Sommarbokningar: Framgång under sommaren för salonger

Sommaren är den årstid som varje salongsägare lever för. Bokningskalendern fylls, intäkterna rullar in, och det råder en genuin livlig stämning i salongen som inte finns på samma sätt någon annan tid på året. Möjligheten är verklig och ligger där för att tas. Det enda du behöver göra är att vara så förberedd som möjligt – enkelt, eller hur?

Att få ut det mesta av sommaren handlar inte bara om att ta så många bokningar som möjligt. Det handlar om att ta in rätt bokningar, skydda den kapacitet du har och driva en verksamhet som inte kollapsar under sin egen höga belastning. De salonger som lyckas bra med det här är inte nödvändigtvis de största eller de med mest personal. Det är de som har tänkt igenom allt innan ruschen sätter igång, istället för att släcka bränder när det redan pågår. Fresha erbjuder marknadens mest avancerade hanteringsverktyg och bokningssystem och hjälper dig under hela sommaren.

Den här guiden tar upp de fem områden som gör störst praktisk skillnad: kapacitetsplanering, policyer för depositioner och avbokningar, minskning av uteblivna besök, hantering av väntelistor och att hålla ditt team effektivt under högsäsongen. Allt det här kan du göra redan nu, innan säsongen sätter igång på allvar.

Fox & Vamp, London

Effektiv kapacitetsplanering

Det vanligaste misstaget under sommaren är att överboka. Inte i den uppenbara bemärkelsen dubbelbokning, utan på det mer stillsamma, men desto mer skadliga sättet där du klämmer in en bokning till i varje tidslucka, lägger till extra tid för drop-in-besök och säger ja till varje begäran tills kalendern ser tekniskt fulltecknad ut men är omöjlig att genomföra i praktiken.

Den verkliga kapaciteten är inte det maximala antalet bokningar som dina stolar kan rymma. Det är det antal som ditt team kan leverera bra, konsekvent, under flera veckor i sträck, utan att kvaliteten sjunker eller att stressen blir ohållbar. De två siffrorna skiljer sig ofta ganska mycket åt.

Börja med uppgifterna från förra sommaren

Om du har bokningsdata från förra sommaren är det det enskilt mest användbara planeringsverktyget du har. Titta på vilka veckor som verkligen var underutnyttjade, vilka som var överbokade, vilka tjänster som skapade mest problem vid schemaläggningen och var ni hade flest avbokningar i sista minuten eller uteblivna besök. Det mönstret kommer att upprepas i stort sett på samma sätt i år, om du inte aktivt gör något annorlunda.

På Fresha visar dina rapporter och analyser antalet bokningar, utnyttjandegrad per teammedlem och avbokningsmönster för valfritt datumintervall. Om du vill veta mer kan du gå till vårt hjälpcenter, där vi har en detaljerad genomgång av våra rapporterings- och analysalternativ. Om du jämför med juni–augusti förra året får du en utgångspunkt för att planera årets kapacitet innan säsongen börjar, istället för att upptäcka hur den ser ut när du redan är mitt i den.

Bygg in bufferttid

Sommarbokningar tar oftare längre tid än bokningar under andra tider på året. Hårfärgskunder kommer in med mer komplexa önskemål, nya kunder behöver längre konsultationer, eller så är folk i semesterläge och har mindre bråttom att gå vidare. Att schemalägga utan någon buffert mellan bokningarna fungerar bra en lugn tisdag i februari. En fullbokad lördag i juli kan en enda försenad tid dra med sig hela dagen.

En praktisk tumregel: Lägg in 10–15 minuters buffert i varje färgningstid och i varje tid för nya kunder under högbelastade veckor. Det låter som förlorade intäkter, men det är faktiskt ett skydd för de intäkter du redan har. En kund som får vänta 45 minuter efter sin bokade tid återbokar inte. Våra avancerade schemaläggningsverktyg kan hjälpa dig med det här och göra processen smidigare under alla årstider.

Avsätt besökstider för tjänster med hög efterfrågan

Alla tjänster är inte lika komplexa att schemalägga. När du planerar ett sommarschema behöver bokningar för hårfärgning, förberedelser inför bröllop och evenemang samt bokningar som omfattar flera tjänster behandlas annorlunda än en vanlig klippning eller föning. Överväg att boka en del av dina färgningsplatser specifikt för förbokade färgningsbesök under högtrycksveckor, istället för att lämna dem öppna för drop in-besök eller bokningar samma dag, som kan komma med ett mycket enklare önskemål.

Iasmina Ionescu, Content Marketing Manager på Fresha, säger: "Sommaren är den årstid som skiljer de salonger som har planerat från de som har fått panik, och skillnaden handlar oftast om att ha rätt verktyg på plats innan det blir högtryck." 

Fresha tar bort den operativa bördan från dina axlar; automatiska depositioner, påminnelser och tillgänglighet i realtid – så att du kan fokusera på kunderna i stolen istället för på kaoset bakom kulisserna."

Policyer för deposition och avbokning med Fresha

Om du inte har någon policy för depositioner vid sommarbokningar kan sommaren vara rätt tillfälle att införa en sådan. Inte för att dina kunder är opålitliga, utan för att kostnaden för ett uteblivet besök på en fullbokad sommardag är stor, och det enda effektiva skyddet mot det är ett ekonomiskt sådant.

En policy för depositioner påverkar också kvaliteten på dina bokningar. Kunder som har betalat en deposition för att säkra en bokning ser på den annorlunda än kunder som har bokat utan något åtagande, bara för att hålla dörren öppen. Ett system med deposition är viktigt, särskilt för alternativ som att avboka senast 24 timmar eller 48 timmar innan. Det ger din kund flexibilitet samtidigt som du får trygghet. Vi gör det superenkelt att göra det – läs mer i vårt hjälpcenter.

Vad ska du ta betalt för och när?

Depositionernas storlek varierar beroende på tjänst och marknad. Här är en användbar vägledning:

• För färgningstjänster, balayage och alla bokningar som varar över 90 minuter: en deposition på 25 till 50 procent av priset för tjänsten vid bokningstillfället.
• För bokningar av bröllop och brudföljen: 50 procent i icke återbetalningsbar deposition, och resterande belopp ska betalas 48 timmar före bokningstiden.
• För nya kunder som bokar premiumtjänster: en mindre reservationsdeposition på 25 till 45 USD räcker för att sålla bort spekulativa bokningar utan att det känns som ett hinder för genuina kunder.
• För vanliga klippningar och kortare bokningar är depositioner mindre viktiga, men en policy med registrerat kort (där en avgift tas ut vid sen avbokning eller uteblivet besök) ger ett liknande resultat med mindre krångel vid bokningen.

Fox & Vamp, London

Så här kommunicerar du policyn

Samtalet om depositionen blir bara besvärligt om du behandlar det som besvärligt. Det är vanlig praxis i branschen, och de flesta kunder förväntar sig det vid premium- eller längre bokningar. Formulera det enkelt: "Vi tar en deposition för att säkra din bokning. Den dras av från ditt totalbelopp på dagen." Det är allt som behöver förklaras i de flesta fall.

Ange tydligt din avbokningsperiod: vanligtvis 24 till 48 timmar för att en deposition ska kunna återbetalas eller överföras till en annan bokning. Kunder som avbokar inom den tidsramen förlorar depositionen. Det här är inte ett straff, utan en återspegling av att en sen avbokning av en bokad tid faktiskt kostar företaget pengar.

På Fresha kan du ange depositionskrav per tjänstetyp, och de tillämpas automatiskt i kassan när kunderna bokar online. Kunderna betalar depositionen när de bokar och resten på själva dagen, utan att du behöver hantera några manuella fakturor. Freshas betalningsverktyg stöder  också policyer för sparade kort vid sena avbokningar, vilket ger dig skydd utan att du behöver kräva förskottsbetalning för varje bokning.

Minska antalet uteblivna besök

Uteblivna besök är det som stör mest på en salong under sommaren. En hårfärgsbokning där kunden inte dyker upp klockan 10 på en lördag i juli är inte bara en missad bokning. Det är ett tomrum som inte kan fyllas med kort varsel, en teammedlem som står overksam under er mest intensiva period och intäkter som helt enkelt försvinner.

Den goda nyheten är att de flesta uteblivna besöken inte beror på något ont uppsåt. De beror på att kunder glömmer, blandar ihop datum eller tror att de kan avboka i sista minuten utan konsekvenser. Allt det här går att lösa med rätt system.

Automatiska påminnelser

En bokningspåminnelse som skickas 48 timmar före bokningen, följt av en andra påminnelse 24 timmar före, minskar antalet uteblivna besök avsevärt. Påminnelsen 48 timmar i förväg ger kunderna tillräckligt med varsel för att avboka och ger dig tillräckligt med tid att fylla tiden om de gör det. Påminnelsen 24 timmar innan når de kunder som fick den första påminnelsen men inte gjorde något åt den.

Fresha skickar automatiska påminnelser via sms och e-post som standard. Du kan ställa in tidpunkten och meddelandets innehåll i dina företagsinställningar, och systemet sköter sedan utskicken utan att ditt team behöver göra någon manuell uppföljning. För bokningar med högt värde (färgning, brudstyling, alla bokningar som varar över två timmar) är det också värt att lägga till ett personligt meddelande från stylisten dagen innan. Kombinationen av en automatisk påminnelse och en personlig touch är märkbart effektivare än endera av dem var för sig.

Klick för att bekräfta

En påminnelse som ber kunderna att bekräfta att de kommer (snarare än att bara informera dem) ger dig en tidig varning om eventuella uteblivna besök. Om en kund inte bekräftar inom en fastställd tidsram kan du följa upp proaktivt, i stället för att upptäcka luckan först när kunden inte dyker upp.

En tydlig policy för sena avbokningar, konsekvent tillämpad

Den enskilt största orsaken till upprepade uteblivna besök är inkonsekvens. Om kunder får reda på att din avbokningspolicy ibland tillämpas men ibland inte, om de har en rimlig ursäkt, kommer de att se den som något frivilligt. Om du tillämpar policyn vänligt men konsekvent redan från första början blir den förstådd och respekterad snarare än testad.

Det betyder inte att man ska vara inflexibel mot kunder i genuina nödsituationer. Det innebär att man inte rutinmässigt ska ta på sig kostnaden för avbokningar i sista minuten som hade kunnat undvikas bara för att samtalet känns obekvämt. Ditt teams tid är värdefull, och policyn skyddar den.

Annabelle Taurua, skönhetsexpert på Fresha: "De salonger som klarar sommaren bäst brukar ha två saker gemensamt: en policy för depositioner som de faktiskt håller sig till, och påminnelser som skickas ut automatiskt så att inget glöms bort." Inget av det här kräver någon jättestor insats. 

Det räcker med att konfigurera det en gång och sedan låta systemet sköta arbetet. Det förändrar verkligen känslan under en hektisk sommarsäsong."

Hantering av väntelistor via Fresha 

Varje avbokning du får under sommaren är också en chans att fylla tiden med en kund som redan vill komma. En aktivt hanterad väntelista omvandlar en stor del av de där luckorna till intäkter som annars skulle gå förlorade. Du kan till och med erbjuda sista minuten-tider med rabatt för att fylla kalendern bättre under lugnare perioder.

Nyckelordet är "aktivt". En väntelista som bara finns i en anteckningsbok eller som en tanke om att "kolla om någon vill ha en tid" kommer att ge sämre resultat än en som hanteras systematiskt. Så här gör du för att sköta det på rätt sätt.

• Håll en uppdaterad lista över kunder som bad om bokningar som inte var tillgängliga när de ringde eller försökte boka. Det här är dina mest intresserade potentiella kunder när en tid blir ledig.
• När en avbokning kommer in ska du omedelbart kontakta personen högst upp på väntelistan. Snabbhet är viktigt eftersom sommarkunder ofta bara har specifika tider då de är tillgängliga. En tid som blir ledig på en onsdag måste fyllas senast på onsdag eftermiddag, annars kommer den sannolikt att stå tom.
• Ge kunder på väntelistan en kort tidsfrist att svara (två till fyra timmar för tider samma dag eller nästa dag) innan du går vidare till nästa person på listan. Att låta en tid stå obesatt medan du väntar på ett svar som kanske aldrig kommer kostar dig mer än vad tidspressen kostar kunden.
• Överväg att ha en särskild väntelista för dina mest efterfrågade teammedlemmar. Kunder som specifikt vill ha en viss stylist är ofta villiga att vänta på just den tiden snarare än att ta en likvärdig tid med någon annan.

Freshas onlinebokningssystem registrerar och hanterar väntelistebegäranden automatiskt och meddelar när en passande tidslucka blir ledig. I stället för att manuellt gå igenom en lista sköter plattformen flödet för aviseringar och återbokningar, så att din reception inte behöver tillbringa hela sommaren i telefon med att försöka fylla avbokade tider.

Håll ditt team i gott skick under högsäsongen

Det är inte bara intäkterna som står på spel under sommaren. Det är ditt team. De salonger som går ur augusti i gott skick är de där ägaren hanterade teamets kapacitet med samma noggrannhet som kundernas kapacitet. En stylist som är utbränd i slutet av juli kommer inte att leverera den kvalitet som motiverade den fullbokade augusti du hade planerat.

Schemaläggning av semester

Sommaren är den tid då ditt team helst vill ha ledigt – och då du minst har råd att vara underbemannad. Det finns ingen perfekt lösning på den här konflikten, men det finns sätt att hantera den som känns rättvisa och fungerar i praktiken.

Fastställ en tidsperiod för semesteransökningar tidigt inför sommaren. Om du ber att få in alla semesteransökningar senast i slutet av april kan du fatta beslut, kommunicera dem tydligt och planera vikarier innan säsongen är här, istället för att hantera det reaktivt i juni. Att välja mellan principen "först till kvarn" och ett rullande schema för populära veckor är ett policybeslut som varje företag fattar på sitt sätt, men att ha en tydlig policy är bättre än att ta ad hoc-beslut som skapar missnöje. Våra schemaläggningssystem är ledande på marknaden och hjälper till att effektivisera dina och ditt teams processer. Läs mer om hur du hanterar ledighet i vårt hjälpcenter.

Fördela bemanningen under toppveckor när det är möjligt. Om du har fyra stylister och två av dem vill ha ledigt sista veckan i juli är frågan inte om du ska säga ja, utan hur du ser till att de två som är kvar inte behöver arbeta på 150 procent av sin kapacitet den veckan. Att ta in en pålitlig frilansare eller en vikarierande stylist under högbelastningsveckor är ett reellt alternativ som är värt att budgetera för.

Fox & Vamp, London

Tempo, inte bara volym

Ett team som arbetar på full kapacitet i tolv veckor i sträck kommer att prestera sämre i september och oktober, när den lugnare perioden efter sommaren sätter in. Att medvetet schemalägga lugnare dagar under sommaren är inte förlorade intäkter. Det är underhåll.

I praktiken: en eller två skyddade timmar per stylist och vecka, då det inte bokas in några kunder, för administration, fortbildning eller helt enkelt en ordentlig lunchpaus. En skyddad ledig dag per vecka som inte sakta urholkas av "bara en bokning till". Tydliga sluttider för dagen som respekteras, inte bara ses som förslag när dagen drar över tiden.

Hör efter – inte bara om resultaten

Det viktigaste samtalet i teamet under sommaren handlar inte om "når vi våra mål" utan om "hur mår du". Utbrändhet gör sig inte påmind med höga rop. Det brukar visa sig på små sätt: längre handläggningstider, kortare samtal, mindre merförsäljning och fler sjukskrivningar. En manager som regelbundet och genuint frågar har större chans att upptäcka det i ett tidigt skede än en som bara märker det när resultatsiffrorna sjunker. Här är några tips från våra experter på Fresha:

Konfigurera ditt Fresha-konto inför sommaren

Det mesta som beskrivs i den här artikeln är betydligt enklare att genomföra om din bokningsinfrastruktur sköter det mesta av arbetet. Några saker som är värda att kolla upp eller fixa innan högsäsongen sätter igång:

• Depositionregler tillämpas per tjänstetyp, så för längre bokningar tas en deposition automatiskt vid bokningstillfället, utan att du behöver göra något manuellt.
• Automatiska påminnelser inställda att skickas 48 timmar och 24 timmar före bokningen, med ett meddelande som innehåller avbokningspolicyn så att kunderna påminns vid varje kontaktpunkt.
• Onlinebokningen är öppen för hela ditt sommarutbud, inklusive eventuella nya säsongstjänster du har lagt till, så att kunder själva kan boka i stället för att ringa eller skicka meddelanden.
• Tillgänglighetsblock är inställda för teammedlemmarnas semesterperioder, så att bokningssystemet visar den faktiska tillgängligheten i stället för tider som inte kan bokas.
• Rapporter är inställda för att granska det veckovisa utnyttjandet under sommaren, så att du kan upptäcka ett mönster av överbelastning innan det blir ett problem, snarare än efteråt.

Om du ännu inte använder Fresha och hanterar bokningar via en kombination av telefon, DM på Instagram och en papperskalender är sommaren den tid då det sättet att jobba blir riktigt kostsamt. Fresha för företag har över 130 000 partners som anförtror oss sin tid, och den tid som sparas på manuell bokningshantering under en hektisk sommar betalar sig nästan omedelbart. Dina kunder bokar online. Depositioner tas emot automatiskt. Påminnelser skickas ut utan att någon behöver göra det. Och du har data som hjälper dig att fatta bättre beslut om hur du ska driva verksamheten under säsongen.

Frågor som salongägare ställer om bokningshantering under sommaren

Hur långt i förväg ska jag öppna för sommarbokningar?

Sex till åtta veckor före din förväntade högsäsong är en bra utgångspunkt. På salonger med eftertraktade stylister vill vissa kunder boka ännu längre i förväg. Om du öppnar ett bokningsfönster åtta till tio veckor i förväg för bokningar i juni och juli kan du fånga de kunderna innan de går någon annanstans. Risken med att öppna för långt i förväg är att ditt schema ändras och att du får jobbiga luckor. Balansera därför tidig tillgänglighet med en realistisk bild av hur fastställd ditt teams tillgänglighet faktiskt är.

Är det orimligt att ta ut en deposition för en vanlig klippning?

För en vanlig klippning är det i regel mer rimligt med en policy där kortuppgifter sparas (och en avgift tas ut endast om kunden uteblir eller avbokar inom 24 timmar) än att kräva en deposition i förskott. Förskottsdepositioner för korta, billigare bokningar kan upplevas som ett hinder för nya kunder och är svårare att motivera när den ekonomiska risken är liten. Begär förskottsdepositioner endast för bokningar som varar över 90 minuter, för nya kunder som bokar premiumtjänster och för event- eller bröllopsbokningar där det inte är realistiskt att fylla tiden med kort varsel.

Hur hanterar jag en kund som uteblir från ett besök och sedan ber om att få återboka?

Tillämpa din policy konsekvent och förklara den lugnt. Om depositionen gick förlorad enligt villkoren för uteblivet besök är den förverkad. Du kan absolut återboka kunden, men om du gör det utan att tillämpa policyn signalerar du att policyn är förhandlingsbar. Ett enkelt svar som "depositionen täckte den tid du missade. Du är varmt välkommen att återboka, och då tar vi en ny deposition för att säkra den" är ett rimligt och professionellt svar. De flesta kunder accepterar detta utan att klaga när det har förklarats tydligt.

Vad är det bästa sättet att hantera semesterbegäran rättvist i ett litet team?

Fastställ policyn före säsongen och informera alla tydligt och samtidigt. Oavsett om du använder principen först till kvarn, ett rullande schema för populära veckor eller en poängbaserad fördelning av semesterdagar, uppnås rättvisa genom att samma regler gäller för alla – inte genom att fatta beslut från fall till fall, vilket oundvikligen känns inkonsekvent. Be om alla sommaransökningar senast ett visst datum i april, bekräfta besluten snabbt och håll dig till schemat när det väl är fastställt – såvida det inte uppstår en verklig nödsituation.

Hur vet jag om jag har för många eller för få anställda under sommaren?

Om du har tillgång till utnyttjandedata visar de dig det här tydligt. Om ditt team konsekvent är bokat till över 90 procent under flera dagar i rad riskerar du överbelastning. Om vissa teammedlemmar konsekvent ligger på 60 procent eller lägre medan andra ligger över 90 procent har du ett fördelningsproblem snarare än ett kapacitetsproblem. Om du tittar på de här uppgifterna veckovis under sommaren, istället för månadsvis, får du tillräckligt med framförhållning för att göra justeringar innan obalansen blir ett problem för resultatet eller välbefinnandet.

Sommaren är ett test. Klara det nu, inte i september.

De beslut som avgör hur din sommar blir fattas oftast före juni. Den depositionspolicy du ännu inte har infört, det semesterschema som fortfarande förhandlas fram och det bokningssystem som fortfarande bygger på manuella påminnelser – det är de här sakerna som kommer att spöka i juli och augusti, när det inte längre finns tid att fixa dem mitt under fullt pådrag.

Inget av det är komplicerat. Några timmars förberedelser i maj är värda veckor av brandsläckning under sommaren. Fixa dina kapacitetsregler, lansera din depositionspolicy, se till att dina påminnelser är automatiserade och ta semesterdiskussionen med ditt team nu. Låt sedan säsongen vara vad sommarsäsonger är och gå ur den med verksamheten – och teamet – fortfarande intakta.

Vill du se hur Fresha kan ta hand om den operativa sidan av en hektisk sommarsäsong – från automatiserade depositioner och påminnelser till hantering av väntelistor och kapacitetsrapportering i realtid? Utforska Fresha för företag här. Gratis att gå med, inga abonnemangsavgifter, och särskilt utvecklat för salonger och skönhetsverksamheter.

👉 Om du ska ta med dig en sak från det här, låt det vara detta: fastställ din depositionspolicy, automatisera dina påminnelser och öppna din tillgänglighet för sommaren innan rusningen sätter igång. Alla tre är enkla att fixa via Fresha för företag – policyer för depositioner och sparade kort tillämpas automatiskt vid bokning, påminnelser skickas ut utan att någon behöver göra det manuellt, och dina kapacitetsuppgifter i realtid finns tillgängliga när du behöver dem via Freshas rapporteringsverktyg. 

Om du har tänkt skaffa ett ordentligt bokningssystem innan sommaren är det dags nu.