Groepsafspraken maken en beheren
In deze handleiding leer je hoe je groepsafspraken plant en beheert, zodat meerdere klanten samen kunnen boeken en deelnemen.
In dit artikel
Een nieuwe groepsafspraak maken
-
Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Agenda.
-
Klik op de knop Toevoegen in de werkbalk van de agenda en selecteer Groepsafspraak in het paneel.
-
Klik op de optie Nieuwe afspraak maken en selecteer een plek in de agenda om de afspraakweergave te openen.
-
Klik in het linkerdeelvenster van de afspraak op Klanten toevoegen om een Bestaande klant te selecteren, een Nieuwe klant aan te maken of de afspraak als Walk-in te verlaten.
-
Zoek of selecteer een service uit de lijst in het rechterpaneel om deze aan de afspraak toe te voegen.
- Om meer services aan de afspraak toe te voegen, klik je op de knop Service toevoegen.
- Klik op de service om servicegegevens aan te passen.
-
Klik op de knop Opslaan onderaan het rechterpaneel.
-
Klik in de groepsafspraakweergave op Toevoegen aan groep om:
- Een nieuwe afspraak te maken door dezelfde stappen te volgen.
- Een bestaande afspraak te selecteren uit je agenda.
-
Zodra alle afspraken zijn toegevoegd, klik je op de knop X linksboven in de groepsafspraakweergave.
De eerste klant die in de groep heeft geboekt, wordt automatisch de groepsorganisator.
Groepsafspraken kunnen ook worden gemaakt door rechtstreeks in de agenda op een tijdvak te klikken en Groepsafspraak te selecteren.
Een groep aanmaken op basis van bestaande afspraken
-
Ga vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm naar Agenda.
-
Klik op de knop Toevoegen in de werkbalk van de agenda en selecteer Groepsafspraak in het paneel.
-
Klik op de optie Bestaande afspraak selecteren.
-
Selecteer in de kalenderweergave een afspraak om toe te voegen aan de groep.
-
Herhaal de bovenstaande stappen om meer afspraken aan de groep toe te voegen. Je kunt ook nieuwe afspraken maken.
-
Zodra alle afspraken zijn toegevoegd, klik je op de X-knop linksboven in de weergave van de groepsafspraak.
Een afspraak uit een groep verwijderen
-
Open een bestaande groepsafspraak.
-
Klik in de groepsafspraakweergave op Acties bij een individuele afspraak en selecteer Verwijderen uit groep.
-
Er verschijnt een bevestigingsvenster waarin je wordt gevraagd de verwijdering te bevestigen.
De afspraak wordt uit de groep verwijderd, maar blijft bevestigd in je agenda. Als de afspraak niet langer nodig is, kun je ervoor kiezen om deze te annuleren.
Een individuele afspraak in een groep bewerken
-
Open een bestaande groepsafspraak.
-
Klik in de groepsafspraakweergave direct op de individuele afspraak om de volledige details te openen.
-
Werk de afspraakdetails indien nodig bij en klik op de knop Opslaan onderaan het linkerdeelvenster.
Om de afspraak voor de hele groep te verzetten, moet je elke afspraak afzonderlijk bijwerken.
Een groepsafspraak verwijderen
-
Open een bestaande groepsafspraak.
-
Klik op Acties (drie stippen) onderaan de weergave van de groepsafspraak en selecteer een van de volgende opties in het paneel:
- Alles annuleren: Er verschijnt een bevestigingsvenster, waar u een Annuleringsreden kunt selecteren, het toegepaste Betalingsbeleid kunt beheren en de klant op de hoogte kunt stellen voor elke afspraak in de groep. Klik op de knop Een afspraak annuleren om door te gaan.
- Allemaal no-show: Er verschijnt een bevestigingsvenster, waar u eventueel toegepast Betalingsbeleid kunt beheren en de klant op de hoogte kunt stellen voor elke Afspraak in de groep. Klik op de knop Instellen op Niet komen opdagen om door te gaan.
- Afspraken splitsen: Als je dit selecteert, worden alle afspraken uit de groep verwijderd. Elke afspraak blijft nog steeds bevestigd in je agenda.
Elke afspraak in de groep volgt zijn eigen no-show- en annuleringsvoorwaarden. Eventuele toepasselijke kosten worden in rekening gebracht bij de klant die de boeking oorspronkelijk heeft bevestigd.
Groepsafspraken afrekenen
Bij het afrekenen van een groepsafspraak is standaard de groepsorganisator verantwoordelijk voor de betaling. Je kunt de begunstigde indien nodig wijzigen.
- Open een bestaande groepsafspraak.
- Selecteer onderaan de groepsafspraakweergave Afrekenen groep om de winkelwagen te openen.
- In de winkelwagen zijn alle afspraken in de groep voorgeselecteerd.
- Om servicegegevens aan te passen, klik je op elke service.
- Klik op de knop Doorgaan naar betaling onderaan het rechterpaneel.
- Selecteer een betaalmethode in het linkerdeelvenster.
- Klik op de knop Nu betalen onderaan het rechterpaneel om de transactie te voltooien.
De afspraken worden in de agenda als voltooid gemarkeerd en er wordt een groepsfactuur verzonden naar de groepsorganisator.
Veelgestelde vragen
- Handmatig geboekte groepsafspraken:
Er is geen maximumlimiet voor het aantal afspraken dat aan een groep kan worden toegevoegd wanneer deze handmatig via de agenda door jou of je teamleden worden geboekt. - Groepsafspraken die online door klanten zijn geboekt:
Klanten die online groepsafspraken boeken, kunnen boeken voor maximaal 6 personen en kunnen ook worden beperkt op basis van het aantal teamleden dat beschikbaar is voor online reservering. - Een gloednieuwe klant boekt via de Fresha-website en is de deelnemer.
- Een gloednieuwe klant boekt via de Fresha-website en de deelnemer is een niet-gespecificeerde gast.
- Een bestaande of gloednieuwe klant boekt via de Fresha-website en de deelnemer is een bestaande klant met uitstaande Kosten voor nieuwe klanten op de website. Dit is wanneer de klant je bedrijf heeft ontdekt en bij je heeft geboekt via de Website en nog geen afspraak heeft uitgecheckt.
- Een nieuwe afspraak maken: Selecteer een tijdvak in de agenda en maak een afspraak.
- Een bestaande afspraak selecteren: kies een afspraak rechtstreeks uit de agenda.
Ja, je kunt de status van individuele afspraken binnen een groep beheren, inclusief het markeren ervan als no-shows of geannuleerd. Open uw Agenda en selecteer een afspraak binnen de groep. Klik op de betreffende afspraak en gebruik het tabblad Status om de afspraak te markeren als Niet komen opdagen of Geannuleerd. Eventuele toepasselijke kosten worden in rekening gebracht bij de persoon die de afspraak heeft bevestigd.
Je klanten kunnen online geen groepsafspraak boeken bij hetzelfde teamlid, maar je kunt handmatig meerdere afspraken tegelijk plannen bij hetzelfde teamlid op je kalender.
Het maximale aantal afspraken binnen een groepsafspraak is afhankelijk van of de afspraak in de winkel is geboekt door jou en je team of online door klanten.
Nee, eventuele wijzigingen, inclusief datum en tijd, moeten individueel worden aangebracht in elke afspraak binnen de groep. Klanten kunnen groepsafspraken niet online verzetten.
Individuele afspraken ontvangen aparte meldingen. De groepsorganisator ontvangt één melding voor de hele groep, inclusief bevestigingen, annuleringen of niet op komen dagen. Klanten ontvangen alleen meldingen over hun eigen afspraken.
De Kosten voor nieuwe klanten op de website worden toegepast op elke afspraak in de groep die in aanmerking komt. De afspraak komt in aanmerking wanneer:
Ja, je kunt klanten toestaan om online groepsafspraken te boeken. Werk gewoon je Instellingen voor online beschikbaarheid bij naar Groepsafspraken toestaan. Eenmaal geactiveerd, kunnen klanten afspraken boeken voor meerdere mensen die als groep komen. Dit is van toepassing op alle services en is niet beperkt tot specifieke services.
Ja, je kunt meer afspraken aan een groep toevoegen door een bestaande groepsafspraak te openen en op Toevoegen aan groep te klikken. Je kunt kiezen om:
Om specifieke afspraken uit een groep af te rekenen, selecteer je de individuele afspraak voordat je doorgaat naar betaling op het verkooppunt (POS). Je kunt dan terugkeren naar de Kalender om af te rekenen voor de resterende afspraken.
- Handmatig geboekte groepsafspraken:
