Consulter le journal d'activité de votre réceptionniste IA
Découvrez comment accéder au journal d'activité de votre réceptionniste IA et activer les transcriptions des clients pour obtenir un historique clair de tous les appels reçus.
Dans cet article
À propos du journal d'activité de votre Réceptionniste IA
Tous les appels traités par votre Réceptionniste IA génèrent automatiquement un récapitulatif de l’appel, qui est automatiquement enregistré dans votre historique des appels. Vous pouvez consulter les résumés à tout moment depuis votre Module Réceptionniste IA. Si vous activez les enregistrements et les transcriptions, un enregistrement audio complet et une transcription écrite seront également sauvegardés pour chaque appel.
Pour obtenir une vue plus complète de la performance de votre Réceptionniste IA, consultez votre tableau de bord Réceptionniste IA pour suivre les réservations, les ventes, les interactions avec les clients et le temps économisé sur les appels, les messages et les réponses aux avis.
Lorsque votre réceptionniste IA fait remonter un appel à votre équipe, les remarques relatives à ce transfert s'affichent désormais sous la forme d'une remarque interne dans la conversation de la messagerie client, si cette option est activée. Elles ne sont visibles que par votre équipe, en plus de l'e-mail et de l'enregistrement de l'appel existants.
Accédez à l'historique de votre activité avec le réceptionniste IA
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Dans le menu principal situé à gauche de votre écran, accédez à Modules complémentaires.
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Sous Réceptionniste IA, cliquez sur le bouton Afficher.
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Cliquez sur l'onglet Activité pour accéder à l'activité de votre journal des appels clients.
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Vous pouvez consulter l'historique complet des appels, y compris la date, la durée, le client, le sentiment, tout rendez-vous associé et la catégorie de l'appel.
- Cliquez sur l'icône Filtrer pour filtrer les journaux d'appels par établissement, sentiment ou catégorie, ou utilisez la barre de recherche pour trouver un client ou un rendez-vous spécifique.
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Pour consulter les détails d'un appel, cliquez sur Identifiant de l'appel pour ouvrir un enregistrement d'appel, où vous trouverez :
- Récapitulatif : un résumé de l'appel, y compris un enregistrement si cette option est activée dans vos paramètres.
- Transcription : enregistrement de l'appel et transcription écrite complète de la conversation, y compris les horodatages.
- Récapitulatif : un résumé de l'appel, y compris un enregistrement si cette option est activée dans vos paramètres.
Activez l'enregistrement des appels et les transcriptions pour votre réceptionniste IA
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Dans le menu principal situé à gauche de votre écran, accédez aux Paramètres.
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Dans la section Modules complémentaires, cliquez sur Réceptionniste IA pour mettre à jour vos paramètres.
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Dans le panneau de menu de gauche, cliquez sur Paramètres pour obtenir un récapitulatif de vos paramètres actuels concernant les enregistrements et les transcriptions.
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Cliquez sur Modifier à côté de Enregistrements et transcriptions pour mettre à jour vos paramètres.
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Choisissez ce que votre réceptionniste IA doit enregistrer et conserver pour chaque appel, en cochant la case à côté de :
- Récapitulatif de l'appel : pour créer un bref récapitulatif de ce qui s'est passé pendant l'appel, y compris le sentiment, la catégorie de l'appel, le rendez-vous associé et tout autre renseignement complémentaire sur la conversation. Par exemple : « Grace a pris rendez-vous pour une coupe de cheveux le vendredi 7 novembre à 14 h 30 ».
- Enregistrement et transcription : pour créer un enregistrement audio et une transcription écrite de tous les appels des clients. Ces enregistrements sont conservés pendant 12 mois.
- Si vous choisissez d'enregistrer des transcriptions, vous avez la possibilité de Diffuser des mentions légales à la fin du message d'accueil de votre réceptionniste IA, conformément à l'obligation d'informer les clients que l'appel est enregistré. Vous pouvez choisir de Personnaliser le message des mentions légales.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite de votre écran pour enregistrer vos paramètres.
Les transcriptions et les enregistrements sont automatiquement enregistrés pour chaque appel client, une fois le paramètre activé. Vous pouvez accéder à ces enregistrements à partir de votre journal d'activité, chaque enregistrement étant conservé pendant 12 mois.
FAQ
Les remarques de remontée sont publiées dans la Messagerie client en tant que remarque interne, qui n'est visible que par votre Équipe. Les clients ne voient jamais les remarques internes dans la conversation.
Les remarques de remontée apparaissent à trois endroits : dans l'e-mail envoyé lorsque le réceptionniste IA remonte un appel, dans l'onglet Récapitulatif de l'enregistrement de l'appel dans votre journal d'activité du réceptionniste IA et désormais sous la forme d'une remarque interne dans la conversation correspondante de la messagerie client.