Κρατήσεις καλοκαιριού: Επιτυχία το καλοκαίρι για τα σαλόνια ομορφιάς

Το καλοκαίρι είναι η εποχή που περιμένει με ανυπομονησία κάθε κάτοχος σαλόνι ομορφιάς. Το ημερολόγιο γεμίζει, τα έσοδα ρέουν και στο σαλόνι ομορφιάς επικρατεί μια πραγματική ζωντάνια που δεν υπάρχει με τον ίδιο τρόπο σε καμία άλλη περίοδο του χρόνου. Η ευκαιρία είναι πραγματική και σας περιμένει. Το μόνο που χρειάζεται είναι να είστε όσο πιο προετοιμασμένοι γίνεται. Εύκολο, έτσι;

Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το καλοκαίρι, δεν αρκεί απλώς να δεχτείτε όσο το δυνατόν περισσότερες κρατήσεις. Σημασία έχει να δέχεστε τις σωστές κρατήσεις, να προστατεύετε τη διαθέσιμη χωρητικότητά σας και να διαχειρίζεστε μια επιχείρηση που δεν καταρρέει από τον φόρτο εργασίας της. Τα σαλόνια ομορφιάς που το κάνουν αυτό σωστά δεν είναι απαραίτητα τα μεγαλύτερα ή αυτά με το καλύτερο προσωπικό. Είναι εκείνα που το έχουν μελετήσει διεξοδικά πριν από την έναρξη της περιόδου αιχμής, αντί να προσπαθούν να αντιμετωπίσουν την κατάσταση όταν αυτή έχει ήδη ξεκινήσει. Το Fresha προσφέρει τα πιο προηγμένα εργαλεία διαχείρισης και συστήματα κρατήσεων στην αγορά, βοηθώντας σας αυτό το καλοκαίρι.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τους πέντε τομείς που κάνουν τη μεγαλύτερη πρακτική διαφορά: τον προγραμματισμό χωρητικότητας, τις πολιτικές προκαταβολής και ακύρωσης, τη μείωση των μη εμφανίσεων, τη διαχείριση της λίστας αναμονής και τη διατήρηση της λειτουργικότητας της ομάδας σας κατά τη διάρκεια της περιόδου αιχμής. Όλα αυτά μπορούν να γίνουν τώρα, πριν ξεκινήσει κανονικά η σεζόν.

Fox & Vamp, Λονδίνο

Αποτελεσματικός σχεδιασμός χωρητικότητας

Το πιο συνηθισμένο λάθος το καλοκαίρι είναι το overbooking. Όχι με την προφανή έννοια της διπλής κράτησης, αλλά με τον πιο διακριτικό, πιο επιζήμιο τρόπο, όπου στριμώχνετε ένα επιπλέον ραντεβού σε κάθε κενή ώρα, προσθέτετε επιπλέον χρόνο για επισκέψεις χωρίς ραντεβού και δέχεστε κάθε αίτημα, μέχρι το ημερολόγιο να φαίνεται τεχνικά γεμάτο, αλλά λειτουργικά αδύνατο.

Η πραγματική χωρητικότητα δεν είναι το μέγιστο πλήθος ραντεβού που μπορούν να δεχτούν οι καρέκλες σας. Είναι ο αριθμός που η ομάδα σας μπορεί να διαχειριστεί καλά, με συνέπεια, για πολλές εβδομάδες, χωρίς να υποβαθμίζεται η ποιότητα ή να γίνεται το άγχος μη βιώσιμο. Αυτοί οι δύο αριθμοί συχνά διαφέρουν αρκετά.

Ξεκινήστε με τα δεδομένα του περασμένου καλοκαιριού

Αν έχετε δεδομένα κρατήσεων από το περασμένο καλοκαίρι, είναι το πιο χρήσιμο εργαλείο προγραμματισμού που έχετε. Δείτε ποιες εβδομάδες ήταν πραγματικά κάτω από τη δυναμικότητα, ποιες είχαν υπερκράτηση, ποιες υπηρεσίες προκάλεσαν τις περισσότερες δυσκολίες στον προγραμματισμό και πού είχατε τις περισσότερες ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής ή μη εμφανίσεις. Αυτό το μοτίβο θα επαναληφθεί φέτος σε γενικές γραμμές με τον ίδιο τρόπο, εκτός αν αλλάξετε κάτι ενεργά.

Στο Fresha, οι αναφορές και τα αναλυτικά στοιχεία σας δείχνουν τον όγκο των ραντεβού, την αξιοποίηση ανά μέλος της ομάδας και τα μοτίβα ακυρώσεων για οποιοδήποτε εύρος ημερομηνιών. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα, μεταβείτε στο κέντρο βοήθειας, όπου θα βρείτε μια λεπτομερή παρουσίαση των επιλογών αναφορών και αναλυτικών στοιχείων. Η σύγκριση με την περίοδο Ιουνίου-Αυγούστου του περασμένου χρόνου σας δίνει μια βάση για να προγραμματίσετε τη φετινή χωρητικότητα πριν ανοίξει η σεζόν, αντί να ανακαλύψετε πώς διαμορφώνεται όταν θα έχετε ήδη μπει σε αυτήν.

Προβλέψτε επιπλέον χρόνο

Τα καλοκαιρινά ραντεβού διαρκούν πιο συχνά περισσότερο από ό,τι άλλες εποχές του χρόνου. Οι πελάτες που έρχονται για βαφή έχουν πιο σύνθετα αιτήματα, οι νέοι πελάτες χρειάζονται μεγαλύτερης διάρκειας συνεδρίες ή απλώς οι άνθρωποι είναι σε διακοπές και δεν βιάζονται να φύγουν. Ο προγραμματισμός χωρίς περιθώριο μεταξύ ραντεβού λειτουργεί μια χαρά μια ήρεμη Τρίτη του Φεβρουαρίου. Ένα Σάββατο του Ιουλίου, όταν έχει γίνει κράτηση για όλα τα ραντεβού, μια καθυστέρηση επηρεάζει ολόκληρη τη μέρα.

Ένας πρακτικός κανόνας: Προσθέστε 10 έως 15 λεπτά περιθώριο σε κάθε ραντεβού για βαφή και σε κάθε ραντεβού νέου πελάτη κατά τις εβδομάδες αιχμής. Μπορεί να ακούγεται σαν απώλεια εσόδων, αλλά στην πραγματικότητα προστατεύει τα έσοδα που έχετε ήδη. Ένας πελάτης που περιμένει 45 λεπτά μετά την ώρα του ραντεβού του δεν κάνει επαναληπτική κράτηση. Τα προηγμένα εργαλεία προγραμματισμού μας μπορούν να σας βοηθήσουν σε αυτό, κάνοντας τη διαδικασία πιο ομαλή για κάθε εποχή.

Καθορίστε τις ώρες εξυπηρέτησης με υψηλή ζήτηση

Δεν είναι όλες οι υπηρεσίες εξίσου περίπλοκες ως προς τον προγραμματισμό. Όταν σχεδιάζετε το καλοκαιρινό σας πρόγραμμα, τα ραντεβού για βαφές, η προετοιμασία για γάμους και εκδηλώσεις, καθώς και κάθε κράτηση για πολλές υπηρεσίες, πρέπει να τα αντιμετωπίζετε διαφορετικά από ένα τυποποιημένο κούρεμα ή ένα φύσημα. Εξετάστε το ενδεχόμενο να κρατήσετε ένα μέρος των καρεκλών βαφής ειδικά για ραντεβού βαφής που έχουν κλείσει εκ των προτέρων κατά τις εβδομάδες αιχμής, αντί να τις αφήνετε ελεύθερες για επισκέψεις χωρίς ραντεβού ή για κρατήσεις αυθημερόν, όπου οι πελάτες μπορεί να έχουν πολύ πιο απλές απαιτήσεις.

Η Iasmina Ionescu, Διευθύντρια Μάρκετινγκ Περιεχομένου στη Fresha, δήλωσε: «Το καλοκαίρι είναι η εποχή που ξεχωρίζει τα σαλόνια ομορφιάς που είχαν προετοιμαστεί από εκείνα που πανικοβλήθηκαν, και η διαφορά συνήθως έγκειται στο αν είχαν τα κατάλληλα εργαλεία πριν αρχίσει η περίοδος αιχμής. 

Το Fresha σάς απαλλάσσει από το λειτουργικό βάρος: αυτοματοποιημένες προκαταβολές, υπενθυμίσεις, διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στους πελάτες που βρίσκονται στην καρέκλα σας και όχι στο χάος που επικρατεί στο παρασκήνιο.

Πολιτικές προκαταβολής και ακύρωσης με το Fresha

Αν δεν έχετε πολιτική προκαταβολής για τις καλοκαιρινές κρατήσεις, το καλοκαίρι ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να τη θέσετε σε εφαρμογή. Όχι επειδή οι πελάτες σας είναι αναξιόπιστοι, αλλά επειδή το κόστος μιας μη εμφάνισης μια καλοκαιρινή ημέρα που έχει γίνει κράτηση είναι σημαντικό, και η μόνη αποτελεσματική προστασία ενάντια σε αυτό είναι η οικονομική.

Μια πολιτική προκαταβολής αλλάζει επίσης την ποιότητα των κρατήσεών σας. Οι Πελάτες που έχουν καταβάλει προκαταβολή για να εξασφαλίσουν ένα ραντεβού το αντιμετωπίζουν διαφορετικά από έναν πελάτη που έκανε κράτηση χωρίς δέσμευση. Ένα σύστημα προκαταβολής είναι σημαντικό, ειδικά για επιλογές όπως η ακύρωση πριν από 24 ή 48 ώρες, καθώς προσφέρει ευελιξία στον πελάτη σας, αλλά και σιγουριά σε εσάς. Το κάνουμε εξαιρετικά εύκολο. Μάθετε περισσότερα στο κέντρο βοήθειας.

Τι να χρεώσετε και πότε

Τα ποσά προκαταβολής διαφέρουν ανάλογα με την υπηρεσία και την αγορά. Ένα χρήσιμο πλαίσιο:

• Για υπηρεσίες βαφής, balayage και οποιοδήποτε ραντεβού διάρκειας άνω των 90 λεπτών: προκαταβολή 25 έως 50% της τιμής της υπηρεσίας κατά τη στιγμή της κράτησης.
• Για κρατήσεις γάμου και πάρτι νύφης: προκαταβολή 50% χωρίς επιστροφή, με το υπόλοιπο να καταβάλλεται 48 ώρες πριν από το ραντεβού.
• Για νέους πελάτες που κάνουν κράτηση για υπηρεσίες Premium, μια μικρότερη προκαταβολή 25 έως 45 USD αρκεί για να φιλτράρονται οι κρατήσεις που γίνονται από περιέργεια, χωρίς να αποτελεί εμπόδιο για τους πραγματικούς πελάτες.
• Για τυποποιημένα κουρέματα και πιο σύντομα ραντεβού, η προκαταβολή είναι λιγότερο απαραίτητη. Ωστόσο, η πολιτική «card-on-file» (όπου ισχύει χρέωση για μη έγκαιρη ακύρωση ή μη εμφάνιση) επιτυγχάνει παρόμοιο αποτέλεσμα με λιγότερες δυσκολίες κατά την κράτηση.

Fox & Vamp, Λονδίνο

Πώς να επικοινωνήσετε την πολιτική

Η συζήτηση για την προκαταβολή είναι άβολη μόνο αν τη θεωρήσετε άβολη. Είναι μια τυποποιημένη επιχειρηματική πρακτική και οι περισσότεροι πελάτες το περιμένουν για premium ή μεγάλης διάρκειας ραντεβού. Διατυπώστε το απλά: «Λαμβάνουμε προκαταβολή για να επιβεβαιώσουμε το ραντεβού σας. Αφαιρείται από το συνολικό ποσό σας την ημέρα του ραντεβού.» Αυτή είναι η μόνη εξήγηση που χρειάζεται στις περισσότερες περιπτώσεις.

Αναφέρετε με σαφήνεια το χρονικό περιθώριο ακύρωσης: συνήθως 24 έως 48 ώρες για να επιστραφεί η προκαταβολή ή να μεταφερθεί σε άλλο ραντεβού. Πελάτες που ακυρώνουν εντός αυτού του χρονικού πλαισίου χάνουν την προκαταβολή. Δεν πρόκειται για ποινή, αλλά για μια αντανάκλαση του γεγονότος ότι η μη έγκαιρη ακύρωση μιας κράτησης έχει πραγματικό οικονομικό κόστος για την επιχείρηση.

Στο Fresha, μπορείτε να ορίσετε προϋποθέσεις προκαταβολής ανά τύπο υπηρεσίας, οι οποίες εφαρμόζονται αυτόματα στο checkout κατά τη διάρκεια της online κράτησης. Οι πελάτες πληρώνουν την προκαταβολή όταν γίνεται η κράτηση και το υπόλοιπο ποσό την ημέρα του ραντεβού, χωρίς καμία χειροκίνητη επεξεργασία τιμολογίου από την πλευρά σας. Τα εργαλεία πληρωμών του Fresha υποστηρίζουν  επίσης πολιτικές «card-on-file» για μη έγκαιρες ακυρώσεις, γεγονός που σας παρέχει προστασία χωρίς να απαιτείται προκαταβολική πληρωμή για κάθε κράτηση.

Μείωση των μη εμφανίσεων

Οι μη εμφανίσεις είναι το πιο ενοχλητικό φαινόμενο που συμβαίνει σε ένα σαλόνι ομορφιάς το καλοκαίρι. Ένα ραντεβού για βαφή που δεν πραγματοποιείται στις 10 π.μ. ένα Σάββατο του Ιουλίου δεν είναι απλώς μια χαμένη κράτηση. Είναι ένα κενό που δεν μπορεί να καλυφθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα, ένα μέλος της ομάδας που μένει αδρανές κατά τη διάρκεια της πιο πολυάσχολης περιόδου λειτουργίας σας, και έσοδα που απλά χάνονται.

Τα καλά νέα είναι ότι οι περισσότερες μη εμφανίσεις δεν γίνονται κακόβουλα. Οφείλονται στο ότι οι πελάτες ξεχνούν, μπερδεύουν τις ημερομηνίες ή πιστεύουν ότι μπορούν να ακυρώσουν την τελευταία στιγμή χωρίς συνέπειες. Όλα αυτά μπορούν να επιλυθούν με τα σωστά συστήματα.

Αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις

Μια υπενθύμιση ραντεβού που αποστέλλεται 48 ώρες πριν από το ραντεβού, ακολουθούμενη από μια δεύτερη 24 ώρες πριν, μειώνει σημαντικά τις μη εμφανίσεις. Η υπενθύμιση 48 ωρών δίνει στους πελάτες αρκετό χρόνο για να ακυρώσουν, ενώ δίνει και σε εσάς αρκετό χρόνο για να καλύψετε το κενό, αν το ραντεβού ακυρωθεί. Η υπενθύμιση 24 ωρών προσελκύει τους πελάτες που έλαβαν την πρώτη υπενθύμιση και δεν έκαναν τίποτα.

Η Fresha στέλνει τυποποιημένα αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις μέσω SMS και email. Μπορείτε να ρυθμίσετε το χρονοδιάγραμμα και το περιεχόμενο των μηνυμάτων από τις ρυθμίσεις της επιχείρησής σας, και το σύστημα αναλαμβάνει την αποστολή χωρίς να χρειάζεται χειροκίνητη επακόλουθη επικοινωνία από την ομάδα σας. Για ραντεβού υψηλής αξίας (βαφή, νυφικό, οποιαδήποτε κράτηση άνω των δύο ωρών), αξίζει επίσης να προσθέσετε ένα προσωπικό μήνυμα από τον stylist την προηγούμενη ημέρα. Ο συνδυασμός αυτοματοποιημένης υπενθύμισης και προσωπικής πινελιάς είναι αισθητά πιο αποτελεσματικός από ό,τι το καθένα ξεχωριστά.

Κλικ επιβεβαίωσης

Μια υπενθύμιση που ζητά από τους πελάτες να επιβεβαιώσουν την παρουσία τους (αντί απλώς να τους ενημερώνει) σας προειδοποιεί εγκαίρως για πιθανές μη εμφανίσεις. Αν ένας πελάτης δεν επιβεβαιώσει εντός ενός καθορισμένου χρονικού διαστήματος, μπορείτε να επικοινωνήσετε προληπτικά μαζί του, αντί να το ανακαλύψετε όταν δεν εμφανιστεί.

Μια σαφής πολιτική για τις καθυστερημένες ακυρώσεις, που εφαρμόζεται με συνέπεια

Η ασυνέπεια είναι ο σημαντικότερος παράγοντας που οδηγεί σε επαναλαμβανόμενες μη εμφανίσεις. Αν οι πελάτες μάθουν ότι η πολιτική ακύρωσής σας εφαρμόζεται κάποιες φορές, αλλά παραβλέπεται αν έχουν μια καλή δικαιολογία, θα τη θεωρούν προαιρετική. Εάν εφαρμόζετε την πολιτική με ευγενικό αλλά συνεπή τρόπο από την πρώτη στιγμή, θα γίνει κατανοητή και θα τηρούν οι πελάτες, αντί να τη δοκιμάζουν.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε αυστηροί με τους Πελάτες σε πραγματικές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Σημαίνει να μην αναλαμβάνετε συστηματικά το κόστος των ακυρώσεων της τελευταίας στιγμής που μπορούν να αποφευχθούν, επειδή η συζήτηση είναι άβολη. Ο χρόνος της ομάδας σας έχει αξία και η πολιτική τον προστατεύει.

Annabelle Taurua, ειδική ομορφιάς στη Fresha: «Τα σαλόνια ομορφιάς που τα πάνε καλύτερα το καλοκαίρι συνήθως έχουν δύο κοινά στοιχεία: μια πολιτική προκαταβολής την οποία τηρούν πραγματικά και υπενθυμίσεις που αποστέλλονται αυτόματα, ώστε να μην ξεφεύγει τίποτα. Κανένα από τα δύο δεν απαιτεί τεράστια προσπάθεια. 

Απαιτείται απλώς να το ρυθμίσετε μία φορά και να αφήσετε το σύστημα να κάνει την Εργασία. Αλλάζει πραγματικά την αίσθηση της πολυάσχολης καλοκαιρινής περιόδου.»

Διαχείριση λίστας αναμονής μέσω της Fresha 

Κάθε ακύρωση που λαμβάνετε κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού είναι επίσης μια ευκαιρία να καλύψετε ένα κενό με έναν πελάτη που ήδη θέλει να έρθει. Μια λίστα αναμονής, με ενεργή Διαχείριση, μετατρέπει σημαντικό ποσοστό αυτών των κενών σε έσοδα, τα οποία διαφορετικά θα χάνονταν. Θα μπορούσατε μάλιστα να προσφέρετε last-minute ραντεβού με έκπτωση για να γεμίσετε περισσότερο το ημερολόγιο τις πιο ήσυχες περιόδους.

Η λέξη-κλειδί είναι «ενεργά». Μια λίστα αναμονής σε ένα σημειωματάριο ή μια νοητή σημείωση για να «ελέγξετε αν κάποιος θέλει ραντεβού» θα έχει χειρότερη απόδοση σε σύγκριση με μια λίστα που τη διαχειρίζεστε συστηματικά. Δείτε πώς να τη διαχειριστείτε σωστά.

• Διατηρήστε μια ενημερωμένη λίστα με τους πελάτες που ζήτησαν ραντεβού, τα οποία δεν ήταν διαθέσιμα όταν τηλεφώνησαν ή έκαναν κράτηση. Αυτοί είναι οι πιο πιθανοί υποψήφιοι πελάτες σας όταν ανοίξει ένα κενό.
• Όταν λάβετε μια ακύρωση, επικοινωνήστε αμέσως με το πρώτο άτομο στη λίστα αναμονής. Η ταχύτητα μετράει, γιατί οι καλοκαιρινοί πελάτες συχνά έχουν συγκεκριμένα χρονικά περιθώρια διαθεσιμότητας. Μια ώρα που ανοίγει την Τετάρτη πρέπει να καλυφθεί μέχρι το απόγευμα της Τετάρτης, αλλιώς πιθανότατα θα μείνει κενή.
• Δώστε στους πελάτες στη λίστα αναμονής ένα σύντομο χρονικό περιθώριο για να απαντήσουν (δύο έως τέσσερις ώρες για κενά για την ίδια ή την επόμενη ημέρα) προτού προχωρήσετε στο επόμενο άτομο στη λίστα. Το να αφήνετε μια κενή ώρα σε εκκρεμότητα, περιμένοντας μια απάντηση που μπορεί να μην έρθει, σας κοστίζει περισσότερο από ό,τι κοστίζει στον πελάτη η πίεση του χρόνου.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο μιας ειδικής λίστας αναμονής για τα πιο περιζήτητα μέλη της ομάδας σας. Οι πελάτες που θέλουν συγκεκριμένα έναν συγκεκριμένο stylist είναι συχνά πρόθυμοι να περιμένουν ακριβώς αυτό το ραντεβού, αντί να κλείσουν ένα αντίστοιχο με κάποιον άλλο.

Το σύστημα online κρατήσεων της Fresha καταγράφει και διαχειρίζεται αυτόματα τα αιτήματα της λίστας αναμονής, επισημαίνοντας όταν γίνεται διαθέσιμο ένα αντίστοιχο κενό. Αντί για χειροκίνητη επεξεργασία μιας λίστας, η πλατφόρμα διαχειρίζεται τη ροή ειδοποιήσεων και επαναληπτικών κρατήσεων, ώστε το προσωπικό της ρεσεψιόν να μη χρειαστεί να περάσει όλο το καλοκαίρι στο τηλέφωνο για να καλύψει ακυρώσεις.

Διατηρήστε την ομάδα σας λειτουργική κατά την περίοδο αιχμής

Το καλοκαίρι, δεν διακυβεύονται μόνο τα έσοδα. Η ομάδα σας είναι. Τα σαλόνια ομορφιάς που βγαίνουν από τον Αύγουστο σε καλή κατάσταση είναι εκείνα όπου ο ιδιοκτήτης αντιμετώπισε τη διαχείριση της ομάδας με την ίδια αυστηρότητα που εφάρμοσε και για τους Πελάτες. Ένας stylist που έχει εξαντληθεί μέχρι το τέλος Ιουλίου δεν θα προσφέρει την ποιότητα που δικαιολογούσε τις κρατήσεις για τον Αύγουστο που είχατε προγραμματίσει.

Προγραμματισμός αδειών

Το καλοκαίρι είναι η περίοδος που η ομάδα σας θέλει περισσότερο άδεια, αλλά είναι και η στιγμή που δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να έχετε έλλειψη προσωπικού. Δεν υπάρχει τέλεια λύση σε αυτήν την ένταση, αλλά υπάρχουν τρόποι διαχείρισής της που είναι δίκαιοι και λειτουργούν στην πράξη.

Ορίστε νωρίς μια περίοδο για τα αιτήματα καλοκαιρινών διακοπών. Αν ζητήσετε όλα τα αιτήματα άδειας μέχρι το τέλος Απριλίου, θα μπορέσετε να λάβετε αποφάσεις, να τις κοινοποιήσετε με σαφήνεια και να προγραμματίσετε την κάλυψη πριν ξεκινήσει η περίοδος, αντί να τη διαχειριστείτε αντιδραστικά τον Ιούνιο. Το αν θα ακολουθήσει κανείς το σύστημα «ο πρώτος που θα το ζητήσει θα εξυπηρετηθεί πρώτος» ή ένα σύστημα εναλλαγής για τις δημοφιλείς εβδομάδες είναι μια απόφαση πολιτικής που κάθε επιχείρηση λαμβάνει ��ιαφορετικά, αλλά το να έχει μια σαφή πολιτική είναι καλύτερο από τις ad-hoc αποφάσεις που προκαλούν δυσαρέσκεια. Τα συστήματα προγραμματισμού μας είναι κορυφαία στην αγορά και σας βοηθούν να απλοποιήσετε τις διαδικασίες για εσάς και την ομάδα σας. Μάθετε περισσότερα για τη διαχείριση της άδειας στο κέντρο βοήθειας.

Όπου είναι δυνατόν, κλιμακώστε την κάλυψη για τις εβδομάδες αιχμής. Αν έχετε τέσσερις stylist και δύο θέλουν ρεπό την τελευταία εβδομάδα του Ιουλίου, το ερώτημα δεν είναι αν θα τους το επιτρέψετε, αλλά πώς θα διασφαλίσετε ότι οι άλλοι δύο δεν θα δουλεύουν με 150% δυναμικότητα εκείνη την εβδομάδα. Το να προσλάβετε έναν αξιόπιστο ελεύθερο επαγγελματία ή έναν stylist κάλυψης για τις εβδομάδες αιχμής είναι μια πραγματική επιλογή, για την οποία αξίζει να διαθέσετε χρήματα.

Fox & Vamp, Λονδίνο

Ρυθμός, όχι μόνο όγκος

Μια ομάδα που λειτουργεί σε πλήρη δυναμικότητα για δώδεκα συνεχόμενες εβδομάδες θα έχει χαμηλότερες επιδόσεις τον Σεπτέμβριο και τον Οκτώβριο, όταν έρθει η πιο ήρεμη περίοδος μετά το καλοκαίρι. Το να συμπεριλάβετε σκόπιμα ημερομηνίες με λιγότερο φόρτο εργασίας στο καλοκαιρινό σας πρόγραμμα δεν σημαίνει απώλεια εσόδων. Είναι συντήρηση.

Πρακτικά: μία ή δύο προστατευμένες ώρες χωρίς πελάτες ανά stylist την εβδομάδα για διοικητικές εργασίες, συνεχή επαγγελματική εξέλιξη ή απλώς για ένα κανονικό μεσημεριανό διάλειμμα. Μια εγγυημένη ρεπό ημέρα την εβδομάδα, που δεν θα εξασθενίζει σταδιακά με το «μόνο ένα ραντεβού ακόμα». Σαφείς ώρες λήξης της ημέρας που τηρούνται, αντί να θεωρούνται απλώς προτάσεις όταν η ημέρα παρατείνεται.

Επικοινωνία, όχι μόνο για τα αποτελέσματα

Η πιο σημαντική συζήτηση της ομάδας το καλοκαίρι δεν είναι «πετυχαίνουμε τους στόχους;», αλλά «πώς τα πάτε;». Το σύνδρομο εξάντλησης δεν φανερώνεται με θόρυβο. Συνήθως εκδηλώνεται με μικρά σημάδια: πιο αργή εξυπηρέτηση, πιο σύντομες συμβουλευτικές συνεδρίες, λιγότερες πωλήσεις πρόσθετων προϊόντων, περισσότερες αναρρωτικές άδειες. Ένας Διευθυντής/-τρια που ρωτάει τακτικά και με ειλικρίνεια είναι πιο πιθανό να το εντοπίσει νωρίς, σε σχέση με κάποιον που το παρατηρεί μόνο όταν πέφτουν οι Επιδόσεις. Γι' αυτό, ακολουθούν μερικές συμβουλές από τους ειδικούς μας στη Fresha:

Ρυθμίστε τον λογαριασμό σας στο Fresha για το καλοκαίρι

Τα περισσότερα από όσα περιγράφονται σε αυτό το άρθρο είναι πολύ πιο εύκολο να γίνουν, αν η υποδομή κρατήσεών σας αναλαμβάνει τη δύσκολη δουλειά. Μερικά πράγματα που αξίζει να ελέγξετε ή να ρυθμίσετε πριν από την περίοδο αιχμής:

• Οι κανόνες προκαταβολής εφαρμόζονται ανά τύπο υπηρεσίας, οπότε για τα ραντεβού μεγάλης διάρκειας εισπράττεται αυτόματα προκαταβολή κατά την κράτηση, χωρίς κανένα χειροκίνητο βήμα.
• Αυτόματες υπενθυμίσεις μέσω μηνυμάτων ρυθμισμένες για 48 ώρες και 24 ώρες, με ένα μήνυμα που περιλαμβάνει την πολιτική ακύρωσης, ώστε οι πελάτες να λαμβάνουν υπενθύμιση σε κάθε σημείο επαφής.
• Η online κράτηση είναι ανοιχτή για ολόκληρο το καλοκαιρινό σας μενού, συμπεριλαμβανομένων τυχόν νέων εποχιακών υπηρεσιών που έχετε προσθέσει, ώστε οι πελάτες να μπορούν να κάνουν κράτηση μόνοι τους αντί να καλέσουν ή να στείλουν μήνυμα.
• Ορισμός αποκλεισμών διαθεσιμότητας για τις περιόδους διακοπών των μελών της ομάδας, ώστε το σύστημα κρατήσεων να εμφανίζει την πραγματική διαθεσιμότητα αντί για κενά που δεν μπορούν να καλυφθούν.
• Αναφορές ρυθμισμένες για να ελέγχετε κάθε εβδομάδα τη χρήση κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, ώστε να εντοπίζετε ένα μοτίβο υπερφόρτωσης πριν γίνει πρόβλημα και όχι μετά.

Αν δεν έχετε ακόμη εγγραφεί στο Fresha και διαχειρίζεστε τις κρατήσεις μέσω ενός συνδυασμού από Τηλέφωνο, DM στο Instagram και έντυπο ημερολόγιο, το καλοκαίρι είναι η στιγμή που αυτή η προσέγγιση γίνεται πραγματικά δαπανηρή. Η Fresha για Επιχειρήσεις έχει πάνω από 130.000 συνεργάτες που μας εμπιστεύονται τον χρόνο τους, και ο χρόνος που εξοικονομείται από τη χειροκίνητη διαχείριση κρατήσεων κατά τη διάρκεια ενός πολυάσχολου καλοκαιριού αποδίδει σχεδόν αμέσως. Οι πελάτες σας κάνουν κράτηση online. Οι προκαταβολές εισπράττονται αυτόματα. Οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται χωρίς να χρειάζεται να τις στείλει κανείς. Και έχετε τα δεδομένα για να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις σχετικά με το πώς θα διαχειριστείτε τη σεζόν.

Ερωτήσεις που κάνουν οι κάτοχοι σαλονιών ομορφιάς σχετικά με τη διαχείριση των καλοκαιρινών κρατήσεων

Πόσο εκ των προτέρων πρέπει να ανοίξω τις καλοκαιρινές κρατήσεις;

Έξι έως οκτώ εβδομάδες πριν από την περίοδο αιχμής που έχετε ως στόχο είναι μια καλή αφετηρία. Για σαλόνια ομορφιάς με stylist που έχουν μεγάλη ζήτηση, ορισμένοι πελάτες θα θέλουν να κάνουν κράτηση πολύ νωρίτερα. Εάν ανοίξετε ένα χρονικό διάστημα κρατήσεων οκτώ έως δέκα εβδομάδες νωρίτερα για ραντεβού τον Ιούνιο και τον Ιούλιο, θα προσελκύσετε αυτούς τους πελάτες προτού απευθυνθούν αλλού. Ο κίνδυνος του να ανοίξετε πολύ εκ των προτέρων είναι ότι το πρόγραμμά σας μπορεί να αλλάξει και να καταλήξετε με άβολα κενά. Γι' αυτό, εξισορροπήστε την έγκαιρη διαθεσιμότητα με μια ρεαλιστική εκτίμηση για το πόσο δεσμευμένη είναι πραγματικά η διαθεσιμότητα της ομάδας σας.

Είναι παράλογο να χρεώνετε προκαταβολή για ένα τυποποιημένο κούρεμα;

Για ένα τυποποιημένο κούρεμα, η πολιτική «card-on-file» (όπου η χρέωση γίνεται μόνο αν ο πελάτης δεν εμφανιστεί ή ακυρώσει εντός 24 ωρών) είναι γενικά πιο αναλογική από μια προκαταβολή. Οι προκαταβολές για σύντομα ραντεβού χαμηλότερου κόστους μπορεί να φανούν ενοχλητικές στους νέους πελάτες, ενώ είναι πιο δύσκολο να δικαιολογηθούν όταν το οικονομικό ρίσκο είναι μικρό. Χρησιμοποιήστε τις προκαταβολές μόνο για ραντεβού που ξεπερνούν τα 90 λεπτά, για νέους πελάτες που κλείνουν Premium υπηρεσίες, καθώς και για ραντεβού για εκδηλώσεις ή γάμους, όπου είναι δύσκολο να καλυφθεί η κενή θέση σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Πώς να χειριστώ έναν πελάτη που δεν εμφανίζεται και μετά ζητά επαναληπτική κράτηση;

Εφαρμόστε την πολιτική σας με συνέπεια και εξηγήστε τη με ηρεμία. Αν η προκαταβολή καταπίπτει βάσει των όρων μη εμφάνισης, τότε καταπίπτει. Μπορείτε σίγουρα να κάνετε επαναληπτική κράτηση για τον πελάτη, αλλά αν το κάνετε χωρίς να εφαρμόσετε την πολιτική, δί��ετε το μήνυμα ότι η πολιτική είναι διαπραγματεύσιμη. Μια απλή φράση όπως «Η προκαταβολή κάλυψε το ραντεβού που χάσατε. Μπορείτε να κάνετε επανακράτηση και θα λάβουμε νέα προκαταβολή για να το εξασφαλίσουμε» είναι μια λογική και επαγγελματική απάντηση. Οι περισσότεροι Πελάτες το αποδέχονται χωρίς παράπονα, αφού τους το εξηγήσετε με σαφήνεια.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε δίκαια τα αιτήματα αδειών σε μια μικρή Ομάδα;

Καθορίστε την πολιτική πριν από την έναρξη της σεζόν και κοινοποιήστε τη με σαφήνεια σε όλους ταυτόχρονα. Είτε χρησιμοποιείτε τη σειρά προτεραιότητας, είτε ένα σύστημα εναλλαγής για τις δημοφιλείς εβδομάδες, είτε μια κατανομή αδειών βάσει πόντων, η δικαιοσύνη επιτυγχάνεται όταν εφαρμόζονται οι ίδιοι κανόνες για όλους, αντί να λαμβάνονται αποφάσεις κατά περίπτωση, οι οποίες αναπόφευκτα φαίνονται ασυνεπείς. Ζητήστε όλα τα αιτήματα για το καλοκαίρι μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία τον Απρίλιο, επιβεβαιώστε άμεσα τις αποφάσεις και, αφού προγραμματιστεί το χρονοδιάγραμμα, τηρήστε το, εκτός αν προκύψει κάποια πραγματική έκτακτη ανάγκη.

Πώς μπορώ να ξέρω αν έχω υπερβολικό ή ανεπαρκές προσωπικό το καλοκαίρι;

Αν έχετε δεδομένα αξιοποίησης, θα σας το δείξουν ξεκάθαρα. Αν γίνεται κράτηση για την ομάδα σας σταθερά πάνω από 90% για πολλές συνεχόμενες ημέρες, κινδυνεύετε να υπερφορτωθείτε. Αν ορισμένα μέλη της ομάδας είναι σταθερά στο 60% ή χαμηλότερα, ενώ άλλα είναι πάνω από 90%, έχετε πρόβλημα κατανομής και όχι πρόβλημα διαθεσιμότητας. Ελέγχοντας αυτά τα δεδομένα κάθε εβδομάδα το καλοκαίρι, αντί για κάθε μήνα, έχετε αρκετό χρόνο για να κάνετε προσαρμογές προτού η ανισορροπία εξελιχθεί σε πρόβλημα στις επιδόσεις ή στην ευημερία.

Το καλοκαίρι είναι μια δοκιμασία. Περάστε το τώρα, όχι τον Σεπτέμβριο.

Οι αποφάσεις που καθορίζουν πώς θα είναι το καλοκαίρι σας, λαμβάνονται ως επί το πλείστον πριν από τον Ιούνιο. Η πολιτική προκαταβολής που δεν έχετε θέσει ακόμη σε εφαρμογή, το πρόγραμμα αδειών που βρίσκεται ακόμα υπό διαπραγμάτευση, το σύστημα κρατήσεων που εξακολουθεί να βασίζεται σε χειροκίνητες υπενθυμίσεις: αυτά είναι τα πράγματα που σας γυρίζουν μπούμερανγκ τον Ιούλιο και τον Αύγουστο, όταν δεν υπάρχει χρόνος να τα διορθώσετε εν κινήσει.

Τίποτα από αυτά δεν είναι περίπλοκο. Λίγες ώρες ρύθμισης τον Μάιο αξίζουν περισσότερο από εβδομάδες αντιμετώπισης προβλημάτων το καλοκαίρι. Ρυθμίστε τους κανόνες χωρητικότητας, ενεργοποιήστε την πολιτική προκαταβολής, βεβαιωθείτε ότι οι υπενθυμίσεις σας είναι αυτοματοποιημένες και κάντε τώρα τη συζήτηση για τις διακοπές με την ομάδα σας. Στη συνέχεια, αφήστε τη σεζόν να εξελιχθεί όπως κάθε καλοκαίρι και βγείτε από αυτήν με την επιχείρηση και την Ομάδα σας ακόμα άθικτες.

Αν θέλετε να δείτε πώς το Fresha μπορεί να διαχειριστεί τη λειτουργική πλευρά μιας πολυάσχολης καλοκαιρινής περιόδου, από τις αυτοματοποιημένες προκαταβολές και τις υπενθυμίσεις μέχρι τη διαχείριση της λίστας αναμονής και τις αναφορές διαθεσιμότητας σε πραγματικό χρόνο, εξερευνήστε το Fresha για επιχειρήσεις εδώ. Δωρεάν εγγραφή, χωρίς συνδρομή, και σχεδιασμένο ειδικά για σαλόνια ομορφιάς και επιχειρήσεις ομορφιάς.

👉 Αν υπάρχει ένα πράγμα που πρέπει να κάνετε αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, είναι το εξής: ρυθμίστε την πολιτική προκαταβολής, αυτοματοποιήστε τις υπενθυμίσεις σας και ανοίξτε τη διαθεσιμότητά σας για το καλοκαίρι πριν αρχίσει η ένταση. Και τα τρία γίνονται εύκολα μέσω της Fresha για επιχειρήσεις: οι προκαταβολές και οι πολιτικές αποθήκευσης καρτών εφαρμόζονται αυτόματα κατά την κράτηση, οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται χωρίς να χρειάζεται να τις στείλει κάποιος, και τα δεδομένα διαθεσιμότητάς σας σε πραγματικό χρόνο είναι διαθέσιμα όποτε τα χρειάζεστε μέσω των εργαλείων αναφορών της Fresha. 

Αν σκοπεύατε να δημιουργήσετε ένα σωστό σύστημα κρατήσεων πριν από το καλοκαίρι, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή.