Sommerbookinger: En suksessrik sommer for salonger

Sommeren er årstiden alle salongeiere lever for. Timeplanen fylles opp, inntektene strømmer inn, og det er en ekte livlig stemning i salongen som ikke finnes på samme måte noe annet tidspunkt på året. Muligheten er reell og ligger der for å gripes. Det eneste du trenger å gjøre, er å være så godt forberedt som overhodet mulig. Enkelt, ikke sant?

Å få mest mulig ut av sommeren handler ikke bare om å ta imot så mange bookinger som mulig. Det handler om å ta de rette bookingene, å verne om kapasiteten du har, og å drive en virksomhet som ikke kollapser under sin egen travle hverdag. Salongene som gjør dette bra, er ikke nødvendigvis de største eller de med flest ansatte. Det er de som har tenkt gjennom ting før rushtiden setter inn, istedenfor å måtte slukke branner når det allerede står på. Fresha tilbyr markedets mest avanserte administrasjonsverktøy og bookingsystemer, og kan hjelpe deg gjennom sommeren.

Denne veiledningen dekker de fem områdene som gir størst praktisk utslag: kapasitetsplanlegging, retningslinjer for depositum og avbestilling, reduksjon av manglende oppmøte, håndtering av ventelister og det å holde teamet ditt effektivt gjennom høysesongen. Alt dette kan du sette i gang med nå, før sesongen virkelig setter i gang.

Fox & Vamp, London

Effektiv kapasitetsplanlegging

Den vanligste feilen om sommeren er overbooking. Ikke i den åpenbare forstanden med dobbeltbooking, men på den mer subtile og skadelige måten der du presser inn én time til i hver ledige luke, legger til ekstra tid for drop-in-kunder og sier ja til alle forespørsler helt til kalenderen ser teknisk full ut, men er praktisk umulig å gjennomføre.

Reell kapasitet er ikke det maksimale antallet timer stolene dine kan romme. Det er antallet teamet ditt kan levere godt og konsekvent over flere uker, uten at kvaliteten synker eller stresset blir uholdbart. Disse to tallene er ofte ganske forskjellige.

Begynn med tallene fra i fjor sommer

Hvis du har bookingdata fra i fjor sommer, er det det aller mest nyttige planleggingsverktøyet du har. Se på hvilke uker som virkelig var underkapasitetsbelagte, hvilke som var overbooket, hvilke tjenester som skapte mest problemer med timeplanleggingen, og hvor dere hadde flest avbestillinger i siste liten eller manglende oppmøte. Dette mønsteret vil gjenta seg i år, omtrent i samme form, med mindre du aktivt gjør noe annerledes.

På Fresha viser rapportene og analysene dine antall timer, utnyttelsesgrad per teammedlem og avbestillingsmønstre for et hvilket som helst datointervall. Hvis du vil vite mer, kan du gå til hjelpesenteret vårt, hvor vi har en detaljert gjennomgang av rapporterings- og analysealternativene våre. Ved å sammenligne med perioden juni til august i fjor får du et utgangspunkt for å planlegge årets kapasitet før sesongen starter, istedenfor å finne ut hvordan den ser ut først når du allerede er midt i den.

Legg inn buffertid

Sommertimer varer oftere lenger enn timer på andre tider av året. Fargekunder kommer med mer kompliserte forespørsler, nye kunder trenger lengre konsultasjoner, eller folk er i feriemodus og har mindre hastverk med å komme seg videre. Å sette opp timeplanen uten buffer mellom timene fungerer fint på en rolig tirsdag i februar. På en fullbooket lørdag i juli kan én timeavtale som går over tiden, forplante seg gjennom hele dagen.

En praktisk regel: Sett av 10 til 15 minutters buffer i hver fargetime og hver time med nye kunder i travle uker. Det høres ut som tapt inntekt, men det er faktisk en beskyttelse av inntekten du allerede har. En kunde som må vente 45 minutter etter avtalt tid, kommer ikke til å booke på nytt. Våre avanserte timebestillingsverktøy kan hjelpe deg med dette, slik at prosessen blir smidigere uansett årstid.

Sett av tidspunkter for tjenester med høy etterspørsel

Ikke alle tjenester er like kompliserte å planlegge. Når du planlegger sommerens arbeidsplan, må du behandle timer for fargebehandling, forberedelser til bryllup og arrangementer, samt bookinger med flere tjenester, annerledes enn vanlige klippe- eller fønetimer. Vurder å reservere en del av fargestolene spesielt for forhåndsbestilte fargetimer i travle uker, istedenfor å la dem stå åpne for drop-in-kunder eller bestillinger samme dag, som ofte kommer med et mye enklere ønske.

Iasmina Ionescu, leder for innholdsmarkedsføring hos Fresha, sa: «Sommeren er årstiden som skiller salongene som har planlagt fra dem som får panikk, og forskjellen handler vanligvis om å ha de rette verktøyene på plass før det blir travelt.» 

Fresha tar den operasjonelle byrden av skuldrene dine; automatiserte forskuddsbetalinger, påminnelser og tilgjengelighet i sanntid, slik at du kan fokusere på kundene i stolen din i stedet for kaoset bak kulissene.»

Retningslinjer for depositum og avbestilling med Fresha

Hvis du ikke har en depositumsordning for sommerbestillinger, kan sommeren være et godt tidspunkt å innføre en slik ordning på. Ikke fordi kundene dine er upålitelige, men fordi kostnaden ved manglende oppmøte på en fullbooket sommerdag er betydelig, og den eneste effektive beskyttelsen mot det er en økonomisk beskyttelse.

En depositumsordning påvirker også kvaliteten på bookingene dine. Kunder som har betalt et depositum for å sikre seg en time, forholder seg annerledes til avtalen enn kunder som har booket uten forpliktelse, bare for å se. En depositumsordning er viktig, særlig for alternativer som å kansellere mer enn 24 eller 48 timer i forveien. Dette gir kunden fleksibilitet, samtidig som du får trygghet. Vi gjør det superenkelt å gjøre det. Les mer i hjelpesenteret vårt.

Hva skal du ta betalt for, og når?

Depositumsbeløp varierer etter tjeneste og marked. Her er en nyttig oversikt:

• For fargetjenester, balayage og alle timer som varer over 90 minutter: et depositum på 25 til 50 prosent av tjenesteprisen ved bookingtidspunktet.
• For bestillinger til bryllup og brudefølge: 50 prosent depositum som ikke refunderes, og resten av beløpet forfaller 48 timer før timeavtalen.
• For nye kunder som bestiller premiumtjenester: Et mindre depositum på 25 til 45 USD er nok til å sile ut spekulative bestillinger, uten at det oppleves som en hindring for reelle kunder.
• For vanlige klipp og kortere timer er det ikke like viktig med forskuddsbetaling. En ordning med lagret kortinformasjon – der det belastes et gebyr ved sen avbestilling eller manglende oppmøte – gir et tilsvarende resultat, men med mindre bryderi ved bestilling.

Fox & Vamp, London

Slik formidler du retningslinjene

Samtalen om depositum blir bare pinlig hvis du behandler den som pinlig. Dette er vanlig praksis i næringslivet, og de fleste kunder forventer det ved premium-timer eller lange avtaler. Formuler det enkelt: «Vi tar et depositum for å sikre bestillingen din. Det trekkes fra totalbeløpet på dagen.» Det er alt som trengs av forklaring i de fleste tilfeller.

Oppgi avbestillingsfristen din tydelig: Vanligvis er det 24 til 48 timer for at et depositum skal kunne refunderes eller overføres til en annen time. Kunder som kansellerer innenfor dette tidsrommet, mister depositumet. Dette er ikke ment som en straff, men gjenspeiler det faktum at en sen avbestilling av en booket time faktisk koster bedriften penger.

På Fresha kan du angi krav til depositum for hver tjenestetype, og disse legges automatisk til i betalingen når kundene booker online. Kunder betaler depositumet når de booker og resten på dagen, uten at du trenger å utføre noen manuell faktureringsprosess. Freshas betalingsverktøy støtter  også retningslinjer for lagrede kort ved sene avbestillinger, noe som gir deg beskyttelse uten at du trenger forhåndsbetaling for hver eneste bestilling.

Redusere manglende oppmøte

Manglende oppmøte er det som forstyrrer mest i en salong om sommeren. En time for hårfarging som ikke blir gjennomført klokken ti på en lørdag i juli, er ikke bare én tapt time. Det er et hull som ikke kan fylles på kort varsel, et teammedlem som står uten arbeid i den travleste perioden deres, og inntekter som rett og slett forsvinner.

Den gode nyheten er at de fleste tilfellene av manglende oppmøte ikke skyldes ondsinnet oppførsel. De oppstår fordi kunder glemmer, blander sammen datoer eller tror at de kan avbestille i siste liten uten konsekvenser. Alle disse problemene kan løses med de rette systemene.

Automatiske påminnelser

En påminnelse om timeavtalen som sendes 48 timer før avtalen, etterfulgt av en ny påminnelse 24 timer før, reduserer manglende oppmøte betraktelig. Påminnelsen 48 timer i forveien gir kundene god tid til å avlyse, og gir deg tilstrekkelig tid til å fylle timen hvis de gjør det. Påminnelsen 24 timer før fanger opp kundene som fikk den første påminnelsen, men ikke gjorde noe med den.

Fresha sender automatisk ut påminnelser på SMS og e-post som standard. Du kan konfigurere når meldingene skal sendes og hva de skal inneholde i bedriftsinnstillingene dine, og systemet tar seg av utsendingen uten at teamet ditt trenger å følge opp manuelt. For timer med høy verdi – som fargebehandling, brudeoppsett eller enhver time som varer over to timer – er det også lurt å legge til en personlig melding fra stylisten dagen før. Kombinasjonen av en automatisert påminnelse og et personlig preg er merkbart mer effektiv enn noen av delene alene.

Klikk for bekreftelse

En påminnelse som ber kundene om å bekrefte at de kommer (i stedet for bare å informere dem), gir deg tidlig varsel om potensielle tilfeller av manglende oppmøte. Hvis en kunde ikke bekrefter innen en fastsatt tidsramme, kan du følge opp proaktivt i stedet for å oppdage avviket når vedkommende ikke møter opp.

Klare retningslinjer for sen avbestilling, konsekvent håndhevet

Den viktigste årsaken til gjentatte manglende oppmøter er inkonsekvens. Hvis kunder får vite at avbestillingsreglene dine noen ganger håndheves, men at de kan fravikes dersom kundene har en god grunn, vil de oppfatte reglene som valgfrie. Når retningslinjene håndheves vennlig, men konsekvent fra første gang, blir de forstått og respektert i stedet for å bli testet.

Dette betyr ikke at man skal være streng mot kunder i reelle nødsituasjoner. Det betyr at man ikke rutinemessig bør ta på seg kostnaden ved avbestillinger i siste liten som kunne vært unngått, bare fordi samtalen føles ubehagelig. Teamets tid har verdi, og retningslinjene beskytter den.

Annabelle Taurua, skjønnhetsekspert hos Fresha: «Salongene som klarer seg best gjennom sommeren, har som regel to ting til felles: en depositumspolicy de faktisk holder seg til, og automatiske påminnelser som sørger for at ingenting blir glemt.» Ingen av disse tingene krever en stor operasjon. 

Det er bare å sette det opp én gang og la systemet gjøre jobben. Det forvandler virkelig opplevelsen av en travel sommersesong.»

Håndtering av venteliste med Fresha 

Hver avbestilling du får i løpet av sommeren, er også en mulighet til å fylle en ledig time med en kunde som allerede ønsker å komme. En aktivt administrert venteliste gjør at en betydelig andel av disse ledige tidene blir omgjort til inntekter som ellers ville gått tapt. Du kan til og med tilby rabatterte restplasser for å fylle opp kalenderen bedre i roligere perioder.

Nøkkelordet er «aktivt». En venteliste som bare finnes i en notisbok eller som et mentalt notat om å «sjekke om noen vil ha en ledig time», vil gi dårligere resultater enn en liste som blir systematisk fulgt opp. Slik gjør du det på riktig måte.

• Før en oppdatert liste over kunder som ba om timer som ikke var tilgjengelige da de ringte eller booket. Dette er de mest lovende kundene dine når det blir ledig en time.
• Når det kommer en avbestilling, bør du umiddelbart ta kontakt med personen øverst på ventelisten. Det er viktig å være rask, for sommerkunder har ofte bare bestemte perioder der de er tilgjengelige. En time som blir ledig på en onsdag, må fylles innen onsdag ettermiddag. Ellers vil den sannsynligvis stå tom.
• Gi kunder på ventelisten en kort frist til å svare (to til fire timer for ledige tider samme dag eller dagen etter) før du går videre til neste person på listen. Å la en time stå ledig mens du venter på et svar som kanskje aldri kommer, koster deg mer enn tidspresset koster kunden.
• Vurder å ha en egen venteliste for de mest etterspurte teammedlemmene dine. Kunder som spesifikt ønsker en bestemt stylist, er ofte villige til å vente på nettopp den timen i stedet for å ta en tilsvarende time hos noen andre.

Freshas online bookingsystem registrerer og administrerer ventelisteforespørsler automatisk og varsler når et ledig tidspunkt som passer, blir tilgjengelig. I stedet for at noen må gå manuelt gjennom en liste, tar plattformen seg av varsler og ombooking, slik at resepsjonen slipper å bruke hele sommeren på å ringe rundt for å fylle avbestilte timer.

Slik holder du teamet ditt effektivt gjennom høysesongen

Det er ikke bare omsetningen som står på spill om sommeren. Det er teamet ditt. Salongene som kommer godt ut av august, er de der eieren har vært like nøye med teamets kapasitet som med kundekapasiteten. En stylist som er utbrent ved utgangen av juli, kommer ikke til å levere den kvaliteten som skulle rettferdiggjøre den fullbookede augusten du hadde planlagt.

Planlegging av ferie

Sommeren er tiden da teamet ditt helst vil ha fri, og samtidig er det da du minst har råd til å være underbemannet. Det finnes ingen perfekt løsning på denne spenningen, men det finnes måter å håndtere den på som føles rettferdige og fungerer i praksis.

Fastsett en tidsperiode for sommerferiesøknader tidlig. Ved å be om alle feriesøknader innen utgangen av april kan du ta beslutninger, formidle dem tydelig og planlegge vikarordninger før høysesongen setter inn, istedenfor å måtte håndtere det reaktivt i juni. Hvorvidt man skal bruke «først til mølla»-prinsippet eller et rulleringssystem for populære uker, er en retningslinjebeslutning som hver bedrift tar ulikt. Det er imidlertid bedre å ha tydelige retningslinjer enn å ta ad hoc-beslutninger som skaper misnøye. Våre timeplanningssystemer er ledende i markedet og bidrar til å effektivisere prosessene for deg og teamet ditt. Les mer om hvordan du administrerer avspasering i hjelpesenteret vårt.

Der det er mulig, bør dekningen i toppuker fordeles over tid. Hvis du har fire stylister, og to av dem ønsker fri den siste uken i juli, er ikke spørsmålet om du skal si ja, men hvordan du kan sørge for at de to andre ikke må jobbe på 150 prosent kapasitet den uken. Å hente inn en pålitelig frilanser eller en vikarstylist i travle uker er et reelt alternativ det er verdt å sette av penger til i budsjettet.

Fox & Vamp, London

Tempo, ikke bare volum

Et team som jobber på full kapasitet i tolv uker i strekk, vil prestere dårligere i september og oktober når den roligere perioden etter sommeren inntreffer. Å planlegge bevisst inn noen roligere dager i sommerkalenderen er ikke tapt inntekt. Det er vedlikehold.

I praksis betyr det én eller to avsatte timer per stylist per uke, uten kunder, til administrasjon, faglig utvikling (CPD) eller rett og slett en skikkelig lunsjpause. En beskyttet fridag per uke som ikke gradvis blir spist opp av «bare én booking til». Klare sluttidspunkter for dagen som blir respektert, i stedet for å bli sett på som veiledende når arbeidsdagen trekker utover.

Følg opp – ikke bare resultater

Den viktigste samtalen i teamet om sommeren handler ikke om «klarer vi målene», men om «hvordan har du det». Utbrenthet varsler ikke om seg selv med høye rop. Det pleier å vise seg på små måter: lengre ventetid på tjenester, kortere konsultasjoner, mindre mersalg og flere sykemeldinger. En leder som spør regelmessig og oppriktig, har større sjanse til å oppdage det tidlig enn en som først legger merke til det når ytelsestallene faller. Her er noen tips fra ekspertene våre hos Fresha:

Slik konfigurerer du Fresha-kontoen din for sommeren

Det meste av det som beskrives i denne artikkelen, er vesentlig enklere å gjennomføre dersom bookinginfrastrukturen din tar seg av det meste av arbeidet. Her er noen ting det er lurt å sjekke eller sette opp før høysesongen setter inn:

• Depositumsregler gjelder per tjenestetype, slik at det ved booking av lengre timer automatisk kreves et depositum, uten at du trenger å gjøre noe manuelt.
• Automatiserte påminnelser er konfigurert til å sendes 48 timer og 24 timer før avtalen, med en melding som inkluderer avbestillingsreglene, slik at kundene blir minnet på dem ved hvert kontaktpunkt.
• Nettbooking er åpen for hele sommermenyen din, inkludert eventuelle nye sesongbaserte tjenester du har lagt til, slik at kundene kan booke selv i stedet for å ringe eller sende meldinger.
• Tilgjengelighetsblokkeringer er satt opp for teammedlemmenes ferieperioder, slik at bestillingssystemet viser faktisk tilgjengelighet i stedet for å vise tider som ikke kan bookes.
• Rapporter er satt opp for å gjennomgå ukentlig utnyttelse i løpet av sommeren, slik at du kan oppdage et mønster med overbelastning før det blir et problem, istedenfor etterpå.

Hvis du ennå ikke bruker Fresha og administrerer bookinger ved hjelp av en kombinasjon av telefon, Instagram-meldinger og en papirdagbok, er sommeren den tiden da denne tilnærmingen virkelig blir kostbar. Fresha for bedrifter har over 130 000 partnere som stoler på oss med tiden sin, og tiden de sparer på manuell bookinghåndtering i en travel sommer, lønner seg nesten umiddelbart. Kundene dine booker på nettet. Depositum blir automatisk krevd inn. Påminnelser sendes ut uten at noen trenger å gjøre det manuelt. Og du har dataene du trenger for å ta bedre beslutninger om hvordan du skal drive virksomheten gjennom sesongen.

Spørsmål salongeiere stiller om håndtering av sommerbookinger

Hvor langt i forveien bør jeg åpne for sommerbookinger?

Seks til åtte uker før den forventede høysesongen er et godt utgangspunkt. På salonger med svært etterspurte stylister vil noen kunder ønske å booke enda lenger i forveien. Ved å åpne et bookingsvindu åtte til ti uker før for timer i juni og juli, sikrer du deg disse kundene før de går andre steder. Risikoen ved å åpne for bestillinger for langt i forveien er at arbeidsplanen din endrer seg, og at du ender opp med uheldige hull i timeplanen. Derfor bør du finne en balanse mellom å tilby tidlig tilgjengelighet og å ha et realistisk syn på hvor fastlåst teamets tilgjengelighet faktisk er.

Er det urimelig å kreve depositum for en vanlig klipp?

For en standard klipp er det vanligvis mer rimelig med en ordning der kortopplysninger er registrert (og kunden kun belastes ved manglende oppmøte eller avbestilling senere enn 24 timer før avtalen), enn å kreve et depositum på forhånd. Depositum på forhånd for korte, rimeligere timer kan oppleves som en hindring for nye kunder, og det er vanskeligere å forsvare når den økonomiske risikoen er beskjeden. Bruk forhåndsdepositum kun for timer som varer over 90 minutter, for nye kunder som bestiller premiumtjenester, og for event- eller brudebestillinger der det ikke er realistisk å fylle timen på kort varsel.

Hvordan håndterer jeg en kunde som uteblir og deretter ber om å booke en ny time?

Bruk retningslinjene dine konsekvent og forklar dem på en rolig måte. Hvis depositumet gikk tapt på grunn av vilkårene for manglende oppmøte, er det tapt. Du kan absolutt booke kunden på nytt, men hvis du gjør det uten å følge retningslinjene, signaliserer du at retningslinjene kan forhandles. Et enkelt svar som «Depositumet dekket timen du ikke møtte opp til. Du er hjertelig velkommen til å booke på nytt, og da tar vi et nytt depositum for å sikre avtalen», er et rimelig og profesjonelt svar. De fleste kunder godtar dette uten å klage når det blir forklart tydelig.

Hva er den beste måten å håndtere ferieforespørsler rettferdig på i et lite team?

Fastsett retningslinjene før sesongen starter, og informer alle tydelig og samtidig. Enten du bruker «først til mølla», et rulleringssystem for populære uker eller en poengbasert feriefordeling, oppnås rettferdighet ved å bruke de samme reglene for alle, istedenfor å ta avgjørelser fra sak til sak – noe som uunngåelig vil oppleves som ulikt behandlet. Be om alle forespørsler om sommerferie innen en bestemt dato i april, bekreft beslutningene raskt, og når arbeidsplanen er fastsatt, hold deg til den med mindre det oppstår en reell nødsituasjon.

Hvordan vet jeg om jeg har for mange eller for få ansatte i sommer?

Hvis du har tilgang til utnyttelsesdata, viser de deg dette tydelig. Hvis teamet ditt konsekvent er booket over 90 prosent flere dager på rad, risikerer du overbelastning. Hvis enkelte teammedlemmer konsekvent ligger på 60 prosent eller lavere, mens andre ligger over 90 prosent, har du et problem med fordelingen av arbeid, ikke et kapasitetsproblem. Ved å gjennomgå disse dataene ukentlig i løpet av sommeren, istedenfor månedlig, får du nok forvarsel til å gjøre justeringer før ubalansen utvikler seg til et problem for ytelsen eller trivselen.

Sommeren er en prøve. Bestå den nå, ikke i september.

De fleste beslutningene som avgjør hvordan sommeren din blir, tas før juni. Depositumsreglene du ennå ikke har innført, ferieplanen som fortsatt forhandles, og bestillingssystemet som fortsatt er avhengig av manuelle påminnelser – dette er tingene som kommer tilbake og straffer deg i juli og august, når det ikke er tid til å fikse dem midt i smørøyet.

Ingenting av dette er komplisert. Noen få timer med konfigurering i mai er verdt uker med brannslukking om sommeren. Få orden på kapasitetsreglene dine, aktiver retningslinjene for depositum, sørg for at påminnelsene er automatisert, og ta feriesamtalen med teamet ditt nå. La så sesongen gå sin gang slik sommersesonger gjør, og kom ut av den med både bedriften og teamet fortsatt intakte.

Hvis du vil se hvordan Fresha kan ta seg av den operasjonelle siden av en travel sommersesong – fra automatiserte forskuddsbetalinger og påminnelser til administrasjon av ventelister og kapasitetsrapportering i sanntid – kan du utforske Fresha for bedrifter her. Det er gratis å bli med, det er ingen abonnementsgebyrer, og plattformen er utviklet spesielt for salonger og skjønnhetsbedrifter.

👉 Hvis du skal ta med deg én ting fra dette, bør det være følgende: Fastsett retningslinjene for depositum, automatiser påminnelsene og åpne for sommertilgjengelighet før rushtiden setter inn. Alle tre er enkle å ordne gjennom Fresha for bedrifter – retningslinjer for depositum og lagrede kort oppdateres automatisk ved bestilling, påminnelser sendes ut uten at noen trenger å gjøre noe, og kapasitetsdata i sanntid er tilgjengelige når du trenger dem gjennom Freshas rapporteringsverktøy. 

Hvis du har tenkt å få på plass et skikkelig bestillingssystem før sommeren, er det nå du bør gjøre det.