Sommerbookinger: Suksess i sommer for salonger

Sommeren er årstiden enhver salongeier lever for. Kalenderen fylles opp, inntektene strømmer inn, og det er en ekte livsglad stemning i salongen som ikke finnes på samme måte noe annet tidspunkt på året. Muligheten er reell og ligger der for å gripes. Det eneste du trenger å gjøre, er å være så godt forberedt som overhodet mulig. Enkelt, ikke sant?

Å få mest mulig ut av sommeren handler ikke bare om å ta imot så mange bookinger som mulig. Det handler om å ta de rette bookingene, å verne om kapasiteten du har, og å drive en virksomhet som ikke kollapser under sin egen travle hverdag. Salongene som gjør dette bra, er ikke nødvendigvis de største eller de med flest ansatte. Det er de som har tenkt gjennom ting før rushet starter, i stedet for å slukke branner når det allerede skjer. Fresha tilbyr de mest avanserte administrasjonsverktøyene og booking-systemene på markedet, og gir deg en hjelpende hånd i sommer.

Denne veiledningen dekker de fem områdene som i praksis utgjør den største forskjellen: kapasitetsplanlegging, depositum- og avbestillingsvilkår, reduksjon av manglende oppmøte, håndtering av ventelister og å holde teamet ditt funksjonelt gjennom toppperioden. Alt dette kan du sette i gang med nå, før sesongen virkelig setter inn.

Fox & Vamp, London

Effektiv kapasitetsplanlegging

Den vanligste feilen om sommeren er overbooking. Ikke i den åpenbare betydningen av dobbeltbooking, men på den mer diskré og skadelige måten der du presser inn én time til i hver ledige luke, legger til ekstra drop-in-tid og sier ja til alle forespørsler helt til kalenderen ser teknisk full ut, men er praktisk umulig å gjennomføre.

Den reelle kapasiteten er ikke maksimalt antall timer stolene dine kan ta imot. Det er antallet teamet ditt kan levere godt og konsekvent over flere uker, uten at kvaliteten går ned eller stresset blir uholdbart. Disse to tallene er ofte ganske forskjellige.

Begynn med tallene fra i fjor sommer

Hvis du har bookingdata fra fjor sommer, er det det mest nyttige planleggingsverktøyet du har. Se hvilke uker som virkelig var underkapasitetsbelagte, hvilke som var overbooket, hvilke tjenester som skapte mest problemer med timeplanleggingen, og hvor dere hadde flest avbestillinger i siste liten eller manglende oppmøte. Det mønsteret vil gjenta seg i år, omtrent i samme form, med mindre du aktivt gjør noe annerledes.

På Fresha viser rapportene og analysene dine antall timer, utnyttelsesgrad per teammedlem og avbestillingsmønstre for et hvilket som helst datointervall. Hvis du vil vite mer, kan du gå til hjelpesenteret vårt, hvor vi har en detaljert gjennomgang av rapporterings- og analysealternativene våre. Ved å sammenligne med perioden juni til august i fjor får du et utgangspunkt for å planlegge årets kapasitet før sesongen åpner, i stedet for å måtte finne ut hvordan den ser ut når du allerede er inne i den.

Sett av ekstra tid som buffer

Om sommeren varer timene oftere lenger enn på andre tider av året. Fargekunder kommer inn med mer komplekse forespørsler, nye kunder trenger lengre konsultasjoner, eller folk er i feriestemning og har det mindre travelt med å komme seg videre. Å sette opp timeplanen uten buffer mellom timene fungerer fint på en rolig tirsdag i februar. På en fullbooket lørdag i juli kan én timeavtale som går over tiden, forplante seg gjennom hele dagen.

En praktisk tommelfingerregel: Legg inn 10 til 15 minutter ekstra tid i hver fargetime og hver time for nye kunder i de travleste ukene. Det høres ut som tapt inntekt, men i virkeligheten beskytter det inntekten du allerede har. En kunde som må vente 45 minutter etter avtaletidspunktet, booker ikke på nytt. Våre avanserte timebestillingsverktøy kan hjelpe deg med dette, slik at prosessen blir smidigere for hver sesong.

Angi tidspunkter for tjenester med høy etterspørsel

Ikke alle tjenester er like kompliserte å planlegge. Når du planlegger sommerens arbeidsplan, må timer for fargebehandling, forberedelser til bryllup og andre arrangementer, samt bookinger som omfatter flere tjenester, behandles annerledes enn vanlige klipp- eller fønetimer. Vurder å reservere en del av fargestolene dine spesielt for forhåndsbestilte fargetimer i de travleste ukene, i stedet for å la dem stå åpne for drop-in-kunder eller bestillinger samme dag, som kan komme med et mye enklere ønske.

Iasmina Ionescu, leder for innholdsmarkedsføring hos Fresha, sier: «Sommeren er sesongen som skiller salonene som planla fra dem som fikk panikk, og forskjellen kommer vanligvis an på å ha de riktige verktøyene på plass før det blir travelt. 

Fresha tar den operative byrden av skuldrene dine – automatiserte forskuddsbetalinger, påminnelser og tilgjengelighet i sanntid – slik at du kan fokusere på kundene i stolen din i stedet for kaoset bak kulissene.»

Retningslinjer for depositum og avbestilling med Fresha

Hvis du ikke har en depositumspolicy for sommerbestillinger, kan sommeren være det rette tidspunktet for å innføre en. Ikke fordi kundene dine er upålitelige, men fordi kostnaden ved manglende oppmøte på en fullbooket sommerdag er betydelig, og den eneste effektive beskyttelsen mot det er av økonomisk art.

En depositumspolicy endrer også kvaliteten på bookingene dine. Kunder som har betalt for å sikre seg en time, forholder seg annerledes til den enn kunder som har booket spekulativt uten noen forpliktelse. En depositumsordning er viktig, spesielt for alternativer som avbestilling innen 24 timer eller 48 timer. Dette gir kunden fleksibilitet, og deg trygghet. Vi gjør det superenkelt å gjøre det. Finn ut mer i hjelpesenteret vårt.

Hva du skal belaste og når

Depositumsbeløpene varierer etter tjeneste og marked. Her er et nyttig rammeverk:

• For fargetjenester, balayage og alle timer som varer over 90 minutter: et depositum på 25 til 50 prosent av tjenesteprisen ved bookingtidspunktet.
• For bestillinger av bryllup og brude-fester: 50 prosent i depositum som ikke refunderes, og saldoen betales 48 timer før timeavtalen.
• For nye kunder som bestiller premiumtjenester: Et mindre depositum på 25 til 45 USD er nok til å sile ut spekulative bestillinger, uten at det oppleves som en hindring for reelle kunder.
• For vanlige klipp og kortere timer er det ikke like viktig med depositum. En ordning med lagret kort (der det belastes gebyr ved sen avbestilling eller manglende oppmøte) gir imidlertid et tilsvarende resultat, men med mindre bry ved bestilling.

Fox & Vamp, London

Slik formidler du retningslinjene

Samtalen om depositum er bare pinlig hvis du behandler den som pinlig. Dette er vanlig praksis i næringslivet, og de fleste kunder forventer det ved premium-timer eller lange avtaler. Formuler det enkelt: «Vi tar et depositum for å sikre bestillingen din. Det trekkes fra totalbeløpet på dagen.» I de fleste tilfeller er det alt som trengs av forklaring.

Oppgi avbestillingsfristen tydelig: Vanligvis 24 til 48 timer før depositumet returneres eller overføres til en annen time. Kunder som avbestiller innenfor det tidsrommet, mister depositumet. Dette er ikke en straff, men en konsekvens av at en sen avbestilling av en booket time faktisk koster bedriften penger.

På Fresha kan du angi krav til depositum per tjenestetype, og disse blir automatisk lagt til i kassen når kundene booker på nett. Kunder betaler depositumet når de booker og resten på dagen, uten at du trenger å lage fakturaer manuelt. Freshas betalingsverktøy støtter  også retningslinjer for lagrede kort ved sene avbestillinger, noe som gir deg beskyttelse uten at du trenger forhåndsbetaling for hver eneste bestilling.

Redusere manglende oppmøte

Manglende oppmøte er det som forstyrrer mest i en salong om sommeren. En time for hårfarging som ikke dukker opp klokken ti på en lørdag i juli, er ikke bare én tapt booking. Det er et hull som ikke kan fylles på kort varsel, et teammedlem som står ubrukt i den travleste perioden, og inntekter som rett og slett er borte.

Den gode nyheten er at de fleste tilfeller av manglende oppmøte ikke skyldes ondsinnethet. De skyldes at kunder glemmer, forveksler datoer eller tror de kan avbryte i siste liten uten konsekvenser. Alle disse problemene kan løses med de rette systemene.

Automatiske påminnelser

En påminnelse om timeavtalen som sendes 48 timer før avtalen, etterfulgt av en ny påminnelse 24 timer før, reduserer manglende oppmøte betraktelig. Påminnelsen 48 timer i forveien gir kundene nok tid til å avbryte, og deg nok tid til å fylle timen hvis de gjør det. Påminnelsen 24 timer før fanger opp kundene som fikk den første påminnelsen, men ikke gjorde noe med den.

Fresha sender automatiserte påminnelser på SMS og e-post som standard. Du kan konfigurere tidspunkt og meldingsinnhold i bedriftsinnstillingene dine, og systemet sender dem uten at teamet ditt trenger å følge opp manuelt. For timer med høy verdi (farging, brudestyling og alle bestillinger på over to timer) er det også lurt å legge til en personlig melding fra stylisten dagen før. Kombinasjonen av automatisert påminnelse og et personlig preg er merkbart mer effektiv enn hver for seg.

Klikk for bekreftelse

En påminnelse som ber kundene om å bekrefte oppmøtet sitt (i stedet for bare å informere dem) gir deg tidlig varsel om potensielle manglende oppmøter. Hvis en kunde ikke bekrefter innen et gitt tidsrom, kan du følge opp proaktivt i stedet for å oppdage det tomme hullet når de ikke møter opp.

Klare regler for sen avbestilling, konsekvent håndhevet

Den viktigste årsaken til gjentatte manglende oppmøter er inkonsekvens. Hvis kunder får vite at avbestillingsreglene dine noen ganger håndheves, men at de kan fravikes hvis kunden har en god grunn, vil de oppfatte dem som valgfrie. Når retningslinjene håndheves vennlig, men konsekvent fra første gang, blir de forstått og respektert i stedet for å bli testet.

Dette betyr ikke at du må være ufleksibel overfor kunder i virkelige nødssituasjoner. Det betyr at du ikke rutinemessig dekker kostnadene ved unngåelige avbestillinger i siste øyeblikk bare fordi samtalen føles ubehagelig. Teamets tid har verdi, og retningslinjene beskytter den.

Annabelle Taurua, skjønnhetsekspert hos Fresha: «Salongene som klarer seg best i sommerhalvåret, har ofte to ting til felles: En depositumspolicy de faktisk holder seg til, og automatiske påminnelser som sikrer at ingenting går i glemmeboken. Ingen av disse tingene krever en stor operasjon. 

Det er bare å sette det opp én gang og la systemet gjøre jobben. Det forvandler virkelig opplevelsen av en travel sommersesong.»

Administrering av venteliste via Fresha 

Hver avbestilling du får i løpet av sommeren, er også en mulighet til å fylle en ledig time med en kunde som allerede ønsker å komme inn. En venteliste som forvaltes aktivt, gjør at en betydelig andel av disse ledige tidene blir til inntekter som ellers ville gått tapt. Du kan til og med tilby rabatterte tider i siste liten for å fylle kalenderen mer i roligere perioder.

Nøkkelordet er «aktivt». En venteliste i en notatbok, eller et mentalt notat om å «sjekke om noen vil ha en time», vil gi dårligere resultater enn en venteliste som det arbeides systematisk med. Slik gjør du det på riktig måte.

• Før en oppdatert liste over kunder som ba om timer som ikke var tilgjengelige da de ringte eller booket. Dette er de mest lovende kundene dine når det åpner seg et ledig tidspunkt.
• Når det kommer en avbestilling, kontakt umiddelbart den øverste på ventelisten. Det er viktig å være rask, for sommerkunder har ofte bare bestemte perioder der de er tilgjengelige. En time som åpnes på en onsdag, må fylles innen onsdag ettermiddag, ellers vil den sannsynligvis forbli tom.
• Gi kunder på ventelisten en kort frist til å svare (to til fire timer for tider samme dag eller neste dag) før du går videre til neste person på listen. Å la en time stå i limbo i påvente av et svar som kanskje aldri kommer, koster deg mer enn tidspresset koster kunden.
• Vurder å ha en egen venteliste for de mest etterspurte teammedlemmene dine. Kunder som spesifikt ønsker en bestemt stylist, er ofte villige til å vente på nettopp den timen i stedet for å ta en tilsvarende time hos noen andre.

Freshas nettbookingsystem registrerer og administrerer ventelisteforespørsler automatisk og gir beskjed når en ledig time som passer blir tilgjengelig. I stedet for å gå manuelt gjennom en liste, tar plattformen seg av varsler og ombooking, slik at resepsjonen slipper å bruke hele sommeren på å ringe rundt for å fylle ledige timer etter avbestillinger.

Sørg for at teamet ditt fungerer godt gjennom høysesongen

Omsetningen er ikke det eneste som står på spill om sommeren. Det er teamet ditt. Salongene som kommer godt ut av august er de der eieren har behandlet teamkapasiteten like nøye som kundekapasiteten. En stylist som er utbrent ved utgangen av juli, kommer ikke til å levere den kvaliteten som skulle rettferdiggjøre den fullbookede augusten du hadde planlagt.

Planlegging av ferie

Sommeren er tiden da teamet ditt helst vil ha fri, og da du minst har råd til å være underbemannet. Det finnes ingen perfekt løsning på denne spenningen, men det finnes måter å håndtere den på som føles rettferdige og fungerer i praksis.

Sett av en periode tidlig der man kan sende inn forespørsler om sommerferie. Ved å be om alle feriesøknader innen utgangen av april kan du ta beslutninger, formidle dem tydelig og planlegge vikarordninger før sesongen er i gang, i stedet for å håndtere det reaktivt i juni. Hver bedrift velger sin egen policy – om man går for «først til mølla»-prinsippet eller et vaktlistesystem for de populære ukene. Men det er bedre å ha en tydelig policy enn å ta spontane beslutninger som kan skape misnøye. Våre timeplanningssystemer er markedsledende og bidrar til å effektivisere prosessene for deg og teamet ditt. Finn ut mer om hvordan du administrerer fri i hjelpesenteret vårt.

Spre vikarene i travle uker så langt det lar seg gjøre. Hvis du har fire stylister og to av dem vil ha fri den siste uken i juli, er ikke spørsmålet om du skal si ja, men hvordan du sikrer at de to andre ikke må jobbe 150 prosent den uken. Å hente inn en pålitelig frilanser eller en vikarstylist i de travleste ukene er et reelt alternativ som er verdt å budsjettere for.

Fox & Vamp, London

Tempo, ikke bare volum

Et team som jobber på full kapasitet i tolv uker i strekk, vil prestere dårligere i september og oktober når den roligere perioden etter sommeren setter inn. Å planlegge bevisst inn noen roligere dager i sommerkalenderen betyr ikke tapt inntekt. Det er vedlikehold.

I praksis betyr det én eller to øremerkede timer per stylist per uke, uten kunder, til administrasjon, faglig utvikling (CPD) eller rett og slett en skikkelig lunsjpause. En beskyttet fridag per uke som ikke gradvis blir redusert med «bare én booking til». Tydelige sluttider på dagen som respekteres, i stedet for å bli behandlet som forslag når dagen går over.

Sjekk inn – ikke bare for å høre om resultater

Den viktigste samtalen i teamet om sommeren handler ikke om «når vi mål», men om «hvordan har du det». Utbrenthet kommer ikke med et høyt varsel. Det pleier å vise seg på små måter: lengre ventetid, kortere konsultasjoner, mindre mersalg og flere sykemeldinger. En leder som spør regelmessig og oppriktig, har større sjanse til å oppdage det tidlig enn en som først legger merke til det når ytelsestallene faller. Her er noen tips fra våre eksperter hos Fresha:

Konfigurer Fresha-kontoen din for sommeren

Det meste av det som beskrives i denne artikkelen, er vesentlig enklere å gjennomføre hvis bookinginfrastrukturen din tar seg av det meste av arbeidet. Noen ting det er lurt å sjekke eller konfigurere før høysesongen setter inn:

• Depositumregler gjelder per tjenestetype, slik at det for lange timer automatisk kreves et depositum ved bestilling – uten manuelle trinn.
• Automatiserte påminnelsesmeldinger konfigurert til å sendes 48 timer og 24 timer i forveien, med en melding som inkluderer avbestillingsvilkårene, slik at kundene blir påminnet ved hvert berøringspunkt.
• Nettbooking er åpen for hele sommermenyen din, inkludert eventuelle nye sesongtjenester du har lagt til, slik at kunder kan booke selv i stedet for å ringe eller sende meldinger.
• Tilgjengelighetsblokkeringer er satt for teammedlemmenes ferieperioder, slik at bookingsystemet viser faktisk tilgjengelighet i stedet for å vise tidspunkter som ikke kan bookes.
• Rapporter konfigurert for å vurdere ukentlig utnyttelse i løpet av sommeren, slik at du kan oppdage et mønster med overbelastning før det blir et problem, og ikke etterpå.

Hvis du ennå ikke er på Fresha og administrerer bestillinger via en kombinasjon av telefon, Instagram-DM-er og en papirkalender, er sommeren tiden da denne tilnærmingen virkelig blir kostbar. Fresha for bedrifter har over 130 000 partnere som overlater tiden sin til oss, og tiden du sparer på manuell bookingadministrasjon i en travel sommer, betaler seg nesten umiddelbart. Kundene dine booker online. Depositum mottas automatisk. Påminnelser sendes ut uten at noen må sende dem. Og du har dataene du trenger for å ta bedre beslutninger om hvordan du styrer sesongen.

Spørsmål fra salongeiere om bookingadministrasjon om sommeren

Hvor lenge i forveien bør jeg åpne for sommerbookinger?

Seks til åtte uker før den forventede toppperioden er et godt utgangspunkt. I salonger med etterspurte stylister vil noen kunder ønske å booke lengre i forveien. Ved å åpne et bestillingsvindu åtte til ti uker i forveien for timer i juni og juli, sikrer du deg disse kundene før de går til andre steder. Risikoen ved å åpne for bestillinger altfor lenge i forveien er at arbeidsplanen din endrer seg, og at du ender opp med uheldige hull. Derfor bør du finne en balanse mellom å tilby tidlig tilgjengelighet og å ha et realistisk bilde av hvor fastlåst teamets tilgjengelighet faktisk er.

Er det urimelig å kreve depositum for en vanlig klipp?

For en standard klipp er det vanligvis mer rimelig med en «kort på fil»-ordning (der det kun belastes penger hvis kunden uteblir eller avbestiller innen 24 timer) enn å kreve et depositum på forhånd. Depositum på forhånd for korte, rimeligere timer kan oppleves som en hindring for nye kunder, og det er vanskeligere å forsvare når den økonomiske risikoen er beskjeden. Bruk forskuddsdepositum bare for timer som varer over 90 minutter, for nye kunder som bestiller premiumtjenester, og for event- eller brudebookinger der det ikke er realistisk å fylle timen på kort varsel.

Hvordan håndterer jeg en kunde som uteblir og deretter ber om å booke på nytt?

Bruk retningslinjene dine konsekvent og forklar dem på en rolig måte. Hvis depositumet gikk tapt på grunn av vilkårene for manglende oppmøte, er det tapt. Du kan absolutt booke kunden på nytt, men hvis du gjør det uten å følge retningslinjene, gir du inntrykk av at de er forhandlebare. Et enkelt svar som «Depositumet dekket timen du ikke møtte opp til. Du er hjertelig velkommen til å booke på nytt, og da tar vi et nytt depositum for å sikre avtalen» er et rimelig og profesjonelt svar. De fleste kunder godtar dette uten klager når det er tydelig forklart.

Hva er den beste måten å håndtere feriesøknader rettferdig på i et lite team?

Fastsett retningslinjene før sesongen starter, og kommuniser dem tydelig til alle samtidig. Enten du bruker «først til mølla», et rulleringssystem for populære uker eller en poengbasert feriefordeling, oppnås rettferdighet ved å bruke de samme reglene for alle, i stedet for å ta avgjørelser fra sak til sak – noe som uunngåelig vil oppleves som inkonsekvent. Be om alle sommerforespørsler innen en bestemt dato i april, bekreft avgjørelser raskt, og når arbeidsplanen er fastsatt, hold deg til den med mindre det oppstår en reell nødsituasjon.

Hvordan vet jeg om jeg har for mange eller for få ansatte i sommer?

Utnyttelsesdata viser deg dette tydelig, hvis du har dem. Hvis teamet ditt konsekvent er booket over 90 prosent flere dager på rad, risikerer du overbelastning. Hvis enkelte teammedlemmer konsekvent ligger på 60 prosent eller lavere, mens andre ligger over 90 prosent, har du et fordelingsproblem snarere enn et kapasitetsproblem. Ved å se på disse dataene ukentlig i løpet av sommeren, i stedet for månedlig, får du nok tid til å gjøre justeringer før ubalansen blir et problem for ytelse eller trivsel.

Sommeren er en prøve. Bestå den nå, ikke i september.

De avgjørelsene som bestemmer hvordan sommeren din blir, tas stort sett før juni. Depositumspolitikken du ennå ikke har innført, arbeidsplanen for ferie som fortsatt er under forhandling, og bestillingssystemet som fortsatt er avhengig av manuelle påminnelser – det er disse tingene som kommer tilbake og biter deg i juli og august, når det ikke er tid til å fikse dem mens ting er i gang.

Ingenting av dette er komplisert. Noen timer med konfigurering i mai er verdt uker med krisehåndtering om sommeren. Ordne kapasitetsreglene dine, sett i gang retningslinjene for depositum, sørg for at påminnelsene dine er automatiserte, og ta feriesamtalen med teamet ditt nå. La så sesongen gå sin gang slik sommersesonger gjør, og kom ut av den med både bedriften og teamet fortsatt intakte.

Hvis du vil se hvordan Fresha kan håndtere den operative siden av en travel sommersesong – fra automatiserte depositum og påminnelser, til ventelistehåndtering og kapasitetsrapportering i sanntid – kan du utforske Fresha for bedrifter her. Gratis å bli med, ingen abonnementgebyrer, og skapt spesielt for salonger og skjønnhetsbedrifter.

👉 Hvis du skal ta med deg én ting fra dette, la det være dette: Angi retningslinjene for depositum, automatiser påminnelsene og åpne sommerens tilgjengelighet før det blir travelt. Alle tre er enkle å ordne gjennom Fresha for bedrifter – retningslinjer for depositum og lagrede kort oppdateres automatisk ved bestilling, påminnelser sendes ut uten at noen trenger å gjøre noe, og kapasitetsdata i sanntid er tilgjengelige når du trenger dem gjennom Freshas rapporteringsverktøy. 

Hvis du har planlagt å få på plass et skikkelig bestillingssystem før sommeren, er dette riktig tidspunkt.