夏季預約：美容院在夏季的成功之道

夏天是每個沙龍老闆引頸以待的季節。預約簿越寫越滿，收入源源不絕，髮廊內洋溢著一種熱鬧氣氛，這種感覺在一年中其他時候都找不到。這個機會確實存在，而且唾手可得。你唯一需要做的，就是盡可能做好準備。很簡單，對吧？

充分利用夏季不僅僅是盡可能接受最多的預約。重點在於接受合適的預約、保留你的接待能力，以及在繁忙時期不會因為業務量而陷入崩潰。做得好的髮廊未必是規模最大或人手最充足的。這些髮廊會在旺季開始前就周詳規劃，而不是等到忙到不可開交時才臨急抱佛腳。而Fresha提供市場上最先進的管理工具和預約系統，今個夏天為你提供有力支援。

本指南涵蓋五個在實務上最能發揮作用的範疇：接待能力規劃、訂金及取消政策、減少缺席情況、等候名單管理，以及在旺季期間確保團隊運作暢順。所有這些措施現在就可以落實，趁旺季正式開始前先行準備。

Fox & Vamp，倫敦

有效規劃業務負荷能力

夏天最常見的錯誤就是超額預約。這並非指那種顯而易見的重複預約，而是那種較為隱蔽、卻更具殺傷力的方式：你會在每個時段都再塞入多一個預約，增加額外的即場候位時間，並對每個要求都說「好」，直到日程表上看似已滿，但實際上根本無法運作。

真正的接待能力並非你的座位能容納的最大預約數量。這是你的團隊在多個星期內能夠持續妥善處理的數量，同時不會影響質素，也不會造成難以承受的壓力。這兩個數字往往相差甚遠。

先從去年夏天的數據開始

如果你有去年夏天的預約數據，那絕對是你手頭上最實用的規劃工具。看看哪些星期真正未達負荷、哪些星期預約過多、哪些服務最常導致預約安排出現問題，以及在哪些情況下最常發生臨時取消或缺席。除非你主動作出改變，否則這種模式今年大致上會以相同的形態重現。

在 Fresha 上，你的報告和分析會顯示任何日期範圍內的預約數量、各團隊成員的利用率，以及取消預約的模式。如果你想進一步了解，請前往我們的幫助中心，那裡有我們報告和分析功能的詳細說明。將數據與去年 6 月至 8 月的數據進行比較，可以在旺季開始前為你提供一個基準，用來規劃今年的接待能力，而不是等到旺季已經開始才發現情況如何。

預留緩衝時間

夏季的預約往往比一年中其他時候的預約時間更長。染髮的客戶通常會有較複雜的要求；新客戶則需要較長的諮詢時間；又或者大家正處於度假模式，較不急於離開。在二月一個平靜的星期二，在預約之間不設緩衝時間也能順利安排。在7月一個預約滿載的星期六，只要一個人超時，就會影響到整個日程。

一個實用的小貼士：在繁忙的星期，每個染髮預約和每個新客戶預約都要預留10至15分鐘的緩衝時間。聽起來像是收入損失，但實際上這是在保護你已經擁有的收入。如果客戶在預約時間過了 45 分鐘後仍要等候，他們就不會再次預約。我們的進階預約工具可以助你一臂之力，讓每個季節的流程都更順暢。

指定高需求服務時段

並非所有服務的預約安排都有相同的複雜程度。在規劃夏季時間表時，染髮預約、婚禮和活動準備，以及任何多項服務的預約，都需要與一般的剪髮或吹風處理不同。在高峰週，不妨考慮將部分染髮椅專門留給提前預約的染髮服務，而非開放給即場候位或當日預約的顧客，因為他們的要求可能簡單得多。

Fresha 內容營銷經理 Iasmina Ionescu 表示：「夏天是分出有計劃的髮廊和臨場慌亂的髮廊的季節，而兩者的分別通常在於是否在旺季來臨前就已備妥合適的工具。」 

Fresha為你分擔營運的重擔；提供自動化訂金、提醒及即時預約情況，讓你專注於眼前的客戶，無需分心處理幕後的混亂。」

Fresha 的訂金及取消政策

如果你還沒有為夏季預約設定訂金政策，現在正是時候考慮實施一項。這並非因為你的客戶不可信，而是因為在夏天預約爆滿的日子，如果有人缺席，所造成的損失相當大；而唯一有效的防範措施就是採取財務方面的保障。

訂金政策亦會影響你所獲得的預約質素。已繳付訂金以確認預約的客戶，對預約的態度與那些只是隨意預約、沒有作出任何承諾的客戶截然不同。訂金制度很重要，尤其是在提供24小時或48小時前取消等選項時，這樣既能讓客戶有彈性，又能讓你自己有保障。我們讓這個過程變得非常簡單，詳情請參閱我們的說明中心。

收費項目及時間

訂金金額因服務和市場而異。以下是一個實用的指引：

• 對於染髮服務、巴雷亞日染髮，以及任何超過90分鐘的預約：在預約時支付服務價格25%至50%的訂金。
• 對於婚禮及婚宴賓客的預約：需繳付 50% 不可退還的訂金，餘額則須於預約時間 48 小時前付清。
• 對於預約進階服務的新客戶，只需支付25至45美元的小額訂金，即可篩選出投機性預約，而不會讓真正的客戶感到受阻。
• 對於一般剪髮和較短的預約：訂金並非那麼必要，但採用「登記信用卡」政策（即在臨時取消或缺席時收取費用）能達到類似效果，同時在預約時減少阻礙。

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如何傳達政策

討論訂金，只有在你覺得尷尬時才會變得尷尬。這是常見的業務做法，大多數客戶在預約進階服務或較長時間的預約時都會預期需要支付訂金。簡單地說：「我們會收取訂金，以確保你的預約。當日會從你的總額中扣除。」 在大多數情況下，這就是所需的全部解釋。

請清楚說明取消預約的時限：通常為24至48小時，在此期間可退還訂金或轉移至另一個預約。客戶如在此期限內取消預約，將沒收訂金。這並非懲罰，而是反映一個事實：在已預約時段臨近才取消預約，確實會令業務蒙受經濟損失。

在 Fresha 上，你可以按服務類型設定訂金要求，並在網上預約時結賬時自動套用。客戶在預約時支付訂金，餘額則在當日支付，你無需進行任何手動開單程序。Fresha 的支付工具亦支援針對遲取消預約的「已登記信用卡」政策，讓您在無需每次預約都收取預付款項的情況下，仍能獲得保障。

減少缺席情況

在夏季，缺席是沙龍最令人頭痛的問題。在七月的星期六上午10點，如果顧客沒有如期到場接受染髮服務，那不僅僅是錯過一個預約。這是一個無法在短時間內填補的空檔，意味著在你們最繁忙的營業期有一位團隊成員無事可做，而收入也因此白白流失。

好消息是，大多數缺席情況並非惡意。這些情況通常是因為客戶忘記了、搞錯日期，或者以為自己可以在最後一刻取消而不會有任何後果。只要有合適的系統，這些問題都可以解決。

自動提醒

在預約前 48 小時發送一次預約提醒，然後在預約前 24 小時再發送一次，可以大幅減少缺席情況。48小時提醒讓客戶有足夠時間取消，而你也有充足時間在對方取消時填補該時段。24小時提醒能夠觸及那些收到第一次提醒後沒有採取任何行動的客戶。

Fresha標準會自動發送短訊和電郵提醒。你可以透過業務設定來配置時間和訊息內容，系統會自行處理發送，你的團隊無需手動跟進。對於高價值預約（例如染髮、新娘造型，以及任何超過兩小時的預約），不妨在前一天由造型師親自發送一則訊息。自動提醒與個人化服務相結合，顯然比單獨使用兩者更有效。

確認點按次數

要求客戶確認出席的提醒（而非只是通知他們），可讓你及早預知可能的缺席情況。如果客戶未有在指定時限內確認，你可以主動跟進，而非等到對方失約時才發現問題。

一套清晰且一貫執行的遲取消政策

一貫性不足是導致客戶反覆缺席的最大單一因素。如果客戶發現你的取消政策有時會執行，但只要有合理理由就可以免除，他們就會認為這條政策可有可無。從第一次起，以友善但一致的方式執行政策，就能讓客戶理解並遵守，而不會試探政策。

這並不代表在真正的緊急情況下對客戶一律採取嚴格態度。這意味着，不要因為覺得對話尷尬，就習慣性地承擔那些本來可以避免的臨時取消預約所造成的損失。你團隊的時間有其價值，而這項政策正是用來保障它。

Fresha 美容專家 Annabelle Taurua 表示：「在夏季表現最好的美容院通常有兩個共同點：他們會嚴格執行訂金政策，並會自動發送提醒，確保不會漏掉任何事情。這兩樣都唔需要搞到好大陣仗。 

你只需設定一次，之後就讓系統自行處理。這確實能大大改變繁忙夏季的感覺。」

透過 Fresha 管理等候名單  

夏天期間，每當有客戶取消預約，其實也是一個機會，可以將該時段安排給已經想來光顧的客戶。如果積極管理等候名單，就能將這些空檔中相當大一部分原本會流失的機會轉化為收入。你甚至可以 在較冷清的時段提供即興折扣時段，以進一步填滿行事曆上的空位。

關鍵字是「積極」。只存在於記事簿或腦海中，用來「看看有沒有人想預約空位」的等候名單，效果自然比不上系統性地管理和運作的等候名單。以下是正確運作的方法。

• 持續更新一份名單，記錄那些在致電或預約時發現沒有空位的客戶。當有空位出現時，這些就是你最有機會成交的潛在客戶。
• 當有預約取消時，請立即聯絡等候名單上的首位人士。速度很重要，因為夏季客戶通常只有特定時段有空。如果星期三有空位，最好在當日下午前安排好人預約，否則很可能一直空著。
• 請給予等候名單上的客戶一段較短的回覆時間（如果是當日或翌日的空位，則為兩至四小時），然後才聯絡名單上的下一位客戶。讓預約時段處於不確定狀態，等待可能不會收到的回覆，對你造成的損失會比時間壓力對客戶造成的損失更大。
• 不妨為你團隊中最受歡迎的成員設立專屬的等候名單。特別指定某位造型師的客戶，通常願意等待那個特定時段，而不願意接受其他人提供的同等服務。

Fresha 的網上預約系統會自動收集並管理等候名單的預約申請，並在有相應時段可供預約時發出提示。平台會處理通知和再次預約流程，讓你的前台不用整個夏天都在打電話，尋找取消預約的顧客來填補空缺，而無需人手處理名單。

在高峰期確保團隊運作順暢

夏季，收入並非唯一的關鍵。而是你的團隊。那些在 8 月度過難關、狀況良好的沙龍，其老闆在處理團隊人手時，跟處理客戶預約時一樣嚴謹。如果造型師在7月底已經筋疲力盡，就無法提供足夠的品質，來支撐你計劃的8月份滿額預約。

假期安排

夏天是團隊最想放假的時候，卻也是你最不能承受人手不足的時候。這種矛盾沒有完美的解決方案，但有一些既公平又切合實際運作的方法可以妥善處理。

及早設定夏季假期申請期。要求在4月底前提交所有休假申請，這樣你就能在旺季到來前作出決定、清楚溝通，並安排好人手，而不必在6月才被迫被動應對。在熱門星期，採用「先到先得」還是輪值制，是每間業務都會有不同決定的政策，但制定明確的政策總比臨時決定好，因為臨時決定會引起不滿。我們的排班系統在市場上處於領先地位，能助你簡化自己和團隊的流程。歡迎前往我們的說明中心，進一步了解如何管理休假。

在可行情況下，請錯開高峰星期的工作安排。如果你有四位造型師，其中兩位想在 7 月最後一星期放假，問題不在於是否批准，而是如何確保餘下的兩位在那星期不會以 150% 的負荷工作。在旺季請一位值得信賴的自由工作者或替補髮型師，是一個值得預算考慮的實際選擇。

倫敦的 Fox & Vamp

節奏，而不只是工作量

一個連續十二個星期都以全負荷運作的團隊，到了夏末生意較清淡的九月和十月，表現往往會不如預期。在夏季的日程安排中刻意安排一些較輕鬆的日子，這並非損失收入，而是對團隊的維護。

實際上，每位造型師每星期都有1至2小時的保障時間，不用接待客戶，可用來處理行政事務、進行專業發展，或只是好好享受午餐時間。每星期保留一個休息日，不會因為「再多一個預約」而逐漸被侵蝕。明確的下班時間，並確實遵守，而不是在工作超時時把它當作建議。

關心彼此，而不僅僅是關注工作成果

夏天最關鍵的團隊對話不是「我們有沒有達到目標」，而是「你最近過得怎麼樣」。職業倦怠不會大聲宣告。它往往以微妙的方式顯現：服務速度變慢、諮詢時間縮短、追加銷售減少，以及更多員工請病假。相較於只在績效數據下滑時才察覺問題的經理，經常真誠關心的經理更有可能及早發現問題。以下是來自Fresha專家的一些建議：

為迎接夏季而設定你的 Fresha 帳戶

如果你的預約基礎設施能承擔大部分工作，那麼本文所述的大部分內容就會變得容易得多。在旺季高峰期來臨之前，有幾件事值得檢查或預先設定：

• 訂金規則按服務類型適用，因此較長時間的預約會在預約時自動收取訂金，無需任何手動操作。
• 將自動提醒訊息設定為在預約前 48 小時和 24 小時發送，訊息內容包括取消政策，以便在每個接觸點都提醒客戶。
• 你的完整夏季選單已開放網上預約，包括你新增的任何季節性服務，讓客戶可以自行預約，而無需致電或發送訊息。
• 為團隊成員的假期設定可預約時間封鎖，讓預約系統顯示實際可預約時段，而非顯示無法預約的時段。
• 設定報告，以便在夏季每星期查看使用率，這樣你就能在出現問題之前發現過度負荷的模式，而不是等到問題發生後才察覺。

如果你尚未使用 Fresha，而是透過電話、Instagram 私訊和紙本日誌來管理預約，那麼在夏季，這種做法的成本真的會很高。 Fresha 商戶版擁有超過 130,000 位合作夥伴，他們信任我們，將時間交給我們處理。在繁忙的夏季，省下手動管理預約的時間幾乎可以立即回本。你的客戶在網上預約。系統會自動收取訂金。提醒會自動發送，無需任何人手動處理。你更可獲得相關數據，從而更明智地決定如何應對旺季。

沙龍老闆對夏季預約管理常提出的問題

我應該提前多久開放夏季預約？

在預期的高峰期前六至八星期開放預約是一個不錯的基準。對於美容院中人氣高的造型師，有些客戶會希望提前更久預約。因此，如果你提前八至十星期開放六月和七月的預約，就能在這些客戶轉向其他地方前搶先吸納。太早開放預約的風險在於，如果你的排程有變動，最終可能會出現尷尬的空檔。因此，在開放較早的預約時段之餘，也應根據團隊實際的預約情況，以更貼近現實的方式評估可供預約的時間。

就普通剪髮收取訂金是否不合理？

對於普通剪髮，採用「登記信用卡資料」的政策（即只在客戶缺席或於 24 小時內取消預約時才會收取費用）通常比預先收取訂金來得更為合理。對於時間較短、費用較低的預約，預先收取按金可能會令新客戶感到不便，而且當財務風險不大時，也更難找到合適的理由。預約時間超過90分鐘、新客戶預約進階服務，以及任何活動或新娘預約，而時間緊迫且無法在短時間內重新安排的情況，則應收取預付按金。

如果客戶缺席後又要求再次預約，我應該如何處理？

請貫徹執行你的政策，並以平靜的態度加以解釋。如果根據缺席條款，訂金已被沒收，那麼訂金就已經沒收了。你當然可以讓客戶再次預約，但如果這次不按政策處理，就會給人一種政策是可以商量的感覺。一句簡單明瞭的回覆：「訂金已用作補償你錯過的時段。你隨時歡迎再次預約，屆時我們會收取新的訂金以確認預約。」這是一個合理而專業的回應。只要解釋清楚，大多數客戶都會接受，不會有怨言。

在一個小團隊中，如何以最公平的方式處理假期申請？

在假期季節開始前就制定好政策，並同時向所有人清楚說明。無論你採用先到先得、熱門星期的輪值制，還是按積分分配休假，公平的關鍵在於對所有人一視同仁，而不是逐案決定，因為這樣做難免會讓人覺得不一致。請在 4 月的某個指定日期前提交所有暑假申請，並盡快確認決定；一旦排定時間表，除非出現真正緊急情況，否則應按原定安排執行。

如何知道我在夏季是人手過剩還是人手不足？

如果你有利用率數據，它會清楚地告訴你這一點。如果你的團隊連續多日持續有超過 90% 的預約率，你就面臨工作量過大的風險。如果部分團隊成員的利用率長期維持在 60% 或以下，而其他成員則超過 90%，那麼你面對的其實是工作分配問題，而非產能問題。在夏季，每星期而非每月查看這些數據，可讓你有足夠的時間作出調整，避免這種不平衡演變成表現或福祉的問題。

夏天是一場考驗。現在就通過，唔好等到九月。

決定你夏季過得如何的決定，大多在6月前就已經作出。你還未落實的訂金政策、仍在協商的假期安排，以及仍依賴人手發出提醒的預約系統——這些問題會在 7 月和 8 月回過頭來困擾你，到時已無暇在運作期間作出修正。

這些其實都不複雜。五月花幾個小時時間做好準備，勝過夏天花幾個星期忙於救火。整理好你的接待能力規則，讓訂金政策正式生效，確保提醒功能已自動化，並立即與團隊商討假期安排。然後，就讓夏季按其規律發展，待季節結束時，業務和團隊都能安然無恙。

如果你想了解 Fresha 如何處理繁忙夏季的業務，包括自動收取訂金、發送提醒、管理等候名單，以及提供即時額度報告，請在此處探索 Fresha 商戶版。免費加入，無需訂閱費，專為美容院和美容業務而設。

👉 如果從這篇文章中只記住一點，就讓它成為這一點：在旺季來臨前，設定你的訂金政策、將提醒自動化，並開放你的夏季可預約時段。這三項操作在 Fresha 商戶版 中都非常簡單：預訂時會自動套用訂金及「已登記信用卡」政策；提醒訊息會自動發出，無需人手處理；而你隨時都可以透過    Fresha 的報告工具  查看即時的接待能力數據。   

如果你一直想在夏季前建立一個合適的預約系統，現在正是時候。