Sommarbokningar: En framgångsrik sommar för salonger

Sommaren är den årstid som varje salongsägare lever för. Bokningskalendern fylls, intäkterna rullar in och det råder en genuin livlig stämning i salongen som inte finns på samma sätt någon annan tid på året. Möjligheten är verklig och ligger där för att tas. Det enda du behöver göra är att vara så förberedd som möjligt – enkelt, eller hur?

Att få ut det mesta av sommaren handlar inte bara om att ta emot så många bokningar som möjligt. Det handlar om att ta emot rätt bokningar, skydda den kapacitet du har och driva en verksamhet som inte kollapsar under sin egen höga belastning. De salonger som lyckas bra med det här är inte nödvändigtvis de största eller de som har mest personal. Det är de som har tänkt igenom allt innan ruschen sätter igång, snarare än att släcka bränder när det redan är igång. Fresha erbjuder marknadens mest avancerade hanteringsverktyg och bokningssystem, vilket ger dig ett välbehövligt stöd i sommar.

Den här guiden tar upp de fem områden som gör störst praktisk skillnad: kapacitetsplanering, depositions- och avbokningspolicyer, minskning av uteblivna besök, hantering av väntelistor och att hålla ditt team effektivt under högsäsongen. Allt det här kan du göra redan nu, innan säsongen sätter igång på allvar.

Fox & Vamp, London

Effektiv kapacitetsplanering

Det vanligaste misstaget under sommaren är att överboka. Inte i den uppenbara bemärkelsen av dubbelbokning, utan på det mer subtila, men desto mer skadliga sättet – där du klämmer in en bokning till i varje tidslucka, lägger till extra tid för drop-in-besök och säger ja till varje förfrågan tills kalendern tekniskt sett är full men praktiskt omöjlig att hantera.

Den verkliga kapaciteten är inte det maximala antalet bokningar som dina stolar kan rymma. Det är det antal ditt team kan leverera bra, konsekvent, under flera veckor i sträck, utan att kvaliteten sjunker eller att stressen blir ohållbar. De två siffrorna skiljer sig ofta ganska mycket åt.

Börja med uppgifterna från förra sommaren

Om du har bokningsdata från förra sommaren är det det enskilt mest användbara planeringsverktyget du har. Titta på vilka veckor som verkligen var underutnyttjade, vilka som var överbokade, vilka tjänster som orsakade mest problem med schemaläggningen och var ni hade flest avbokningar i sista minuten eller uteblivna besök. Det mönstret kommer att upprepas i stort sett på samma sätt i år, om du inte aktivt gör något annorlunda.

På Fresha visar dina rapporter och analyser antalet bokningar, teammedlemmarnas utnyttjandegrad och avbokningsmönster för valfritt datumintervall. Om du vill veta mer kan du gå till vårt hjälpcenter, där vi har en detaljerad genomgång av våra rapporterings- och analysalternativ. Genom att jämföra med perioden juni–augusti förra året får du en utgångspunkt för att planera årets kapacitet innan säsongen börjar, istället för att upptäcka hur den ser ut när du redan är mitt i den.

Bygg in bufferttid

Sommarbokningar tar oftare längre tid än bokningar under andra tider på året. Hårfärgskunder kommer med mer komplexa önskemål, nya kunder behöver längre konsultationer, eller så är folk i semesterläge och har mindre bråttom att gå vidare. Att schemalägga utan någon buffert mellan bokningarna fungerar bra en lugn tisdag i februari. En fullbokad lördag i juli kan en enda försenad tid påverka hela dagen.

En praktisk tumregel: Lägg in 10–15 minuters buffert i varje färgningstid och varje tid för nya kunder under högbelastade veckor. Det låter som förlorade intäkter, men det är faktiskt ett sätt att skydda de intäkter du redan har. En kund som får vänta 45 minuter efter sin bokade tid kommer inte att boka igen. Våra avancerade schemaläggningsverktyg kan hjälpa dig med det här och göra processen smidigare under alla årstider.

Avsätt besökstider för tjänster med hög efterfrågan

Alla tjänster är inte lika komplexa att schemalägga. När du planerar sommarschemat behöver bokningar för hårfärgning, förberedelser inför bröllop och evenemang samt bokningar som omfattar flera tjänster behandlas annorlunda än vanliga klippningar eller föningar. Överväg att boka en del av dina färgningsplatser specifikt för förbokade färgningsbesök under högtrycksveckor, istället för att lämna dem öppna för drop in-besök eller bokningar samma dag, som kan komma med ett mycket enklare önskemål.

Iasmina Ionescu, Content Marketing Manager på Fresha, säger: "Sommaren är den årstid som skiljer de salonger som har planerat från de som har hamnat i panik, och skillnaden handlar oftast om att ha rätt verktyg på plats innan det blir mycket att göra." 

Fresha tar bort den administrativa bördan från dina axlar; automatiska depositioner, påminnelser och tillgänglighet i realtid – så att du kan fokusera på kunderna i din stol istället för på kaoset bakom kulisserna."

Policyer för deposition och avbokning med Fresha

Om du inte har någon policy för depositioner vid sommarbokningar kan sommaren vara ett bra tillfälle att införa en sådan. Det beror inte på att dina kunder är opålitliga, utan på att kostnaden för ett uteblivet besök under en fullbokad sommardag är stor, och det enda effektiva skyddet mot det är ett ekonomiskt sådant.

En policy för depositioner påverkar också kvaliteten på dina bokningar. Kunder som har betalat en deposition för att säkra en bokning ser på den annorlunda än kunder som har bokat utan förpliktelse, bara för att se om det skulle passa. Ett system med depositioner är viktigt, särskilt för alternativ som att avboka senast 24 eller 48 timmar innan. Det ger dina kunder flexibilitet samtidigt som du får trygghet. Vi gör det superenkelt att göra det. Läs mer i vårt hjälpcenter.

Vad ska du ta betalt för och när?

Depositionernas storlek varierar beroende på tjänst och marknad. Här är en användbar riktlinje:

• För färgningstjänster, balayage och alla bokningar som varar över 90 minuter: en deposition på 25 till 50 procent av priset för tjänsten vid bokningstillfället.
• För bokningar av bröllop och brudföljen: en icke återbetalningsbar deposition på 50 procent, och resterande belopp ska betalas 48 timmar före bokningstiden.
• För nya kunder som bokar premiumtjänster räcker det med en mindre reservationsdeposition på 25–45 USD för att sålla bort spekulativa bokningar, utan att det upplevs som ett hinder för genuina kunder.
• För vanliga klippningar och kortare bokningar är depositioner mindre viktiga. Däremot ger en policy med registrerat kort – där en avgift tas ut vid sen avbokning eller uteblivet besök – ett liknande resultat, men med mindre krångel vid bokningen.

Fox & Vamp, London

Så här informerar du om policyn

Samtalet om depositionen blir bara besvärligt om du ser det som besvärligt. Det är vanlig praxis i branschen, och de flesta kunder förväntar sig det vid premium- eller längre bokningar. Uttryck det enkelt: "Vi tar en deposition för att säkra din bokning. Den dras av från ditt totalbelopp på dagen." Det är allt som behöver förklaras i de flesta fall.

Ange tydligt din avbokningsperiod: vanligtvis 24 till 48 timmar för att en deposition ska kunna återbetalas eller överföras till en annan bokning. Kunder som avbokar inom den tidsperioden förlorar sin deposition. Detta är inte tänkt som ett straff, utan återspeglar helt enkelt att en sen avbokning av en bokad tid faktiskt kostar företaget pengar.

På Fresha kan du ange depositionskrav per tjänstetyp, och de tillämpas automatiskt i kassan när kunden bokar online. Kunderna betalar depositionen när de bokar och resten på själva dagen, utan att du behöver hantera några fakturor manuellt. Freshas betalningsverktyg stöder  även policyer för sparade kort vid sena avbokningar, vilket ger dig skydd utan att du behöver ta förskottsbetalning för varje bokning.

Minska antalet uteblivna besök

Uteblivna besök är det som stör mest på en salong under sommaren. En hårfärgsbokning där kunden inte dyker upp klockan 10.00 en lördag i juli är inte bara en missad bokning. Det är ett tomrum som inte kan fyllas med kort varsel, en teammedlem som står overksam under er mest intensiva period och intäkter som helt enkelt försvinner.

Den goda nyheten är att de flesta uteblivna besök inte beror på något ont uppsåt. De beror på att kunder glömmer, blandar ihop datum eller tror att de kan avboka i sista minuten utan konsekvenser. Alla dessa problem kan lösas med rätt system.

Automatiska påminnelser

En bokningspåminnelse som skickas 48 timmar före bokningen, följt av en andra påminnelse 24 timmar före, minskar antalet uteblivna besök avsevärt. Påminnelsen 48 timmar i förväg ger kunderna tillräckligt med varsel för att avboka och ger dig tillräckligt med tid att fylla tiden om de gör det. Påminnelsen 24 timmar innan når de kunder som fick den första påminnelsen men inte gjorde något åt den.

Fresha skickar automatiska påminnelser via sms och e-post som standard. Du kan ställa in tidpunkten och meddelandets innehåll i dina företagsinställningar, och systemet skickar dem sedan utan att ditt team behöver göra något manuellt. För bokningar med högt värde (färgning, brudstyling, alla bokningar som varar över två timmar) är det också värt att lägga till ett personligt meddelande från stylisten dagen innan. Kombinationen av en automatisk påminnelse och en personlig touch är märkbart effektivare än endera av dem var för sig.

Klick för att bekräfta

En påminnelse som ber kunderna att bekräfta att de kommer (snarare än att bara informera dem) ger dig en tidig varning om eventuella uteblivna besök. Om en kund inte bekräftar inom en fastställd tidsram kan du följa upp proaktivt, istället för att upptäcka luckan när kunden inte dyker upp.

En tydlig policy för sen avbokning, som tillämpas konsekvent

Den enskilt största orsaken till upprepade uteblivna besök är inkonsekvens. Om kunder får reda på att din avbokningspolicy ibland tillämpas, men att den inte gäller om de har en rimlig anledning, kommer de att se den som något frivilligt. Om policyn tillämpas vänligt men konsekvent redan från första början blir den förstådd och respekterad snarare än ifrågasatt.

Det betyder inte att man ska vara inflexibel mot kunder i verkliga nödsituationer. Det innebär att man inte rutinmässigt ska ta på sig kostnaden för avbokningar i sista minuten som går att undvika, bara för att samtalet känns obekvämt. Ditt teams tid är värdefull, och policyn skyddar den.

Annabelle Taurua, skönhetsexpert på Fresha: "De salonger som klarar sommaren bäst har oftast två saker gemensamt: en policy för depositioner som de faktiskt håller sig till, och automatiska påminnelser så att inget glöms bort." Inget av det här kräver någon jättestor insats. 

Det enda som krävs är att man ställer in det en gång och sedan låter systemet sköta arbetet. Det förändrar verkligen känslan under en hektisk sommarsäsong."

Hantering av väntelistor via Fresha 

Varje avbokning du får under sommaren är också en möjlighet att fylla tiden med en kund som redan vill komma. En aktivt skött väntelista omvandlar en stor del av de där luckorna till intäkter som annars skulle gå förlorade. Du kan till och med erbjuda rabatterade sista minuten-tider för att fylla kalendern bättre under lugnare perioder.

Nyckelordet är "aktivt". En väntelista som bara finns i en anteckningsbok eller som en tanke om att "kolla om någon vill ha en tid" kommer att ge sämre resultat än en lista som hanteras systematiskt. Så här gör du för att sköta det på rätt sätt.

• Håll en aktuell lista över kunder som bad om bokningar som inte var tillgängliga när de ringde eller försökte boka. Det här är dina mest intresserade potentiella kunder när en tid blir ledig.
• När en avbokning kommer in ska du omedelbart kontakta personen högst upp på väntelistan. Det är viktigt att agera snabt eftersom sommarkunder ofta bara har begränsade tidsluckor då de är tillgängliga. En tid som blir ledig på en onsdag måste fyllas senast på onsdag eftermiddag, annars kommer den sannolikt att förbli tom.
• Ge kunder på väntelistan en kort tidsfrist att svara (två till fyra timmar för tider samma dag eller nästa dag) innan du går vidare till nästa person på listan. Att låta en tid stå tom i väntan på ett svar som kanske aldrig kommer kostar dig mer än vad tidspressen kostar kunden.
• Överväg att ha en särskild väntelista för dina mest efterfrågade teammedlemmar. Kunder som specifikt vill ha en viss stylist är ofta villiga att vänta på just den tidpunkten snarare än att ta en likvärdig tid med någon annan.

Freshas onlinebokningssystem registrerar och hanterar väntelistebegäranden automatiskt och meddelar när en passande tidslucka blir ledig. I stället för att manuellt gå igenom en lista sköter plattformen flödet för aviseringar och återbokningar, så att din reception inte behöver tillbringa hela sommaren i telefon med att försöka fylla avbokade tider.

Se till att ditt team fungerar smidigt under högsäsongen

Det är inte bara intäkterna som står på spel under sommaren. Det är ditt team. De salonger som går ur augusti i gott skick är de där ägaren hanterade teamets kapacitet med samma noggrannhet som kundkapaciteten. En stylist som är utbränd i slutet av juli kommer inte att leverera den kvalitet som motiverade den fullbokade augusti du hade planerat.

Schemaläggning av semester

Sommaren är den tid då ditt team helst vill ha ledigt, men också den tid då du minst har råd att vara underbemannad. Det finns ingen perfekt lösning på den här konflikten, men det finns sätt att hantera den som känns rättvisa och fungerar i praktiken.

Fastställ en period för semesteransökningar tidigt inför sommaren. Om du ber att få in alla semesteransökningar senast i slutet av april kan du fatta beslut, kommunicera dem tydligt och planera vikarier innan högsäsongen sätter igång, istället för att hantera det reaktivt i juni. Huruvida man ska tillämpa principen "först till kvarn" eller ett rullande schema för populära veckor är ett policybeslut som varje företag fattar på sitt sätt. Men att ha en tydlig policy är bättre än att fatta ad hoc-beslut som skapar missnöje. Våra schemaläggningssystem är ledande på marknaden och hjälper till att effektivisera processerna för dig och ditt team. Läs mer om hur du hanterar ledighet i vårt hjälpcenter.

Försök att, när det är möjligt, sprida ut bemanningen under högbelastningsveckor. Om du har fyra stylister och två av dem vill ha ledigt sista veckan i juli är frågan inte om du ska säga ja, utan hur du ska se till att de två som är kvar inte behöver arbeta på 150 procents kapacitet den veckan. Att ta in en pålitlig frilansare eller en vikarierstylist under högtrycksveckor är ett bra alternativ som är värt att budgetera för.

Fox & Vamp, London

Tempo, inte bara volym

Ett team som arbetar på full kapacitet i tolv veckor i sträck kommer att prestera sämre i september och oktober, när den lugnare perioden efter sommaren sätter in. Att medvetet schemalägga lugnare dagar under sommaren innebär inte förlorade intäkter. Det är underhåll.

Konkret: en eller två skyddade timmar per stylist och vecka, då de inte har några kunder, för administration, fortbildning eller helt enkelt en ordentlig lunchpaus. En skyddad ledig dag per vecka som inte gradvis urholkas av "bara en bokning till". Tydliga sluttider för arbetsdagen som respekteras, snarare än att ses som förslag när dagen drar över tiden.

Hör efter hur det går – inte bara hur mycket som blir gjort

Det viktigaste samtalet i teamet under sommaren handlar inte om "når vi våra mål" utan om "hur mår du". Utbrändhet gör sig inte påmind med ett högt rop. Det brukar visa sig på små sätt: längre handläggningstider, kortare konsultationer, mindre merförsäljning och fler sjukskrivningar. En manager som regelbundet och genuint frågar har större chans att upptäcka problemet tidigt än en som bara märker det när resultaten börjar sjunka. Här är några tips från våra experter på Fresha:

Konfigurera ditt Fresha-konto inför sommaren

Det mesta som beskrivs i den här artikeln är betydligt enklare att genomföra om din bokningsinfrastruktur sköter det mesta arbetet. Några saker som är värda att kolla upp eller fixa innan högsäsongen sätter igång:

• Depositionregler tillämpas per tjänstetyp, vilket innebär att en deposition automatiskt tas ut vid bokning av längre tider, utan att du behöver göra något manuellt.
• Automatiska påminnelser är inställda att skickas 48 timmar och 24 timmar före bokningen, med ett meddelande som innehåller avbokningspolicyn så att kunderna påminns vid varje kontaktpunkt.
• Onlinebokningen är öppen för hela ditt sommarutbud, inklusive eventuella nya säsongstjänster du har lagt till, så att kunder själva kan boka istället för att ringa eller skicka meddelanden.
• Tillgänglighetsblock har ställts in för teammedlemmarnas semesterperioder, så att bokningssystemet visar den faktiska tillgängligheten istället för tider som inte kan bokas.
• Rapporter är inställda för att granska det veckovisa utnyttjandet under sommaren, så att du kan upptäcka ett mönster av överbelastning innan det blir ett problem, snarare än efteråt.

Om du ännu inte använder Fresha och hanterar bokningar via en kombination av telefon, DM på Instagram och en papperskalender är sommaren den tid då det här sättet att arbeta blir riktigt kostsamt. Fresha för företag har över 130 000 partners som anförtro oss sin tid, och den tid som sparas på manuell bokningshantering under en hektisk sommar betalar sig nästan omedelbart. Dina kunder bokar online. Depositioner tas emot automatiskt. Påminnelser skickas ut utan att någon behöver göra det manuellt. Och du har data som hjälper dig att fatta bättre beslut om hur du ska driva verksamheten under säsongen.

Frågor som salongägare ställer om bokningshanteringen under sommaren

Hur långt i förväg ska jag öppna för sommarbokningar?

Sex till åtta veckor före din förväntade högsäsong är en bra utgångspunkt. På salonger med eftertraktade stylister vill vissa kunder boka långt i förväg. Genom att öppna bokningsfönstret åtta till tio veckor i förväg för bokningar i juni och juli kan du fånga de kunderna innan de vänder sig någon annanstans. Risken med att öppna för långt i förväg är att ditt schema ändras och du får oönskade luckor. Därför bör du väga tidig tillgänglighet mot en realistisk bild av hur fastställd ditt teams tillgänglighet faktiskt är.

Är det orimligt att ta ut en deposition för en vanlig klippning?

För en vanlig klippning är det oftast mer rimligt med en policy där kortuppgifter sparas (och en avgift tas ut endast om kunden uteblir eller avbokar inom 24 timmar) än att kräva en deposition i förskott. Förskottsbetalningar för korta, billigare bokningar kan upplevas som ett hinder för nya kunder och är svårare att motivera när den ekonomiska risken är låg. Begär förskottsbetalning endast för bokningar som varar längre än 90 minuter, för nya kunder som bokar premiumtjänster och för bokningar inför evenemang eller bröllop där det inte är realistiskt att fylla tiden med kort varsel.

Hur hanterar jag en kund som uteblir från sitt besök och sedan ber om att få återboka?

Tillämpa din policy konsekvent och förklara den på ett lugnt sätt. Om depositionen gick förlorad enligt villkoren för uteblivet besök, är den förverkad. Du kan absolut återboka kunden, men om du gör det utan att tillämpa policyn signalerar du att policyn är förhandlingsbar. Ett enkelt svar som "depositionen täckte den tid du missade. Du är varmt välkommen att återboka, och då tar vi en ny deposition för att säkra tiden" är ett rimligt och professionellt svar. De flesta kunder accepterar detta utan att klaga när det har förklarats tydligt.

Vilket är det bästa sättet att hantera semesteransökningar rättvist i ett litet team?

Fastställ policyn innan säsongen börjar och informera alla tydligt om den samtidigt. Oavsett om ni använder principen "först till kvarn", ett rullande schema för populära veckor eller en poängbaserad fördelning av semesterdagar, uppnås rättvisa genom att samma regler gäller för alla – i stället för att fatta beslut från fall till fall, vilket oundvikligen känns inkonsekvent. Be om alla semesterönskemål senast ett visst datum i april, bekräfta besluten snabbt och håll er sedan till schemat när det väl är fastställt – såvida det inte uppstår en verklig nödsituation.

Hur vet jag om jag har för många eller för få anställda under sommaren?

Om du har tillgång till utnyttjandedata visar de dig detta tydligt. Om ditt team konsekvent är bokat till över 90 procent flera dagar i rad riskerar du överbelastning. Om vissa teammedlemmar konsekvent ligger på 60 procent eller lägre medan andra ligger över 90 procent har du ett problem med arbetsfördelningen snarare än ett kapacitetsproblem. Om du tittar på de här uppgifterna veckovis under sommaren, istället för månadsvis, får du tillräckligt med framförhållning för att göra justeringar innan obalansen leder till problem med resultat eller välmående.

Sommaren är ett test. Klara det nu, inte i september.

De beslut som avgör hur din sommar blir fattas oftast före juni. Den depositionspolicy du ännu inte har infört, det semesterschema som fortfarande förhandlas fram och det bokningssystem som fortfarande bygger på manuella påminnelser – det är de här sakerna som kommer att ställa till problem i juli och augusti, när det inte längre finns tid att fixa dem mitt under högsäsong.

Inget av det är komplicerat. Några timmars förberedelser i maj är värda veckor av brandsläckning under sommaren. Fixa dina kapacitetsregler, lansera din depositionspolicy, se till att dina påminnelser är automatiserade och ta upp semestersamtalet med ditt team nu. Låt sedan säsongen vara vad den är – en sommarsäsong – och gå ur den med både verksamheten och teamet fortfarande intakta.

Vill du se hur Fresha kan sköta den operativa sidan av en hektisk sommarsäsong – från automatiserade depositioner och påminnelser till hantering av väntelistor och kapacitetsrapportering i realtid? Utforska Fresha för företag här. Det är gratis att gå med, det finns inga abonnemangsavgifter, och plattformen är särskilt utvecklad för salonger och skönhetsverksamheter.

👉 Om du tar med dig en enda sak från det här, låt det vara detta: fastställ din depositionspolicy, automatisera dina påminnelser och öppna din tillgänglighet för sommaren innan rusningen sätter igång. Alla tre är enkla att ordna via Fresha för företag – policyer för depositioner och sparade kort tillämpas automatiskt vid bokning, påminnelser skickas ut utan att någon behöver göra det manuellt, och dina kapacitetsuppgifter i realtid finns tillgängliga när du behöver dem via Freshas rapporteringsverktyg. 

Om du har tänkt skaffa ett ordentligt bokningssystem innan sommaren är det dags nu.