Sommerbookinger: En succesrig sommer for saloner

Sommeren er den årstid, som alle salonejere lever for. Kalenderen bliver fyldt op, omsætningen stiger, og der er en helt særlig stemning i salonen, som man ikke oplever på samme måde på andre tidspunkter af året. Muligheden er reel og ligger lige for. Det eneste, du skal gøre, er at være så godt forberedt som overhovedet muligt. Det er da nemt, ikke?

At få mest muligt ud af sommeren handler ikke kun om at tage imod så mange bookinger som muligt. Det handler om at tage imod de rigtige bookinger, beskytte den kapacitet, du har, og drive en virksomhed, der ikke bryder sammen under sin egen travlhed. De saloner, der gør det godt, er ikke nødvendigvis de største eller dem med flest ansatte. Det er dem, der har tænkt sig godt om, før travlheden begynder, i stedet for at slukke brande, når det allerede står på. Fresha tilbyder markedets mest avancerede administrationsværktøjer og bookingsystemer, så du får hjælp denne sommer.

Denne vejledning gennemgår de fem områder, der gør den største praktiske forskel: kapacitetsplanlægning, politikker for depositummer og afbestillinger, reduktion af udeblivelser, administration af ventelister og hvordan du holder dit team kørende gennem højsæsonen. Alt dette kan sættes i værk nu, inden sæsonen for alvor går i gang.

Fox & Vamp, London

Effektiv kapacitetsplanlægning

Den mest almindelige fejl om sommeren er overbooking. Ikke i den åbenlyse forstand med dobbeltbooking, men på den mere stille og skadelige måde, hvor man presser én ekstra aftale ind i hver tidslucke, tilføjer ekstra tid til drop-in-kunder og siger ja til alle anmodninger, indtil kalenderen teknisk set ser fuld ud, men er praktisk umulig at håndtere.

Den reelle kapacitet er ikke det maksimale antal aftaler, som dine stole kan rumme. Det er det antal, dit team kan levere godt og konsekvent over flere uger, uden at kvaliteten falder, eller stresset bliver uholdbart. De to tal er ofte ret forskellige.

Begynd med dataene fra sidste sommer

Hvis du har bookingdata fra sidste sommer, er det det absolut mest nyttige planlægningsværktøj, du har. Se på, hvilke uger der reelt var underkapacitet, hvilke der var overbookede, hvilke tjenester der gav flest problemer med planlægningen, og hvor I havde flest aflysninger i sidste øjeblik eller udeblivelser. Det mønster vil gentage sig i år i stort set samme form, medmindre du aktivt ændrer noget.

På Fresha viser dine rapporter og analyser antallet af aftaler, udnyttelsesgraden for hver medarbejder og aflysningsmønstre i et hvilket som helst datointerval. Hvis du vil vide mere, kan du gå til vores hjælpecenter, hvor vi har en detaljeret gennemgang af vores rapporterings- og analysemuligheder. Hvis du sammenligner med perioden fra juni til august sidste år, får du et udgangspunkt for at planlægge årets kapacitet, før sæsonen starter, i stedet for først at finde ud af, hvordan den ser ud, når du allerede er midt i den.

Indregn buffertid

Aftaler om sommeren varer oftere længere end på andre tidspunkter af året. Kunder, der kommer for at få farvebehandlinger, har ofte mere komplekse ønsker, nye kunder har brug for længere konsultationer, eller folk er i feriestemning og har ikke så travlt med at komme videre. Det fungerer fint at lægge aftaler uden buffer mellem dem på en rolig tirsdag i februar. På en fuldt booket lørdag i juli kan én aftale, der trækker ud, påvirke hele dagen.

En praktisk tommelfingerregel: Indregn 10 til 15 minutters buffer i hver farveaftale og hver tid til nye kunder i travle uger. Det lyder som tabt omsætning, men det er faktisk en beskyttelse af den omsætning, du allerede har. En kunde, der venter 45 minutter efter aftaletidspunktet, genbooker ikke. Vores avancerede planlægningsværktøjer kan hjælpe dig med det og gøre processen mere problemfri i alle sæsoner.

Angiv tidspunkter for tjenester med stor efterspørgsel

Det er ikke alle tjenester, der har samme grad af kompleksitet, når det kommer til planlægning. Når du lægger sommerplanen, skal farveaftaler, forberedelse til bryllupper og andre arrangementer samt bookinger, der omfatter flere tjenester, behandles anderledes end en almindelig klipning eller føntørring. Overvej at reservere en del af dine farvestole specifikt til forhåndsbookede farveaftaler i de travleste uger i stedet for at lade dem stå åbne for drop-in-kunder eller bookinger samme dag, som måske kommer med et langt enklere ønske.

Iasmina Ionescu, Content Marketing Manager hos Fresha, sagde: "Sommeren er den årstid, der skiller de saloner, der har planlagt, fra dem, der får panik, og forskellen handler som regel om at have de rette værktøjer på plads, før det bliver travlt." 

Fresha letter den operationelle byrde for dig; automatiske depositummer, påmindelser og tilgængelighed i realtid, så du kan fokusere på kunderne i din stol i stedet for kaosset bag kulisserne."

Depositums- og afbestillingspolitikker med Fresha

Hvis du ikke har en depositumspolitik for sommerbookinger, kan sommeren være det rette tidspunkt at indføre en sådan. Ikke fordi dine kunder er upålidelige, men fordi omkostningerne ved en udeblivelse på en fuldt booket sommerdag er betydelige, og den eneste effektive beskyttelse mod det er af økonomisk karakter.

En depositumspolitik ændrer også kvaliteten af dine bookinger. Kunder, der har betalt et depositum for at sikre sig en aftale, forholder sig anderledes til den end kunder, der har booket spekulativt uden nogen form for forpligtelse. En depositumsordning er vigtig, især når det gælder muligheder som at aflyse mere end 24 eller 48 timer før. Den giver din kunde fleksibilitet, men dig sikkerhed. Vi gør det supernemt at gøre det. Få mere at vide i vores hjælpecenter.

Hvad skal du opkræve, og hvornår?

Depositumsbeløbene varierer afhængigt af tjeneste og marked. Her er en nyttig oversigt:

• For farvetjenester, balayage og alle aftaler, der varer over 90 minutter: Et depositum på 25 til 50 procent af tjenesteprisen på bookingtidspunktet.
• Ved bookinger til bryllupper og brudefester: Et ikke-refunderbart depositum på 50 procent, og det resterende beløb skal betales 48 timer før aftalen.
• For nye kunder, der booker premiumtjenester, er et mindre reservationsdepositum på 25 til 45 USD tilstrækkeligt til at frasortere spekulative bookinger, uden at det føles som en hindring for reelle kunder.
• Ved standardklipninger og kortere aftaler er det ikke så vigtigt med et depositum. Til gengæld giver en politik med registreret betalingskort – hvor der opkræves et gebyr ved sen aflysning eller udeblivelse – et lignende resultat, men med mindre besvær ved booking.

Fox & Vamp, London

Sådan formidler du politikken

Samtalen om depositum er kun akavet, hvis du behandler den som akavet. Det er almindelig forretningspraksis, og de fleste kunder forventer det i forbindelse med premium-aftaler eller længerevarende aftaler. Formuler det enkelt: "Vi tager et depositum for at sikre din booking. Det bliver trukket fra dit samlede beløb på dagen." Det er alt den forklaring, der er brug for i de fleste tilfælde.

Angiv tydeligt din aflysningsfrist: Typisk 24 til 48 timer, inden for hvilken et depositum kan blive tilbagebetalt eller overført til en anden aftale. Kunder, der aflyser inden for denne periode, mister deres depositum. Dette er ikke ment som en straf, men afspejler blot, at en sen aflysning af en booket tid reelt koster virksomheden penge.

På Fresha kan du angive krav om depositum for hver tjenestetype, og disse krav anvendes automatisk ved betaling, når der bookes online. Kunderne betaler depositummet, når de booker, og det resterende beløb på dagen – helt uden at du skal udstede en manuel faktura. Freshas betalingsværktøjer understøtter  også politikker for gemte betalingskort i forbindelse med sene aflysninger, hvilket giver dig beskyttelse uden at kræve forudbetaling for hver eneste booking.

Sådan reducerer du antallet af udeblivelser

Udeblivelser er det mest forstyrrende, der sker i en salon om sommeren. En aftale om hårfarvning, hvor kunden ikke dukker op kl. 10 en lørdag i juli, er ikke bare én udebleven booking. Det er et hul, der ikke kan fyldes med kort varsel, en medarbejder, der står ledig i jeres travleste periode, og en omsætning, der simpelthen forsvinder.

Den gode nyhed er, at de fleste udeblivelser ikke sker med forsæt. De opstår, fordi kunder glemmer det, forveksler datoer eller tror, at de kan aflyse i sidste øjeblik uden konsekvenser. Alle disse problemer kan løses med de rette systemer.

Automatiske påmindelser

En aftalepåmindelse, der sendes 48 timer før aftalen, efterfulgt af en ny påmindelse 24 timer før, reducerer antallet af udeblivelser betydeligt. Påmindelsen 48 timer før giver kunderne god tid til at aflyse og giver dig tilstrækkelig tid til at fylde tiden, hvis de gør det. Påmindelsen 24 timer før fanger de kunder, der fik den første påmindelse, men ikke reagerede på den.

Fresha sender som standard automatiske påmindelser via sms og e-mail. Du kan konfigurere tidspunktet og indholdet af beskeden via dine virksomhedsindstillinger, og systemet klarer afsendelsen uden nogen manuel opfølgning fra dit team. Ved aftaler af høj værdi (farvning, brudekl ARG, enhver booking på over to timer) er det også en god idé at sende en personlig besked fra stylisten dagen før. Kombinationen af en automatisk påmindelse og et personligt præg er mærkbart mere effektiv end hver af delene for sig.

Klik for bekræftelse

En påmindelse, der beder kunderne om at bekræfte deres deltagelse (i stedet for blot at informere dem), giver dig tidligt besked om potentielle udeblivelser. Hvis en kunde ikke bekræfter inden for et fastsat tidsrum, kan du følge op proaktivt i stedet for først at opdage hullet, når vedkommende ikke dukker op.

En klar politik for sen afbestilling, der anvendes konsekvent

Den helt afgørende årsag til gentagne udeblivelser er inkonsekvens. Hvis kunderne opdager, at din afbestillingspolitik kun håndhæves nogle gange, og at du ser bort fra den, hvis de har en rimelig undskyldning, vil de betragte den som valgfri. Hvis du håndhæver politikken venligt, men konsekvent lige fra starten, bliver den forstået og respekteret i stedet for at blive sat på prøve.

Det betyder ikke, at man skal være ufleksibel over for kunder i reelle nødsituationer. Det betyder, at man ikke rutinemæssigt skal bære omkostningerne ved aflysninger i sidste øjeblik, som kunne have været undgået, bare fordi samtalen føles ubehagelig. Dit teams tid har værdi, og politikken beskytter den.

Annabelle Taurua, skønhedsekspert hos Fresha: "De saloner, der klarer sig bedst gennem sommeren, har typisk to ting til fælles: en depositumspolitik, som de rent faktisk overholder, og automatiske påmindelser, så intet bliver overset." Ingen af delene kræver en kæmpe indsats. 

Det kræver blot, at man konfigurerer det én gang og lader systemet klare arbejdet. Det forvandler virkelig oplevelsen af en travl sommersæson."

Administration af ventelister via Fresha 

Hver aflysning, du får i løbet af sommeren, er også en mulighed for at fylde en ledig tid med en kunde, der allerede gerne vil komme. En aktivt administreret venteliste omdanner en betydelig del af disse ledige tider til omsætning, som ellers ville gå tabt. Du kan endda tilbyde sidsteøjebliks-tider med rabat for at få flere bookinger i kalenderen på de mere stille tidspunkter.

Nøgleordet er 'aktivt'. En venteliste, der blot findes i en notesbog eller som en mental note om at "tjekke, om nogen vil have en ledig tid", vil give dårligere resultater sammenlignet med en venteliste, der bliver arbejdet systematisk igennem. Sådan gør du det på den rigtige måde.

• Før en løbende liste over kunder, der har anmodet om aftaler, som ikke var ledige, da de ringede eller bookede. Det er dine mest lovende kundeemner, når der bliver en ledig tid.
• Når der kommer en aflysning, skal du straks kontakte den første på ventelisten. Hurtighed er vigtig, fordi sommerkunder ofte kun har bestemte tidsintervaller, hvor de er ledige. En tid, der bliver ledig på en onsdag, skal bookes senest onsdag eftermiddag, ellers vil den sandsynligvis forblive tom.
• Giv kunder på ventelisten en kort frist til at svare (to til fire timer for tider samme dag eller næste dag), før du går videre til den næste person på listen. At lade en ledig tid hænge i luften og vente på et svar, der måske aldrig kommer, koster dig mere, end det koster kunden i tidspres.
• Overvej at have en særlig venteliste for dine mest efterspurgte medarbejdere. Kunder, der specifikt ønsker en bestemt stylist, er ofte villige til at vente på netop den tid i stedet for at tage en tilsvarende tid hos en anden.

Freshas onlinebookingsystem registrerer og administrerer automatisk anmodninger om at komme på venteliste og giver besked, når et passende tidspunkt bliver ledigt. I stedet for at gennemgå en liste manuelt tager platformen sig af notifikationer og genbooking, så din reception ikke behøver at bruge hele sommeren på at ringe rundt for at fylde aflyste tider.

Sørg for, at dit team fungerer optimalt i højsæsonen

Det er ikke kun omsætningen, der står på spil om sommeren. Det er dit team. De saloner, der kommer godt gennem august, er dem, hvor ejeren har behandlet teamets kapacitet lige så omhyggeligt, som vedkommende har behandlet kundekapaciteten. En stylist, der er udbrændt ved udgangen af juli, kommer ikke til at levere den kvalitet, der berettigede den fuldt bookede august, du havde planlagt.

Planlægning af ferie

Sommeren er den tid, hvor dit team helst vil have ferie, og hvor du mindst har råd til at være underbemandet. Der findes ingen perfekt løsning på denne spænding, men der er måder at håndtere den på, som føles fair og fungerer i praksis.

Fastsæt en periode for anmodninger om sommerferie i god tid. Hvis du beder om alle ferieansøgninger senest ved udgangen af april, kan du træffe beslutninger, kommunikere dem tydeligt og planlægge vikarordninger, før sæsonen går i gang, i stedet for at skulle håndtere det reaktivt i juni. Hvorvidt man bruger princippet om 'først til mølle' eller et vagtplanssystem for populære uger, er en politisk beslutning, som hver virksomhed træffer forskelligt. Men det er bedre at have en klar politik end at træffe ad hoc-beslutninger, der skaber utilfredshed. Vores planlægningssystemer er førende på markedet og hjælper med at strømline dine og dit teams processer. Få mere at vide om administration af ferie og fridage i vores hjælpecenter.

Hvis det er muligt, bør du fordele vikardækningen i spidsbelastningsuger. Hvis du har fire stylister, og to af dem gerne vil have den sidste uge i juli fri, er spørgsmålet ikke, om du skal sige ja, men hvordan du sikrer, at de to resterende stylister ikke skal arbejde med 150 % kapacitet den uge. Det er en god idé at overveje at budgettere for at hente en betroet freelancer eller en vikarstylist ind i de travleste uger.

Fox & Vamp, London

Tempo, ikke kun mængde

Et team, der kører for fuld kapacitet i tolv uger i træk, vil præstere dårligere i september og oktober, når den mere stille periode efter sommeren sætter ind. At indbygge bevidst planlagte, mere afslappede dage i sommerplanen betyder ikke tabt omsætning. Det er vedligeholdelse.

Konkret betyder det: en eller to afsatte timer om ugen pr. stylist, hvor der ikke er kunder, til administration, efteruddannelse eller bare en ordentlig frokostpause. En beskyttet fridag om ugen, der ikke gradvist bliver udhulet af "bare én booking mere". Klare sluttidspunkter for dagen, som bliver overholdt i stedet for at blive betragtet som vejledende, når dagen trækker ud.

Spørg ind til mere end bare resultaterne

Den samtale i teamet, der betyder mest om sommeren, handler ikke om "når vi målene", men om "hvordan har du det". Udbrændthed melder ikke højt og tydeligt om sig selv. Det viser sig ofte på små måder: længere ekspeditionstider, kortere konsultationer, mindre mersalg og flere sygemeldinger. En chef, der spørger regelmæssigt og oprigtigt, har større sandsynlighed for at opdage det på et tidligt stadie end en, der først lægger mærke til det, når resultaterne falder. Her er derfor et par råd fra vores eksperter hos Fresha:

Sådan konfigurerer du din Fresha-konto til sommeren

Det meste af det, der beskrives i denne artikel, er væsentligt nemmere at gennemføre, hvis din bookinginfrastruktur tager sig af det tunge arbejde. Her er et par ting, det er værd at tjekke eller konfigurere, inden højsæsonen begynder:

• Depositumreglerne gælder for hver tjenestetype, så der ved booking af længerevarende aftaler automatisk opkræves et depositum uden nogen manuel handling.
• Automatiske påmindelsesbeskeder er konfigureret til at blive sendt 48 timer og 24 timer før aftalen. Beskederne indeholder afbestillingspolitikken, så kunderne bliver mindet om den ved hvert kontaktpunkt.
• Onlinebooking er åben for hele din sommermenu, inklusive eventuelle nye sæsontjenester, du har tilføjet, så kunderne selv kan booke i stedet for at ringe eller sende beskeder.
• Der er angivet blokeringer for tilgængelighed i forbindelse med medarbejdernes ferieperioder, så bookingsystemet viser den faktiske tilgængelighed i stedet for at vise tider, der ikke kan bookes.
• Rapporter er konfigureret til at gennemgå den ugentlige udnyttelse i løbet af sommeren, så du kan opdage et mønster med overbelastning, før det bliver et problem, i stedet for efterfølgende.

Hvis du endnu ikke er på Fresha og administrerer bookinger ved hjælp af en kombination af telefon, direkte beskeder på Instagram og en papirkalender, er sommeren det tidspunkt, hvor den metode for alvor bliver dyr. Fresha for virksomheder har over 130.000 partnere, der betror os deres tid, og den tid, der spares på manuel bookingadministration i løbet af en travl sommer, betaler sig næsten med det samme. Dine kunder booker online. Depositummer opkræves automatisk. Påmindelser bliver sendt automatisk, så ingen behøver at gøre noget. Og du har dataene til at træffe bedre beslutninger om, hvordan du styrer sæsonen.

Spørgsmål, som salonsejere stiller om administration af sommerbookinger

Hvor lang tid i forvejen skal jeg åbne for sommerbookinger?

Seks til otte uger før din forventede højsæson er et godt udgangspunkt. I saloner med meget efterspurgte stylister vil nogle kunder gerne booke endnu længere tid i forvejen. Hvis du åbner for booking af tider i juni og juli otte til ti uger før, kan du nå at få fat i de kunder, før de vælger at gå andre steder hen. Risikoen ved at åbne for langt ude i fremtiden er, at din tidsplan ændrer sig, og du ender med uheldige huller. Derfor bør du finde en balance mellem at gøre tider ledige tidligt og have et realistisk billede af, hvor fastlagt dit teams tilgængelighed rent faktisk er.

Er det urimeligt at opkræve et depositum for en almindelig klipning?

Ved en standardklipning er en politik med registreret betalingskort (hvor der kun opkræves betaling, hvis kunden udebliver eller aflyser inden for 24 timer) generelt mere rimelig end et depositum, der betales på forhånd. Forudbetalinger for korte, billigere aftaler kan virke som en hindring for nye kunder og er sværere at begrunde, når den økonomiske risiko er begrænset. Brug kun forudbetalinger til aftaler, der varer over 90 minutter, til nye kunder, der booker premiumtjenester, og til event- eller brudeaftaler, hvor det ikke er realistisk at få fyldt tiden igen med kort varsel.

Hvordan håndterer jeg en kunde, der udebliver og derefter beder om at genbooke?

Anvend din politik konsekvent, og forklar den roligt. Hvis depositummet er blevet tabt i henhold til betingelserne for udeblivelse, er det tabt. Du kan sagtens genbooke kunden, men hvis du gør det uden at følge politikken, sender det signal om, at politikken kan forhandles. Et enkelt svar som "Depositummet dækkede den tid, du ikke mødte op til. Du er meget velkommen til at genbooke, og så tager vi et nyt depositum for at sikre tiden" er et rimeligt og professionelt svar. De fleste kunder accepterer dette uden at brokke sig, når det er blevet forklaret tydeligt.

Hvad er den bedste måde at håndtere ferieanmodninger retfærdigt på i et lille team?

Fastlæg reglerne før sæsonen, og fortæl dem tydeligt til alle på samme tid. Uanset om du bruger princippet om "først til mølle", et skifteholdssystem for populære uger eller en pointsbaseret feriefordeling, opnås retfærdighed ved at anvende de samme regler for alle i stedet for at træffe beslutninger fra sag til sag, hvilket uundgåeligt vil føles inkonsekvent. Bed om alle sommeranmodninger inden en bestemt dato i april, bekræft beslutningerne hurtigt, og når planen er fastlagt, så hold dig til den, medmindre der opstår en reel nødsituation.

Hvordan ved jeg, om jeg har for mange eller for få medarbejdere i løbet af sommeren?

Hvis du har adgang til udnyttelsesdata, viser de dig tydeligt, hvad der er tilfældet. Hvis dit team konsekvent er booket over 90 procent på flere dage i træk, risikerer du overbelastning. Hvis visse medarbejdere konsekvent ligger på 60 procent eller derunder, mens andre ligger over 90 procent, har du et problem med arbejdsfordelingen snarere end et kapacitetsproblem. Hvis du gennemgår disse data ugentligt i løbet af sommeren i stedet for månedligt, får du tilstrækkelig tid til at foretage justeringer, før ubalancen udvikler sig til et problem med resultaterne eller trivslen.

Sommeren er en prøvelse. Bestå den nu, ikke først i september.

De beslutninger, der afgør, hvordan din sommer forløber, træffes for det meste før juni. Den depositumspolitik, du endnu ikke har indført, den ferieplan, der stadig forhandles om, og det bookingsystem, der stadig er afhængigt af manuelle påmindelser – det er de ting, der kommer tilbage og bider dig i juli og august, når der ikke er tid til at rette op på dem midt i det hele.

Intet af det er kompliceret. Et par timers opsætning i maj er værd at investere i for at undgå ugers brandslukning hen over sommeren. Få styr på dine kapacitetsregler, gør din depositumspolitik gældende, sørg for, at dine påmindelser er automatiske, og tag feriesamtalen med dit team nu. Lad derefter sæsonen forløbe, som sommersæsoner gør, og kom godt igennem den med både virksomheden og teamet intakte.

Hvis du vil se, hvordan Fresha kan tage sig af den praktiske del af en travl sommersæson – fra automatiske forudbetalinger og påmindelser til administration af ventelister og kapacitetsrapportering i realtid – kan du se nærmere på Fresha for virksomheder her. Det er gratis at tilmelde sig, der er ingen abonnementsgebyrer, og det er udviklet specifikt til saloner og virksomheder i skønhedsbranchen.

👉 Hvis du skal tage én ting med dig fra at læse dette, så lad det være følgende: Fastsæt dine retningslinjer for depositum, automatiser dine påmindelser, og åbn din tilgængelighed for sommeren, før travlheden sætter ind. Alle tre ting er nemme at ordne via Fresha for virksomheder – politikker for depositummer og gemte betalingskort anvendes automatisk ved booking, påmindelser sendes uden at nogen behøver at gøre noget, og dine kapacitetsdata i realtid er tilgængelige, når du har brug for dem, via Freshas rapporteringsværktøjer. 

Hvis du har haft planer om at få et ordentligt bookingsystem på plads inden sommeren, er det nu, du skal gøre det.