Créer un modèle de formulaire de base
Dans ce guide, vous apprendrez à créer des formulaires personnalisables qui vous aideront à recueillir des renseignements importants sur les clients avant ou pendant les rendez-vous.
Dans cet article
Fonctionnement des formulaires
Il existe deux types de formulaires de consultation que vous pouvez créer et associer à des rendez-vous ou à des profils de clients : les formulaires automatiques et les formulaires manuels. Les formulaires automatiques sont associés à des services spécifiques et sont envoyés aux clients avant leur rendez-vous. Les formulaires manuels peuvent être ajoutés à n'importe quel rendez-vous ou profil de client, au besoin. Une fois qu'un formulaire est créé et activé, vous pouvez contrôler comment et quand il est partagé avec les clients.
Si un client n'a pas rempli de formulaire avant son rendez-vous, vous pouvez lui envoyer un rappel ou lui demander de le remplir en magasin.
Créer un modèle de formulaire de base
- Dans le menu situé à gauche de votre écran, accédez aux Paramètres.
- Sélectionnez la catégorie Formulaires pour accéder à vos modèles de formulaire.
- Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite pour créer un nouveau formulaire.
- À l'étape Ajouter des rubriques, sélectionnez Renseignements du client dans le menu de gauche.
- Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez un titre, une description et sélectionnez les informations prédéfinies que vous souhaitez que vos clients fournissent.
- Vous pouvez également ajouter une rubrique personnalisée au formulaire.
- Cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique. Votre nouvelle rubrique apparaîtra dans le créateur de formulaires.
- Pour ajouter une autre rubrique, cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique en bas. Sélectionnez l'onglet Aperçu en haut pour voir à quoi ressemblera votre formulaire.
- Pour ajouter une autre rubrique, cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique en bas. Sélectionnez l'onglet Aperçu en haut pour voir à quoi ressemblera votre formulaire.
- Cliquez sur le bouton Étape suivante en haut à droite pour ajouter des informations au formulaire.
- Dans le panneau de gauche de l'étape Informations sur le formulaire, entrez le nom du formulaire tel qu'il sera affiché aux clients. Le panneau de droite affiche un aperçu de l'apparence du formulaire pour les clients.
- Dans le volet de gauche, choisissez comment vous souhaitez que votre formulaire soit envoyé :
- Avant le rendez-vous : configurez le formulaire pour qu'il soit envoyé automatiquement lorsqu'un rendez-vous est pris. Choisissez si les clients le remplissent à chaque fois ou une seule fois. Pour personnaliser les services activés pour le formulaire, cliquez sur Modifier.
- Manuellement : choisissez quand envoyer le formulaire à vos clients en l'ajoutant à leur rendez-vous.
- Choisissez si une signature est requise lorsque les clients remplissent le formulaire.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour créer le formulaire.
- Choisissez quand activer votre formulaire parmi les options suivantes :
Activer plus tard : Le formulaire ne peut pas être envoyé aux clients tant qu'il n'est pas activé. Activer maintenant : Le formulaire est prêt à être envoyé aux clients. Si vous avez configuré l'envoi automatique, les clients commenceront à recevoir des notifications pour remplir le formulaire. Pour inclure les clients ayant des rendez-vous à venir, cochez la case, puis sélectionnez Activer.
Une fois le modèle enregistré, il apparaît dans votre liste de formulaires.
La rubrique Renseignements du client de vos formulaires sera remplie automatiquement à l'aide des données personnelles enregistrées dans le profil du client.
Gérer les modèles de formulaires
- Ouvrez Formulaires à partir de Paramètres.
- Cliquez sur le bouton Actions à côté du formulaire et sélectionnez l'une des options suivantes :
- Vue d'ensemble : Affichez un résumé des activités du formulaire, des demandes de formulaire des clients et des informations du formulaire de consultation.
- Modifier : Apportez des modifications aux rubriques, aux questions ou au titre du formulaire.
- Aperçu : Voyez comment le formulaire apparaîtra aux clients avant de l'activer.
- Désactiver : Désactivez le formulaire pour empêcher qu'il soit envoyé ou ajouté manuellement.
- Activer (visible uniquement lorsque le formulaire est désactivé) : Activez le formulaire pour qu'il soit envoyé automatiquement lors de la réservation ou pour qu'il soit ajouté manuellement aux rendez-vous et aux profils.
FAQ
Les formulaires sont envoyés automatiquement lorsqu'ils sont activés et liés à un service au moment de la réservation. Les formulaires ajoutés par la suite sont inclus dans le rappel du client tant que le service en exige un.
Les formulaires ne peuvent pas être supprimés. En revanche, vous pouvez désactiver le formulaire.
Les formulaires désactivés ne seront plus envoyés automatiquement et devront être ajoutés à nouveau manuellement si nécessaire. Tous les brouillons de formulaires non remplis seront supprimés et leur contenu ne sera plus enregistré.
Les modifications apportées à un modèle de formulaire ne remplaceront pas les formulaires déjà signés par les clients. Cela préserve l'intégrité des formulaires remplis.