Remplir les formulaires
Recueillez et organisez les informations sur les clients au moyen de formulaires de consultation. Découvrez comment gérer les formulaires de vos clients à partir d’un emplacement centralisé dans leur profil.
Dans cet article
Comment les formulaires clients sont utilisés
Les formulaires vous aident à recueillir et à stocker des informations importantes sur les clients, soit en les associant à des rendez-vous, soit en les ajoutant directement au profil d'un client. Une fois qu'un formulaire est créé et activé, il peut être associé à des services spécifiques et envoyé automatiquement lorsque ces services sont réservés.
Lorsqu'un formulaire est envoyé automatiquement, les clients reçoivent une notification leur demandant de le remplir. S'ils ne l'ont pas rempli, vous pouvez choisir d'envoyer un rappel manuellement pour faire un suivi.
Une fois rempli, le formulaire est enregistré sous l'onglet Formulaires dans le profil du client, où vous et votre équipe pouvez le consulter à tout moment.
Envoyer un rappel de formulaire
Les rappels permettent de s'assurer que les clients remplissent tous les formulaires envoyés avant leur rendez-vous.
- Ouvrez un rendez-vous existant à partir de votre calendrier.
- Dans le panneau de gauche de la vue du rendez-vous, sélectionnez Actions (trois points) à côté d'un formulaire et sélectionnez Envoyer un rappel.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Envoyer un rappel pour confirmer.
Une fois le rappel envoyé, le client recevra une notification l'invitant à remplir le formulaire en ligne avant son rendez-vous.
Remplir un formulaire en salon
Les clients qui n’ont pas rempli leur formulaire avant leur rendez-vous peuvent le faire en salon.
- Ouvrez un rendez-vous existant à partir de votre calendrier.
- Dans le panneau de gauche de la vue du rendez-vous, sélectionnez Actions (trois points) à côté d'un formulaire, puis sélectionnez Remplir le formulaire.
- Dans la vue Formulaire, vous pouvez remplir les informations ou passer l'appareil aux clients pour qu'ils les remplissent eux-mêmes.
- Cliquez sur le bouton Signer pour ajouter une signature.
- Dans la fenêtre contextuelle, entrez leur nom et leur titre, puis choisissez de dessiner ou de taper une signature. Cliquez à nouveau sur le bouton Signer pour l'enregistrer.
- Cliquez sur le bouton Terminer en haut à droite pour enregistrer le formulaire.
Le formulaire rempli est enregistré dans le rendez-vous et joint au profil du client pour référence ultérieure.
Ajouter un formulaire à un rendez-vous
- Ouvrez un rendez-vous existant à partir de votre calendrier.
- Dans le panneau de droite de la vue du rendez-vous, cliquez sur Actions (trois points) et sélectionnez Ajouter un formulaire.
- Dans le panneau de gauche de la vue du formulaire, sélectionnez un formulaire dans la liste.
- Cliquez sur Options en haut à droite et choisissez l'une des options suivantes :
- Envoyer au client : Le client recevra une demande lui demandant de remplir le formulaire avant son rendez-vous.
- Remplir et signer : Ouvrez le formulaire en mode client pour que le client puisse le remplir et le signer en magasin.
- Enregistrer comme brouillon : Enregistrez le formulaire sans le remplir afin de pouvoir le terminer plus tard.
- Réinitialiser : Effacez toutes les informations saisies et remettez le formulaire à son état initial.
Télécharger ou imprimer un formulaire
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Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à Paramètres.
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Cliquez sur la catégorie Formulaires pour afficher tous les modèles de formulaires.
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Recherchez et sélectionnez le modèle de formulaire pertinent pour afficher tous les formulaires de demande de clients qui lui sont associés. Vous pouvez également afficher tous les formulaires de demande client pour un modèle en cliquant sur Actions, puis en sélectionnant Vue d'ensemble.
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Trouvez le client qui vous intéresse, cliquez sur les trois points, puis sélectionnez Afficher la réponse du client pour ouvrir son formulaire de réponse.
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En haut à droite, cliquez sur Options, puis sélectionnez Imprimer pour ouvrir l'aperçu avant impression.
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Dans le champ Destination, cliquez sur Enregistrer au format PDF pour télécharger une copie sur votre appareil, ou choisissez le nom de votre imprimante si vous souhaitez l'imprimer.
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Terminez le processus d'enregistrement ou d'impression en suivant les instructions sur votre appareil.
FAQ
- Si le rendez-vous est dans le futur, mais marqué comme terminé plus tôt, le formulaire est verrouillé.
- Si le rendez-vous est passé et n'a pas encore été marqué comme terminé, le client peut toujours remplir le formulaire.
Les formulaires remplis ou non remplis ne peuvent pas être supprimés, mais les brouillons de formulaires peuvent être supprimés.
Vous pouvez consulter un historique de ces rappels dans votre Historique des messages, situé sous Marketing.
Oui, les clients n'ont qu'à se connecter à leur compte client Fresha pour accéder au formulaire et le remplir en toute sécurité.
Les clients peuvent remplir le formulaire à tout moment avant que le rendez-vous ne soit marqué comme terminé.
Les formulaires de réponse des clients peuvent être enregistrés ou imprimés individuellement, ce qui vous donne un contrôle total sur les formulaires à télécharger ou à partager.
Lorsque les clients reçoivent une confirmation ou un rappel de rendez-vous par courriel ou par texto, ils peuvent sélectionner Gérer le rendez-vous. L'application Fresha s'ouvre alors et ils peuvent consulter leur réservation et remplir tous les formulaires clients qui leur ont été attribués.
Les formulaires clients ne sont pas obligatoires. Si un formulaire n'a pas été rempli, vous pouvez envoyer un rappel pour le remplir avant le rendez-vous.