Créer un modèle de formulaire basique
Dans ce guide, vous apprendrez à créer des Formulaires personnalisables qui vous aideront à recueillir des renseignements importants sur vos clients avant ou pendant les Rendez-vous.
Dans cet article
Fonctionnement des Formulaires
Il existe deux types de formulaires de renseignements que vous pouvez créer et associer à des rendez-vous ou à des profils de clients : automatique et manuelle. Les formulaires automatiques sont associés à des prestations spécifiques et sont envoyés aux clients avant leur rendez-vous. Les Formulaires manuels peuvent être ajoutés à n'importe quel Rendez-vous ou Profil client selon les besoins. Une fois qu'un Formulaire est créé et Activé, vous pouvez contrôler comment et quand il est partagé avec les clients.
Si un client n'a pas rempli de formulaire avant son rendez-vous, vous pouvez lui envoyer un rappel ou lui demander de le remplir en magasin.
Créer un modèle de Formulaire basique
- Dans le menu à gauche de votre écran, allez dans Paramètres.
- Sélectionnez la catégorie Formulaires pour accéder à vos modèles de formulaires.
- Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite pour créer un nouveau formulaire.
- À l'étape Ajouter des rubriques, sélectionnez Informations client dans le menu de gauche.
- Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez un Titre, une Description et sélectionnez les renseignements prédéfinis que vous souhaitez que vos clients vous transmettent.
- Vous pouvez également ajouter une rubrique personnalisée au formulaire.
- Cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique. Votre nouvelle rubrique apparaîtra dans l'Outil de construction de formulaires.
- Pour ajouter une autre rubrique, cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique en bas. Sélectionnez l'onglet Aperçu en haut pour voir à quoi ressemblera votre fiche.
- Pour ajouter une autre rubrique, cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique en bas. Sélectionnez l'onglet Aperçu en haut pour voir à quoi ressemblera votre fiche.
- Cliquez sur le bouton Étape suivante en haut à droite pour ajouter des renseignements au formulaire.
- Dans le panneau de gauche de l'étape Renseignements du formulaire, saisissez le Nom du formulaire tel qu'il apparaîtra pour les clients. Le panneau de droite affiche un aperçu de la façon dont le formulaire leur apparaît.
- Sous le panneau de gauche, choisissez comment vous souhaitez que vos Formulaires soient envoyés :
- Avant le rendez-vous : configurez le formulaire pour qu'il soit envoyé automatiquement lorsqu'un rendez-vous est pris. Choisissez si les clients doivent le remplir à chaque fois ou une seule fois. Pour personnaliser les prestations activées pour le formulaire, cliquez sur Modifier.
- Manuellement : choisissez quand envoyer le formulaire à vos clients en l'ajoutant à leur rendez-vous.
- Choisissez si une Signature est requise lorsque les clients remplissent le Formulaire.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour créer le Formulaire.
- Choisissez quand activer votre Formulaire parmi les options suivantes :
Activer plus tard : le formulaire ne peut pas être envoyé aux clients tant qu'il n'est pas Activé. Activer maintenant : le formulaire est prêt à être envoyé aux clients. Si vous avez configuré l'envoi automatique, les clients commenceront à recevoir des notifications pour remplir le formulaire. Pour inclure les clients avec des rendez-vous à venir, cochez la case, puis sélectionnez Activer.
Une fois le modèle enregistré, il apparaît dans votre liste de Formulaires.
La rubrique Informations client de vos Formulaires sera remplie automatiquement à l'aide des données personnelles enregistrées dans le profil du client.
Gérer les modèles de Formulaires
- Ouvrez Formulaires à partir de Paramètres.
- Cliquez sur le bouton Actions à côté du formulaire et sélectionnez l'une des options suivantes :
- Récapitulatif : affichez un récapitulatif de l'activité du formulaire, des demandes de formulaire client et des renseignements sur le formulaire de renseignements.
- Modifier : apportez des modifications aux rubriques, aux questions ou au titre du formulaire.
- Aperçu : consultez l'affichage du formulaire pour les clients avant de l'activer.
- Désactiver : désactiver le formulaire pour empêcher qu'il soit envoyé ou ajouté manuellement.
- Activer (visible uniquement lorsque le formulaire est désactivé) : Activer le formulaire pour qu'il soit envoyé automatiquement lors de la réservation ou ajouté manuellement aux rendez-vous et aux profils.
FAQ
Les formulaires sont envoyés automatiquement lorsqu'ils sont activés et liés à une prestation au moment de la réservation. Les Formulaires ajoutés ultérieurement sont inclus dans le rappel envoyé au client, à condition que la Prestation en nécessite un.
Les Formulaires ne peuvent pas être supprimés. Vous pouvez cependant désactiver le formulaire.
Les formulaires désactivés ne seront plus envoyés automatiquement et devront être ajoutés à nouveau manuellement si nécessaire. Tous les brouillons de Formulaires non remplis seront supprimés et leur Contenu ne sera plus enregistré.
Les mises à jour d’un modèle de formulaire n’auront pas priorité sur les formulaires qui ont déjà été signés par les clients. Cela préserve l'intégrité des Formulaires remplis.