεύματα φαίνονται πραγματικά.

Beam, Λονδίνο

Η πολιτική αποδοχών σας θα πρέπει να καλύπτει τα εξής: πώς υπολογίζονται οι βασικοί μισθοί, πότε πραγματοποιούνται οι πληρωμές, πώς διαμορφώνονται οι προμήθειες για τις υπηρεσίες και τις λιανικές πωλήσεις, καθώς και πώς παρακολουθούνται οι ώρες εργασίας και οι φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας.

Το Fresha κάνει την επιχειρησιακή πλευρά αυτής της διαδικασίας πολύ απλή. Μπορείτε να ορίσετε τις αμοιβές για κάθε μέλος της ομάδας, να διαμορφώσετε εξατομικευμένες δομές προμηθειών για υπηρεσίες, προϊόντα λιανικής, δωροκάρτες και συνδρομές, καθώς και να εκτελείτε την μισθοδοσία απευθείας μέσω της πλατφόρμας. Η επισκόπηση της εκτέλεσης πληρωμής στο Κέντρο Βοήθειας σας καθοδηγεί βήμα προς βήμα. Όταν η ομάδα σας μπορεί να βλέπει ακριβώς πώς υπολογίζεται η προμήθειά της σε πραγματικό χρόνο, η πολιτική γίνεται από μόνη της απολύτως διαφανής.

Όσον αφορά τα νομικά θέματα, αξίζει να εξοικειωθείτε τόσο με τις κατευθυντήριες γραμμές της κυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου για τα εργασιακά δικαιώματα όσο και με τους κανόνες του Υπουργείου Εργασίας των ΗΠΑ για τις αμοιβές και το ωράριο, καθώς οι πολιτικές αμοιβών πρέπει να συμμορφώνονται με την τοπική εργατική νομοθεσία.

Η πολιτική κρατήσεων και ακυρώσεων του σαλονιού ομορφιάς σας

Μια σαφής πολιτική κρατήσεων και ακυρώσεων είναι ένα από τα πιο χρήσιμα πράγματα που μπορείτε να καταγράψετε γραπτώς. Ωφελεί άμεσα την ομάδα σας, μειώνοντας τον αντίκτυπο των μη εμφανίσεων στα έσοδα,  και θέτει με σαφήνεια τις προσδοκίες των πελατών από τη στιγμή που κάνουν κράτηση.

Τα βασικά σημεία που πρέπει να καλύψετε είναι: πόσο νωρίτερα απαιτείται η ειδοποίηση για ακύρωση, αν εισπράττεται προκαταβολή κατά την κράτηση, πώς αντιμετωπίζονται οι καθυστερημένες αφίξεις και τι συμβαίνει σε περίπτωση μη εμφάνισης. Οι λεπτομέρειες εξαρτώνται από εσάς και τον τρόπο λειτουργίας του σαλονιού ομορφιάς σας. Αυτό που έχει σημασία είναι η πολιτική να είναι ορατή, συνεπής και να κοινοποιείται εκ των προτέρων.

Τα εργαλεία πληρωμών και προστασίας κρατήσεων του Fresha κάνουν την αυτόματη εφαρμογή αυτής της πολιτικής πολύ εύκολη. Μπορείτε να ζητάτε τα στοιχεία της κάρτας κατά την κράτηση, να εισπράττετε προκαταβολές και να επιβάλλετε χρεώσεις ακύρωσης, χωρίς να χρειάζεται να τις διεκδικείτε εσείς οι ίδιοι. Η πολιτική είναι ενσωματωμένη στη διαδικασία κράτησης, πράγμα που σημαίνει ότι η ομάδα σας δεν χρειάζεται ποτέ να την αναφέρει η ίδια.

Πώς να ενσωματώσετε τις πολιτικές του σαλονιού ομορφιάς σας σε ένα εγχειρίδιο προσωπικού

Αφού διαμορφώσετε τις πολιτικές σας, η μετατροπή τους σε εγχειρίδιο είναι πιο απλή από ό,τι περιμένουν οι περισσότεροι ιδιοκτήτες. Δεν χρειάζεται να έχει εντυπωσιακή διαμόρφωση ούτε να εκτείνεται σε δεκάδες σελίδες. Πρέπει να είναι σαφές, πλήρες και εύκολα αναζητήσιμο.

 «Ένα εγχειρίδιο δεν είναι απλώς ένα έγγραφο, είναι ένα μήνυμα.» Δείχνει στην ομάδα σας ότι έχετε σκεφτεί προσεκτικά πώς να κάνετε την εργασιακή τους ζωή σαφή και δίκαιη. Τα καλύτερα δεν διαβάζονται σαν νομικά έγγραφα. Διαβάζονται σαν μια συζήτηση με τον ιδιοκτήτη, γραμμένη σε κείμενο.»

— Ιασμίνα, Διευθύντρια Μάρκετινγκ Περιεχομένου, Fresha

Ακολουθεί μια πρακτική προσέγγιση:

1. Ξεκινήστε με μια σύντομη εισαγωγή για το σαλόνι ομορφιάς σας, τις αξίες που πρεσβεύετε και το είδος του ομαδικού περιβάλλοντος που δημιουργείτε. Αυτό θέτει το πλαίσιο ώστε όλα όσα ακολουθούν να θεωρούνται κάτι στο οποίο η ομάδα σας συμμετέχει, και όχι απλώς κάτι στο οποίο υπόκειται.
2. Προσθέστε κάθε τομέα πολιτικής με απλά λόγια. Γράψτε με έναν πιο συνομιλητικό τόνο. Χρησιμοποιήστε σύντομες παραγράφους. Μία ιδέα ανά ενότητα.
3. Συμπεριλάβετε μια ενότητα σχετικά με τις αποδοχές, τις προμήθειες, τις φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας και τον τρόπο λειτουργίας των εκτελέσεων πληρωμών. Σύνδεσμος προς το σημείο στο Fresha όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να δουν αυτές τις πληροφορίες, αν θέλουν να ελέγξουν τις λεπτομέρειες.
4. Τοποθετήστε το σε κάποιο σημείο που να είναι εύκολα προσβάσιμο. Ένα κοινόχρηστο έγγραφο Google ή μια καρφιτσωμένη σημείωση στο κανάλι Team Connect του Fresha είναι καλές επιλογές. Η μορφή έχει λιγότερη σημασία από το αν οι άνθρωποι μπορούν να το βρουν εύκολα.
5. Να το ελέγχετε κάθε χρόνο ή όταν αλλάζει κάτι. Όταν κάνετε αλλαγές, ενημερώστε απευθείας την ομάδα σας. Μην περιορίζεστε στην ενημέρωση του εγγράφου, ελπίζοντας ότι θα το προσέξουν.

Έβα Όμετς, Μαδρίτη

Πώς το Fresha διευκολύνει την εφαρμογή των πολιτικών του σαλονιού ομορφιάς σας στην πράξη

Οι πολιτικές αποδίδουν την αξία τους μόνο όταν οι διαδικασίες που τις στηρίζουν είναι συνεπείς. Η Fresha ενοποιεί το λειτουργικό επίπεδο, ώστε οι πολιτικές σας να υποστηρίζονται από την πλατφόρμα, αντί να βασίζεστε στο ότι όλοι θα θυμούνται τι είχε συμφωνηθεί.

Οι φόρμες καταχώρησης ωρών εργασίας  καταγράφουν αυτόματα τις ώρες, ώστε η πολιτική σας για την παρουσία να στηρίζεται σε ένα σαφές αρχείο.

Τα δικαιώματα πρόσβασης διασφαλίζουν ότι τα σωστά άτομα βλέπουν τις σωστές πληροφορίες. Μπορείτε να ορίσετε επίπεδα δικαιωμάτων ανά μέλος της ομάδας,  ώστε η εμπιστευτικότητα να είναι ενσωματωμένη στον τρόπο λειτουργίας της πλατφόρμας και όχι απλώς διατυπωμένη σε ένα έγγραφο πολιτικής.

Και τα εργαλεία προγραμματισμού της Fresha παρέχουν σε όλους μια σαφή εικόνα των βαρδιών και της διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο. Όταν η πολιτική προγραμματισμού σας είναι σαφής και το ημερολόγιο την αντικατοπτρίζει με ακρίβεια, η καθημερινή λειτουργία κυλάει πιο ομαλά για όλους.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τις πολιτικές των σαλονιών ομορφιάς

Τι θα πρέπει να περιλαμβάνουν οι πολιτικές ενός σαλονιού ομορφιάς;

Οι βασικές πολιτικές ενός σαλονιού ομορφιάς καλύπτουν συνήθως τα εξής: τα πρότυπα εξυπηρέτησης και τις προσδοκίες όσον αφορά την περιποίηση των πελατών, τον προγραμματισμό και την παρουσία, τις δομές αμοιβών και προμηθειών, τους όρους κρατήσεων και ακυρώσεων, την επαγγελματική συμπεριφορά, τις οδηγίες για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και την εμπιστευτικότητα. Για τα περισσότερα σαλόνια ομορφιάς, αρκεί μία ξεκάθαρη παράγραφος για κάθε θέμα, γραμμένη σε απλή γλώσσα. Το σημαντικό είναι η ομάδα σας να μπορεί να τις βρίσκει εύκολα και να γνωρίζει ότι υπάρχουν.

Είναι νομικά υποχρεωτικό να έχω εγχειρίδιο προσωπικού για το σαλόνι ομορφιάς μου;

Οι νομικές απαιτήσεις διαφέρουν ανάλογα με την τοποθεσία. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι εργαζόμενοι δικαιούνται μια γραπτή δήλωση με τα στοιχεία της απασχόλησής τους. Στις ΗΠΑ, οι απαιτήσεις διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία. Ένα πλήρες εγχειρίδιο δεν απαιτείται πάντα από τον νόμο, αλλά ΠΡΟΤΕΙΝΕΤΑΙ ένθερμα. Η SHRM επισημαίνει ότι οι γραπτές πολιτικές προστατεύουν τόσο τους εργοδότες όσο και τους εργαζόμενους, καθιστώντας σαφείς τις προσδοκίες.

Ποια είναι μια δίκαιη πολιτική ακύρωσης για ένα σαλόνι ομορφιάς;

Τα περισσότερα σαλόνια ομορφιάς απαιτούν ειδοποίηση 24 έως 48 ώρες νωρίτερα για ακυρώσεις χωρίς χρέωση. Για πιο μεγάλης διάρκειας ή εξειδικευμένα ραντεβού, συνήθως ισχύει προειδοποίηση 48 έως 72 ωρών. Το πιο σημαντικό είναι η πολιτική να είναι ορατή πριν κάνει ο πελάτης κράτηση, να κοινοποιείται με σαφήνεια τη στιγμή της κράτησης και να εφαρμόζεται με συνέπεια. Τα εργαλεία προστασίας πληρωμών της Fresha σάς δίνουν τη δυνατότητα να ζητάτε μια κάρτα κατά την κράτηση ή να εισπράττετε προκαταβολή, ώστε η πολιτική να εφαρμόζεται αυτόματα.

Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι το εγχειρίδιο εργαζομένων ενός σαλονιού ομορφιάς;

Όσο χρειάζεται και όχι περισσότερο. Τα περισσότερα σαλόνια ομορφιάς ανεξάρτητων επαγγελματιών μπορούν να καλύψουν τα πάντα σε δύο έως πέντε σελίδες. Το ζητούμενο δεν είναι το μήκος, αλλά η χρησιμότητα: μπορεί ένα νέο μέλος της ομάδας να βρει όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζει για την εργασία στο σαλόνι ομορφιάς σας; Αν ναι, έχει το σωστό μήκος.

Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι η ομάδα μου θα διαβάσει πραγματικά το εγχειρίδιο;

Όταν έρχεται κάποιο νέο μέλος, εξετάστε το μαζί. Κάντε το μέρος της διαδικασίας ένταξης νέων υπαλλήλων, αντί για ένα έγγραφο που αφήνεται να το διαβάσει κανείς μόνος του. Φροντίστε να το φυλάσσετε σε ένα σημείο που είναι πραγματικά εύκολα προσβάσιμο — σε ένα κοινόχρηστο ψηφιακό έγγραφο ή ως καρφιτσωμένο μήνυμα στο κανάλι της ομάδας σας. Και όταν αλλάζει κάτι, ενημερώστε τους ανθρώπους απευθείας, αντί να περιοριστείτε στην απλή ενημέρωση του αρχείου.

Μόλις καταγράψετε τις πολιτικές σας και τις κάνετε προσβάσιμες σε ολόκληρη την ομάδα, θα διαπιστώσετε πόσο πιο ομαλά κυλά η καθημερινή λειτουργία. Όχι επειδή άλλαξαν οι κανόνες, αλλά επειδή όλοι εργάζονται με βάση τις ίδιες πληροφορίες. Έτσι, κερδίζετε χρόνο και ενέργεια για τα πράγματα που έχουν πραγματικά μεγαλύτερη σημασία.

👉 Ξεκινήστε με τους τομείς όπου η μεγαλύτερη σαφήνεια θα έκανε τη μεγαλύτερη διαφορά αυτήν τη στιγμή. Ορίστε τους μισθούς και τη δομή πληρωμών σας στο Fresha, ρυθμίστε τα ποσοστά προμήθειας και χρησιμοποιήστε τα εργαλεία προστασίας πληρωμών του Fresha για να εφαρμόζεται αυτόματα η πολιτική ακυρώσεων σας. Φροντίστε πρώτα να θέσετε αυτά τα θεμέλια. Όλα τα υπόλοιπα έρχονται από μόνα τους.

Αν δεν χρησιμοποιείτε ακόμα το Fresha για τη διαχείριση του σαλονιού ομορφιάς σας, μάθετε τι περιλαμβάνεται ή ξεκινήστε δωρεάν.