Créer un formulaire client
Découvrez comment créer des formulaires qui recueillent les informations dont vous avez besoin sur vos clients, en partant d'un modèle prédéfini ou en créant le vôtre à partir de zéro.
Dans cet article
À propos des formulaires clients
Les formulaires clients vous aident à recueillir et à organiser les informations spécifiques dont vous avez besoin auprès de vos clients, qu'il s'agisse de renseignements personnels, d'antécédents médicaux, de consentements aux soins ou de commentaires. Il vous suffit de choisir un modèle prédéfini pour commencer rapidement ou de créer le vôtre à partir de zéro pour l'adapter à vos prestations et à votre entreprise.
Ensuite, choisissez quand chaque formulaire est envoyé pour que les clients le remplissent et le signent exactement au moment où vous en avez besoin, que ce soit avant, pendant ou après leur rendez-vous. Les formulaires peuvent être ajoutés automatiquement pour les prestations que vous choisissez, ou ajoutés aux rendez-vous individuels et aux profils clients chaque fois que vous en avez besoin.
Créer un formulaire client
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Dans le menu situé à gauche de votre écran, accédez aux Paramètres.
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Sous Paramètres de l'espace de travail, cliquez sur **Formulaires **pour ouvrir votre liste de formulaires clients.
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Cliquez sur le bouton Créer un formulaire en haut à droite.
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Sélectionnez Fiche client parmi les options.
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Choisissez comment vous souhaitez créer un nouveau formulaire pour continuer :
- Créer un formulaire vierge : cliquez sur Créer un nouveau pour créer vos propres pages et questions à partir de zéro.
- Utiliser un modèle : choisissez parmi des modèles prêts à l'emploi, y compris des formulaires que vous avez créés précédemment. Cliquez sur Aperçu pour voir à quoi ressemble un modèle et sur Utiliser le modèle pour le personnaliser.
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Saisissez un Nom qui sera affiché aux clients lorsqu'ils seront invités à remplir le formulaire. Ajoutez une Description et une Catégorie facultatives pour aider votre équipe à trouver et à utiliser le bon formulaire.
- Vous pouvez choisir parmi les catégories que vous avez déjà créées ou en créer une en sélectionnant Créer une nouvelle catégorie.
- Vous pouvez choisir parmi les catégories que vous avez déjà créées ou en créer une en sélectionnant Créer une nouvelle catégorie.
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Dans l'onglet Créer, sélectionnez la page pour ouvrir le panneau Modifier la page afin d'ajouter un Titre et une **Description **facultative pour votre formulaire.
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Pour créer votre formulaire, choisissez des composants dans le panneau à gauche. Cliquez sur un composant pour l’ajouter ou faites-le glisser sur la page à l’endroit souhaité :
- Personnalisé : sélectionnez les types de champs que vous souhaitez ajouter à votre formulaire, notamment différentes questions, des zones de texte et des signatures.
- Renseignements sur le client : ajoutez des champs pour les informations spécifiques que vous souhaitez obtenir sur vos clients dans le formulaire. Ces champs sont automatiquement renseignés à partir du profil du client, et toutes les modifications qu'il saisit sont mises à jour sur son profil lorsque le formulaire est rempli.
- Personnalisé : sélectionnez les types de champs que vous souhaitez ajouter à votre formulaire, notamment différentes questions, des zones de texte et des signatures.
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Dans le panneau Modifier le composant, saisissez la question que vous souhaitez poser et renseignez les autres options du composant, telles que les choix de réponse.
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Cochez les cases pour choisir quand les clients doivent répondre à la question :
- Rendre ce champ obligatoire : les clients doivent répondre à cette question avant de pouvoir remplir le formulaire.
- Logique conditionnelle : Affichez une question en fonction de la réponse précédente d'un client. Sous Afficher la question si, sélectionnez la question précédente, puis choisissez la réponse qui déclenche l'affichage de cette question.
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Dans l'onglet Paramètres, activez l'option Ajouter automatiquement aux rendez-vous pour ajouter automatiquement le formulaire aux rendez-vous pour les prestations sélectionnées. Vous pouvez également laisser cette option désactivée pour ajouter le formulaire à des rendez-vous individuels, selon vos besoins. Si cette option est activée, configurez quand et comment le formulaire est utilisé :
- Prestations : Cliquez sur Modifier pour choisir les prestations auxquelles le formulaire est ajouté. Pour définir des règles différentes pour des prestations individuelles, cliquez sur Paramètres avancés, effectuez vos modifications, puis cliquez sur Appliquer.
- Établissements : Choisissez les établissements qui utilisent le formulaire.
- Qui remplit le formulaire : Choisissez si votre client remplit le formulaire en ligne ou lors du rendez-vous dans votre établissement.
- Quand le formulaire doit-il être rempli ?: Choisissez le moment où les clients reçoivent le formulaire. Par exemple, immédiatement après la réservation.
- À quelle fréquence les clients doivent-ils remplir ce formulaire ?: Choisissez si les clients doivent remplir le formulaire à chaque rendez-vous ou seulement une fois dans un délai défini.
- Segments de clients : Choisissez les groupes de clients qui recevront le formulaire.
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Activez l'option Préremplir les réponses des envois précédents pour permettre aux clients récurrents de commencer avec leurs réponses précédentes, celles qu'ils ont fournies la dernière fois qu'ils ont rempli ce formulaire.
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Cliquez sur le bouton Créer un formulaire en haut à droite pour l'enregistrer.
Votre formulaire est enregistré et apparaît dans votre liste de formulaires clients. Si vous avez activé l'option Ajouter automatiquement aux rendez-vous, le formulaire est ajouté aux nouveaux rendez-vous qui correspondent à vos paramètres.
Vous pouvez saisir du texte directement dans votre formulaire à tout moment, faire glisser et déposer des éléments et des pages pour les réorganiser, et utiliser les icônes situées à côté de chacun d'eux pour les dupliquer ou les supprimer.
FAQ
Oui, lorsque vous créez votre formulaire, cliquez sur le bouton Aperçu en haut à droite. Votre formulaire s’ouvre tel que les clients le verront, y compris chaque page et toutes les questions affichées par la logique conditionnelle. Cliquez sur Fermer pour revenir à l'outil de création et apporter des modifications.
Oui, à côté du formulaire que vous souhaitez mettre à jour, cliquez sur **Actions **(trois points) et sélectionnez Modifier pour le mettre à jour. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications. Les modifications s'appliquent aux formulaires que les clients n'ont pas encore remplis. Les formulaires qui ont déjà été remplis conservent les questions et les réponses telles qu’elles étaient au moment de leur envoi.
Les questions conditionnelles sont créées en fonction des réponses précédemment données par un client dans le formulaire. Vous pouvez donc ajouter une logique conditionnelle à n’importe quelle question après la première. Par exemple, posez d’abord la question « Êtes-vous enceinte ? », puis configurez vos questions de suivi pour qu’elles ne s’affichent que lorsqu’une cliente répond Oui.
Pour organiser vos questions sur plusieurs pages, cliquez sur Ajouter une nouvelle page en bas du formulaire. Chaque page doit contenir au moins un élément avant que vous puissiez ajouter une autre page.
Les renseignements sur le client, tels que son nom, son numéro de téléphone, son adresse et ses allergies, sont automatiquement renseignés à l'aide des informations enregistrées dans son profil client. Les clients récurrents n'ont qu'à vérifier leurs renseignements plutôt que de les saisir à nouveau.
Si un client modifie ses renseignements dans un formulaire, son profil est automatiquement mis à jour lorsqu'il l'envoie. Les clients doivent confirmer toute modification de leur adresse e-mail ou de leur numéro de portable avant de soumettre le formulaire. Si un client laisse un champ vide, les informations déjà enregistrées dans son profil ne sont pas modifiées.
Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs champs de signature du client, par exemple un pour le consentement et un pour les soins post-traitement, ainsi que des champs de signature des membres de l'équipe. Les clients signent lorsqu'ils remplissent le formulaire, et les membres de l'équipe signent ensuite dans le cadre de leur vérification.
Oui. Lorsque vous utilisez un modèle, il est copié dans votre compte en tant que votre propre formulaire, ce qui vous permet de modifier les questions, la formulation et les paramètres en fonction des besoins de votre entreprise. La modification de votre copie ne change pas le modèle d'origine.
Oui. Vous pouvez ajouter n'importe quel formulaire client directement à un rendez-vous ou à un profil client à tout moment, même si l'option Ajouter automatiquement aux rendez-vous est désactivée.
Vous pouvez Archiver un formulaire que vous n'utilisez plus. L'archivage conserve tous les envois précédemment remplis, mais empêche leur ajout aux nouveaux rendez-vous. Les formulaires qui n’ont jamais été remplis peuvent également être supprimés définitivement.