Правила на салона: какво да включите и как да ги формулирате

Да управляваш салон означава да жонглираш с множество задачи, а повечето разговори, от които собствениците на салони се страхуват, са тези, при които очакванията изобщо не са били правилно зададени още в самото начало. Неясен въпрос относно комисионите, объркване около това как се начислява таксата за анулиране или различни тълкувания на това какво се счита за достатъчно предизвестие за отпуск. 

Нищо от това не се дължи на лоши намерения. Това се дължи на разминаване между това, което всички са смятали, че са разбрали, и това, което всъщност е било съобщено. Ясните правила на салона запълват тази празнина и гарантират, че салонът ви ще функционира възможно най-безпроблемно. 

Това ръководство обяснява какво да включите, как да го напишете ясно и как да го направите достъпно за целия ви екип. Това ръководство се допълва добре с нашите насоки за изграждане на култура в салона и наемане на нов персонал за салона, тъй като и трите оказват влияние върху това как вашият екип възприема работата с вас.

The Nail Town, Лондон

Какво представляват правилата на салона и защо всеки салон се нуждае от тях?

Правилата на салона са договорените стандарти и процедури, които определят начина, по който вашият бизнес функционира всеки ден. Те обхващат как се формират заплатите, какво се случва, когато клиент отмени резервация, какви са очакванията относно графика и присъствието, как вашият екип представя салона и още много други неща.

Гледайте на тях не толкова като на сборник с правила, а по-скоро като на инструмент за постигане на яснота. Салоните, които функционират най-безпроблемно, почти винаги са тези, в които всички – както собствениците, така и служителите – знаят точно какво да очакват. Политиките правят това възможно. Те премахват догадките от разговорите, при които иначе би се налагало някой да взема решение на момента.

„Салоните, които обикновено функционират най-уверено, са тези, в които правилата не са изненада за никого.“ Когато очакванията са ясни още от самото начало, екипът се чувства сигурен, а собственикът отделя много по-малко време за справяне със ситуации, които е можело изцяло да бъдат избегнати. Това е една от най-простите инвестиции, които собственикът на салон може да направи.“

— Анабел, експерт по красота, Fresha 

Асоциацията за управление на човешките ресурси (Society for Human Resource Management ) многократно отбелязва, че документираните политики на работното място защитават както работодателите, така и служителите, като изясняват очакванията и осигуряват обща отправна точка за всички. В контекста на салона именно тази обща отправна точка не позволява дребните проблеми да прераснат в по-големи.

Основните правила на салона, които вашият екип трябва да познава

Не всяка политика изисква официален документ. Но има няколко области, в които е изключително полезно правилата да бъдат описани в писмен вид – просто защото тези въпроси възникват редовно, а яснотата тук предотвратява напрежение по-нататък.

Ето какво си струва да обхванете:

• Стандарти за обслужване. Как изглежда един чудесно проведен час във вашия салон – от консултацията до плащането. Как вашият екип посреща клиентите, как се справя с промените в заданието и как приключва посещението. Те определят вашата репутация и си струва да бъдат формулирани ясно.
• График и присъствие. Как се организират смените, колко време предварително трябва да се подават молби за отпуск и как следва да се съобщават отсъствията в последния момент.
• Професионално поведение. Как вашият екип представя салона пред клиентите, помежду си и в общественото пространство — тонът, начинът на представяне и атмосферата, за която очаквате всеки да допринася.
• Социалните мрежи. Какво се насърчават служителите да споделят, как да тагват салона в съдържанието и какво да избягват. Повечето стилисти искат да споделят работата си – правилата за социалните мрежи трябва да го позволяват, а не да го ограничават.
• Поверителност. Информацията за клиентите е чувствителна. Струва си да включите кратка бележка за това как трябва да се борави с данните на клиентите и за очакването те да остават в рамките на фирмата.

Нито едно от тези неща не трябва да бъде дълго. Достатъчно е по един абзац за всяка тема, написан на достъпен език. Целта е всеки да ги е прочел, да ги е разбрал и да знае къде да ги намери.

Как да определите ясна политика за заплащане и комисиони в салона

Възнагражденията и комисионите са областите, в които яснотата е от най-голямо значение. Когато служителите разбират точно как се формират доходите им, доверието идва от само себе си. В този случай писмените правила имат най-голямо практическо значение, тъй като детайлите са конкретни, а залозите се усещат като реални.

Beam, Лондон

Вашата политика за заплащане трябва да обхваща: как се изчисляват основните заплати, кога се извършват изплащанията, как е структурирана комисионната за услугите и продажбите на дребно, както и как се отчитат отработените часове и се водят графиците.

Fresha прави оперативната страна на това изключително лесна. Можете да зададете заплати за всеки служител, да конфигурирате персонализирани структури на комисионите за услуги, продажби на продукти, подаръчни ваучери и абонаменти, както и да извършвате изплащането на заплатите директно през платформата. В общия преглед на обработката на заплатите в Помощния център са описани подробно всички стъпки. Когато членовете на вашия екип могат да видят точно как се изчислява комисионната им в реално време, политиката става очевидно прозрачна.

От правна гледна точка си струва да се запознаете както с насоките на правителството на Обединеното кралство относно трудовите права, така и с правилата на Министерството на труда на САЩ за заплащането и работното време, тъй като политиките за заплащане трябва да бъдат в съответствие с местното трудово законодателство.

Политика на вашия салон за резервации и анулиране

Ясната политика за резервации и анулиране е едно от най-практичните неща, които можете да формулирате писмено. Това е от пряка полза за екипа ви, тъй като намалява загубата на приходи, причинена от неявяване на клиенти, и ясно задава очакванията на клиентите още от момента, в който направят резервация.

Основните неща, които трябва да обхванете, са: колко предизвестие е необходимо за отменяне на резервация, дали се взема депозит при самото резервиране, как се постъпва при закъснение и какво се случва, ако клиентът не се яви. Конкретните детайли зависят от вас и от организацията на вашия салон. Важното е политиката да бъде видима, последователна и предварително оповестена.

Инструментите на Fresha за плащания и защита на резервациите улесняват автоматичното прилагане на тези правила. Можете да изисквате данни за карта при резервация, да приемате депозити и да начислявате такси за анулиране, без да се налага да го правите ръчно. Политиката е вградена в самия процес на резервация, което означава, че на екипа ви никога няма да се налага да я споменава.

Как да включите правилата на салона си в наръчник за персонала

След като вече имате своите правила, да ги превърнете в наръчник е по-лесно, отколкото повечето собственици очакват. Не е нужно да бъде с изискан дизайн или да наброява десетки страници. Трябва да бъде ясно, изчерпателно и лесно за намиране.

 „Наръчникът не е просто документ, а послание. Това показва на екипа ви, че сте обмислили внимателно как да направите работния им живот ясен и справедлив. Най-добрите наръчници не се четат като правни документи. Те се четат като разговор със собственика, само че записан.“

— Ясмина, мениджър „Маркетинг на съдържанието“, Fresha

Ето един практичен подход:

1. Започнете с кратко представяне на вашия салон – какво представлявате и каква работна атмосфера изграждате в екипа си. Това представя всичко, което следва, като нещо, от което вашият екип е част, а не само на което е подчинен.
2. Добавете всяка област от правилата, формулирана на достъпен език. Пишете в разговорен стил. Използвайте кратки параграфи. По една идея във всеки раздел.
3. Включете раздел за заплащането, комисионите, графиците и начина, по който се извършват изплащанията. Връзка към мястото във Fresha, където служителите могат да видят това, ако искат да проверят подробностите.
4. Поставете го на леснодостъпно място. Споделен документ в Google Документи или закачена бележка във вашия канал „Връзка с екипа“ във Fresha са добри варианти. Форматът е по-маловажен от това дали хората могат лесно да го намерят.
5. Преглеждайте го всяка година или когато нещо се промени. Когато правите промени, уведомете екипа си директно, а не просто актуализирайте документа и се надявайте те да забележат.

Ева Омец, Мадрид

Как Fresha улеснява прилагането на правилата на вашия салон на практика

Политиките носят полза само когато оперативните дейности, които стоят зад тях, са последователни. Fresha обединява оперативното ниво, така че правилата ви да се подкрепят от платформата, вместо да разчитате всички да помнят какво е било договорено.

Графиците  следят отработените часове автоматично, така че вашите правила за присъствие да имат ясна документална основа.

Разрешенията за достъп гарантират, че правилните хора виждат правилната информация. Можете да зададете нива на разрешения за всеки служител,  така че поверителността да е заложена в начина на работа на платформата, а не само посочена в документ с правила.

А инструментите за планиране на Fresha осигуряват на всички ясен изглед на смените и наличността в реално време. Когато правилата ви за планиране са ясни и календарът ги отразява точно, ежедневната работа протича по-гладко за всички.

Често задавани въпроси относно правилата на салона

Какво следва да включват правилата на салона?

Основните правила на салона обикновено обхващат: стандартите за обслужване и очакванията към грижата за клиентите, графика и присъствието, структурите на заплащане и комисионите, условията за резервации и отменяне, професионалното поведение, указанията за социалните мрежи и поверителността. За повечето салони е достатъчно да има по един ясен параграф за всяка тема, написан на разбираем език. Важното е екипът ви да може лесно да ги намира и да знае, че съществуват.

По закон трябва ли да имам наръчник за персонала за моя салон?

Правните изисквания се различават в зависимост от местоположението. В Обединеното кралство служителите имат право на писмено известие с основните условия на трудовото правоотношение. В САЩ изискванията се различават в зависимост от щата. Пълният наръчник не винаги е законово задължителен, но е силно препоръчителен. SHRM отбелязва, че писмените правила защитават както работодателите, така и служителите, като ясно формулират взаимните очаквания.

Каква е справедливата политика за анулиране за един салон?

Повечето салони изискват предизвестие от 24 до 48 часа за анулиране на резервация без такса. За по-продължителни или специализирани часове обикновено се изисква предизвестие от 48 до 72 часа. Най-важното е правилата да са видими, преди клиентът да направи резервация, да бъдат ясно съобщени в момента на резервирането и да се прилагат последователно. Инструментите за защита на плащанията на Fresha ви позволяват да изисквате карта при резервация или да вземате депозит, така че правилата да се прилагат автоматично.

Колко дълъг трябва да бъде наръчникът за служителите в салона?

Толкова дълго, колкото е необходимо, и нито минута повече. Повечето салони, управлявани от самостоятелни специалисти, могат да обхванат всичко в две до пет страници. Важното не е дължината, а полезността: може ли нов служител да намери всичко, което трябва да знае за работата във вашия салон? Ако отговорът е „да“, значи дължината е подходяща.

Как да се уверя, че екипът ми наистина ще прочете наръчника?

Преминете през него заедно, когато някой се присъедини. Направете го част от въвеждането на новите служители, а не документ, който да бъде прочетен самостоятелно. Съхранявайте го на място, което е наистина лесно достъпно – като споделен цифров документ или като „закачено“ съобщение в канала на вашия екип. И когато има промяна, уведомете хората директно, а не просто актуализирайте файла.

След катоOпишете правилата си и ги направите достъпни за целия екип, ще забележите колко по-гладко ще протича ежедневната работа. Не защото правилата са се променили, а защото всички работят по един и същ начин. Така си връщате време и енергия за нещата, които са най-важни.

👉 Започнете с областите, в които яснотата би имала най-голямо значение точно сега. Настройте заплатите и структурата на заплащането си във Fresha, задайте вашите комисионни ставки и използвайте инструментите за защита на плащанията на Fresha, за да прилагате автоматично своята политика за анулиране. Първо поставете тези основи. Всичко останало следва от само себе си.

Ако все още не използвате Fresha за управлението на вашия салон, разберете какво включва платформата или започнете безплатно.