การจองในช่วงฤดูร้อน: ความสำเร็จของร้านเสริมสวยในฤดูร้อน

ฤดูร้อนเป็นฤดูกาลที่เจ้าของร้านเสริมสวยทุกคนเฝ้ารอ ตารางนัดหมายเต็ม รายได้ไหลเข้ามา และบรรยากาศในร้านเสริมสวยคึกคักอย่างแท้จริง ซึ่งไม่เหมือนช่วงเวลาอื่นของปีเลย โอกาสนี้มีอยู่จริงและพร้อมให้คว้า เพียงคุณเตรียมตัวให้พร้อมที่สุดเท่าที่จะทำได้ ง่ายๆ ใช่ไหมล่ะ?

การใช้ประโยชน์จากช่วงฤดูร้อนให้คุ้มค่าที่สุด ไม่ได้หมายความเพียงแค่รับการจองให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เท่านั้น สิ่งสำคัญคือการรับการจองที่เหมาะสม การบริหารจัดการขีดความสามารถที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพ และการดำเนินงานที่ยังคงราบรื่นได้แม้จะยุ่งแค่ไหนก็ตาม ร้านเสริมสวยที่ทำได้ดีในเรื่องนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นร้านที่ใหญ่ที่สุดหรือมีพนักงานมากที่สุดเสมอไป ร้านเหล่านี้เป็นร้านที่วางแผนอย่างรอบคอบก่อนที่ช่วงเร่งรีบจะมาถึง แทนที่จะมาแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นแล้ว และ Fresha ก็มีเครื่องมือการจัดการและระบบการจองที่ล้ำสมัยที่สุดในตลาด ซึ่งจะช่วยคุณได้เป็นอย่างดีในช่วงซัมเมอร์นี้

คู่มือนี้ครอบคลุม 5 ด้านที่สร้างความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัดที่สุดในทางปฏิบัติ ได้แก่ การวางแผนขีดความสามารถในการให้บริการ นโยบายค่ามัดจำและการยกเลิก การลดปัญหาการไม่มาตามนัด การจัดการรายชื่อรอคิว และการดูแลให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดช่วงที่มีลูกค้าหนาแน่น คุณสามารถลงมือทำทุกอย่างได้ตั้งแต่ตอนนี้ ก่อนที่ฤดูกาลจะเริ่มขึ้นอย่างเต็มรูปแบบ

Fox & Vamp, ลอนดอน

การวางแผนขีดความสามารถอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในช่วงฤดูร้อนคือการรับจองเกินจำนวนที่รองรับได้ ไม่ใช่การจองซ้ำซ้อนแบบที่เห็นได้ชัด แต่เป็นแบบที่ค่อยๆ เกิดขึ้นและสร้างความเสียหายมากกว่า คือการพยายามเบียดการนัดหมายเพิ่มเข้าไปในทุกช่วงเวลา เปิดรับลูกค้าวอล์กอินมากขึ้น และรับทุกคำขอจนตารางนัดดูเต็มไปด้วยตัวเลข แต่ปฏิบัติงานจริงไม่ได้

ขีดความสามารถที่แท้จริงไม่ใช่จำนวนการนัดหมายสูงสุดที่เก้าอี้ของคุณรองรับได้ หมายถึงจำนวนที่ทีมของคุณสามารถให้บริการได้อย่างดีและสม่ำเสมอต่อเนื่องหลายสัปดาห์ โดยที่คุณภาพไม่ลดลงและความเครียดไม่ถึงระดับที่รับมือไม่ไหว ตัวเลขทั้งสองนั้นมักจะแตกต่างกันค่อนข้างมาก

เริ่มจากข้อมูลของฤดูร้อนที่ผ่านมา

หากคุณมีข้อมูลการจองจากช่วงฤดูร้อนปีที่แล้ว ข้อมูลนั้นถือเป็นเครื่องมือวางแผนที่มีประโยชน์ที่สุดที่คุณมี ลองดูว่าสัปดาห์ไหนมีลูกค้าต่ำกว่าขีดความสามารถจริงๆ สัปดาห์ไหนมีการจองเกิน บริการไหนทำให้เกิดปัญหาในการจัดตารางเวลามากที่สุด และช่วงไหนที่มีการยกเลิกในนาทีสุดท้ายหรือการไม่มาตามนัดมากที่สุด รูปแบบนั้นจะเกิดขึ้นซ้ำในปีนี้ในลักษณะที่คล้ายกันโดยรวม เว้นแต่คุณจะดำเนินการเปลี่ยนแปลงบางอย่างอย่างจริงจัง

ใน Fresha รายงานและข้อมูลวิเคราะห์ของคุณจะแสดงจำนวนการนัดหมาย อัตราการใช้งานของสมาชิกในทีม และรูปแบบการยกเลิกในช่วงวันที่ใดก็ได้หาก คุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่ศูนย์ช่วยเหลือของเรา ซึ่งมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกระบบรายงานและข้อมูลวิเคราะห์ของเรา การเปรียบเทียบข้อมูลช่วงเดือนมิถุนายนถึงสิงหาคมของปีที่แล้วจะช่วยให้คุณมีจุดอ้างอิงสำหรับการวางแผนขีดความสามารถในปีนี้ได้ก่อนที่ฤดูกาลจะเริ่ม แทนที่จะมาค้นพบแนวโน้มเอาเมื่อฤดูกาลนั้นมาถึงแล้ว

เผื่อเวลาสำรองไว้

การนัดหมายในช่วงฤดูร้อนมักใช้เวลานานกว่าช่วงเวลาอื่นๆ ของปี ลูกค้าที่มาทำสีมักมีคำขอที่ซับซ้อนกว่าเดิม ลูกค้าใหม่ต้องการการปรึกษาที่ยาวนานขึ้น หรือผู้คนอาจอยู่ในอารมณ์แบบวันหยุด จึงไม่รีบร้อนที่จะไปต่อ การจัดตารางนัดหมายโดยไม่เว้นช่วงพักระหว่างนัดนั้นใช้ได้ดีในวันอังคารที่ค่อนข้างปกติในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ ในวันเสาร์เดือนกรกฎาคมที่มีคิวจองเต็ม การนัดหมายที่ใช้เวลานานกว่ากำหนดเพียงครั้งเดียวก็ส่งผลกระทบต่อตารางงานทั้งวัน

เคล็ดลับง่ายๆ ที่ใช้ได้จริง: ในช่วงสัปดาห์ที่มีลูกค้าเยอะ ควรเผื่อเวลา 10 ถึง 15 นาทีไว้สำหรับการนัดทำสีผมทุกครั้ง และสำหรับการนัดหมายของลูกค้าใหม่ทุกครั้ง ฟังดูเหมือนเป็นการสูญเสียรายได้ แต่จริงๆ แล้วเป็นการปกป้องรายได้ที่คุณมีอยู่แล้ว ลูกค้าที่ต้องรอนานเกิน 45 นาทีหลังจากเวลานัดหมายจะไม่กลับมาจองอีก เครื่องมือจัดตารางเวลาขั้นสูงของเราช่วยคุณในเรื่องนี้ได้ ทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้นในทุกฤดูกาล

กำหนดรอบบริการที่มีความต้องการสูง

บริการแต่ละอย่างไม่ได้มีความซับซ้อนในการจัดตารางเวลาเหมือนกันทั้งหมด เมื่อวางแผนตารางเวลาช่วงฤดูร้อน การนัดหมายทำสีผม การเตรียมตัวสำหรับงานแต่งงานและงานอีเวนต์ รวมถึงการจองบริการหลายอย่างควรถือปฏิบัติแตกต่างจากการตัดผมหรือเป่าผมแบบมาตรฐาน ลองพิจารณาจัดสรรเก้าอี้ทำสีบางส่วนไว้เฉพาะสำหรับการนัดหมายทำสีที่จองล่วงหน้าในช่วงสัปดาห์ที่มีลูกค้าหนาแน่น แทนที่จะปล่อยให้ว่างไว้สำหรับลูกค้าวอล์กอินหรือการจองในวันเดียวกัน ซึ่งอาจมาพร้อมกับความต้องการที่เรียบง่ายกว่ามาก

อัสมีนา โยเนสคู ผู้จัดการฝ่ายการตลาดคอนเทนต์ของ Fresha กล่าวว่า "ฤดูร้อนเป็นช่วงเวลาที่แยกแยะได้ว่าร้านเสริมสวยไหนวางแผนมาดี กับร้านไหนที่เกิดอาการตื่นตระหนก ซึ่งโดยปกติแล้ว ความแตกต่างนี้มักจะอยู่ที่การมีเครื่องมือที่เหมาะสมพร้อมใช้งานก่อนจะเข้าสู่ช่วงที่มีลูกค้าหนาแน่น" 

Fresha ช่วยลดภาระงานด้านการดำเนินงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการเรียกเก็บเงินมัดจำอัตโนมัติ การเตือนความจำ และการแสดงความพร้อมให้บริการแบบเรียลไทม์ คุณจะได้มีเวลาทุ่มเทให้กับลูกค้าที่นั่งอยู่บนเก้าอี้ แทนที่จะต้องวุ่นวายกับการจัดการเบื้องหลัง"

นโยบายค่ามัดจำและการยกเลิกเมื่อใช้บริการ Fresha

หากคุณยังไม่มีนโยบายเรียกเก็บค่ามัดจำสำหรับการจองช่วงฤดูร้อน ฤดูร้อนนี้อาจเป็นช่วงเวลาที่เหมาะจะเริ่มใช้นโยบายดังกล่าว ไม่ใช่เพราะลูกค้าของคุณไม่น่าเชื่อถือ แต่เป็นเพราะต้นทุนจากการไม่มาตามนัดในวันที่มีการจองเต็มในช่วงฤดูร้อนนั้นสูงมาก และการป้องกันที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการใช้มาตรการทางการเงิน

นโยบายการเรียกเก็บค่ามัดจำยังช่วยยกระดับคุณภาพของการจองของคุณด้วย ลูกค้าที่ชำระเงินมัดจำเพื่อยืนยันการนัดหมายจะให้ความสำคัญกับการนัดหมายนั้นแตกต่างจากลูกค้าที่จองไว้แบบไม่ผูกพันหรือแค่ลองจองดู นโยบายการเรียกเก็บค่ามัดจำมีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับตัวเลือกต่างๆ เช่น การยกเลิกก่อน 24 ชั่วโมงหรือ 48 ชั่วโมง ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้ามีความยืดหยุ่น แต่คุณเองก็ได้รับความมั่นใจด้วย เราทำให้การดำเนินการนี้เป็นเรื่องง่ายสุดๆ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของเรา

ควรเรียกเก็บเงินเท่าไรและเมื่อไร

จำนวนเงินค่ามัดจำจะแตกต่างกันไปตามประเภทบริการและพื้นที่ตลาด นี่คือแนวทางที่เป็นประโยชน์:

• สำหรับบริการทำสี บาลายาจ และการนัดหมายที่มีระยะเวลาเกิน 90 นาที: วางค่ามัดจำ 25 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ของราคาบริการเมื่อทำการจอง
• สำหรับการนัดหมายงานแต่งงานและบริการสำหรับเจ้าสาว: ชำระค่ามัดจำ 50 เปอร์เซ็นต์ซึ่งขอคืนไม่ได้ โดยชำระยอดที่เหลือ 48 ชั่วโมงก่อนการนัดหมาย
• สำหรับลูกค้าใหม่ที่จองบริการระดับพรีเมียม: การเรียกเก็บค่ามัดจำในจำนวนไม่มากนักที่ 25 ถึง 45 ดอลลาร์สหรัฐฯ ก็เพียงพอที่จะคัดกรองการจองแบบเก็งกำไรออกไป โดยไม่ทำให้รู้สึกเหมือนเป็นอุปสรรคต่อลูกค้าที่สนใจจริง
• สำหรับการตัดผมแบบมาตรฐานและการนัดหมายที่ใช้เวลาน้อยกว่า การเรียกเก็บเงินมัดจำอาจไม่จำเป็นมากนัก แต่นโยบายการเก็บข้อมูลบัตรไว้ล่วงหน้า (ซึ่งจะเรียกเก็บเงินในกรณีที่ยกเลิกช้าหรือไม่มาตามนัด) ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ใกล้เคียงกัน โดยลดความยุ่งยากในการจองลงได้

Fox & Vamp, ลอนดอน

วิธีสื่อสารนโยบาย

การพูดคุยเรื่องค่ามัดจำจะดูอึดอัดก็ต่อเมื่อคุณมองว่ามันอึดอัดเอง นี่เป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่เป็นมาตรฐาน และลูกค้าส่วนใหญ่ก็คาดหวังให้มีสำหรับบริการระดับพรีเมียมหรือการนัดหมายที่มีระยะเวลานาน อธิบายให้เข้าใจง่ายๆ ว่า "เราเรียกเก็บค่ามัดจำเพื่อยืนยันการจองของคุณ" ซึ่งจะนำไปหักออกจากยอดรวมของคุณในวันนั้น" ในกรณีส่วนใหญ่ แค่คำอธิบายแค่นี้ก็เพียงพอแล้ว

ระบุช่วงเวลายกเลิกให้ชัดเจน: โดยปกติแล้ว จะต้องยกเลิกก่อนนัดหมาย 24 ถึง 48 ชั่วโมง จึงจะได้รับค่ามัดจำคืนหรือโอนไปใช้กับการนัดหมายครั้งอื่นได้ ลูกค้าที่ยกเลิกภายในช่วงเวลานั้นจะเสียค่ามัดจำ นี่ไม่ใช่การลงโทษ แต่เป็นการสะท้อนข้อเท็จจริงว่าการยกเลิกช้าสำหรับช่วงเวลาที่จองไว้ทำให้ธุรกิจต้องเสียค่าใช้จ่ายจริง ๆ

ใน Fresha คุณสามารถกำหนดข้อกำหนดการชำระค่ามัดจำตามประเภทบริการได้ และระบบจะนำไปใช้โดยอัตโนมัติในขั้นตอนการชำระเงินเมื่อจองออนไลน์ ลูกค้าจะชำระค่ามัดจำเมื่อทำการจอง และชำระยอดที่เหลือในวันนัดหมาย โดยคุณไม่ต้องดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองแต่อย่างใด เครื่องมือการชำระเงินของ Fresha  ยังรองรับนโยบายการใช้บัตรที่บันทึกไว้สำหรับการยกเลิกช้า ซึ่งช่วยปกป้องคุณได้โดยไม่ต้องเรียกเก็บเงินล่วงหน้าทุกครั้งที่จอง

ลดการไม่มาตามนัด

การไม่มาตามนัดเป็นสิ่งที่สร้างความวุ่นวายที่สุดในร้านเสริมสวยในช่วงฤดูร้อน การนัดทำสีผมที่ลูกค้าไม่มาตามนัดในวันเสาร์เวลา 10 โมงเช้าของเดือนกรกฎาคม ไม่ใช่แค่การพลาดการนัดหมายครั้งเดียวเท่านั้น นั่นคือช่องว่างที่หาคนมาแทนในเวลาสั้นๆ ไม่ได้ สมาชิกในทีมต้องยืนว่างงานในช่วงที่ธุรกิจคึกคักที่สุด และรายได้ก็หายไปเฉยๆ

ข่าวดีก็คือ การไม่มาตามนัดส่วนใหญ่มักไม่ได้เกิดจากเจตนาไม่ดี สาเหตุส่วนใหญ่เกิดจากลูกค้าลืม สับสนเรื่องวันนัด หรือคิดว่าสามารถยกเลิกได้ในนาทีสุดท้ายโดยไม่มีผลกระทบใดๆ ปัญหาทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยระบบที่เหมาะสม

การเตือนความจำอัตโนมัติ

การส่งการเตือนความจำเกี่ยวกับการนัดหมาย 48 ชั่วโมงก่อนถึงเวลานัด ตามด้วยการเตือนครั้งที่สองอีก 24 ชั่วโมงก่อนถึงเวลานัด จะช่วยลดการไม่มาตามนัดได้อย่างมาก การเตือนความจำล่วงหน้า 48 ชั่วโมงช่วยให้ลูกค้ามีเวลาพอที่จะยกเลิกการนัดหมาย และคุณก็มีเวลาพอที่จะหาคนมาใช้คิวนั้นแทน หากลูกค้ายกเลิก การเตือนความจำรอบที่ 2 ใน 24 ชั่วโมงก่อนนัดหมายจะช่วยเตือนลูกค้าที่ได้รับข้อความเตือนครั้งแรกแล้ว แต่ยังไม่ได้ดำเนินการใดๆ

Fresha ส่งการเตือนความจำอัตโนมัติทาง SMS และอีเมลเป็นมาตรฐาน คุณสามารถกำหนดเวลาและเนื้อหาของข้อความได้ผ่าน การตั้งค่าธุรกิจ และระบบจะจัดการการส่งให้เองโดยที่ทีมของคุณไม่ต้องคอยติดตามด้วยตนเอง สำหรับการนัดหมายที่มีมูลค่าสูง (เช่น การทำสีผม การแต่งหน้าทำผมเจ้าสาว หรือการนัดหมายที่ใช้เวลานานกว่า 2 ชั่วโมง) ควรเพิ่มข้อความส่วนตัวจากสไตลิสต์ในวันก่อนนัดด้วย การใช้การเตือนความจำอัตโนมัติควบคู่ไปกับการสร้างสัมผัสที่เป็นส่วนตัว มีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเพียงอย่างเดียวอย่างเห็นได้ชัด

การคลิกเพื่อยืนยัน

การเตือนความจำที่ขอให้ลูกค้ายืนยันว่าจะมาตามนัด (แทนที่จะแค่แจ้งเตือนเฉยๆ) จะช่วยให้คุณทราบล่วงหน้าได้ว่าอาจมีลูกค้าไม่มาตามนัด หากลูกค้าไม่ยืนยันภายในช่วงเวลาที่กำหนด คุณสามารถติดต่อกลับไปติดตามผลเชิงรุกได้ แทนที่จะมารู้ทีหลังเมื่อลูกค้าไม่มาตามนัด

นโยบายการยกเลิกล่วงหน้าสั้นที่ชัดเจนและมีการบังคับใช้อย่างสม่ำเสมอ

ปัจจัยสำคัญที่สุดที่ทำให้เกิดการไม่มาตามนัดซ้ำๆ คือ ความไม่สม่ำเสมอ หากลูกค้าทราบว่านโยบายการยกเลิกของคุณมีการบังคับใช้บ้างในบางครั้ง แต่ก็ยกเว้นได้หากมีเหตุผลที่ฟังขึ้น ลูกค้าจะมองว่านโยบายนี้เป็นเพียงทางเลือกเท่านั้น การบังคับใช้นโยบายด้วยความสุภาพแต่อย่างสม่ำเสมอตั้งแต่ครั้งแรก จะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจและเคารพนโยบาย แทนที่จะพยายามทดสอบขอบเขตของนโยบาย

นี่ไม่ได้หมายความว่าต้องเคร่งครัดกับลูกค้าในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นจริง หมายความว่าไม่ควรรับภาระค่าใช้จ่ายจากการยกเลิกนัดหมายนาทีสุดท้ายที่หลีกเลี่ยงได้เป็นประจำ เพียงเพราะรู้สึกอึดอัดใจที่จะพูดคุยเรื่องนี้ เวลาของทีมคุณมีค่า และนโยบายนี้ช่วยปกป้องเวลาดังกล่าว

แอนนาเบลล์ เทารัว ผู้เชี่ยวชาญด้านความงามจาก Fresha กล่าวว่า “ร้านเสริมสวยที่รับมือกับช่วงฤดูร้อนได้ดีที่สุดมักจะมีจุดร่วม 2 ประการ คือ มีนโยบายเรียกเก็บค่ามัดจำที่ปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด และมีการเตือนความจำที่ส่งออกโดยอัตโนมัติ เพื่อไม่ให้มีอะไรตกหล่น” ทั้งสองอย่างนี้ไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการที่ยุ่งยากซับซ้อน 

แค่ตั้งค่าเพียงครั้งเดียว แล้วปล่อยให้ระบบทำงานเอง มันช่วยเปลี่ยนบรรยากาศในช่วงฤดูร้อนที่วุ่นวายได้อย่างแท้จริง"

การจัดการรายชื่อรอคิวผ่าน Fresha 

ทุกครั้งที่มีการยกเลิกในช่วงฤดูร้อน ก็ถือเป็นโอกาสที่จะนำลูกค้าที่ต้องการเข้ามาใช้บริการอยู่แล้วมาเติมเต็มช่วงเวลานั้นได้ การจัดการรายชื่อรอคิวอย่างกระตือรือร้นจะช่วยเปลี่ยนช่องว่างเหล่านั้นให้กลายเป็นรายได้จำนวนมาก ซึ่งมิฉะนั้นแล้วอาจสูญเสียไป คุณยังสามารถเสนอส่วนลดสำหรับคิวว่างนาทีสุดท้ายเพื่อกระตุ้นให้มีการจองคิวในปฏิทินมากขึ้นในช่วงเวลาที่คนน้อยได้ด้วย

คำสำคัญคือ "อย่างกระตือรือร้น" รายชื่อรอคิวที่จดไว้ในสมุดบันทึกหรือแค่จำไว้ในใจว่าจะ "เช็คดูว่ามีใครอยากได้คิวไหม" จะให้ผลลัพธ์ด้อยกว่าการจัดการรายชื่อรอคิวอย่างเป็นระบบ นี่คือวิธีจัดการอย่างถูกต้อง

• จัดทำและอัปเดตรายการลูกค้าที่ขอจองการนัดหมาย แต่ไม่มีช่วงเวลาว่างตอนที่โทรมาหรือพยายามจอง ลูกค้าเหล่านี้คือผู้ที่มีโอกาสปิดการขายสูงที่สุดเมื่อมีคิวว่าง
• เมื่อมีการยกเลิก ให้ติดต่อลูกค้าคนแรกในรายชื่อรอคิวทันที ความรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ เพราะลูกค้าในช่วงฤดูร้อนมักมีความพร้อมให้บริการในช่วงเวลาที่จำกัด หากมีช่วงเวลาว่างเปิดให้บริการในวันพุธ ควรหาคนมาจองให้ได้ภายในวันพุธช่วงบ่าย ไม่เช่นนั้นช่วงเวลานั้นก็มีแนวโน้มจะว่างเปล่า
• ให้เวลาลูกค้าในรายชื่อรอคิวตอบกลับสั้นๆ (สองถึงสี่ชั่วโมงสำหรับช่วงเวลาในวันเดียวกันหรือวันถัดไป) ก่อนจะติดต่อลูกค้าคนถัดไปในรายชื่อ การปล่อยให้ช่วงเวลานัดว่างค้างอยู่โดยรอการตอบกลับที่อาจไม่มา ทำให้คุณเสียมากกว่าที่ลูกค้าจะเสียเพราะความกดดันเรื่องเวลา
• ลองพิจารณาจัดทำรายชื่อรอคิวเฉพาะสำหรับสมาชิกในทีมที่ได้รับความนิยมสูงสุด ลูกค้าที่ต้องการสไตลิสต์คนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ มักจะยินดีรอคิวของสไตลิสต์คนนั้นโดยตรง มากกว่าจะรับคิวเทียบเท่ากับสไตลิสต์คนอื่น

ระบบการจองออนไลน์ของ Fresha จะบันทึกและจัดการคำขอเข้าคิวรอโดยอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนเมื่อมีคิวว่างที่ตรงตามความต้องการ แทนที่จะต้องไล่เช็ครายชื่อทีละคน แพลตฟอร์มจะจัดการเรื่องการแจ้งเตือนและขั้นตอนการจองใหม่ให้เอง ทำให้เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับไม่ต้องเสียเวลาทั้งฤดูร้อนไปกับการโทรตามหาคนมาจองแทนลูกค้าที่ยกเลิก

รักษาประสิทธิภาพการทำงานของทีมให้ราบรื่นในช่วงที่มีงานคับคั่ง

ในช่วงฤดูร้อน รายได้ไม่ใช่สิ่งเดียวที่มีความสำคัญ ทีมของคุณก็เช่นกัน ร้านเสริมสวยที่ผ่านเดือนสิงหาคมมาได้อย่างราบรื่น คือร้านที่เจ้าของให้ความสำคัญกับขีดความสามารถของทีมอย่างจริงจังเทียบเท่ากับที่ให้ความสำคัญกับขีดความสามารถในการรองรับลูกค้า สไตลิสต์ที่หมดไฟไปตั้งแต่สิ้นเดือนกรกฎาคมคงไม่สามารถมอบงานคุณภาพที่สมกับคิวจองเดือนสิงหาคมที่เต็มแน่นตามที่คุณวางแผนไว้ได้

การจัดตารางเวลาวันหยุด

ช่วงฤดูร้อนเป็นช่วงที่ทีมของคุณต้องการหยุดพักมากที่สุด แต่ก็เป็นช่วงที่คุณรับมือกับปัญหาขาดแคลนพนักงานได้ยากที่สุดเช่นกัน ไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่สมบูรณ์แบบสำหรับความตึงเครียดนี้ แต่มีวิธีจัดการที่รู้สึกว่ายุติธรรมและใช้งานได้จริงในทางปฏิบัติ

กำหนดช่วงเวลาให้ขอวันหยุดช่วงฤดูร้อนล่วงหน้าแต่เนิ่นๆ การขอให้ส่งคำขอลาทั้งหมดภายในสิ้นเดือนเมษายนจะช่วยให้คุณตัดสินใจ แจ้งผลการตัดสินใจอย่างชัดเจน และวางแผนการจัดคนมาทดแทนได้ล่วงหน้าก่อนเข้าสู่ช่วงไฮซีซัน แทนที่จะต้องมาจัดการแบบเร่งด่วนในเดือนมิถุนายน การเลือกใช้วิธีแบบมาก่อนได้ก่อนเทียบกับระบบการหมุนเวียนสำหรับสัปดาห์ที่ได้รับความนิยม เป็นการตัดสินใจเชิงนโยบายที่แต่ละธุรกิจอาจทำแตกต่างกัน แต่การมีนโยบายที่ชัดเจนย่อมดีกว่าการตัดสินใจแบบเฉพาะหน้า ซึ่งอาจก่อให้เกิดความไม่พอใจได้ ระบบจัดตารางเวลาของเราเป็นผู้นำในตลาด ซึ่งช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณและทีมคล่องตัวยิ่งขึ้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการเวลาหยุดงานได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของเรา

หากเป็นไปได้ ควรจัดให้มีการทำงานสลับกันในช่วงสัปดาห์ที่มีงานคับคั่ง ถ้าคุณมีสไตลิสต์ 4 คน แล้วมี 2 คนขอหยุดสัปดาห์สุดท้ายของเดือนกรกฎาคม คำถามจึงไม่ใช่ว่าจะอนุมัติหรือไม่ แต่อยู่ที่ว่าจะทำอย่างไรให้สไตลิสต์อีก 2 คนที่เหลือไม่ต้องทำงานหนักเกิน 150% ในสัปดาห์นั้น การจ้างฟรีแลนซ์ที่ไว้ใจได้หรือสไตลิสต์มาช่วยเสริมในช่วงสัปดาห์ที่มีงานเยอะเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจและคุ้มค่าที่จะจัดสรรงบประมาณไว้

Fox & Vamp, ลอนดอน

เน้นจังหวะ ไม่ใช่แค่ปริมาณ

ทีมที่ทำงานเต็มกำลังอย่างต่อเนื่องเป็นเวลา 12 สัปดาห์ จะมีประสิทธิภาพลดลงในช่วงเดือนกันยายนและตุลาคม ซึ่งเป็นช่วงที่เงียบลงหลังฤดูร้อนผ่านไป การจัดตารางเวลาในช่วงฤดูร้อนให้มีวันที่ทำงานเบาลงอย่างตั้งใจ ไม่ได้ทำให้เสียรายได้ แต่เป็นการบำรุงรักษา

ในทางปฏิบัติ: ควรจัดสรรเวลาที่ปลอดจากการให้บริการลูกค้าให้สไตลิสต์ 1-2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เพื่อใช้ในการทำงานธุรการ พัฒนาวิชาชีพต่อเนื่อง (CPD) หรือแม้แต่เป็นช่วงพักกลางวันที่เหมาะสม วันหยุดที่ได้รับการคุ้มครองสัปดาห์ละหนึ่งวัน ซึ่งจะไม่ถูกบั่นทอนทีละนิดด้วยคำว่า "แค่รับนัดอีกสักครั้ง" กำหนดเวลาเลิกงานที่ชัดเจน ซึ่งทุกคนต้องปฏิบัติตาม ไม่ใช่แค่บอกไว้เป็นข้อเสนอแนะเผื่อกรณีที่ทำงานล่วงเวลา

สอบถามความเป็นไป ไม่ใช่แค่เรื่องผลงานเท่านั้น

การสนทนากันในทีมที่สำคัญที่สุดในช่วงฤดูร้อนไม่ใช่คำถามว่า "เราทำยอดตามเป้าไหม" แต่เป็นคำถามว่า "คุณสบายดีไหม" ภาวะหมดไฟไม่ได้แสดงตัวออกมาอย่างชัดเจน อาการมักจะแสดงออกในรูปแบบเล็กๆ น้อยๆ เช่น เวลาให้บริการที่ช้าลง การให้คำปรึกษาที่สั้นลง การขายสินค้าเสริมลดลง และการลาป่วยบ่อยขึ้น ผู้จัดการที่สอบถามอย่างสม่ำเสมอและจริงใจมักจะสังเกตเห็นสัญญาณเตือนได้เร็วกว่าผู้จัดการที่เพิ่งจะรู้ตัวเมื่อประสิทธิภาพลดลง ดังนั้น นี่คือเคล็ดลับบางประการจากผู้เชี่ยวชาญของเราที่ Fresha:

ตั้งค่าบัญชี Fresha ของคุณให้พร้อมรับฤดูร้อน

สิ่งที่อธิบายไว้ในบทความนี้ส่วนใหญ่จะทำได้ง่ายขึ้นมาก หากระบบการจองของคุณช่วยจัดการงานหนักๆ ให้เอง มีบางอย่างที่ควรตรวจสอบหรือตั้งค่าไว้ก่อนที่ฤดูกาลจะพีคสุดๆ:

• มีการใช้กฎการเก็บค่ามัดจำตามประเภทบริการ ดังนั้น การนัดหมายที่มีระยะเวลานานจะมีการเก็บค่ามัดจำโดยอัตโนมัติเมื่อทำการจอง โดยไม่ต้องดำเนินการเองแต่อย่างใด
• ตั้งค่าการส่งข้อความเตือนความจำอัตโนมัติล่วงหน้า 48 ชั่วโมงและ 24 ชั่วโมง โดยในข้อความจะระบุนโยบายการยกเลิกด้วย เพื่อให้ลูกค้าได้รับเตือนในทุกจุดสัมผัส
• เปิดให้จองออนไลน์สำหรับเมนูช่วงฤดูร้อนทั้งหมด รวมถึงบริการตามฤดูกาลใหม่ๆ ที่คุณเพิ่มเข้ามา เพื่อให้ลูกค้าจองด้วยตนเองได้ แทนที่จะต้องโทรหรือส่งข้อความ
• ตั้งค่าบล็อกความพร้อมให้บริการในช่วงวันหยุดของสมาชิกในทีม เพื่อให้ระบบการจองแสดงความพร้อมให้บริการตามความเป็นจริง แทนที่จะแสดงช่วงเวลาที่รับการจองไม่ได้
• ตั้งค่ารายงานไว้เพื่อตรวจสอบการใช้งานรายสัปดาห์ในช่วงฤดูร้อน คุณจะได้สังเกตเห็นรูปแบบการใช้งานที่เกินกำลังก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา ไม่ใช่รอให้เกิดปัญหาแล้วค่อยมาแก้ไข

หากคุณยังไม่ได้ใช้ Fresha และยังจัดการการจองด้วยการรับโทรศัพท์ ตอบข้อความทาง DM ใน Instagram และจดบันทึกในสมุดนัดหมายกระดาษ ฤดูร้อนจะเป็นช่วงเวลาที่วิธีดังกล่าวเริ่มสร้างภาระค่าใช้จ่ายอย่างแท้จริง Fresha สำหรับธุรกิจมีพาร์ทเนอร์กว่า 130,000 รายที่ไว้วางใจให้เราดูแลเวลาของพวกเขาและเวลาที่ประหยัดได้จากการไม่ต้องจัดการการจองด้วยตนเองในช่วงฤดูร้อนที่วุ่นวายนั้นคุ้มค่าแทบจะทันที ลูกค้าของคุณสามารถจองทางออนไลน์ได้ ระบบจะเก็บค่ามัดจำโดยอัตโนมัติ การเตือนความจำจะถูกส่งออกไปโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมีใครมาคอยส่งเอง และคุณจะมีข้อมูลที่ช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าจะบริหารจัดการในช่วงฤดูกาลนี้อย่างไร

คำถามที่เจ้าของร้านเสริมสวยมักถามเกี่ยวกับการจัดการการจองในช่วงฤดูร้อน

ฉันควรเปิดให้จองช่วงฤดูร้อนล่วงหน้าได้นานแค่ไหน?

การเปิดให้จองล่วงหน้าหกถึงแปดสัปดาห์ก่อนช่วงที่คาดว่าจะมีความต้องการสูงสุดถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี สำหรับร้านเสริมสวยที่มีสไตลิสต์ที่ได้รับความนิยมสูง ลูกค้าบางรายจะต้องการจองล่วงหน้าไกลขึ้น การเปิดให้จองการนัดหมายสำหรับเดือนมิถุนายนและกรกฎาคมล่วงหน้า 8 ถึง 10 สัปดาห์จะช่วยให้คุณดึงดูดลูกค้ากลุ่มนี้ได้ก่อนที่พวกเขาจะไปใช้บริการที่อื่น ความเสี่ยงของการเปิดให้จองล่วงหน้านานเกินไปคือ ตารางเวลาของคุณอาจมีการเปลี่ยนแปลง และสุดท้ายอาจเกิดช่องว่างที่ไม่เหมาะสมขึ้นได้ จึงควรหาจุดสมดุลระหว่างการเปิดให้จองล่วงหน้าแต่เนิ่นๆ กับการประเมินอย่างสมจริงว่าความพร้อมให้บริการของทีมคุณแน่นอนเพียงใด

การเรียกเก็บค่ามัดจำสำหรับการตัดผมแบบมาตรฐานถือว่าไม่สมเหตุสมผลหรือไม่

สำหรับการตัดผมแบบมาตรฐาน นโยบายการเก็บข้อมูลบัตรเครดิตไว้ล่วงหน้า (ซึ่งจะเรียกเก็บเงินเฉพาะในกรณีที่ลูกค้าไม่มาตามนัดหรือยกเลิกนัดภายใน 24 ชั่วโมง) มักจะมีความเหมาะสมมากกว่าการเรียกเก็บค่ามัดจำล่วงหน้า การเรียกเก็บค่ามัดจำล่วงหน้าสำหรับการนัดหมายที่ใช้เวลาสั้นและมีค่าบริการไม่สูงอาจทำให้ลูกค้าใหม่รู้สึกอึดอัด และยิ่งยากที่จะอธิบายเหตุผลเมื่อความเสี่ยงทางการเงินอยู่ในระดับต่ำ ควรเก็บเงินมัดจำล่วงหน้าสำหรับการนัดหมายที่มีระยะเวลาเกิน 90 นาที สำหรับลูกค้าใหม่ที่จองบริการระดับพรีเมียม และสำหรับการนัดหมายสำหรับงานอีเวนต์หรืองานแต่งงาน ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ไม่น่าจะหาคนมาแทนได้ในระยะกระชั้นชิด

ฉันควรจัดการกับลูกค้าที่มาไม่ตามนัดแล้วขอจองอีกครั้งอย่างไรดี

ใช้นโยบายของคุณอย่างสม่ำเสมอและอธิบายอย่างใจเย็น หากค่ามัดจำถูกริบตามเงื่อนไขการไม่มาตามนัด ก็ถือว่าถูกริบไปแล้ว คุณสามารถให้ลูกค้าจองอีกครั้งได้แน่นอน แต่การทำเช่นนั้นโดยไม่ปฏิบัติตามนโยบายจะสื่อให้เห็นว่านโยบายนั้นต่อรองได้ การตอบกลับตรงไปตรงมาว่า "ค่ามัดจำนั้นใช้เพื่อครอบคลุมช่วงเวลาที่คุณไม่มาตามนัด คุณสามารถจองอีกครั้งได้ ยินดีอย่างยิ่ง และเราจะเก็บค่ามัดจำใหม่เพื่อยืนยันการจอง" ถือเป็นการตอบกลับที่สมเหตุสมผลและเป็นมืออาชีพ เมื่ออธิบายให้เข้าใจชัดเจนแล้ว ลูกค้าส่วนใหญ่ก็ตอบรับเรื่องนี้โดยไม่บ่น

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการคำขอลาพักร้อนให้เป็นธรรมในทีมขนาดเล็กคืออะไร?

กำหนดนโยบายไว้ล่วงหน้าก่อนเข้าฤดูกาล และสื่อสารให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนพร้อมกัน ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีมาก่อนได้ก่อน ใช้ระบบเวรสำหรับสัปดาห์ที่คนนิยมขอ หรือใช้วิธีจัดสรรวันหยุดตามคะแนน ความเป็นธรรมจะเกิดขึ้นเมื่อใช้กฎเดียวกันกับทุกคน แทนที่จะตัดสินเป็นกรณีไป ซึ่งจะทำให้รู้สึกไม่สอดคล้องกันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ขอให้ทุกคนส่งคำขอลาช่วงฤดูร้อนภายในวันที่กำหนดในเดือนเมษายน ยืนยันการตัดสินใจโดยเร็ว และเมื่อกำหนดตารางเวลาแล้ว ให้ยึดตามนั้น เว้นแต่จะมีเหตุฉุกเฉินที่จำเป็นจริงๆ

ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าในช่วงฤดูร้อน มีพนักงานมากเกินไปหรือน้อยเกินไป?

หากคุณมีข้อมูลการใช้งาน ข้อมูลนั้นจะบอกคุณได้อย่างชัดเจน หากทีมของคุณมีการจองเต็มมากกว่า 90 เปอร์เซ็นต์อย่างต่อเนื่องหลายวันติดกัน คุณก็มีความเสี่ยงที่จะทำงานล้นมือ หากสมาชิกในทีมบางคนมีอัตราการใช้งานอยู่ที่ 60 เปอร์เซ็นต์หรือต่ำกว่าอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่คนอื่นๆ มีอัตราการใช้งานสูงกว่า 90 เปอร์เซ็นต์ แสดงว่าคุณมีปัญหาเรื่องการกระจายงาน ไม่ใช่ปัญหาเรื่องขีดความสามารถในการทำงาน การตรวจสอบข้อมูลนี้เป็นรายสัปดาห์ในช่วงฤดูร้อน แทนที่จะเป็นรายเดือน จะช่วยให้คุณมีเวลาเตรียมตัวเพียงพอที่จะปรับเปลี่ยนก่อนที่ความไม่สมดุลจะกลายเป็นปัญหาสัมฤทธิผลการทำงานหรือปัญหาสุขภาพกายใจ

ฤดูร้อนเป็นการทดสอบ ผ่านให้ได้ตอนนี้เลย ไม่ใช่รอถึงเดือนกันยายน

การตัดสินใจที่จะกำหนดว่าฤดูร้อนของคุณจะเป็นอย่างไร ส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นก่อนเดือนมิถุนายน นโยบายค่ามัดจำที่คุณยังไม่ได้กำหนด ตารางวันหยุดที่ยังอยู่ระหว่างการเจรจา ระบบการจองที่ยังต้องพึ่งการเตือนความจำด้วยตนเอง ทั้งหมดนี้คือเรื่องที่จะกลับมาสร้างปัญหาให้คุณในเดือนกรกฎาคมและสิงหาคม เมื่อไม่มีเวลามาแก้ไขในระหว่างที่งานกำลังดำเนินไป

ไม่มีอะไรซับซ้อนเลย การสละเวลาไม่กี่ชั่วโมงในการตั้งค่าในช่วงเดือนพฤษภาคมคุ้มค่ากว่าการต้องมาแก้ปัญหาเฉพาะหน้ากันหลายสัปดาห์ในช่วงฤดูร้อน จัดระเบียบกฎเกี่ยวกับจำนวนลูกค้าที่รับได้ เริ่มใช้นโยบายค่ามัดจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเตือนความจำทำงานอัตโนมัติ และคุยเรื่องวันหยุดกับทีมของคุณตั้งแต่ตอนนี้เลย จากนั้นก็ปล่อยให้ฤดูร้อนเป็นไปตามธรรมชาติ แล้วเมื่อฤดูผ่านไป ทั้งธุรกิจและทีมงานก็ยังคงอยู่รอดปลอดภัย

หากคุณต้องการดูว่า Fresha จะช่วยจัดการด้านการดำเนินงานในช่วงฤดูร้อนที่วุ่นวายได้อย่างไร ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินมัดจำและการเตือนความจำอัตโนมัติ ไปจนถึงการจัดการรายชื่อรอคิวและการรายงานจำนวนลูกค้าที่รองรับได้แบบเรียลไทม์ ลองสำรวจ Fresha สำหรับธุรกิจได้ที่นี่ สมัครใช้งานได้ฟรี ไม่มีค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก และออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับร้านเสริมสวยและธุรกิจความงาม

👉 หากจะให้คุณได้อะไรจากการอ่านบทความนี้สักอย่าง ขอให้เป็นสิ่งนี้: กำหนดนโยบายค่ามัดจำ ตั้งค่าการเตือนความจำให้อัตโนมัติ และเปิดความพร้อมให้บริการในช่วงฤดูร้อนก่อนที่ลูกค้าจะแห่กันเข้ามา ทั้งสามอย่างนี้ทำได้ง่ายๆ ผ่าน Fresha สำหรับธุรกิจ - นโยบายการเก็บค่ามัดจำและการใช้บัตรที่บันทึกไว้จะบังคับใช้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการจอง การเตือนความจำจะส่งออกไปโดยไม่ต้องมีใครส่งเอง และคุณสามารถดูข้อมูลขีดความสามารถแบบเรียลไทม์ได้ทุกเมื่อที่ต้องการผ่านเครื่องมือรายงานของ Fresha  

หากคุณตั้งใจว่าจะจัดหาระบบการจองที่เหมาะสมให้เรียบร้อยก่อนถึงฤดูร้อน ตอนนี้แหละคือช่วงเวลาที่เหมาะสม