Aktualizovat stavy schůzek
Zjistěte, jak sledovat schůzky ve svém kalendáři na první pohled a udržovat tým organizovaný po celý den pomocí stavů schůzek.
V tomto článku
Jak fungují stavy schůzek
Aktualizace stavů schůzek vám pomáhá spravovat pracovní postupy a spouští oznámení o schůzkách pro vaše klienty.
Každá schůzka začíná výchozím stavem Rezervováno a od té doby se aktualizuje v závislosti na tom, co se stane dál. Stavy schůzek můžete aktualizovat ručně nebo je nechat měnit automaticky na základě akcí zákazníků nebo dokončených prodejů. Stavy jsou barevně odlišeny a viditelné ve vašem kalendáři, seznamu schůzek a profilech klientů, takže vždy víte, v jaké fázi se rezervace nachází.
Následující změny stavu probíhají automaticky:
- Rezervováno: Výchozí stav pro každou novou schůzku vytvořenou v kalendáři vaším týmem. Pokud si klient rezervuje schůzku online a není uplatněny žádné platební podmínky, bude schůzka vytvořena s tímto stavem.
- Potvrzeno: Použije se, když klient potvrdí svou rezervaci. Může jej nastavit váš tým nebo automaticky, pokud klient potvrdí přijetí vašich platebních podmínek.
- Dokončeno: Nastaví se, když je schůzka odúčtována prostřednictvím prodejního místa. Vždy bude mít přiřazený prodej, ale platba může být stále neuhrazena nebo uhrazena jen částečně.
- Zrušeno: Nastaví se, když je schůzka zrušena. Termíny lze zrušit pouze v případě, že je čas zahájení v budoucnu. Klienti mohou také zrušit schůzku online, v závislosti na vašem nastavení online rezervací.
Svůj pracovní postup můžete spravovat ruční aktualizací stavů schůzek pomocí:
- Vlastní stavy: Vytvářejte stavy, které jsou přizpůsobeny vašim obchodním potřebám, například „Přišel/a“ nebo „Zahájeno“, abyste označili, že schůzka probíhá.
- Nedostavil/a se: Nastavte ručně, pokud se klient nedostaví na začátek schůzky. Tuto možnost můžete použít pouze po uplynutí času zahájení schůzky.
Aktualizace stavu schůzky
Stav schůzky můžete kdykoli aktualizovat z kalendáře.
- Otevřete schůzku.
- Klikněte na aktuální Stav v pravém horním rohu zobrazení schůzky.
- Vyberte nový stav z rozbalovací nabídky a aktualizujte schůzku.
Změny stavu se projeví okamžitě a aktualizují barvu schůzky ve vašem kalendáři.
Vytvoření vlastních stavů schůzek
Máte-li specifický pracovní postup, můžete vytvořit vlastní stavy, které odpovídají potřebám vašeho podniku.
-
V hlavní nabídce v levé části obrazovky přejděte na Nastavení.
-
Klikněte na Plánování a vytvořte vlastní stavy schůzek.
-
V levém panelu nabídky vyberte Stavy schůzek.
-
Kliknutím na tlačítko Přidat v pravém horním rohu vytvoříte nový stav.
-
Na stránce nového stavu schůzky vyplňte následující údaje:
-
Název: Přidejte název stavu. Například „Konzultace“ nebo „Předběžné ošetření“.
-
Ikona: Klikněte na ikonu a zvolte novou, která odráží důvod stavu. Zobrazí se u schůzky v kalendáři.
-
Barva: Vyberte barvu, která bude odrážet stav schůzky v kalendáři.
-
-
Kliknutím na tlačítko Přidat v pravém horním rohu uložíte nový stav schůzky.
Po vytvoření se vaše vlastní stavy zobrazí jako možnosti při aktualizaci stavu schůzky.
Upravit nebo odstranit stavy schůzek
-
V seznamu stavů schůzek klikněte na tlačítko Akce vedle stavu, který chcete spravovat.
-
Z panelu vyberte jednu z následujících možností:
-
Upravit: Aktualizujte podrobnosti o čase stavu, včetně Názvu, Ikony a Barvy.
-
Odstranit: Trvale odstraňte typ blokovaného času. Zobrazí se vyskakovací okno s výzvou k opětovnému potvrzení odstranění.
-
Posunout nahoru nebo dolů: Změňte pozici stavu v seznamu, abyste určili, kde se zobrazí při aktualizaci stavu schůzky.
-
Veškeré změny provedené ve stavu se okamžitě projeví ve všech souvisejících schůzkách. Pokud odstraníte stav, který se používá, budete vyzváni k výběru nového stavu, který bude těmto schůzkám přiřazen.
Některé stavy jsou výchozí nastavení systému a nelze je upravovat, měnit jejich pořadí ani mazat. Patří mezi ně Rezervováno, Potvrzeno, Dokončeno, Zrušeno a Klient se nedostavil.
Často kladené dotazy
Vlastní stavy schůzek jsou určeny pouze pro interní použití. Klienti budou i nadále dostávat standardní aktualizace, jako jsou potvrzení a připomenutí.
Při odstraňování stavu bude stav okamžitě odstraněn, pokud není používán. Pokud se používá, budete muset tyto schůzky přiřadit k jinému vlastnímu stavu. Nebudete moci vybrat Dokončeno, Zrušeno ani Nedostavil(a) se.
Ano, každá schůzka v rámci skupinové schůzky může mít svůj vlastní stav. Stav můžete aktualizovat individuálně pro každou rezervaci ve skupině.
Stavy schůzek se zobrazí u každé jednotlivé schůzky, včetně schůzek v rámci skupinové schůzky. Stav také uvidíte v Seznamu schůzek v části Prodeje a v profilu každého klienta v jeho historii schůzek.
