Remplir des Formulaires
Recueillez et organisez les renseignements des clients grâce aux Formulaires de renseignements. Apprenez à gérer les formulaires de votre client depuis un emplacement centralisé dans son profil.
Dans cet article
Comment les Formulaires clients sont utilisés
Les Formulaires vous aident à collecter et à stocker des informations importantes sur les clients, soit en les associant à des Rendez-vous, soit en les ajoutant directement au Profil d'un client. Une fois qu'un formulaire est créé et activé, il peut être lié à des prestations spécifiques et envoyé automatiquement lors d'un rendez-vous pour ces prestations.
Lorsqu'un formulaire est envoyé automatiquement, les clients reçoivent une notification les invitant à le remplir. S'ils ne l'ont pas rempli, vous pouvez choisir d'envoyer un rappel manuellement pour faire un suivi.
Une fois rempli, le formulaire est enregistré dans l’onglet Formulaires du profil du client, où vous et votre équipe pouvez le consulter à tout moment.
Envoyer un rappel concernant un Formulaire
Les Rappels permettent de s'assurer que les clients remplissent tous les Formulaires envoyés avant leur Rendez-vous.
- Ouvrez un rendez-vous existant depuis votre calendrier.
- Dans le panneau de gauche de la vue Rendez-vous, sélectionnez Actions (trois points) à côté d'un Formulaire et sélectionnez Envoyer un rappel.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Envoyer un rappel pour confirmer.
Une fois les rappels envoyés, le client recevra une notification lui demandant de remplir le formulaire en ligne avant son rendez-vous.
Remplir un Formulaire en salon
Les clients qui n'ont pas rempli leur Formulaire avant leur Rendez-vous peuvent le faire en magasin.
- Ouvrez un rendez-vous existant depuis votre calendrier.
- Dans le panneau de gauche de la vue Rendez-vous, sélectionnez Actions (trois points) à côté d'un formulaire et sélectionnez Remplir le formulaire.
- Dans la vue Formulaire, vous pouvez remplir les renseignement ou passer l'appareil aux clients pour qu'ils les remplissent eux-mêmes.
- Cliquez sur le bouton Signer pour ajouter une Signature.
- Dans la fenêtre contextuelle, saisissez son nom et son titre, puis choisissez de dessiner ou de saisir une signature. Cliquez à nouveau sur le bouton Signer pour l'enregistrer.
- Cliquez sur le bouton Terminer en haut à droite pour enregistrer le formulaire.
Le formulaire rempli est enregistré dans le rendez-vous et joint au profil du client pour référence ultérieure.
Ajouter un Formulaire à un Rendez-vous
- Ouvrez un rendez-vous existant depuis votre calendrier.
- Dans le panneau de droite de la vue Rendez-vous, cliquez sur Actions (trois points) et sélectionnez Ajouter un formulaire.
- Dans le panneau de gauche de la vue Formulaires, sélectionnez un formulaire dans la liste.
- Cliquez sur Options en haut à droite et choisissez l'une des options suivantes :
- Envoyer au client : le client recevra une demande lui demandant de remplir le formulaire avant son rendez-vous.
- Remplissez et signez : ouvrez le formulaire en mode client afin que le client puisse le remplir et le signer en magasin.
- Enregistrer comme ébauche : enregistrez le Formulaire sans le remplir pour pouvoir le terminer plus tard.
- Réinitialiser : effacez toutes les informations saisies et remettez le Formulaire dans son état d'origine.
Télécharger ou imprimer un Formulaire
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Dans le menu principal à gauche de votre écran, allez dans Paramètres.
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Cliquez sur la catégorie Formulaires pour afficher tous les modèles de formulaires.
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Recherchez et sélectionnez le modèle de formulaire concerné pour afficher tous les formulaires de requête client qui lui sont associés. Vous pouvez également afficher tous les Formulaires de requête client pour un modèle en cliquant sur Actions, puis en sélectionnant Récapitulatif.
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Recherchez le client qui vous intéresse, cliquez sur les trois points, puis sélectionnez Voir la réponse du client pour ouvrir son formulaire de réponse.
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En haut à droite, cliquez sur Options, puis sélectionnez Imprimer pour ouvrir l'aperçu de l'impression.
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Dans le champ Destination, cliquez sur Enregistrer au format PDF pour télécharger une copie sur votre appareil, ou choisissez le nom de votre imprimante si vous souhaitez l'imprimer.
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Terminez le processus d'enregistrement ou d'impression en suivant les instructions sur votre appareil.
FAQ
- Si le rendez-vous est dans le futur mais marqué comme terminé plus tôt, le formulaire est verrouillé.
- Si le Rendez-vous est passé et n'a pas encore été marqué comme terminé, le client peut toujours remplir le Formulaire.
Les Formulaires remplis ou incomplets ne peuvent pas être supprimés, mais les brouillons de Formulaires peuvent être supprimés.
Vous pouvez voir un enregistrement de ces rappels dans votre Historique des messages, situé sous Marketing.
Oui, les clients n'ont qu'à se connecter à leur compte client Fresha pour accéder au Formulaire et le remplir en toute sécurité.
Les clients peuvent remplir le Formulaire à tout moment avant que le Rendez-vous ne soit marqué comme finalisé.
Les formulaires de réponse des clients peuvent être enregistrés ou imprimés individuellement, ce qui vous donne un contrôle total sur les formulaires à télécharger ou à partager.
Lorsque les clients reçoivent une confirmation ou un rappel de rendez-vous par e-mail ou par SMS, ils peuvent sélectionner Gérer votre rendez-vous. Cela ouvre l'application Fresha, où ils peuvent consulter leur réservation et remplir tous les Formulaires clients qui leur sont attribués.
Les Formulaires des clients ne sont pas obligatoires. Si un formulaire n'a pas été rempli, vous pouvez envoyer un rappel pour le remplir avant le rendez-vous.