Gerir recursos reserváveis
Saiba como criar e gerir recursos, como salas e equipamentos, que podem ser atribuídos a serviços.
Neste artigo
Como funcionam os recursos
Os recursos representam as salas, equipamentos ou espaços da sua empresa que são utilizados durante as marcações. Quando um recurso é atribuído a um serviço, fica indisponível durante a marcação para evitar marcações duplicadas.
Por exemplo, uma empresa pode criar recursos como «Divã de massagem 1» e «Divã de massagem 2». Quando um cliente marca uma massagem associada a um recurso, será automaticamente atribuída uma sala de massagem disponível à marcação, com base na disponibilidade.
Para manter os seus recursos organizados, pode agrupar recursos semelhantes em tipos de recursos. Por exemplo, pode criar um tipo de recurso chamado "Divãs de massagem" e adicionar cada recurso de divã a esse tipo. Isto facilita a gestão de recursos e a visualização da disponibilidade na sua agenda.
Criar um recurso
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No menu principal à esquerda do ecrã, aceda a Definições.
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Clique na categoria Agendamento para gerir os seus recursos.
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No painel do menu à esquerda, selecione Recursos.
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Clique no botão Adicionar no canto superior direito e, em seguida, selecione Recurso.
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Em Detalhes básicos, escreva o Nome do recurso, selecione um Tipo de recurso e adicione uma Descrição opcional.
- Para criar um novo tipo de recurso ao criar um recurso, clique no menu suspenso Tipo de recurso e selecione Adicionar um novo tipo. Escreva os detalhes do tipo na janela pop-up e, em seguida, clique em Adicionar.
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Em Limite de capacidade, escolha se o recurso pode ser usado para Uma marcação de cada vez ou defina um Número específico de marcações que podem usar o recurso simultaneamente, com um mínimo de duas marcações.
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Em Cor da agenda, escolha a cor com que este recurso aparecerá na sua agenda.
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Opcionalmente, introduza uma ID de recurso para manutenção de registos internos.
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Se tiver vários espaços, clique em Espaço no painel à esquerda e selecione o espaço onde este recurso pode ser reservado.
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Para aplicar as suas alterações, clique no botão Guardar no canto superior direito.
Depois de criar um recurso, este aparecerá automaticamente como uma opção disponível para todos os serviços no seu catálogo. Agora terá de atribuí-los a serviços onde forem necessários.
Criar um tipo de recurso
Organize os seus recursos em tipos de recursos. Os tipos de recursos facilitam a atribuição de recursos a serviços e ajudam a automatizar o agendamento de serviços que exigem salas, espaços ou equipamentos.
- No menu principal à esquerda do ecrã, aceda a Definições.
- Selecione o separador Definições na parte superior e clique em Agendamento.
- No painel do menu à esquerda, selecione Recursos.
- Clique no botão Adicionar no canto superior direito e, em seguida, selecione Tipo.
- Na janela pop-up Novo tipo de recurso, adicione as seguintes informações:
- Ícone: Clique na imagem e selecione um logótipo para representar este tipo de recurso na sua agenda.
- Nome: Escreva o nome que pretende dar ao seu tipo de recurso.
- Descrição: Introduza uma descrição opcional para este tipo de recurso. Isto só será exibido internamente.
- Clique no botão Adicionar na parte inferior da janela pop-up para guardar o tipo de recurso.
Depois de criar o seu tipo de recurso, este aparecerá automaticamente na sua Lista de recursos.
Definir um limite de disponibilidade de recurso
Os limites de disponibilidade de recursos permitem-lhe controlar quando um recurso pode ser reservado online, ajudando-o a gerir o agendamento para horas, dias ou eventos específicos.
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No menu principal à esquerda do ecrã, aceda a Definições.
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Clique na categoria Agendamento para gerir os seus recursos.
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No painel do menu à esquerda, selecione Recursos e, em seguida, clique no Recurso que pretende editar.
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Selecione Disponibilidade no painel do menu à esquerda.
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Em Disponibilidade, escolha quando o recurso está disponível para ser reservado:
- Sempre disponível: Ideal para serviços que exigem um membro da equipa e um recurso.
- Disponível apenas em dias e horários específicos: limite a disponibilidade selecionando os dias e horários em que o recurso pode ser reservado. Ideal para serviços apenas de recurso, como espreguiçadeiras ou saunas. Para aplicar a mesma hora definida a todos os dias selecionados, clique no botão Copiar.
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Em Limitar disponibilidade do serviço, marque a caixa de seleção ao lado de datas específicas para definir quando um recurso começa ou deixa de estar disponível para reserva com um serviço:
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Disponível para reserva a partir de: selecione a data de início em que o recurso pode começar a ser usado para serviços. Por exemplo, se estiver a introduzir um novo recurso no Ano Novo, defina a data de início para 1 de janeiro para que possa ser usado para serviços a partir dessa data.
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Disponível para reserva até: selecione a data de fim em que o recurso deixará de ser usado para serviços. Por exemplo, se estiver a oferecer um recurso sazonal que termina antes do novo ano, defina a data de fim para 31 de dezembro para que deixe de ser usado para serviços após esse dia. Se não for definida uma Data de fim, o recurso continuará disponível para serviços indefinidamente.
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Clique no botão Guardar no canto superior direito para guardar o limite de disponibilidade do recurso.
Depois de guardado, o recurso estará disponível para reserva durante as datas e horas que definiu.
Associar recursos relacionados
Associe recursos para gerir a sua disponibilidade em conjunto. Quando um é reservado, o outro fica automaticamente indisponível.
- Abra a categoria Agendamento em Definições.
- No painel do menu à esquerda, selecione Recursos e, em seguida, clique no Recurso que pretende editar.
- Selecione Disponibilidade no painel do menu esquerdo.
- Em Limitar disponibilidade do serviço, marque a caixa de seleção ao lado de Associar recursos relacionados e, em seguida, clique no botão Associar recursos.
- No pop-up, marque a caixa de seleção ao lado de cada recurso que deseja associar e, em seguida, clique no botão Guardar para confirmar a sua seleção.
- Clique no botão Guardar no canto superior direito para atualizar o recurso.
Depois de guardados, os recursos associados ficarão automaticamente indisponíveis quando um serviço atribuído for reservado. Para desassociar um recurso, clique no ícone Lixeira ao lado do mesmo.
Atribuir recursos a serviços
Associe recursos aos serviços que os exigem. Ao fazer isto, o recurso apropriado será automaticamente atribuído a cada marcação, impedindo as reservas online quando não houver recursos disponíveis.
- No menu principal à esquerda do ecrã, aceda a Catálogo.
- Selecione Menu de serviços no painel de menu à esquerda.
- Clique num serviço do Menu de serviços para atualizar.
- Na vista Editar serviço, selecione Recursos no painel do menu à esquerda.
- Clique no botão Ações junto ao espaço onde este serviço requer um recurso e selecione Adicionar.
- Se tiver vários espaços, pode optar por adicionar os recursos individualmente ou selecionar Copiar para espaços para atribuir os mesmos recursos em massa.
- Na vista Adicionar requisito de recurso, selecione um Tipo de recurso no menu suspenso e, em seguida, selecione uma das seguintes opções:
- Usar qualquer recurso deste tipo: Qualquer recurso dentro do tipo de recurso selecionado pode ser usado para cumprir este requisito. Se escolher esta opção, quaisquer recursos adicionados a este tipo de recurso no futuro também estarão disponíveis para o serviço.
- Escolher recursos específicos: selecione o(s) recurso(s) específico(s) que pode(m) ser usado(s) para cumprir este requisito. Se forem selecionados vários recursos, qualquer um deles pode ser atribuído quando o serviço for reservado.
- Clique no botão Adicionar no canto superior direito.
- Avalie os seus requisitos de recursos e, em seguida, clique em Guardar no canto superior direito para guardar as suas alterações.
Quando uma marcação é efetuada, um recurso disponível será automaticamente atribuído a cada serviço com base na ordem em que estão listados nas suas configurações de Recursos. Se um recurso adequado estiver disponível, é reservado para a marcação. Se não houver recursos disponíveis, o serviço não pode ser reservado online pelos clientes. Ainda pode agendar marcações no estabelecimento; no entanto, aparecerá uma notificação a informar que o recurso não está disponível.
Para serviços que usam um recurso sem um membro da equipa, como uma sauna ou um solário, pode remover membros da equipa. Abra o serviço e desative Membros da equipa necessários em Membros da equipa. Quando desativado, o serviço pode ser reservado 24 horas por dia, 7 dias por semana, a menos que crie uma agenda nas suas Definições de reserva online ou limite a disponibilidade do recurso.
Editar e eliminar recursos
- Abra os seus Recursos em Definições da agenda.
- Ao lado do recurso que deseja editar ou eliminar, clique em Ações e, em seguida, escolha uma das seguintes opções no menu suspenso:
- Editar: Para atualizar o recurso, selecione Editar. Na vista Editar recurso, atualize os detalhes do recurso conforme necessário. Clique no botão Guardar no canto superior direito para guardar as suas alterações.
- Eliminar: Para eliminar o recurso, selecione Eliminar permanentemente. Clique novamente no botão Eliminar para confirmar as suas alterações.
- Editar: Para atualizar o recurso, selecione Editar. Na vista Editar recurso, atualize os detalhes do recurso conforme necessário. Clique no botão Guardar no canto superior direito para guardar as suas alterações.
Quando um recurso é eliminado ou movido para um tipo de recurso diferente, é automaticamente removido de todos os serviços aos quais foi atribuído. Se um tipo de recurso atribuído a um serviço não tiver recursos, o requisito de recurso é ignorado e os clientes ainda podem reservar o serviço online. Reveja e atualize as suas definições de serviço após fazer alterações aos recursos para evitar reservas inesperadas.
Ver a disponibilidade dos recursos
Pode verificar a disponibilidade e ver as próximas marcações para todos os recursos ou para um recurso específico através da sua agenda.
- No menu principal à esquerda do ecrã, aceda a Agenda.
- Na barra de ferramentas da agenda, clique no Seletor de equipa e recursos.
- No menu suspenso do painel, localize a lista de Recursos e clique nos recursos para os quais pretende ver as marcações.
- Clique no Seletor de data na barra de ferramentas da agenda e, em seguida, selecione a data que deseja ver ou use os atalhos para avançar 1 a 12 semanas.
- Pode verificar a disponibilidade dos seus recursos e certificar-se de que não há marcações duplicadas.
Perguntas frequentes
Sim, os recursos podem ser vistos por Dia, 3 Dias, Semana ou Mês. Para alterar a visualização da sua agenda, abra a Agenda e clique no Seletor de visualização da agenda na barra de ferramentas da agenda. Escolha qualquer uma das visualizações e a agenda será atualizada automaticamente.
Pode adicionar um horário indisponível para recursos na sua agenda. Quando isso for adicionado, o horário deixará de estar disponível para os clientes reservarem online.
Os clientes que reservam online nunca poderão fazer uma reserva dupla de um recurso. No entanto, no estabelecimento, pode optar por fazer uma reserva dupla de um recurso, se necessário. Aparecerá uma notificação que lhe dará a opção de prosseguir ou cancelar a marcação sobreposta.
Se tiver adicionado recursos depois de começar a aceitar marcações, terá de atribuir manualmente o recurso adequado a cada marcação futura. Uma vez atribuído, a Fresha gerirá a disponibilidade e evitará conflitos no futuro.
Sim, pode atribuir vários recursos a um único serviço através das definições do serviço. Quando o serviço for marcado, a Fresha reservará automaticamente os recursos selecionados para essa marcação.
