Yaz Rezervasyonları: Kuaförler İçin Yazın Başarısı

Yaz, her kuaför salonu sahibinin dört gözle beklediği mevsimdir. Ajanda doluyor, gelir akıyor ve salonda, yılın başka hiçbir döneminde olmadığı kadar canlı bir hareketlilik yaşanıyor. Fırsat gerçek ve kapıda bekliyor; tek yapmanız gereken olabildiğince iyi hazırlanmak. Bu kadar basit, değil mi?

Yazdan en iyi şekilde yararlanmak, yalnızca mümkün olduğunca çok rezervasyon almakla ilgili değildir. Önemli olan doğru rezervasyonları almak, sahip olduğunuz kapasiteyi korumak ve kendi yoğunluğunun altında ezilmeyen bir işletme yürütmektir. Bunu iyi başaran salonlar, illa ki en büyükleri ya da en çok personeli olanlar değildir. Bunlar, yoğun dönem başlamadan önce her şeyi iyice düşünmüş olanlardır; yoğunluk başladığında yangın söndürmekle uğraşmazlar. Fresha ise piyasadaki en gelişmiş yönetim araçlarını ve rezervasyon sistemlerini sunarak bu yaz size destek olur.

Bu rehber, pratikte en büyük farkı yaratan beş alanı ele alıyor: kapasite planlaması, depozito ve iptal politikaları, gelinmeyen randevuların azaltılması, bekleme listesi yönetimi ve yoğun dönemde ekibinizin işlevselliğini korumak. Tüm bunlar, sezon tam anlamıyla başlamadan önce, hemen şimdi uygulanabilir.

Fox & Vamp, Londra

Etkili kapasite planlaması

Yaz aylarında en sık yapılan hata aşırı rezervasyon almaktır. Bu, bariz bir şekilde aynı saat için iki randevu alınması anlamına gelmiyor. Daha sinsi ve daha zararlı olanı şu: Her zaman aralığına bir randevu daha sıkıştırmak, randevusuz ziyaretler için fazladan zaman ayırmak ve ajanda teknik olarak dolu görünene, yani işler fiilen yürütülemez hâle gelene kadar her talebe evet demek.

Gerçek kapasite, koltuklarınızın alabileceği maksimum randevu sayısı değildir. Bu, ekibinizin kaliteyi düşürmeden veya stresi dayanılmaz hale getirmeden, birden fazla hafta boyunca tutarlı bir şekilde iyi bir performans gösterebileceği sayı anlamına gelir. Bu iki rakam genellikle oldukça farklıdır.

Geçen yazın verileriyle başlayın

Geçen yazdan rezervasyon verileriniz varsa, bunlar sahip olduğunuz en faydalı planlama aracıdır. Hangi haftalarda kapasitenin gerçekten altında kalındığına, hangilerinde aşırı rezervasyon yapıldığına, hangi hizmetlerin planlamada en çok soruna yol açtığına ve nerede en çok son dakika iptali veya gelinmeyen randevu yaşandığına bir göz atın. Siz aktif olarak bir şey değiştirmediğiniz sürece, bu yıl da bu örüntü büyük ölçüde aynı şekilde tekrarlanacaktır.

Fresha'da raporlarınız ve analizleriniz, istediğiniz tarih aralığı için randevu sayısını, ekip üyelerinin kullanım oranlarını ve iptal eğilimlerini gösterir. Daha fazla bilgi edinmek isterseniz , raporlama ve analiz seçeneklerimizin ayrıntılı bir açıklamasını bulabileceğiniz yardım merkezimizi ziyaret edebilirsiniz. Geçen yılın Haziran-Ağustos dönemiyle bir karşılaştırma yapmanız, sezon başlamadan önce bu yılın kapasitesini planlamanız için bir temel oluşturur. Böylece, sezonun ortasına geldiğinizde durumun nasıl şekillendiğini öğrenmek zorunda kalmazsınız.

Tampon süre ekleyin

Yaz aylarındaki randevular, yılın diğer dönemlerine kıyasla daha sık uzun sürer. Saç boyası yaptıran müşteriler daha karmaşık taleplerle gelir, yeni müşteriler daha uzun süren danışmanlık görüşmelerine ihtiyaç duyar ya da insanlar tatil modunda oldukları için bir sonraki işe geçmek için daha az acele ederler. Randevular arasında hiç boşluk bırakmadan planlama yapmak, Şubat ayında sakin geçen bir Salı günü için gayet uygundur. Temmuz ayında tamamen dolu bir cumartesi günü, tek bir randevunun uzaması tüm günü etkileyen bir zincirleme etki yaratır.

Pratik bir kural: Yoğun geçen haftalarda her saç boyama randevusuna ve her yeni müşteri randevusuna 10-15 dakika tampon süre ekleyin. Kulağa gelir kaybı gibi gelse de, aslında bu, hâlihazırda elde ettiğiniz geliri korumanın bir yoludur. Randevu saatinden 45 dakika sonra hâlâ bekleyen bir müşteri, yeniden rezervasyon yapmaz. Gelişmiş planlama araçlarımız bu konuda size yardımcı olabilir ve süreci her mevsim için daha sorunsuz hâle getirebilir.

Yoğun talep gören hizmetler için zaman dilimleri belirleyin

Tüm hizmetlerin planlama açısından aynı düzeyde karmaşıklığı yoktur. Yaz programınızı planlarken saç boyama randevularını, düğün ve etkinlik hazırlıklarını ve birden fazla hizmet içeren rezervasyonları, standart bir saç kesimi veya fönle aynı şekilde ele almamalısınız. Yoğun geçen haftalarda, boya koltuklarınızın bir kısmını randevusuz ziyaretler veya çok daha basit bir taleple gelebilecek aynı gün rezervasyonları için açık bırakmak yerine, özellikle önceden alınmış boya randevuları için ayırmayı düşünün.

Fresha İçerik Pazarlama Müdürü Iasmina Ionescu şunları söyledi: "Yaz, plan yapan salonlarla panikleyen salonları ayıran dönemdir ve aradaki fark genellikle yoğunluk başlamadan önce doğru araçlara sahip olmakla ilgilidir." 

Fresha, operasyonel yükü üzerinizden alır; otomatik kaparolar, hatırlatmalar ve gerçek zamanlı müsaitlik bilgisi sayesinde, perde arkasındaki karmaşayla uğraşmak yerine koltuğunuzdaki müşterilere odaklanabilirsiniz."

Fresha ile depozito ve iptal politikaları

Yaz rezervasyonları için bir depozito politikanız yoksa, yaz tam da böyle bir politikayı uygulamaya koymak için uygun bir zaman olabilir. Müşterilerinizin güvenilmez olduğu için değil, tamamen dolu bir yaz gününde gelinmeyen bir randevunun maliyetinin oldukça yüksek olması ve buna karşı tek etkili korumanın finansal bir önlem olması nedeniyle.

Depozito politikası, rezervasyonlarınızın kalitesini de değiştirir. Randevuyu kesinleştirmek için ön ödeme yapan müşteriler, bu randevuya, hiçbir taahhütte bulunmadan sadece ihtimal üzerine rezervasyon yapan bir müşteriden farklı yaklaşır. Depozito uygulaması, özellikle 24 saat veya 48 saat öncesine kadar iptal gibi seçenekler için önemlidir. Bu sayede müşterinize esneklik sağlarken siz de güvence altına alınmış olursunuz. Bunu yapmanızı son derece kolaylaştırıyoruz. Daha fazla bilgi için yardım merkezimizi ziyaret edebilirsiniz.

Ne kadar ücret alınmalı ve ne zaman alınmalı?

Depozito tutarları hizmete ve pazara göre değişiklik gösterir. İşte size faydalı bir çerçeve:

• Saç boyama hizmetleri, balayaj ve 90 dakikayı aşan tüm randevular için: Randevu sırasında hizmet bedelinin yüzde 25 ila 50'si oranında bir depozito alınır.
• Düğün ve gelin partisi randevuları için: Yüzde 50 oranında iade edilemez bir depozito alınır; kalan tutar ise randevudan 48 saat önce ödenmelidir.
• Premium hizmetler için rezervasyon yapan yeni müşterilerde: 25 ila 45 ABD doları tutarında daha düşük bir ön depozito, gerçek müşteriler için bir engel oluşturmadan spekülatif rezervasyonları elemeye yeterlidir.
• Standart saç kesimleri ve daha kısa süren randevular için: Kapora almak o kadar gerekli değildir. Ancak kayıtlı kart politikası (geç iptal veya gelinmeyen randevu durumunda ücret alınması) sayesinde, randevu sırasında daha az sorun yaşanarak benzer bir sonuç elde edilir.

Fox & Vamp, Londra

Politikanın nasıl iletileceği

Depozito konusunu konuşmak ancak siz bunu garip bir şeymiş gibi ele alırsanız garip olur. Bu, standart bir iş uygulamasıdır ve çoğu müşteri premium veya uzun süreli randevular için bunu bekler. Konuyu basitçe şöyle ifade edin: "Rezervasyonunuzu garanti altına almak için depozito alıyoruz. Bu tutar, o günkü toplam tutarınızdan düşülür." Çoğu durumda gereken tek açıklama budur.

İptal sürenizi açıkça belirtin: Depozitonun iade edilmesi veya başka bir randevuya aktarılması için genellikle 24 ila 48 saatlik bir süre geçerlidir. Bu süre içinde iptal eden müşteriler depozitolarını kaybeder. Bu bir ceza değil; rezerve edilmiş bir randevunun geç iptal edilmesi durumunda işletmenin gerçekten para kaybettiği gerçeğini yansıtıyor.

Fresha'da depozito gereklilikleri hizmet türüne göre belirlenebilir ve çevrimiçi rezervasyon sırasında ödeme aşamasında otomatik olarak uygulanır. Müşteriler rezervasyon yaparken depozitoyu, kalan tutarı ise hizmet günü öderler. Bu süreçte sizin tarafınızda herhangi bir manuel fatura işlemi olmaz. Fresha ödeme araçları, geç iptaller için kayıtlı kart politikalarını  da destekler. Bu sayede, her rezervasyonda ön ödeme yapmanıza gerek kalmadan koruma altına alınmış olursunuz.

Gelinmeyen randevuların azaltılması

Gelinmeyen randevular, yaz aylarında bir kuaförde yaşanan en can sıkıcı durumdur. Temmuz ayında bir Cumartesi sabahı saat 10.00'da gelmeyen bir saç boyası randevusu, yalnızca kaçırılmış bir rezervasyon demek değildir. Bu, kısa sürede doldurulamayacak bir boşluk, en yoğun iş döneminizde boşta bekleyen bir ekip üyesi ve açıkça kaybedilen bir gelirdir.

İyi haber şu ki, gelinmeyen randevuların çoğu kötü niyetli değildir. Bunlar, müşterilerin unutması, tarihleri karıştırması ya da son anda herhangi bir sonuç doğurmadan iptal edebileceklerini düşünmesinden kaynaklanır. Tüm bu sorunlar, doğru sistemlerle çözülebilir.

Otomatik hatırlatmalar

Randevudan 48 saat önce gönderilen bir hatırlatma ve ardından 24 saat önce gönderilen ikinci bir hatırlatma, gelinmeyen randevuların sayısını önemli ölçüde azaltır. 48 saatlik hatırlatma, müşterilere iptal etmek için yeterli süre tanırken, siz de onlar iptal ederse o boşluğu doldurmak için yeterli zamana sahip olursunuz. 24 saatlik hatırlatma, ilk hatırlatmayı alıp da hiçbir işlem yapmayan müşterileri yakalar.

Fresha, standart olarak otomatik SMS ve e‑posta hatırlatıcıları gönderir. Zamanlamayı ve mesaj içeriğini işletme ayarlarınızdan yapılandırabilirsiniz. Sistem, ekibinizin herhangi bir manuel takip yapmasına gerek kalmadan mesajları otomatik olarak gönderir. Yüksek değerli randevular için (saç boyama, gelin saçı ve makyajı, iki saatten uzun süren herhangi bir rezervasyon) bir gün öncesinden stilistin kişisel bir mesaj göndermesi de faydalı olacaktır. Otomatik hatırlatma ile kişisel dokunuşun bir arada kullanılması, her ikisinin tek başına kullanılmasından belirgin şekilde daha etkilidir.

Onay tıklamaları

Müşterilere yalnızca bilgi vermek yerine katılımlarını teyit etmelerini isteyen bir hatırlatma, potansiyel gelinmeyen randevulara dair sizi önceden uyarır. Bir müşteri belirlenen süre içinde randevusunu onaylamazsa, gelmediğinde boşluğu fark etmek yerine proaktif olarak iletişime geçebilirsiniz.

Geç iptal için açık ve tutarlı bir şekilde uygulanan politika

Gelinmeyen randevuların tekrar etmesinin en büyük nedeni tutarsızlıktır. Müşteriler, iptal politikanızın bazen uygulandığını, ancak makul bir mazeretleri olduğunda göz ardı edildiğini öğrenirse, bu politikayı isteğe bağlı bir uygulama olarak göreceklerdir. Politikanın ilk andan itibaren nazik ama tutarlı bir şekilde uygulanması, insanların onu test etmek yerine anlamasını ve saygı duymasını sağlar.

Bu, gerçek acil durumlarda müşterilere karşı katı davranmak anlamına gelmez. Bu, konuşma rahatsız edici geldiği için önlenebilir son dakika iptallerinin maliyetini rutin olarak üstlenmemek anlamına gelir. Ekibinizin zamanı değerlidir ve bu politika onu korur.

Fresha'da güzellik uzmanı olan Annabelle Taurua: "Yaz dönemini en iyi şekilde atlatan salonların genellikle iki ortak noktası vardır: gerçekten uyguladıkları bir depozito politikası ve hiçbir şeyin gözden kaçmaması için otomatik olarak gönderilen hatırlatıcılar." Bu ikisi de büyük bir operasyon gerektirmiyor. 

Tek yapmanız gereken sistemi bir kez ayarlamak ve gerisini ona bırakmak. Bu, yoğun bir yaz sezonunun havasını gerçekten değiştiriyor."

Fresha ile bekleme listesi yönetimi 

Yaz aylarında aldığınız her iptal, aynı zamanda o boşluğu zaten gelmek isteyen bir müşteriyle doldurma fırsatıdır. Aktif olarak yönetilen bir bekleme listesi, bu boşlukların önemli bir kısmını, aksi takdirde kaybedilecek olan gelire dönüştürür. Hatta daha sakin dönemlerde takvimdeki boşlukları daha fazla doldurmak için son dakika indirimli randevular da sunabilirsiniz.

Buradaki kilit kelime "aktif olarak". Bir defterde tutulan veya "bir boşluk isteyen var mı diye kontrol et" şeklinde akılda tutulan bir bekleme listesi, sistematik olarak yönetilen bir listeye kıyasla daha düşük performans gösterir. İşte bunu doğru şekilde yapmanın yolu.

• Arayıp randevu almak istedikleri sırada veya rezervasyon yapmaya çalıştıklarında uygun randevu bulamayan müşterilerin güncel bir listesini tutun. Bir randevu boşaldığında en yüksek potansiyele sahip müşterileriniz işte bunlardır.
• Bir iptal geldiğinde, bekleme listesinin en başında bulunan kişiyle hemen iletişime geçin. Hız önemlidir, çünkü yaz aylarındaki müşterilerin genellikle belirli müsaitlik zamanları vardır. Çarşamba günü açılan bir randevu, Çarşamba öğleden sonuna kadar doldurulmazsa büyük olasılıkla boş kalacaktır.
• Bekleme listesindeki müşterilere, listedeki bir sonraki kişiye geçmeden önce yanıt vermeleri için kısa bir süre tanıyın (aynı gün veya ertesi gün için olan boşluklar için iki ila dört saat). Bir randevu boşluğunu, belki de hiç gelmeyecek bir yanıt için belirsizlik içinde bekletmek, size müşterinin zaman baskısı nedeniyle uğradığı zarardan daha pahalıya mal olur.
• En çok talep gören ekip üyeleriniz için özel bir bekleme listesi oluşturmayı düşünün. Belirli bir stilisti özellikle tercih eden müşteriler, genellikle başka bir stilistle eşdeğer bir randevu almak yerine tam olarak o stilistin uygun olduğu randevu saatini beklemeye razıdır.

Fresha'nın çevrimiçi rezervasyon sistemi, bekleme listesi taleplerini otomatik olarak kaydeder ve yönetir; uygun bir zaman dilimi açıldığında bunu işaretler. Platform, bir listeyi manuel olarak tek tek incelemek yerine bildirim ve yeniden rezervasyon sürecini otomatik olarak yönetir. Böylece resepsiyonunuz, yaz boyunca iptal olan yerleri doldurmak için telefon başında zaman harcamak zorunda kalmaz.

Yoğun dönemde ekibinizin işlevselliğini koruma

Yaz aylarında tehlikede olan tek şey gelir değil. Asıl mesele ekibiniz. Ağustos ayını iyi bir durumda tamamlayan salonlar, işletme sahibinin ekip kapasitesine de müşteri kapasitesine gösterdiği titizliği gösterdiği salonlardır. Temmuz ayının sonuna gelindiğinde tükenmişlik yaşayan bir stilist, planladığınız gibi Ağustos ayının tamamen dolu olmasını haklı çıkaracak kaliteyi sunamaz.

Tatil planlaması

Yaz, ekibinizin en çok izin almak istediği ve sizin de personel eksikliğini en az karşılayabileceğiniz dönemdir. Bu gerilime yönelik mükemmel bir çözüm yok, ancak bunu adil hissettirecek ve işlerlik açısından işe yarayacak yönetim yolları bulunuyor.

Yaz tatili için izin taleplerinin verilebileceği dönemi erkenden belirleyin. Tüm izin taleplerinin Nisan ayı sonuna kadar iletilmesini istemek, kararları alıp bunları açıkça duyurmanızı ve sezon başlamadan önce görevlendirmeleri planlamanızı sağlar. Böylece, Haziran ayında durumu reaktif bir şekilde yönetmek zorunda kalmazsınız. Yoğun talep gören haftalarda izinlerin "önce gelen önce alır" ilkesine göre mi yoksa bir nöbet sistemiyle mi verileceği, her işletmenin farklı şekilde aldığı bir politika kararıdır. Ancak net bir politika belirlemek, çalışanlar arasında kırgınlık yaratabilecek geçici kararlar almaktan daha iyidir. Pazarda lider konumda olan planlama sistemlerimiz, sizin ve ekibinizin süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olur. Yardım merkezimizden izin yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Mümkünse yoğun haftalardaki görevlendirmeleri kademeli olarak planlayın. Dört stilistiniz varsa ve ikisi Temmuz ayının son haftasında izin almak istiyorsa, asıl soru "evet" demek gerekip gerekmediği değil, o hafta kalan iki stilistin yüzde 150 kapasiteyle çalışmamasını nasıl sağlayacağınızdır. Yoğun geçen haftalarda güvenilir bir serbest çalışanla veya geçici bir stilistle çalışmak, bütçede yer verilmeye değer gerçek bir seçenektir.

Fox & Vamp, Londra

Sadece iş hacmi değil, tempo da önemli

On iki hafta boyunca kesintisiz olarak tam kapasiteyle çalışan bir ekip, yaz sonrasındaki daha sakin dönem olan Eylül ve Ekim aylarında düşük performans gösterecektir. Yaz programına bilinçli olarak daha sakin günler eklemek gelir kaybı anlamına gelmez; bu, bir bakım çalışmasıdır.

Pratikte bu şu anlama gelir: Her stilist için haftada bir veya iki saat, müşteriyle ilgilenilmeyecek şekilde ayrılır ve bu süre idari işler, mesleki gelişim (CPD) ya da yalnızca düzgün bir öğle yemeği molası için kullanılır. Haftada bir gün, "sadece bir rezervasyon daha" diyerek yavaş yavaş aşındırılmayan, korunan bir izin günü. Mesai saati uzadığında öneri olarak görülmek yerine gerçekten uyulan, net iş bitirme saatleri.

Sadece sonuçları değil, genel durumu da kontrol edin

Yaz aylarında ekip içinde en önemli konuşma, "Hedefleri tutturuyor muyuz?" sorusu değil, "Nasılsın?" sorusudur. Tükenmişlik sendromu kendini yüksek sesle duyurmaz. Genellikle küçük işaretlerle kendini gösterir: daha uzun hizmet süreleri, daha kısa danışmanlıklar, daha az ek satış ve daha sık hastalık izni kullanımı. Düzenli ve samimi bir şekilde soru soran bir yöneticinin, durumu performans verileri düştüğünde fark eden bir yöneticiye göre daha erken yakalama olasılığı daha yüksektir. İşte Fresha uzmanlarımızdan birkaç ipucu:

Fresha hesabınızı yaza hazırlama

Bu yazıda anlatılanların çoğunu uygulamak, rezervasyon altyapınız ağır işleri üstleniyorsa çok daha kolaydır. Sezonun en yoğun döneminden önce kontrol etmeye veya ayarlamaya değer birkaç husus:

• Depozito kuralları hizmet türüne göre uygulanır; bu sayede uzun süreli randevularda, herhangi bir manuel işlem gerekmeksizin, randevu sırasında otomatik olarak depozito alınır.
• Müşterilere her temas noktasında hatırlatma yapılması için, iptal politikası içeren bir mesajla birlikte 48 saat ve 24 saat öncesine ayarlanmış otomatik hatırlatma mesajları.
• Eklediğiniz yeni sezonluk hizmetler de dâhil olmak üzere tüm yaz menünüz için çevrimiçi rezervasyon açıktır. Böylece müşterileriniz telefonla aramak veya mesaj göndermek yerine kendi kendilerine rezervasyon yapabilirler.
• Ekip üyelerinin tatil dönemleri için müsaitlik blokları ayarlanır; böylece rezervasyon sistemi, doldurulamayacak boşlukları göstermek yerine gerçek müsaitliği yansıtır.
• Yaz aylarında haftalık doluluk oranlarını değerlendirmek üzere raporlar oluşturulmuştur. Böylece aşırı yoğunluk sorunu ortaya çıktıktan sonra değil, daha sorun hâline gelmeden önce bir örüntü fark edebileceksiniz.

Henüz Fresha'ya geçmediyseniz ve rezervasyonları telefon, Instagram üzerinden gönderilen doğrudan mesajlar ve kâğıt bir ajanda kullanarak yönetiyorsanız, yaz ayları bu yaklaşımın gerçekten maliyetli hâle geldiği dönemdir. İşletmeler için Fresha'nın, zamanlarını bize emanet eden 130.000'den fazla ortağı var. Yoğun geçen bir yaz döneminde manuel rezervasyon yönetimiyle kazanılan zaman, neredeyse anında kendini amorti ediyor. Müşterileriniz çevrimiçi rezervasyon yapıyor. Depozitolar otomatik olarak tahsil edilir. Hatırlatmalar, kimsenin göndermesine gerek kalmadan otomatik olarak gönderilir. Ayrıca, sezonu nasıl yöneteceğiniz konusunda daha iyi kararlar vermek için gereken verilere de sahip olursunuz.

Kuaför işletmecilerinin yaz dönemi rezervasyon yönetimiyle ilgili sorduğu sorular

Yaz rezervasyonlarını ne kadar önceden açmalıyım?

Beklenen yoğunluk döneminden altı ila sekiz hafta öncesi iyi bir başlangıç noktasıdır. Stilistlerine yoğun talep olan salonlarda bazı müşteriler daha uzun süre önceden randevu almak ister. Haziran ve Temmuz randevuları için sekiz ila on hafta öncesinden bir rezervasyon dönemi açmak, bu müşterileri başka yerlere gitmeden önce yakalamanız anlamına gelir. Rezervasyonları çok önceden açmanın riski, programınızın değişmesi ve sonunda istenmeyen boşluklarla karşılaşmanızdır. Bu nedenle, erken müsaitlik sunarken ekibinizin müsaitlik durumunun gerçekte ne kadar sabit olduğunu gerçekçi bir şekilde değerlendirerek bir denge kurun.

Standart bir saç kesimi için depozito almak mantıksız mı?

Standart bir saç kesimi için, kayıtlı kart politikası (müşterinin gelinmeyen randevu durumunda veya randevuyu 24 saat içinde iptal etmesi hâlinde ücret alınması) genellikle peşin depozito almaktan daha orantılıdır. Kısa süreli, düşük maliyetli randevular için önceden alınan depozitolar, yeni müşteriler açısından bir engel gibi algılanabilir ve finansal riskin düşük olduğu durumlarda bunu haklı çıkarmak daha zordur. Peşin depozito uygulamasını 90 dakikadan uzun randevulara, premium hizmetler için rezervasyon yapan yeni müşterilere ve kısa sürede başka bir müşteriyle doldurulması gerçekçi olmayan etkinlik veya gelin randevularına saklayın.

Gelinmeyen bir randevudan sonra yeniden rezervasyon yapmak isteyen bir müşteriyle nasıl başa çıkmalıyım?

Politikanızı tutarlı bir şekilde uygulayın ve bunu sakin bir şekilde açıklayın. Gelinmeyen randevu koşulları gereğince depozito kaybedilmişse, bu depozito kaybedilmiş demektir. Müşteri için kesinlikle yeniden rezervasyon yapabilirsiniz; ancak bunu politikayı uygulamadan yapmak, politikanın pazarlığa açık olduğu izlenimini verir. "Depozito, kaçırdığınız saati karşıladı. Dilerseniz yeniden rezervasyon yapabilirsiniz; bu rezervasyonu garanti altına almak için yeni bir depozito alacağız." demek, makul ve uzman bir yanıttır. Çoğu müşteri, bu durum açıkça açıklandığında herhangi bir şikayette bulunmadan kabul eder.

Küçük bir ekipte tatil taleplerini en adil şekilde yönetmenin en iyi yolu nedir?

Politikayı sezon başlamadan önce belirleyin ve herkesi aynı anda, açık bir şekilde bilgilendirin. İster ilk gelen ilk alır ilkesini uygulayın, ister yoğun haftalar için bir nöbet sistemi kullanın, isterse de puan bazlı bir tatil tahsisi yapın; adalet, her seferinde farklı kararlar vererek kaçınılmaz olarak tutarsızlık yaratmak yerine aynı kuralları herkes için geçerli kılmakla sağlanır. Tüm yaz tatili taleplerini Nisan ayında belirli bir tarihe kadar toplayın, kararları derhal onaylayın ve plan kesinleştikten sonra, gerçek bir acil durum olmadıkça bu plana sadık kalın.

Yaz aylarında personel sayımın fazla mı yoksa az mı olduğunu nasıl anlarım?

Kullanım verileriniz varsa, bu durumu size açıkça gösterir. Ekibiniz arka arkaya birkaç gün boyunca sürekli olarak yüzde 90'ın üzerinde doluysa, aşırı yüklenme riskiyle karşı karşıyasınız demektir. Bazı ekip üyeleri sürekli olarak yüzde 60 veya altında kalırken diğerleri yüzde 90'ın üzerindeyse, kapasite sorunu değil, iş dağılımı sorunu yaşıyorsunuz demektir. Yaz aylarında bu verilere aylık yerine haftalık olarak bakmak, dengesizlik performans veya çalışan sağlığıyla ilgili bir soruna dönüşmeden önce gerekli ayarlamaları yapmanız için size yeterli hazırlık süresi tanır.

Yaz bir sınavdır. Bunu şimdi geçin, Eylül'de değil.

Yazınızın nasıl geçeceğini belirleyen kararların çoğu haziran ayından önce alınır. Henüz uygulamaya koymadığınız depozito politikası, hâlâ görüşülmekte olan tatil programı, hâlâ manuel hatırlatmalara dayanan rezervasyon sistemi: İşte bunlar, işler tam da yoğunlukta ilerlerken, artık düzeltmek için zamanınız kalmadığında, Temmuz ve Ağustos aylarında sizi zor duruma düşürecek şeylerdir.

Bunların hiçbiri karmaşık değil. Mayıs ayında birkaç saatlik bir hazırlık, yaz boyunca haftalarca sürecek sorunları önlemeye değer. Kapasite kurallarınızı düzenleyin, depozito politikanızı uygulamaya koyun, hatırlatmalarınızın otomatikleştirildiğinden emin olun ve tatil konusunu ekibinizle şimdi görüşün. Sonra yaz mevsiminin kendi akışına bırakın ve bu dönemden hem işletmeniz hem de ekibiniz sağlam bir şekilde çıkın.

Fresha'nın yoğun bir yaz sezonunun operasyonel yönünü nasıl yönetebileceğini görmek istiyorsanız; otomatik kaparolar ve hatırlatmalardan bekleme listesi yönetimine ve gerçek zamanlı kapasite raporlamasına kadar tüm özellikleri keşfetmek için buradan İşletmeler için Fresha'ya göz atın. Katılım ücretsizdir, abonelik ücreti yoktur ve özel olarak salonlar ile güzellik işletmeleri için tasarlanmıştır.

👉 Bu yazıyı okuduktan sonra aklınızda kalacak tek bir şey olsun istiyorsanız o da şu olsun: Depozito politikanızı belirleyin, hatırlatıcılarınızı otomatikleştirin ve yoğunluk başlamadan önce yaz dönemi için müsaitlik durumunuzu açın. Bu üç işlemi de İşletmeler için Fresha üzerinden kolayca yapabilirsiniz. Depozito ve kayıtlı kart politikaları rezervasyon sırasında otomatik olarak uygulanır, hatırlatıcılar kimsenin göndermesine gerek kalmadan gönderilir ve gerçek zamanlı kapasite verileriniz, Fresha'nın raporlama araçları sayesinde ihtiyacınız olduğunda her zaman elinizin altındadır. 

Yaz gelmeden önce düzgün bir rezervasyon sistemi kurmayı düşünüyorsanız, şimdi tam zamanı.