夏季预订：沙龙在夏季取得成功

夏季是每位沙龙所有者最期待的季节。日程安排满满，收入源源不断，沙龙里充满了活力，这是一年其他任何时候都没有的。机会真实存在，等你来把握。你只需尽可能做好准备，很简单，对吧？

充分利用夏季并不只是要尽可能多地接单。关键在于接受合适的预约，保持现有的接待能力，并确保业务在繁忙时也不会陷入崩溃。做得好的沙龙不一定是规模最大或人手最充足的。他们是在旺季开始之前就做好充分准备的沙龙，而不是在旺季来临时才忙得焦头烂额。Fresha提供市场上最先进的管理工具和预约系统，在这个夏季为你提供助力。

本指南涵盖五个在实践中能带来最大效果的方面：产能规划、定金与取消政策、减少爽约、等候名单管理，以及在高峰期让团队保持高效运转。在旺季真正开始之前，所有这些措施现在都可以付诸实施。

Fox & Vamp，伦敦

有效的容纳能力规划

夏季最常见的错误是超额预订。不是那种明显的重复预约，而是更隐蔽、更具破坏性的方式：你在每个时段里再塞进一个预约，添加额外的散客时间，并答应每个请求，直到日程表看似已满，但实际操作却无法实现。

实际接待能力并非您的沙龙座位能容纳的最大预约数量。它指的是您的团队在连续多周内能够稳定出色地完成的服务量，且在此过程中服务质量不会下降，工作压力也不会达到难以承受的程度。这两个数字通常差别很大。

从去年夏天的数据开始

如果你有去年夏天的预订数据，那将是你手头最实用的一项规划工具。看看哪些周真正处于低负荷，哪些周超额预订，哪些服务在预约安排上造成最大的问题，以及哪些周临时取消预订或爽约的情况最多。除非您主动做出改变，否则今年这种模式大致会以相同的形式重复。

在Fresha上，您的报告和分析显示任何日期范围内的预约量、团队成员的利用率以及取消预订的模式；如果您想了解更多信息，请前往我们的帮助中心，那里有报告和分析选项的详细介绍。与去年6月至8月进行比较，可以为你提供一个基准，让你在本季开始前就规划好今年的产能，而不必等到季节已经开始时才发现情况。

预留缓冲时间

夏季预约的时间通常比一年中的其他时候更长。染发客户的要求更复杂，新客户需要更长时间的咨询，或者人们处于度假心态，不那么急于离开。在2月份的一个平稳的周二，预约之间不留缓冲时间也没问题。在7月份一个预约已满的周六，一场预约超时就影响了整整一天。

一个实用的经验法则：在高峰周，每次染发预约和每个新顾客的预约都要预留10到15分钟的缓冲时间。这听起来像是损失收入，但实际上是在保护你已有的收入。如果客户在预约时间后等了45分钟，他们就不会再次预订。我们的高级预约工具能帮您解决这个问题，让每个季节的流程都更加顺畅。

为高需求服务指定时段

并非所有服务的预约安排都同样复杂。在规划夏季日程时，染发预约、婚礼和活动准备，以及任何多项服务预约，都需要与标准的理发或吹干区分对待。在高峰周，不妨考虑将部分染发座位专门留给预约染发服务的客户，而不要将其开放给散客或当天预约的客户，因为这些客户的需求可能简单得多。

Fresha内容营销负责人Iasmina Ionescu表示：“夏天是分出'有备而行'和'临时抱佛脚'的沙龙的季节，而两者的区别通常在于是否在旺季到来前就备好了合适的工具。” 

Fresha为您减轻运营负担；自动押金、提醒、实时可订状态，让您专注于坐在美发椅上的客户，而非后台的混乱事务。

Fresha的定金和取消政策

如果你还没有针对夏季预订的定金政策，不妨趁夏季推出。这并不是因为您的客户不可信，而是因为在夏季预约已满的日子里，客户爽约所造成的费用非常高，而唯一有效的保障措施就是经济上的保障。

定金政策也会改变预订的质量。已支付押金以确保预约的客户，与随意预约且没有承诺的客户相比，对预约的看法会有所不同。定金/押金制度很重要，尤其是对于提前24小时或48小时取消预订等选项，这既能为客户提供灵活性，又能为你自己提供保障。我们让这项操作变得超级简单，欢迎前往我们的帮助中心了解更多。

收取哪些费用，以及何时收取

定金金额因服务和市场而异。以下是一个实用的框架：

• 对于染发、巴厘纹染以及任何超过90分钟的预约：在预订时收取服务价格25%至50%的定金。
• 对于婚礼和新娘派对预约：收取50%的不可退还定金，余款需在预约前48小时支付。
• 对于预订高级服务的新客户，25 至 45 美元的小额定金就足以筛除投机性预订，同时又不会让真正的客户觉得受到阻碍。
• 对于标准理发和较短的预约，预付押金并非必需，但采用“卡片存档”政策（即临时取消或未到场将收取费用）可达到类似效果，且在预约时更加便捷。

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如何传达政策

只有当你觉得谈论定金很尴尬时，它才会变得尴尬。这是一种标准的商业做法，大多数客户在进行高级或长时预约时都会预期到这一点。简单地说：“我们收取定金以保留你的预约。当天会从您的总费用中扣除。” 在大多数情况下，只需如此说明就足够了。

请明确说明取消预约的时限：通常为24至48小时，在此期间，我们会退还定金或将其转至其他预约。在此期限内取消预约的客户将失去押金。这并非惩罚，而是反映了临时取消已预约的时段确实会给企业带来经济损失。

在Fresha上，您可以按服务类型设置定金要求，并在在线预订时结账时自动应用。客户在预约时支付定金，当天再支付余款，而您无需进行任何手动开小票的流程。Fresha Payments工具还支持针对临时取消的“保留卡信息”政策，为您提供保障，而无需在每次预约时都要求预付款。

减少爽约

夏季，沙龙最头疼的就是顾客失约。在7月的一个星期六上午10点，如果预约染发的顾客没有到场，这不仅仅是错过一笔预约。这是一个无法在短时间内填补的空缺，意味着在您最繁忙的营业时段，有一位团队成员无事可做，而收入也就这样白白流失。

好消息是，大多数爽约情况并非出于恶意。这些情况是由于客户忘记、弄混日期，或者认为他们可以在最后一刻取消而不会有任何后果。这些问题都可以通过合适的系统来解决。

自动提醒

在预约前48小时已发送的预约提醒，以及随后在预约前24小时发送的第二次提醒，能显著减少失约情况。48小时提醒让客户有足够的时间取消预约，而如果他们取消，你也有足够的时间安排其他人来填补该时段。24小时提醒能够提醒那些收到第一次提醒却没有采取任何行动的客户。

Fresha的标准配置是自动发送短信和电子邮件提醒。您可以通过业务设置配置时间和消息内容，系统会自动发送，无需团队手动跟进。对于高价值的预约（染发、新娘造型以及任何超过两小时的预约），不妨在前一天再由造型师发一条个性化的消息。自动提醒与个性化信息相结合，明显比单独使用其中任何一种更有效。

确认点击次数

要求客户确认出勤的提醒（而不仅仅是通知他们）能让你及早预知潜在的未到场情况。如果客户未在规定时间内确认，你可以主动跟进，而非等到他们未到场时才发现空缺。

清晰明了的逾期取消政策，并始终如一地执行

造成客户重复爽约的最大单一因素是不一致。如果客户发现您的取消政策有时会执行，但只要他们有合理的理由就能免除，他们就会把这条政策当成可有可无的。从一开始就以友善但一致的方式执行政策，意味着客户会理解并遵守，而非试探。

这并不意味着在真正的紧急情况下对客户一成不变。这意味着不要因为觉得沟通起来不太舒服，就经常承担那些本可避免的临时取消预订所带来的费用。您团队的时间很宝贵，而这项政策能保护这份宝贵的时间。

Fresha美容专家Annabelle Taurua表示：“在夏季表现最好的沙龙往往有两个共同点：他们有切实执行的定金政策，而且会自动发送提醒，确保不会漏掉任何事情。这两件事都不需要大动干戈。 

只需设置一次，然后让系统来完成工作。这真的让繁忙的夏季感觉焕然一新。”

通过Fresha管理等候名单  

夏季每次有客户取消预订，都意味着你有机会将空余时段安排给已经想来的客户。积极管理等候名单，可以将这些空档中的很大一部分转化为收入，否则这些收入就会流失。您甚至可以提供最后一刻折扣时段，以便在非高峰时段更多地推送日历上的空闲时段。

关键词是“积极”。与系统性管理的等候名单相比，记在笔记本里的等候名单或“检查是否有人想预约”的脑海备注效果都会差一些。以下是正确操作的方法。

• 保留一份动态列表，列出那些在致电或预约时已要求预约但当时没有可用时段的客户。当有空档时，这些就是最有希望转化的潜在客户。
• 当有客户取消预订时，请立即联系等候名单最前面的人。速度很重要，因为夏季客户通常有特定的可订时段。周三空出的预订时段需要在周三下午前填满，否则很可能会一直空着。
• 在转到等候名单上的下一位客户之前，请给等候名单上的客户一个较短的回复时限（对于当天或次日的时段，为2至4小时）。让一个空档一直悬而未决，等着可能永远不会到来的回复，对您造成的损失比客户因时间紧迫而承受的压力还要大。
• 不妨考虑为最抢手的团队成员设置专属等候名单。特别指定某位造型师的客户通常更愿意等待该造型师的空档，而不愿预约其他人的同等服务。

Fresha的在线预订系统会自动获取并管理等候名单上的请求，并在有匹配的可用时段时进行标记。平台会处理通知和再次预订流程，而不需要你手动处理名单，这样你的前台就不必整个夏天都在打电话补上取消的预订。

在高峰期保持团队正常运转

夏季面临的挑战不仅仅是收入。而是你的团队。那些在8月顺利度过的沙龙，其所有者对团队人力资源的管理，与对客户接待能力的要求同样严格。如果一位造型师在7月底就已经精疲力竭，那么他就无法提供与您计划的8月已预约满的情况相匹配的服务质量。

假期安排

夏天是团队最想休假的时候，也是你最不能承受人手短缺的时候。虽然没有完美的解决方案来消除这种矛盾，但你可以通过一些方法来管理，既公平又切实可行。

尽早设置夏季休假的申请窗口。要求在4月底前提交所有休假申请，意味着您可以在旺季到来之前做出决定、明确传达并计划人手安排，而不必在6月被动地应对。对于热门周，是采用先到先得，还是轮班制，每家企业都会有不同的政策决定。不过，制定明确的政策总比临时决定好，因为后者容易引发不满。我们的排班系统处于市场领先地位，能帮助你和你的团队简化流程。欢迎前往我们的帮助中心，了解有关休假管理的更多信息。

尽可能错开高峰周的顶班安排。如果您有四位美发师，其中两位想在7月的最后一周休息，那么问题不在于是否同意，而在于如何确保剩下的两位在那一周不会超负荷工作。在高峰周聘请一位值得信赖的自由职业者或替补美发师，确实是一个值得为之预留预算的选择。

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要看节奏，不光看数量

一个连续12周满负荷运转的团队，在夏季过后的9月和10月这个较为平静的时期，表现会不尽如人意。在夏季排班中特意安排一些较轻松的日子并不会导致收入损失，而是一种维护。

具体来说：每位造型师每周安排一到两个不接待顾客的“保障时段”，用于处理行政事务、参加持续专业发展（CPD），或者仅仅是好好吃个午饭。每周保留一天休息日，不会被“再多做一个预约”逐渐侵蚀。明确一天结束的时间，并予以遵守，而不是在一天延长时将其视为建议。

多关心一下，别只盯着工作成果

夏季团队最重要的对话不是“我们是否达成目标”，而是“你最近怎么样”。倦怠并不会大声宣告。它往往以一些小迹象显现：服务时间变慢、咨询时长缩短、追加销售减少、请病假的情况增多。相比那些只在业绩数据下滑时才察觉问题的负责人，经常真诚地询问情况的负责人更有可能及早发现问题。因此，以下是我们Fresha专家的几点建议：

为夏季设置你的Fresha账户

如果你的预订基础设施能承担繁重的工作，那么本文所述的大部分内容都会变得容易得多。在旺季到来之前，不妨检查或设置以下几项：

• 按服务类型应用定金规则，因此对于长时预约，在预约时会自动收取定金，无需任何手动操作。
• 设置在48小时和24小时前自动发送的提醒消息，其中包含取消政策，以便在每个接触点都提醒客户。
• 您的完整夏季服务菜单已开放在线预约，其中包括您添加的任何新季节性服务，这样客户就能自行预约，而无需致电或发消息。
• 为团队成员的休假期设置可订状态屏蔽，这样预订系统就能反映实际可订状态，而不会显示无法预订的时段。
• 设置报告，用于在夏季期间每周核对利用率，以便你能在超负荷情况成为问题之前就发现其规律，而不是等到问题出现之后才察觉。

如果您还未加入Fresha，而是通过手机号、Instagram私信和纸质日记来管理预订，那么夏季将是这种方式真正让您付出高昂代价的时刻。 Fresha for business拥有超过13万家合作伙伴，他们信任我们来管理他们的时间。在繁忙的夏季，省下手动预约管理的时间几乎能立即收回成本。您的客户在线预订。定金会自动收取。提醒会自动发出，无需任何人手动发送。而且，您拥有数据，可以更好地决定如何经营这个季节。

沙龙所有者关于夏季预订管理的问题

我应该提前多久开放夏季预订？

在预计高峰期之前提前六到八周开放预约是一个不错的基准。对于人气造型师较多的沙龙，有些客户会希望提前更长时间预约。如果你为6月和7月的预约开放8到10周的预约窗口，就能在这些客户去别处之前抢先获客。提前太久开放预约的风险在于，如果日程安排发生变化，就会出现尴尬的空档。因此，在提前开放预约的同时，也要切合实际地考虑团队的可订状态是否真得固定不变。

对标准理发收取定金是否合理？

对于标准理发，使用“预授权”政策（即仅在客户未到场或在24小时内取消时才收费）通常比预付定金更合适。对于时间短、费用较低的预约，预付押金可能会让新客户感到不太舒服，而且当财务风险不大时，也很难说服他们。对于超过90分钟的预约、预订高级服务的新客户，以及任何活动或婚礼预约（这些预约在短时间内实际上无法被重新填补），请收取预付押金。

如果客户爽约后又要求再次预订，我该如何处理？

始终如一地执行您的政策，并以平和的语气进行解释。如果根据未到场条款，定金已被没收，那么它就没收了。您当然可以为该客户再次预定，但如果这样做时不执行政策，就会给人留下政策是可以商量的印象。直接说一句“押金已用于您未赴约的时段，非常欢迎您再次预定，届时我们将收取新的押金以保留预约”就是一个合理且专业的回复。只要解释清楚，大多数客户都会接受这一点，不会提出异议。

在小团队中，如何公平管理休假请求是最佳方式？

在旺季开始前制定政策，并同时向所有人明确传达。无论你采用先到先得、热门周的轮休制，还是基于积分的休假分配，公平的关键在于对每个人都适用相同的规则，而不是做出难免会让人觉得不一致的个案决定。在四月的某个日期前收集所有夏季休假请求，及时确认决定。一旦排班确定，就要严格遵守，除非真有紧急情况。

如何知道我在夏季是人手过剩还是人手不足？

如果你有利用率数据，它能很清楚地告诉你这一点。如果你的团队连续多天的已预约人数持续超过90%，那么你就面临着人手过于紧张的风险。如果某些团队成员的利用率一直在60%或以下，而其他成员则高于90%，那么你面临的是分配问题，而非人力问题。在夏季，每周而非每月查看这些数据，能为你留出足够的时间来进行调整，避免这种不平衡演变成业绩或员工福祉方面的问题。

夏天是一场考验。现在就通过，别等到9月。

决定你夏季过得如何的决定，大多在六月之前就做好了。你尚未制定的定金政策、仍在协商的休假安排、仍依赖手动提醒的预订系统：这些问题会在7、8月份反咬你一口，因为那时你已无暇在业务高峰期进行修正。

这些都不复杂。在五月花几个小时做好准备，就能避免夏季忙得团团转的几周。理清您的容纳人数规则，启用定金政策，确保提醒是自动发送的，并立即与团队讨论假期安排。然后，就让夏季照常进行，并在结束时，保持业务和团队完好无损。

如果您想了解Fresha如何在繁忙的夏季帮助您处理运营事务，包括自动预付款、提醒、等候名单管理以及实时预约情况报告，请在此处了解Fresha for business。免费加入，无需订阅费，专为沙龙和美容企业量身打造。

👉 读完这篇文章，你要做的就是：设置定金政策，自动发送提醒，并在高峰期到来之前开放夏季可订状态。这三件事都能通过Fresha for business轻松搞定：预约时，押金和预留卡信息政策会自动应用；提醒会自动发送，无需人工操作；而通过Fresha的报告工具，您随时都能查看实时容纳人数数据。   

如果您一直打算在夏季到来之前建立一个合适的预订系统，现在正是时候。