夏季預約：美容院的夏日成功之道

夏天是每個沙龍老闆引頸以待的季節。預約簿排得密密麻麻，收入源源不絕，髮廊內洋溢著一種熱鬧的氣氛，這種感覺在一年中其他時候是感受不到的。這個機會確實存在，而且唾手可得。你唯一需要做的就是盡可能做好準備。很簡單，對吧？

要充分把握夏天的商機，重點不只是盡可能多接預約。關鍵在於接下合適的預約、妥善運用現有接待能力，並營運一個即使繁忙也不會因負荷過重而崩潰的業務。做得好的髮廊未必是規模最大或人手最充足的。這些髮廊會在旺季開始前就做好周詳準備，而不是等到情況失控才來「救火」。Fresha提供市場上最先進的管理工具和預約系統，在這個夏天為你提供有力支援。

本指南涵蓋五個在實務上最能發揮作用的範疇：接待能力規劃、訂金及取消政策、減少缺席情況、等候名單管理，以及在旺季期間確保團隊運作暢順。所有這些措施現在就可以實施，趁旺季正式開始前先行準備。

Fox & Vamp，倫敦

有效的人手安排

夏天最常見的錯誤就是超額預約。這並非指明顯的重複預約，而是指一種更隱蔽、更具損害性的做法：你會在每個時段都再塞入多一個預約，增加即場候位的時間，並對每個要求都說「好」，直到日程表上看似已滿，但實際上卻無法運作。

真正的接待能力並非指你的髮椅最多可以安排多少個預約。這是指你的團隊能夠在連續多個星期內，持續提供優質服務的數量，而不會令服務質素下降，亦不會令工作壓力大到難以持續。這兩個數字往往相差甚遠。

先從去年夏天的數據開始

如果你有去年夏天的預約數據，那絕對是你手上最有用的規劃工具。看看哪些星期真正未達飽和、哪些星期預約過多、哪些服務最常導致預約安排出現問題，以及在哪些情況下最常發生臨時取消或缺席的情況。除非你主動作出改變，否則今年這種情況大致上會以相同的模式重演。

在 Fresha 上，你的報告和分析功能可以顯示任何日期範圍內的預約數量、各團隊成員的利用率，以及取消預約的模式。如果你想了解更多，請前往我們的幫助中心，那裡有關於報告和分析選項的詳細說明。將數據與去年 6 月至 8 月的數據進行比較，可以在旺季開始前為你提供一個規劃今年人手安排的基準，而不是等到旺季開始後才發現實際情況。

預留緩衝時間

夏季的預約往往比其他季節的預約時間更長。染髮的客戶往往有更複雜的要求；新客戶則需要較長的諮詢時間；又或者大家正處於度假模式，比較不會急於離開。在二月一個平靜的星期二，在預約之間不設緩衝時間來安排時間表也沒問題。在 7 月一個滿約的星期六，只要有一個預約超時，就會像骨牌效應般影響到整日的工作安排。

一個實用的法則：在繁忙的星期，為每個染髮預約和每個新客戶的時段預留 10 至 15 分鐘的緩衝時間。聽落似係收入損失，但實際上係為你已經有嘅收入提供保障。如果客戶在預約時間過了 45 分鐘後仍未獲服務，他們就不會再次預約。我們的先進預約工具可以助你一臂之力，讓每個季節的流程都更加順暢。

預留高需求服務的時段

並非所有服務的預約安排都同樣複雜。在規劃夏季日程時，染髮預約、婚禮及活動準備，以及任何涉及多項服務的預約，都應與一般的剪髮或吹髮預約有別，並作不同處理。不妨考慮在繁忙的星期，將部分染髮座位專門留給已預約的染髮客人，而非開放給即場候位或當日預約的客人，因為後者通常只需要較簡單的服務。

Fresha 的內容營銷經理 Iasmina Ionescu 表示：「夏天是分出有計劃的髮型屋和臨急抱佛腳的髮型屋的季節。兩者的分別通常在於是否在旺季來臨前已備妥合適的工具。」 

Fresha為你分擔營運的重擔；提供自動化訂金、提醒及即時預約情況功能，讓你專注於服務眼前的客戶，而不必分心處理幕後的繁瑣事務。」

Fresha 的訂金及取消政策

如果你還沒有為夏季預約設定訂金政策，現在正是時候考慮實施一項。這並不是因為你的客戶不可信，而是因為在夏天預約爆滿的日子，如果有人缺席，所造成的損失相當大；而唯一有效的保障措施就是財務方面的安排。

訂金政策亦會影響你所獲得預約的質素。已繳付訂金以確認預約的客戶，與那些抱持觀望態度、沒有作出承諾的客戶，對預約的態度截然不同。訂金機制非常重要，特別是對於像「提前 24 小時或 48 小時取消」這類選項。它既能為客戶提供彈性，又能為你帶來保障。我們令這件事變得非常簡單。如欲了解詳情，請參閱我們的幫助中心。

收費項目及時間

訂金金額會因服務和市場而異。以下是一個實用的參考框架：

• 對於染髮服務、挑染（balayage）以及任何超過 90 分鐘的預約：請在預約時繳付服務價格 25% 至 50% 的訂金。
• 對於婚禮及婚宴賓客的預約：需繳付 50% 的不可退還訂金，餘額則須於預約時間 48 小時前付清。
• 對於預約高級服務的新客戶：收取一筆較少的訂金，金額介乎 25 至 45 美元，便足以篩走投機性的預約，同時不會令真正客戶覺得有阻礙。
• 對於一般剪髮和較短的預約：收取訂金的必要性較低，但採用「登記信用卡」政策（即在臨時取消預約或缺席時收取費用）能達到類似效果，同時令預約過程更順暢。

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如何清晰易明地講解有關政策

談論訂金這件事，只有在你覺得尷尬時才會變得尷尬。這是常見的業務做法，大多數客戶在預約高級服務或長時間的預約時都會預期需要支付訂金。簡單地說就是：「我們會收取訂金，以確保你的預約。當日會從你的總金額中扣除。」 在大多數情況下，這已經是所需的全部解釋。

請清楚說明你的取消期限：通常是 24 至 48 小時，在此期限內可以退回訂金或將訂金轉用於另一次預約。客戶如果在該時限內取消預約，將失去訂金。這並非一種懲罰，而是反映了一個事實：在已預約的時段臨近才取消，確實會令業務蒙受經濟損失。

在 Fresha 上，你可以按服務類型設定訂金要求，並在網上預約的結賬步驟中自動套用。客戶在預約時支付訂金，餘額則在當日支付，你無需手動處理任何發票。Fresha 的支付工具亦支援針對遲到取消的「已登記信用卡」政策，讓你在無需為每張預約收取預付款項的情況下，仍能獲得保障。

減少缺席情況

在夏季，缺席是髮型屋最受困擾的情況。在 7 月的一個星期六上午 10 點，如果顧客沒有如期出席染髮預約，這不只是一次錯過的預約。這是一個無法在短時間內填補的空檔，令一位團隊成員在最繁忙的營業時段無所事事，而收入也因此白白流失。

好消息是，大多數缺席的情況都不是出於惡意。這些情況通常是因為客戶忘記了、搞錯日期，或者以為自己可以在最後一刻取消而不會有任何後果。只要有合適的系統，這些問題都可以解決。

自動提醒

在預約前 48 小時發送一次預約提醒，然後在 24 小時前再發送一次，可以大幅減少缺席情況。48 小時的提醒讓客戶有充足時間取消預約，而如果他們真的取消，你也因此有足夠時間安排其他人填補該時段。24 小時提醒能提醒那些已收到第一次提醒但未有採取行動的客戶。

Fresha 的標準服務包括自動發送短訊和電郵提醒。你可以在 業務設定 中設定發送時間和訊息內容，系統便會自動發送，你的團隊無需再作任何手動跟進。對於高價值預約（例如染髮、新娘造型，或任何超過兩小時的預約），不妨在前一天由造型師親自發送一則訊息。自動提醒配合個人化的關顧，效果明顯比單用其中一種方法更佳。

確認點按次數

發送提醒訊息，請客戶確認會否出席（而非只作通知），這樣你就能及早察覺可能出現的缺席情況。如果客戶未有在指定時間內確認，你可以主動跟進，而非等到對方失約時才發現問題。

一套清晰的遲取消政策，並貫徹執行

導致一再缺席的最大單一原因，就是做法不一致。如果客戶發現你的取消政策有時會執行，但只要有合理理由就可以免除，他們就會認為這項政策可有可無。從第一次開始，以友善但一貫的方式執行政策，這樣大家就會明白並尊重這項政策，而不是去試探其底線。

這並不代表在客戶遇上真正緊急情況時要死板行事。這意味着，不要因為覺得對話尷尬，就習慣性地承擔那些本來可以避免的臨時取消預約所造成的損失。你團隊的時間有其價值，而這項政策正是為了保障這份價值。

Fresha 的美容專家 Annabelle Taurua 表示：「最能順利度過夏季的髮廊通常有兩大共通點：一是確實執行訂金政策，二是設有自動發送的提醒，確保不會有任何事情被遺漏。」 這兩樣事情都不需要大費周章。 

你只需設定一次，之後就讓系統自行運作。這確實能大大改變繁忙夏季的感覺。」

透過 Fresha 管理等候名單  

在夏季，每當有客戶取消預約，這其實也是一個機會，讓你可以用已經想來光顧的客戶來填補該時段。如果積極管理等候名單，就能將這些空檔中相當大一部分轉化為收入，否則這些收入便會流失。你甚至可以 在生意較清淡的時段提供即興優惠時段，以進一步填滿行事曆上的空位。

關鍵詞是「主動」。如果等候名單只存在於記事簿中，或者只是在腦海中記下「要記得檢查有沒有人想預約空位」，效果自然比不上系統性地管理名單。以下是正確的運作方法。

• 請持續更新一份名單，記錄那些在致電或預約時發現沒有空位的客戶。當有空位時，這些就是你最有機會成交的潛在客戶。
• 當有預約取消時，請立即聯絡等候名單上的首位人士。速度非常重要，因為夏季的客戶通常只有特定的時間能夠安排服務。如果星期三有空位，最好在當日下午前安排好，否則很可能一直空著。
• 請給予等候名單上的客戶一段較短的回覆時間（如果是當日或翌日的空位，則為兩至四小時），然後才聯絡名單上的下一位客戶。讓一個時段懸而未決，等待可能永遠不會來到的回覆，對你造成的損失比客戶因時間緊迫而承受的壓力還要大。
• 不妨為你團隊中最受歡迎的成員設立專屬的等候名單。特別希望由某位造型師服務的客戶，往往寧願等待該造型師的空檔，也不願改由其他造型師提供同等服務。

Fresha 的網上預約系統會自動記錄和管理等候名單的申請，並在有合適的時段空出時即時通知。平台會負責處理通知和再次預約的流程，你無需逐一檢查名單。這樣，你的前台就不必整個夏天都掛著電話，追著要填補取消的預約。

在旺季期間確保你的團隊運作暢順

夏天所牽涉的，不單止是收入。你的團隊才是。能夠在八月結束時仍保持良好狀態的髮廊，其老闆在管理團隊負荷時，會像管理客戶負荷一樣嚴謹。如果髮型師在 7 月底已經精疲力竭，就無法提供應有的服務質素，也無法兌現你原先計劃的 8 月全滿預約。

假期安排

夏天是你的團隊最想放假的時候，但也是你最不能承受人手不足的時候。這個矛盾沒有完美的解決方案，但有一些既公平又在實際運作上行得通的方法來處理。

請及早設定夏季假期申請的受理期。如果要求大家在 4 月底前提出所有假期申請，你就可以在旺季來臨前作出決定、清楚交代安排，並及早計劃人手調配，而不必等到 6 月才被動應對。對於熱門的星期，採用「先到先得」還是「輪班制」，是每個業務都要作出的政策決定，做法各有不同。不過，訂立明確的政策總比臨時決定好，因為臨時決定容易引起不滿。我們的排班系統領先業界，有助簡化你和團隊的流程。歡迎前往我們的幫助中心，進一步了解如何管理假期。

在可行情況下，請錯開高峰星期的工作安排。如果你有四位造型師，其中兩位想在 7 月最後一星期放假，問題不在於是否批准，而是如何確保餘下的兩位在那星期不會以 150% 的負荷工作。在旺季聘請一位值得信賴的自由工作者或替補造型師，是一個值得考慮並預算安排的實際選擇。

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節奏，而不單是數量

一個團隊如果連續十二個星期都以全負荷運作，到了夏日過後、較為清淡的九月和十月，表現就會欠佳。在夏季的日程安排中刻意安排一些較輕鬆的日子，這並非收入損失，而是對團隊的維護。

具體來說：每位髮型師每星期預留一至兩小時的「非客戶時間」，專門用來處理行政工作、持續專業發展（CPD），或者 просто 享受一個像樣的午飯時間。每星期有一日受保障的休息日，不會因為「再多一個預約」而逐漸被蠶食。明確規定下班時間，並在工作超出原定時間時確實遵守，而非只當作建議。

關心一下，不只關注工作成果

夏天最關鍵的團隊對話不是「我們有沒有達到目標」，而是「你最近過得怎麼樣」。過勞並不會大聲宣告自己的存在。它往往會以一些細微的跡象顯現出來：服務時間變慢、諮詢時間縮短、追加銷售減少，以及請病假的次數增加。一位經常真誠關心的經理，比只在績效數據下滑時才察覺問題的經理，更有可能及早發現問題。因此，以下是我們Fresha專家提供的一些建議：

為迎接夏季而設定你的 Fresha 帳戶

如果你的預約系統能夠承擔繁重的工作，本文所述的大部分內容便會變得容易得多。在旺季來臨前，有幾件事值得檢查或設定：

• 訂金規則會按服務類型適用，因此較長時間的預約會在預約時自動收取訂金，無需任何手動操作。
• 將自動提醒訊息設定為在預約前 48 小時和 24 小時發送，訊息內容包括取消政策，以便在每個接觸點都提醒客戶。
• 你的整個夏季服務項目，包括你新增的所有季節性服務，現已開放網上預約。客戶無需致電或發訊息，即可自行預約。
• 為團隊成員的假期設定可供預約時段的封鎖，讓預約系統顯示實際可供預約的時間，而非顯示無法預約的時段。
• 設定報告以在夏季期間每星期檢視使用率，讓你在工作量過大成為問題之前就能及早發現有關趨勢，而非等到問題發生後才察覺。

如果你還未加入 Fresha，而是透過電話、Instagram 私訊和紙本日記簿來管理預約，那麼夏天就是這種做法真正變得昂貴的時刻。 Fresha 商戶版擁有超過 13 萬名合作夥伴，他們信賴我們管理其寶貴時間。在繁忙的夏季，透過省卻手動處理預約的時間，這項投資幾乎能即時回本。你的客戶可以在網上預約。系統會自動收取訂金。提醒會自動發出，無需任何人親自發送。此外，你還能憑藉這些數據，就如何應對這個季節的業務營運作出更明智的決定。

沙龍老闆對夏季預約管理常見的疑問

我應該提前多久開放夏季預約？

在預計的旺季前六至八星期開放預約，是一個不錯的參考標準。對於有高人氣髮型師的髮廊來說，部分客戶會希望更早預約。為 6 月和 7 月的預約開放提前八至十星期的預約時段，就能在這些客戶轉投他店之前搶先吸引他們。如果太早開放預約，風險在於你的排程可能會有所變動，最終導致出現尷尬的空檔。因此，在開放較早的預約時段之餘，也應考慮團隊的實際可預約情況有多穩定，從而取得平衡。

為普通剪髮服務收取訂金是否不合理？

對於普通剪髮，採用「登記信用卡」的政策（即只在客戶缺席或於 24 小時內取消預約時才會收取費用）通常比預先收取訂金來得更為合理。對於時間較短、費用較低的預約，要求預先繳付按金可能會令新客戶感到不便，而且當財務風險不大時，就更難找到合適的理由。請將預先收取訂金的做法留給以下情況：超過 90 分鐘的預約、預約高級服務的新客戶，以及在短期內實際上難以填補空位的活動或新娘造型預約。

如果客戶缺席後又要求再次預約，我應該如何處理？

請貫徹執行你的政策，並以平靜的態度向對方解釋。如果根據缺席條款，訂金已被沒收，那麼訂金便已沒收。你當然可以為該客戶再次預約，但如果這次不按政策處理，就會讓人覺得這項政策是可以商量的。一句簡單明瞭的回覆：「訂金已用作補償你錯過的時段。你隨時歡迎再次預約，屆時我們會收取新的訂金以確保預約。」這是一個合理而專業的回應。只要清楚解釋，大多數客戶都會接受，不會有怨言。

在一個小團隊中，如何以最公平的方式處理假期申請？

在假期季節開始前就定好政策，並同時向所有人清楚說明。無論你採用先到先得、熱門星期輪班制，還是以積分分配假期，公平的關鍵在於對所有人適用同一套規則，而非逐一作出決定，因為那樣難免會令人覺得做法不一致。請在 4 月的某個指定日期前提交所有暑假申請，並盡快確認決定。一旦排期確定，除非出現真正緊急情況，否則請按原定安排執行。

我點樣先知道夏天時人手係唔係過多或者唔夠？

如果你有利用率數據，它會清楚地告訴你這一點。如果你的團隊在連續多日都持續有超過 90% 的預約率，你就面臨工作量過大的風險。如果部分團隊成員的利用率持續維持在 60% 或以下，而其他成員則超過 90%，這代表你面對的是工作分配問題，而非整體產能不足的問題。在夏季期間，每星期查看這些數據，而不是每月查看，能讓你及早作出調整，以免不平衡的情況演變成影響表現或員工福祉的問題。

夏天是一場考驗。現在就通過，唔好等到 9 月。

決定你夏天過得如何的那些決定，大多在 6 月前就已經作出。你還未制定的訂金政策、仍在協商的假期安排，以及仍依賴人手發出提醒的預約系統——這些問題會在 7 月和 8 月回過頭來困擾你，到時已經沒有時間在運作期間作出修正。

這些其實一點都不複雜。五月花幾個小時時間做好準備，勝過夏天要花幾個星期來應急救火。整理好你的接待能力規則，推出訂金政策，確保提醒功能已自動化，並現在就與團隊商討假期安排。然後，讓夏季按其規律發展，並在季節結束時，業務和團隊都能安然無恙。

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👉 如果看完這篇文章後你只記住一點，那就請記住這一點：在旺季來臨前，設定你的訂金政策、將提醒自動化，並開放你的夏季預約時段。這三項功能在 Fresha 商戶版中都非常簡單易用：預訂時會自動套用訂金和登記信用卡政策；提醒訊息會自動發出，無需人手操作；而你隨時都可以透過    Fresha 的報告工具查看即時的接待能力數據。   

如果你一直想在夏天來臨前建立一個完善的預約系統，現在正是時候。