Καλοκαιρινές κρατήσεις: Επιτυχία το καλοκαίρι για τα σαλόνια ομορφιάς

Το καλοκαίρι είναι η εποχή για την οποία ζει κάθε ιδιοκτήτης σαλονιού ομορφιάς. Το ημερολόγιο γεμίζει, τα έσοδα αυξάνονται και στο σαλόνι ομορφιάς επικρατεί μια πραγματική ζωντάνια που δεν υπάρχει με τον ίδιο τρόπο σε καμία άλλη εποχή του χρόνου. Η ευκαιρία είναι πραγματική και είναι έτοιμη να τη «γράψετε». Το μόνο που χρειάζεται είναι να είστε όσο το δυνατόν καλύτερα προετοιμασμένοι. Πανεύκολο, έτσι δεν είναι;

Το να αξιοποιήσετε στο έπακρο το καλοκαίρι δεν σημαίνει απλώς να δεχτείτε όσο το δυνατόν περισσότερες κρατήσεις. Πρόκειται για το να δέχεστε τις σωστές κρατήσεις, να προστατεύετε τη διαθέσιμη χωρητικότητά σας και να λειτουργείτε με έναν τρόπο που δεν καταρρέει κάτω από το βάρος της ίδιας της κίνησης. Τα σαλόνια ομορφιάς που τα καταφέρνουν καλά σε αυτό δεν είναι απαραίτητα τα μεγαλύτερα ή αυτά με το περισσότερο προσωπικό. Είναι εκείνα που έχουν σκεφτεί προσεκτικά τα πράγματα πριν ξεκινήσει η περίοδος αιχμής, αντί να προσπαθούν να αντιμετωπίσουν τα προβλήματα όταν έχουν ήδη προκύψει. Το Fresha προσφέρει τα πιο προηγμένα εργαλεία διαχείρισης και συστήματα κρατήσεων στην αγορά, δίνοντάς σας ένα χέρι βοηθείας αυτό το καλοκαίρι.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τους πέντε τομείς που κάνουν τη μεγαλύτερη πρακτική διαφορά: τον προγραμματισμό της διαθέσιμης χωρητικότητας, τις πολιτικές προκαταβολών και ακυρώσεων, τη μείωση των μη εμφανίσεων, τη διαχείριση της λίστας αναμονής και τη διατήρηση της λειτουργικότητας της ομάδας σας κατά την περίοδο αιχμής. Όλα αυτά μπορούν να εφαρμοστούν τώρα, πριν ξεκινήσει πραγματικά η σεζόν.

Fox & Vamp, Λονδίνο

Αποτελεσματικός σχεδιασμός δυναμικότητας

Το πιο συνηθισμένο λάθος το καλοκαίρι είναι η υπερκράτηση. Όχι με την προφανή έννοια της διπλής κράτησης, αλλά με τον πιο διακριτικό και πιο επιζήμιο τρόπο: όταν στριμώχνετε ένα ακόμα ραντεβού σε κάθε διαθέσιμο χρονικό πλαίσιο, προσθέτετε επιπλέον χρόνο για πελάτες χωρίς ραντεβού και λέτε «ναι» σε κάθε αίτημα, μέχρι το ημερολόγιο να φαίνεται θεωρητικά γεμάτο, αλλά στην πράξη να είναι αδύνατο να εξυπηρετηθούν όλοι.

Η πραγματική χωρητικότητα δεν είναι ο μέγιστος αριθμός ραντεβού που μπορούν να εξυπηρετήσουν οι καρέκλες σας. Είναι ο αριθμός των ραντεβού που η ομάδα σας μπορεί να εξυπηρετήσει καλά και σταθερά, για πολλές εβδομάδες, χωρίς να πέφτει η ποιότητα ή να γίνεται το άγχος αφόρητο. Αυτοί οι δύο αριθμοί συχνά διαφέρουν αρκετά.

Ξεκινήστε με τα δεδομένα του περασμένου καλοκαιριού

Αν διαθέτετε δεδομένα κρατήσεων από το περασμένο καλοκαίρι, είναι το πιο χρήσιμο εργαλείο προγραμματισμού που έχετε. Δείτε ποιες εβδομάδες είχατε πραγματικά χαμηλή πληρότητα, ποιες είχαν υπεράριθμες κρατήσεις, ποιες υπηρεσίες προκάλεσαν τις περισσότερες δυσκολίες στον προγραμματισμό και πού σημειώθηκαν οι περισσότερες ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής ή οι περισσότερες μη εμφανίσεις. Αυτό το μοτίβο θα επαναληφθεί και φέτος, σε γενικές γραμμές με την ίδια μορφή, εκτός κι αν κάνετε κάποια ενεργή αλλαγή.

Στο Fresha, οι αναφορές και τα αναλυτικά στοιχεία σας δείχνουν τον αριθμό των ραντεβού, την αξιοποίηση του χρόνου ανά μέλος της ομάδας και τις τάσεις στις ακυρώσεις για οποιοδήποτε εύρος ημερομηνιών. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα, επισκεφτείτε το κέντρο βοήθειας μας, όπου θα βρείτε μια λεπτομερή παρουσίαση των επιλογών μας για αναφορές και αναλύσεις. Αν κάνετε σύγκριση με την περίοδο Ιουνίου-Αυγούστου του προηγούμενου έτους, έχετε μια βάση αναφοράς για να προγραμματίσετε τη φετινή χωρητικότητα πριν ξεκινήσει η σεζόν, αντί να διαπιστώσετε πώς διαμορφώνεται όταν είστε ήδη μέσα σε αυτήν.

Προβλέψτε χρόνο εφεδρείας

Τα καλοκαιρινά ραντεβού διαρκούν συχνότερα περισσότερο από ό,τι τις άλλες εποχές του χρόνου. Οι πελάτες που έρχονται για βαφές μαλλιών έχουν πιο σύνθετα αιτήματα, οι νέοι πελάτες χρειάζονται περισσότερο χρόνο για διαβούλευση, ή οι άνθρωποι είναι σε διάθεση διακοπών και βιάζονται λιγότερο να προχωρήσουν. Ο προγραμματισμός ραντεβού χωρίς καθόλου χρόνο αναμονής μεταξύ τους λειτουργεί μια χαρά σε μια συνηθισμένη Τρίτη του Φεβρουαρίου. Ένα Σάββατο του Ιουλίου με πλήρη κράτηση, αν ένα ραντεβού παραταθεί, αυτό επηρεάζει όλη την υπόλοιπη ημέρα.

Ένας πρακτικός κανόνας: στις εβδομάδες αιχμής, να προβλέπετε 10 έως 15 λεπτά επιπλέον χρόνου σε κάθε ραντεβού για βαφή μαλλιών και σε κάθε ραντεβού με νέο πελάτη. Μπορεί να ακούγεται σαν απώλεια εσόδων, αλλά στην πραγματικότητα προστατεύει τα έσοδα που ήδη έχετε. Ένας πελάτης που περιμένει 45 λεπτά μετά την ώρα του ραντεβού του δεν κάνει νέα κράτηση. Τα προηγμένα εργαλεία προγραμματισμού μας μπορούν να σας βοηθήσουν σε αυτό, κάνοντας τη διαδικασία πιο ομαλή για κάθε εποχή.

Καθορίστε διαθέσιμες ώρες για υπηρεσίες με μεγάλη ζήτηση

Δεν έχουν όλες οι υπηρεσίες την ίδια πολυπλοκότητα όσον αφορά τον προγραμματισμό. Όταν προγραμματίζετε το καλοκαιρινό σας πρόγραμμα, τα ραντεβού για βαφές μαλλιών, η προετοιμασία για γάμους και εκδηλώσεις, καθώς και οποιαδήποτε κράτηση που περιλαμβάνει πολλές υπηρεσίες, πρέπει να αντιμετωπίζονται διαφορετικά από ένα τυπικό κούρεμα ή ένα χτένισμα με πιστολάκι. Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να δεσμεύσετε ορισμένες από τις θέσεις βαφής αποκλειστικά για ραντεβού βαφής που έχουν κλειστεί εκ των προτέρων κατά τις εβδομάδες αιχμής, αντί να τις αφήνετε διαθέσιμες για επισκέψεις χωρίς ραντεβού ή για κρατήσεις της ίδιας ημέρας, οι οποίες θα μπορούσαν να αφορούν πολύ πιο απλές υπηρεσίες.

Η Ιασμίνα Ιονέσκου, Διευθύντρια Content Marketing στη Fresha, δήλωσε: «Το καλοκαίρι είναι η εποχή που διακρίνει τα σαλόνια ομορφιάς που έκαναν προγραμματισμό από εκείνα που πανικοβλήθηκαν, και η διαφορά συνήθως έγκειται στο να έχεις τα κατάλληλα εργαλεία έτοιμα πριν αυξηθεί η κίνηση». 

Το Fresha σας απαλλάσσει από το λειτουργικό βάρος. Αυτοματοποιημένες προκαταβολές, υπενθυμίσεις, διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μπορείτε να εστιάζετε στους πελάτες που εξυπηρετείτε και όχι στο χάος που επικρατεί στα παρασκήνια.»

Πολιτικές προκαταβολών και ακυρώσεων με το Fresha

Αν δεν έχετε πολιτική προκαταβολής για τις θερινές κρατήσεις, το καλοκαίρι ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να τη θεσπίσετε. Όχι επειδή οι πελάτες σας είναι αναξιόπιστοι, αλλά επειδή το κόστος μιας μη εμφάνισης σε μια γεμάτη καλοκαιρινή ημέρα είναι σημαντικό, και η μόνη αποτελεσματική προστασία από αυτό είναι η οικονομική.

Μια πολιτική προκαταβολών αλλάζει επίσης την ποιότητα των κρατήσεών σας. Οι πελάτες που έχουν καταβάλει προκαταβολή για να εξασφαλίσουν ένα ραντεβού το αντιμετωπίζουν διαφορετικά από έναν πελάτη που έκανε κράτηση απλώς ενδεικτικά, χωρίς καμία δέσμευση. Ένα σύστημα προκαταβολών είναι σημαντικό, ειδικά για επιλογές όπως η ακύρωση έως και 24 ώρες ή 48 ώρες πριν από το ραντεβού. Έτσι, προσφέρετε στον πελάτη σας ευελιξία, ενώ εσείς έχετε τη σιγουριά που χρειάζεστε. Σας το κάνουμε εξαιρετικά εύκολο. Μάθετε περισσότερα στο κέντρο βοήθειας.

Τι να χρεώσετε και πότε

Τα ποσά των προκαταβολών διαφέρουν ανάλογα με την υπηρεσία και την αγορά. Ένα χρήσιμο πλαίσιο:

• Για υπηρεσίες βαφής, μπαλαγιάζ και οποιοδήποτε ραντεβού διάρκειας άνω των 90 λεπτών: προκαταβολή ύψους 25 έως 50 τοις εκατό της τιμής της υπηρεσίας κατά τη στιγμή της κράτησης.
• Για κρατήσεις για γάμους και γαμήλιες δεξιώσεις: μη επιστρέψιμη προκαταβολή 50%, με το υπόλοιπο ποσό να καταβάλλεται 48 ώρες πριν από το ραντεβού.
• Για νέους πελάτες που κλείνουν ραντεβού για premium υπηρεσίες: μια μικρότερη προκαταβολή ύψους 25 έως 45 δολαρίων ΗΠΑ  είναι αρκετή για να αποτρέψει τις κερδοσκοπικές κρατήσεις, χωρίς να δημιουργεί την αίσθηση ότι αποτελεί εμπόδιο για τους πραγματικούς πελάτες.
• Για τυποποιημένα κουρέματα και πιο σύντομα ραντεβού: οι προκαταβολές είναι λιγότερο απαραίτητες, αλλά μια πολιτική καταχώρισης στοιχείων κάρτας (σύμφωνα με την οποία επιβάλλεται χρέωση για μη έγκαιρη ακύρωση ή μη εμφάνιση) επιτυγχάνει παρόμοιο αποτέλεσμα με λιγότερη ταλαιπωρία κατά την κράτηση.

Fox & Vamp, Λονδίνο

Πώς να παρουσιάσετε την πολιτική

Η συζήτηση για την προκαταβολή είναι αμήχανη μόνο αν εσείς τη θεωρείτε αμήχανη. Πρόκειται για μια συνήθη επιχειρηματική πρακτική, και οι περισσότεροι πελάτες τη θεωρούν αναμενόμενη για premium ή μεγάλης διάρκειας ραντεβού. Πείτε το με απλά λόγια: «Ζητάμε μια προκαταβολή για να εξασφαλίσουμε την κράτησή σας. Αφαιρείται από το συνολικό ποσό την ημέρα του ραντεβού.» Αυτή είναι η μόνη εξήγηση που χρειάζεται στις περισσότερες περιπτώσεις.

Δηλώστε με σαφήνεια το χρονικό περιθώριο ακύρωσης: συνήθως 24 έως 48 ώρες για να επιστραφεί η προκαταβολή ή να μεταφερθεί σε άλλο ραντεβού. Οι πελάτες που ακυρώνουν εντός αυτού του χρονικού διαστήματος χάνουν την προκαταβολή. Αυτό δεν αποτελεί τιμωρία, αλλά απλώς αντικατοπτρίζει το γεγονός ότι μια μη έγκαιρη ακύρωση μιας κράτησης κοστίζει πραγματικά χρήματα στην επιχείρηση.

Στο Fresha, μπορείτε να ορίσετε απαιτήσεις προκαταβολής ανά τύπο υπηρεσίας, οι οποίες εφαρμόζονται αυτόματα στο στάδιο του checkout κατά την ηλεκτρονική κράτηση. Οι πελάτες καταβάλλουν την προκαταβολή κατά την κράτηση και το υπόλοιπο ποσό την ημέρα του ραντεβού, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε εσείς καμία χειροκίνητη διαδικασία έκδοσης τιμολογίου. Τα εργαλεία πληρωμών του Fresha υποστηρίζουν  επίσης πολιτικές αποθήκευσης στοιχείων κάρτας για μη έγκαιρες ακυρώσεις, προσφέροντάς σας προστασία χωρίς να απαιτείται προκαταβολική πληρωμή σε κάθε κράτηση.

Μείωση των περιπτώσεων μη εμφάνισης

Οι μη εμφανίσεις είναι το πιο ενοχλητικό πράγμα που συμβαίνει σε ένα σαλόνι ομορφιάς το καλοκαίρι. Ένα ραντεβού για βαφή μαλλιών που δεν πραγματοποιείται στις 10 το πρωί ένα Σάββατο του Ιουλίου δεν είναι απλώς μία χαμένη κράτηση. Πρόκειται για ένα κενό που δεν μπορεί να καλυφθεί άμεσα, για ένα μέλος της ομάδας που μένει αδρανές κατά την πιο πολυσύχναστη περίοδο εργασίας σας και για έσοδα που απλώς χάνονται.

Τα καλά νέα είναι ότι οι περισσότερες μη εμφανίσεις δεν οφείλονται σε κακή πρόθεση. Προκύπτουν επειδή οι πελάτες ξεχνούν, μπερδεύουν τις ημερομηνίες ή θεωρούν ότι μπορούν να ακυρώσουν την τελευταία στιγμή χωρίς συνέπειες. Όλα αυτά μπορούν να λυθούν με τα κατάλληλα συστήματα.

Αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις

Μια υπενθύμιση ραντεβού που αποστέλλεται 48 ώρες πριν από την κράτηση, ακολουθούμενη από μια δεύτερη υπενθύμιση 24 ώρες πριν, μειώνει σημαντικά τις περιπτώσεις μη εμφάνισης. Η υπενθύμιση 48 ωρών δίνει στους πελάτες αρκετό χρόνο για να ακυρώσουν και, σε περίπτωση ακύρωσης, σάς δίνει αρκετό χρόνο για να καλύψετε το κενό. Η υπενθύμιση 24 ωρών απευθύνεται στους πελάτες που έλαβαν την πρώτη υπενθύμιση και δεν έκαναν τίποτα σχετικά με αυτήν.

Η Fresha στέλνει αυτόματα υπενθυμίσεις μέσω SMS και email ως τυποποιημένη λειτουργία. Μπορείτε να ρυθμίσετε τον χρόνο αποστολής και το περιεχόμενο του μηνύματος από τις ρυθμίσεις της επιχείρησής σας, και το σύστημα αναλαμβάνει την αποστολή χωρίς να χρειάζεται καμία χειροκίνητη παρέμβαση από την ομάδα σας. Για ραντεβού υψηλής αξίας (βαφές, νυφικά χτενίσματα, οποιαδήποτε κράτηση διάρκειας άνω των δύο ωρών), αξίζει επίσης να προσθέσετε ένα προσωπικό μήνυμα από τον/τη στιλίστα την προηγούμενη ημέρα. Ο συνδυασμός της αυτοματοποιημένης υπενθύμισης με μια προσωπική πινελιά είναι αισθητά πιο αποτελεσματικός από ό,τι οποιοδήποτε από τα δύο μεμονωμένα.

Κλικ επιβεβαίωσης

Μια υπενθύμιση που ζητά από τους πελάτες να επιβεβαιώσουν τη συμμετοχή τους (αντί απλώς να τους ενημερώνει) σας προειδοποιεί εγκαίρως για πιθανές μη εμφανίσεις. Αν ένας πελάτης δεν επιβεβαιώσει το ραντεβού του μέσα σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του προληπτικά, αντί να διαπιστώσετε το κενό όταν δεν εμφανιστεί.

Μια σαφής πολιτική για τις καθυστερημένες ακυρώσεις, η οποία εφαρμόζεται με συνέπεια

Ο σημαντικότερος παράγοντας που οδηγεί σε επανειλημμένες μη εμφανίσεις είναι η ασυνέπεια. Αν οι πελάτες μάθουν ότι η πολιτική ακυρώσεών σας εφαρμόζεται μερικές φορές, αλλά ότι κάνετε/κάνετε τα στραβά μάτια αν έχουν μια λογική δικαιολογία, θα τη θεωρούν προαιρετική. Όταν η πολιτική εφαρμόζεται ευγενικά αλλά με συνέπεια από την πρώτη κιόλας φορά, γίνεται κατανοητή και γίνεται σεβαστή, αντί να δοκιμάζεται.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε αυστηροί με τους πελάτες σε περιπτώσεις πραγματικών έκτακτων αναγκών. Σημαίνει ότι δεν πρέπει να αναλαμβάνετε συστηματικά το κόστος των ακυρώσεων της τελευταίας στιγμής που θα μπορούσαν να αποφευχθούν, επειδή η συζήτηση σας φαίνεται δυσάρεστη. Ο χρόνος της ομάδας σας έχει αξία και η πολιτική αυτή τον προστατεύει.

Η Ανναμπέλ Ταουρούα, ειδική ομορφιάς στη Fresha, αναφέρει: «Τα σαλόνια ομορφιάς που τα πάνε καλύτερα το καλοκαίρι συνήθως έχουν δύο κοινά στοιχεία: μια πολιτική προκαταβολών την οποία τηρούν πραγματικά και αυτόματες υπενθυμίσεις, ώστε να μην ξεχνιέται τίποτα». Κανένα από αυτά τα δύο δεν απαιτεί κάποια τεράστια διαδικασία. 

Χρειάζεται απλώς να τα ρυθμίσετε μία φορά και μετά να αφήσετε το σύστημα να κάνει τη δουλειά. Πραγματικά αλλάζει την αίσθηση μιας πολυάσχολης καλοκαιρινής περιόδου.»

Διαχείριση λίστας αναμονής μέσω του Fresha 

Κάθε ακύρωση που λαμβάνετε το καλοκαίρι είναι επίσης μια ευκαιρία να καλύψετε το κενό ραντεβού με έναν πελάτη που ήδη επιθυμεί να έρθει. Μια λίστα αναμονής, όταν διαχειρίζεται ενεργά, μετατρέπει ένα σημαντικό ποσοστό αυτών των κενών σε έσοδα που διαφορετικά θα χάνονταν. Θα μπορούσατε ακόμη και να προσφέρετε εκπτωτικές θέσεις της τελευταίας στιγμής, για να γεμίσετε περισσότερο το ημερολόγιό σας κατά τις πιο ήσυχες ώρες.

Η λέξη-κλειδί είναι «ενεργά». Μια λίστα αναμονής που υπάρχει σε ένα σημειωματάριο ή ως απλή σκέψη να «ελέγξετε αν κάποιος θέλει ένα ραντεβού» θα αποδώσει λιγότερο σε σύγκριση με μια λίστα που διαχειρίζεστε συστηματικά. Δείτε πώς να το διαχειριστείτε σωστά.

• Τηρείτε μια συνεχώς ενημερωμένη λίστα με τους πελάτες που ζήτησαν ραντεβού τα οποία δεν ήταν διαθέσιμα όταν τηλεφώνησαν ή έκαναν κράτηση. Αυτοί είναι οι πιο «ζεστοί» υποψήφιοι πελάτες σας όταν ανοίξει μια διαθέσιμη ώρα.
• Όταν προκύψει μια ακύρωση, επικοινωνήστε αμέσως με το πρώτο άτομο στη λίστα αναμονής. Η ταχύτητα είναι σημαντική, επειδή οι πελάτες το καλοκαίρι συχνά έχουν συγκεκριμένα χρονικά περιθώρια διαθεσιμότητας. Ένα ραντεβού που ανοίγει την Τετάρτη πρέπει να καλυφθεί μέχρι το απόγευμα της ίδιας ημέρας, αλλιώς είναι πολύ πιθανό να παραμείνει κενό.
• Δώστε στους πελάτες στη λίστα αναμονής ένα σύντομο χρονικό περιθώριο για να απαντήσουν (δύο έως τέσσερις ώρες για κενά της ίδιας ή της επόμενης ημέρας) πριν προχωρήσετε στο επόμενο άτομο στη λίστα. Το να αφήνετε ένα ραντεβού σε εκκρεμότητα, περιμένοντας μια απάντηση που μπορεί να μην έρθει ποτέ, σας κοστίζει περισσότερο από ό,τι κοστίζει στον πελάτη η πίεση του χρόνου.
• Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια ειδική λίστα αναμονής για τα πιο περιζήτητα μέλη της ομάδας σας. Οι πελάτες που επιθυμούν συγκεκριμένα έναν συγκεκριμένο stylist είναι συχνά πρόθυμοι να περιμένουν ακριβώς αυτό το ραντεβού, αντί να δεχτούν ένα αντίστοιχο ραντεβού με κάποιον άλλον.

Το σύστημα online κρατήσεων της Fresha καταγράφει και διαχειρίζεται αυτόματα τα αιτήματα στη λίστα αναμονής, ειδοποιώντας όταν ανοίξει μια ώρα που ταιριάζει. Αντί να επεξεργάζεστε χειροκίνητα μια λίστα, η πλατφόρμα αναλαμβάνει τη διαδικασία των ειδοποιήσεων και των επανακρατήσεων, ώστε το προσωπικό της υποδοχής σας να μην χρειάζεται να περάσει το καλοκαίρι στο τηλέφωνο, προσπαθώντας να καλύψει τις ακυρώσεις.

Διατήρηση της λειτουργικότητας της ομάδας σας κατά την περίοδο αιχμής

Τα έσοδα δεν είναι το μόνο διακύβευμα το καλοκαίρι. Η ομάδα σας είναι. Τα σαλόνια ομορφιάς που βγαίνουν από τον Αύγουστο σε καλή κατάσταση είναι εκείνα στα οποία ο ιδιοκτήτης αντιμετώπισε τη δυναμικότητα της ομάδας με την ίδια αυστηρότητα που εφάρμοζε στη δυναμικότητα των πελατών. Ένας στιλίστας που έχει εξαντληθεί μέχρι το τέλος Ιουλίου δεν πρόκειται να προσφέρει την ποιότητα που δικαιολογούσε τον πλήρως κλεισμένο Αύγουστο που είχατε προγραμματίσει.

Προγραμματισμός αδειών

Το καλοκαίρι είναι η περίοδος που η ομάδα σας θέλει περισσότερο άδεια και, ταυτόχρονα, η περίοδος που μπορείτε λιγότερο να αντέξετε την έλλειψη προσωπικού. Δεν υπάρχει ιδανική λύση σε αυτήν την ένταση, αλλά υπάρχουν τρόποι να τη διαχειριστείτε που είναι δίκαιοι και λειτουργούν στην πράξη.

Καθορίστε νωρίς μια περίοδο υποβολής αιτημάτων για τις καλοκαιρινές διακοπές. Αν ζητήσετε να υποβληθούν όλα τα αιτήματα για άδεια έως το τέλος Απριλίου, θα μπορείτε να λάβετε αποφάσεις, να τις κοινοποιήσετε με σαφήνεια και να προγραμματίσετε τις αναπληρώσεις πριν ξεκινήσει η περίοδος, αντί να διαχειρίζεστε την κατάσταση αντιδραστικά τον Ιούνιο. Το αν θα ακολουθείται η αρχή της προτεραιότητας βάσει σειράς προτεραιότητας ή ένα σύστημα εναλλαγής για τις δημοφιλείς εβδομάδες είναι μια απόφαση πολιτικής που κάθε επιχείρηση λαμβάνει διαφορετικά. Ωστόσο, είναι προτιμότερο να υπάρχει μια σαφής πολιτική παρά να λαμβάνονται ad-hoc αποφάσεις που δημιουργούν δυσαρέσκεια. Τα συστήματα προγραμματισμού μας είναι κορυφαία στην αγορά και συμβάλλουν στον εξορθολογισμό των διαδικασιών για εσάς και την ομάδα σας. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση των αδειών στο κέντρο βοήθειας.

Όπου είναι δυνατόν, κατανείμετε χρονικά την κάλυψη κατά τις εβδομάδες αιχμής. Αν έχετε τέσσερις stylist και δύο θέλουν ρεπό την τελευταία εβδομάδα του Ιουλίου, το ζήτημα δεν είναι αν θα πείτε ναι, αλλά πώς θα διασφαλίσετε ότι οι άλλοι δύο δεν θα δουλεύουν στο 150% των δυνατοτήτων τους εκείνη την εβδομάδα. Η πρόσληψη ενός αξιόπιστου freelancer ή ενός stylist για κάλυψη κατά τις εβδομάδες αιχμής είναι μια πραγματική επιλογή για την οποία αξίζει να προβλέψετε κονδύλια στον προϋπολογισμό σας.

Fox & Vamp, Λονδίνο

Ρυθμός, όχι μόνο όγκος

Μια ομάδα που λειτουργεί στο 100% των δυνατοτήτων της για δώδεκα συνεχόμενες εβδομάδες είναι μια ομάδα που θα αποδώσει λιγότερο τον Σεπτέμβριο και τον Οκτώβριο, όταν θα έρθει η πιο ήρεμη περίοδος μετά το καλοκαίρι. Το να ενσωματώσετε σκόπιμα πιο χαλαρές ημέρες στο θερινό πρόγραμμα δεν συνεπάγεται απώλεια εσόδων. Είναι θέμα διατήρησης.

Στην πράξη: μία ή δύο προστατευμένες ώρες την εβδομάδα, ανά stylist, χωρίς πελάτες, για διοικητικά θέματα, συνεχή επαγγελματική εξέλιξη (CPD) ή απλώς για ένα πραγματικό διάλειμμα για φαγητό. Μια προστατευμένη ημέρα ρεπό την εβδομάδα, η οποία δεν διαβρώνεται σταδιακά από το «μόνο μία ακόμα κράτηση». Σαφείς ώρες λήξης της ημέρας που τηρούνται και δεν θεωρούνται απλώς προτάσεις όταν η ημέρα παρατείνεται.

Επικοινωνήστε, όχι μόνο για τα αποτελέσματα

Η συζήτηση που έχει μεγαλύτερη σημασία στην ομάδα το καλοκαίρι δεν είναι «πετυχαίνουμε τους στόχους μας;», αλλά «πώς είσαι;». Η εξάντληση δεν κάνει έντονη την παρουσία της. Τείνει να εμφανίζεται με μικρά σημάδια: πιο αργοί χρόνοι εξυπηρέτησης, πιο σύντομες συμβουλευτικές συνεδρίες, λιγότερες προσπάθειες πώλησης προϊόντων ή υπηρεσιών υψηλότερης αξίας, περισσότερες αναρρωτικές άδειες. Ένας διευθυντής/-τρια που ρωτάει τακτικά και με ειλικρίνεια έχει περισσότερες πιθανότητες να εντοπίσει το πρόβλημα νωρίς, σε σχέση με κάποιον/-α που το παρατηρεί μόνο όταν πέφτουν τα δεδομένα απόδοσης. Γι' αυτό, ακολουθούν μερικές συμβουλές από τους ειδικούς μας στη Fresha:

Ρύθμιση του λογαριασμού σας στο Fresha για το καλοκαίρι

Τα περισσότερα από όσα περιγράφονται σε αυτό το άρθρο είναι πολύ πιο εύκολο να τα εφαρμόσετε, αν η υποδομή κρατήσεών σας αναλαμβάνει το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς. Μερικά πράγματα που αξίζει να ελέγξετε ή να ρυθμίσετε πριν από την περίοδο αιχμής:

• Οι κανόνες για τις προκαταβολές εφαρμόζονται ανά τύπο υπηρεσίας, οπότε για τα ραντεβού μεγάλης διάρκειας εισπράττεται αυτόματα προκαταβολή κατά την κράτηση, χωρίς να απαιτείται καμία χειροκίνητη ενέργεια.
• Αυτοματοποιημένα μηνύματα υπενθύμισης ρυθμισμένα για αποστολή 48 ώρες και 24 ώρες πριν από το ραντεβού, με ένα μήνυμα που περιλαμβάνει την πολιτική ακύρωσης, ώστε οι πελάτες να τη λαμβάνουν ως υπενθύμιση σε κάθε σημείο επαφής.
• Οι online κρατήσεις είναι διαθέσιμες για ολόκληρο το καλοκαιρινό σας μενού, συμπεριλαμβανομένων τυχόν νέων εποχιακών υπηρεσιών που έχετε προσθέσει, ώστε οι πελάτες να μπορούν να κάνουν κράτηση μόνοι τους, αντί να τηλεφωνούν ή να στέλνουν μηνύματα.
• Έχουν οριστεί αποκλεισμοί διαθεσιμότητας για τις περιόδους αδειών των μελών της ομάδας, ώστε το σύστημα κρατήσεων να αντικατοπτρίζει την πραγματική διαθεσιμότητα και να μην εμφανίζει χρονικές θέσεις που δεν μπορούν να καλυφθούν.
• Έχετε ρυθμίσει αναφορές για να ελέγχετε την εβδομαδιαία αξιοποίηση κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, ώστε να μπορείτε να εντοπίζετε τυχόν τάσεις υπερφόρτωσης προτού αυτές εξελιχθούν σε πρόβλημα, και όχι αφού έχει ήδη προκύψει.

Αν δεν έχετε ακόμη εγγραφεί στο Fresha και διαχειρίζεστε τις κρατήσεις μέσω ενός συνδυασμού τηλεφώνου, μηνυμάτων στο Instagram και έντυπου ημερολογίου, το καλοκαίρι είναι η περίοδος που αυτή η προσέγγιση γίνεται πραγματικά δαπανηρή. Το Fresha για Επιχειρήσεις έχει πάνω από 130.000 εταίρους που μας εμπιστεύονται τον χρόνο τους, και ο χρόνος που εξοικονομείται από τη χειροκίνητη διαχείριση των κρατήσεων κατά τη διάρκεια ενός πολυάσχολου καλοκαιριού αποσβένεται σχεδόν αμέσως. Οι πελάτες σας κάνουν κράτηση online. Οι προκαταβολές εισπράττονται αυτόματα. Οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να τις στείλει κανείς. Και έχετε τα δεδομένα για να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης της σεζόν.

Ερωτήσεις που κάνουν οι ιδιοκτήτες σαλονιών ομορφιάς σχετικά με τη διαχείριση των κρατήσεων το καλοκαίρι

Πόσο καιρό πριν πρέπει να ανοίξω τις κρατήσεις για το καλοκαίρι;

Ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι έξι έως οκτώ εβδομάδες πριν από την αναμενόμενη περίοδο αιχμής. Στα κομμωτήρια με ιδιαίτερα περιζήτητους stylist, ορισμένοι πελάτες θα θέλουν να κλείσουν ραντεβού πολύ νωρίτερα. Αν ανοίξετε ένα παράθυρο κρατήσεων οκτώ έως δέκα εβδομάδες πριν για ραντεβού τον Ιούνιο και τον Ιούλιο, θα καταφέρετε να κερδίσετε αυτούς τους πελάτες προτού στραφούν αλλού. Ο κίνδυνος όταν ανοίγετε τις κρατήσεις πολύ νωρίς είναι ότι το πρόγραμμά σας μπορεί να αλλάξει και να καταλήξετε με άβολες κενές περιόδους. Γι' αυτό, εξισορροπήστε την έγκαιρη διαθεσιμότητα με μια ρεαλιστική εκτίμηση του πόσο σταθερή είναι πραγματικά η διαθεσιμότητα της ομάδας σας.

Είναι παράλογο να ζητάμε προκαταβολή για ένα τυπικό κούρεμα;

Για ένα τυποποιημένο κούρεμα, η πολιτική καταχώρισης στοιχείων κάρτας (σύμφωνα με την οποία η χρέωση γίνεται μόνο αν ο πελάτης δεν εμφανιστεί ή ακυρώσει εντός 24 ωρών) είναι γενικά πιο λογική από την απαίτηση προκαταβολής. Οι προκαταβολές για σύντομα, χαμηλού κόστους ραντεβού μπορεί να δημιουργήσουν εντυπώσεις δυσκολίας στους νέους πελάτες και είναι πιο δύσκολο να δικαιολογηθούν όταν ο οικονομικός κίνδυνος είναι μικρός. Να ζητάτε προκαταβολές μόνο για ραντεβού διάρκειας άνω των 90 λεπτών, για νέους πελάτες που κλείνουν premium υπηρεσίες, καθώς και για ραντεβού που αφορούν εκδηλώσεις ή νύφες, όπου δεν είναι ρεαλιστικό να καλυφθεί η θέση σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Πώς μπορώ να χειριστώ την περίπτωση ενός πελάτη που δεν εμφανίζεται στο ραντεβού του και στη συνέχεια ζητά να κάνει νέα κράτηση;

Εφαρμόστε την πολιτική σας με συνέπεια και εξηγήστε τη με ηρεμία. Εάν η προκαταβολή καταπίπτει σύμφωνα με τους όρους για τις περιπτώσεις μη εμφάνισης, τότε καταπίπτει. Μπορείτε, φυσικά, να κάνετε επανακράτηση για τον πελάτη, αλλά αν το πράξετε χωρίς να εφαρμόσετε την πολιτική, δίνετε την εντύπωση ότι η πολιτική είναι διαπραγματεύσιμη. Μια απλή απάντηση όπως «Η προκαταβολή κάλυψε τη θέση του ραντεβού που χάσατε. Μπορείτε άνετα να κάνετε νέα κράτηση και θα χρειαστούμε μια νέα προκαταβολή για να την εξασφαλίσουμε» είναι μια λογική και επαγγελματική απάντηση. Οι περισσότεροι πελάτες το δέχονται χωρίς παράπονα, εφόσον τους εξηγηθεί με σαφήνεια.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε δίκαια τα αιτήματα για άδεια σε μια μικρή ομάδα;

Καθορίστε την πολιτική πριν από την περίοδο των διακοπών και ενημερώστε με σαφήνεια όλους τους εργαζόμενους ταυτόχρονα. Είτε χρησιμοποιείτε τη μέθοδο «όποιος προλάβει» είτε ένα σύστημα εκ περιτροπής για τις δημοφιλείς εβδομάδες είτε έναν τρόπο κατανομής των αδειών με βάση πόντους, η δικαιοσύνη προκύπτει όταν εφαρμόζονται οι ίδιοι κανόνες για όλους, αντί να λαμβάνονται αποφάσεις κατά περίπτωση, οι οποίες αναπόφευκτα φαίνονται ασυνεπείς. Ζητήστε όλα τα αιτήματα για τις καλοκαιρινές άδειες μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία τον Απρίλιο, επιβεβαιώστε τις αποφάσεις άμεσα και, μόλις οριστεί το πρόγραμμα, τηρήστε το, εκτός αν προκύψει πραγματική επείγουσα ανάγκη.

Πώς μπορώ να καταλάβω αν έχω υπερβολικό ή ανεπαρκές προσωπικό το καλοκαίρι;

Αν διαθέτετε δεδομένα αξιοποίησης, αυτά σας το δείχνουν με σαφήνεια. Αν η ομάδα σας έχει σταθερά ποσοστό κρατήσεων πάνω από 90% για πολλές συνεχόμενες ημέρες, υπάρχει κίνδυνος υπερφόρτωσης. Αν ορισμένα μέλη της ομάδας βρίσκονται σταθερά στο 60% ή χαμηλότερα, ενώ άλλα είναι πάνω από το 90%, τότε έχετε πρόβλημα κατανομής και όχι πρόβλημα δυναμικότητας. Εάν εξετάζετε αυτά τα δεδομένα κάθε εβδομάδα κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, αντί για κάθε μήνα, έχετε αρκετό χρόνο να κάνετε προσαρμογές προτού η ανισορροπία μετατραπεί σε πρόβλημα επιδόσεων ή ευημερίας.

Το καλοκαίρι είναι μια δοκιμασία. Περάστε το τώρα, όχι τον Σεπτέμβριο.

Οι αποφάσεις που καθορίζουν πώς θα κυλήσει το καλοκαίρι σας λαμβάνονται ως επί το πλείστον πριν από τον Ιούνιο. Η πολιτική προκαταβολών που δεν έχετε ακόμη θεσπίσει, το πρόγραμμα αδειών που εξακολουθεί να βρίσκεται υπό διαπραγμάτευση, το σύστημα κρατήσεων που βασίζεται ακόμα σε χειροκίνητες υπενθυμίσεις: αυτά είναι τα ζητήματα που θα σας δημιουργήσουν προβλήματα τον Ιούλιο και τον Αύγουστο, όταν δεν θα υπάρχει πλέον χρόνος για να τα διορθώσετε εν μέσω της περιόδου αιχμής.

Τίποτα από αυτά δεν είναι περίπλοκο. Λίγες ώρες προετοιμασίας τον Μάιο αξίζουν όσο εβδομάδες αντιμετώπισης προβλημάτων το καλοκαίρι. Οργανώστε τους κανόνες διαχείρισης της διαθεσιμότητάς σας, ενεργοποιήστε την πολιτική προκαταβολών, βεβαιωθείτε ότι οι υπενθυμίσεις σας είναι αυτοματοποιημένες και συζητήστε τώρα με την ομάδα σας για τις διακοπές. Μετά, αφήστε τη σεζόν να κυλήσει όπως όλες οι καλοκαιρινές σεζόν και βγείτε από αυτήν με την επιχείρηση και την ομάδα σας ακόμα ακέραιες.

Αν θέλετε να δείτε πώς το Fresha μπορεί να διαχειριστεί την επιχειρησιακή πλευρά μιας πολυσύχναστης καλοκαιρινής περιόδου —από τις αυτοματοποιημένες προκαταβολές και τις υπενθυμίσεις μέχρι τη διαχείριση της λίστας αναμονής και τις αναφορές διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο— ανακαλύψτε το Fresha για Επιχειρήσεις εδώ. Δωρεάν εγγραφή, χωρίς συνδρομές, και σχεδιασμένο ειδικά για σαλόνια ομορφιάς και επιχειρήσεις του κλάδου της ομορφιάς.

👉 Αν υπάρχει ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε από αυτό το κείμενο, ας είναι το εξής: ορίστε την πολιτική προκαταβολής σας, αυτοματοποιήστε τις υπενθυμίσεις σας και ανοίξτε τη διαθεσιμότητά σας για το καλοκαίρι πριν ξεκινήσει η περίοδος αιχμής. Και τα τρία γίνονται πολύ εύκολα μέσω του Fresha για επιχειρήσεις: οι πολιτικές για τις προκαταβολές και τις αποθηκευμένες κάρτες εφαρμόζονται αυτόματα κατά την κράτηση, οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται αυτόματα χωρίς να χρειάζεται να τις στείλει κανείς, και τα δεδομένα διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο είναι διαθέσιμα όποτε τα χρειάζεστε μέσω των εργαλείων αναφορών του Fresha. 

Αν σκεφτόσασταν να αποκτήσετε ένα σωστό σύστημα κρατήσεων πριν από το καλοκαίρι, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή.