Mettre à jour les statuts des rendez-vous
Découvrez comment suivre les rendez-vous dans votre calendrier en un coup d'œil et garder votre équipe organisée tout au long de la journée en utilisant les états de rendez-vous.
Dans cet article
Fonctionnement des statuts de rendez-vous
La mise à jour des statuts des rendez-vous vous aide à gérer votre flux de travail et déclenche l'envoi de notifications de rendez-vous à vos clients.
Chaque rendez-vous commence avec un statut par défaut de Réservé, puis il est mis à jour en fonction de ce qui se passe ensuite. Vous pouvez mettre à jour les statuts des rendez-vous manuellement ou les laisser changer automatiquement en fonction des actions des clients ou des ventes effectuées. Ces statuts sont identifiés par un code couleur et visibles dans votre calendrier, votre liste de rendez-vous et les profils de vos clients, afin que vous sachiez toujours à quelle étape se trouve une réservation.
Les changements de statut suivants se produisent automatiquement :
- Réservé : le statut par défaut de tout nouveau rendez-vous créé dans le calendrier par votre équipe. Si un client réserve en ligne et qu'aucune politique de paiement n'est appliquée, le rendez-vous sera créé avec ce statut.
- Confirmé : Appliqué lorsqu'un client confirme sa réservation. Il peut être défini par votre équipe ou automatiquement si le client confirme en acceptant votre politique de paiement.
- Terminé : ce statut est attribué lorsque le paiement du rendez-vous est encaissé via le point de vente. Il y aura toujours une vente associée, mais le paiement peut encore être impayé ou partiellement payé.
- Annulé : Ce statut est attribué lorsqu'un rendez-vous est annulé. Les rendez-vous ne peuvent être annulés que si l'heure de début est dans le futur. Les clients peuvent également annuler en ligne, en fonction de vos paramètres de réservation en ligne.
Vous pouvez gérer votre flux de travail en mettant à jour manuellement les statuts des rendez-vous à l'aide des options suivantes :
- Statuts personnalisés : Créez des statuts adaptés aux besoins de votre entreprise, par exemple « Arrivé » ou « Commencé » pour indiquer que le rendez-vous est en cours.
- Rendez-vous manqué : Définissez manuellement ce statut si le client ne se présente pas au début du rendez-vous. Vous ne pouvez l'appliquer qu'une fois l'heure de début du rendez-vous passée.
Mettre à jour le statut d'un rendez-vous
Vous pouvez mettre à jour le statut d'un rendez-vous à tout moment à partir du calendrier.
- Ouvrez un rendez-vous.
- Cliquez sur le Statut actuel en haut à droite de la vue du rendez-vous.
- Sélectionnez un nouveau statut dans le menu déroulant pour mettre à jour le rendez-vous.
Les modifications de statut prennent effet immédiatement et la couleur du rendez-vous sera mise à jour dans votre calendrier. 
Créez des statuts de rendez-vous personnalisés
Si vous avez un flux de travail spécifique, vous pouvez créer des statuts personnalisés qui reflètent les besoins de votre entreprise.
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Dans le menu principal situé à gauche de votre écran, accédez aux Paramètres.
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Cliquez sur Planification pour créer des états de rendez-vous personnalisés.
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Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Statuts des rendez-vous.
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Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite pour créer un nouveau statut.
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Sur la page du nouveau statut de rendez-vous, remplissez les informations suivantes :
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Nom : Ajoutez un titre pour le statut. Par exemple, « Consultation » ou « Prétraitement ».
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Icône : Cliquez sur l'icône et sélectionnez-en une nouvelle qui reflète le motif du statut. Elle s'affichera sur le rendez-vous dans le calendrier.
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Couleur : Choisissez une couleur qui reflétera le statut du rendez-vous dans le calendrier.
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Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite pour enregistrer le nouveau statut de rendez-vous.
Une fois créés, vos statuts personnalisés apparaîtront comme options lorsque vous mettrez à jour le statut d'un rendez-vous.
Modifier ou supprimer les statuts de rendez-vous
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Dans la liste des statuts de rendez-vous, cliquez sur le bouton Actions à côté du statut que vous souhaitez gérer.
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Choisissez l'une des options suivantes dans le panneau :
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Modifier : mettez à jour les informations de la plage horaire du statut, y compris le Nom, l'Icône et la Couleur.
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Supprimer : supprimez définitivement le type de temps bloqué. Une fenêtre contextuelle de confirmation s'affichera pour vous demander de confirmer à nouveau la suppression.
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Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas : modifiez la position du statut dans la liste pour contrôler où il apparaît lors de la mise à jour du statut d'un rendez-vous.
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Toute modification apportée à un statut se répercutera instantanément sur tous les rendez-vous associés. Si vous supprimez un statut qui est utilisé, vous serez invité à sélectionner un nouveau statut pour réattribuer ces rendez-vous.
Certains statuts sont des statuts par défaut du système et ne peuvent pas être modifiés, réorganisés ou supprimés. Il s’agit notamment des statuts Réservé, Confirmé, Terminé, Annulé et Rendez-vous manqué.
FAQ
Les statuts de rendez-vous personnalisés sont réservés à un usage interne. Les clients verront toujours les mises à jour standard comme les confirmations et les rappels.
Lorsque vous supprimez un statut, il est supprimé immédiatement s’il n’est pas utilisé. S'il est utilisé, vous devrez réaffecter ces rendez-vous à un autre statut personnalisé. Vous ne pourrez pas sélectionner Terminé, Annulé ou Rendez-vous manqué.
Oui, chaque rendez-vous dans un rendez-vous de groupe peut avoir son propre état. Vous pouvez modifier le statut individuellement pour chaque réservation au sein du groupe.
Les statuts des rendez-vous s'affichent pour chaque rendez-vous individuel, y compris ceux qui font partie d'un rendez-vous de groupe. Vous verrez également le statut dans la Liste des rendez-vous sous Ventes, et dans le profil de chaque client sous son historique de rendez-vous.
