Een klantformulier aanmaken
Leer hoe je formulieren maakt die de klantgegevens verzamelen die je nodig hebt, vanaf een kant-en-klaar sjabloon of door zelf van nul af aan een formulier te maken.
In dit artikel
Over klantformulieren
Klantformulieren helpen je de specifieke informatie te verzamelen en te organiseren die je van je klanten nodig hebt, van persoonlijke gegevens en medische geschiedenis tot toestemming voor behandelingen en feedback. Kies gewoon een kant-en-klaar sjabloon om snel aan de slag te gaan, of maak je eigen sjabloon van nul af aan, zodat het past bij je services en je bedrijf.
Kies vervolgens wanneer elk formulier wordt verzonden, zodat klanten het precies op het moment dat u het nodig hebt, kunnen invullen en ondertekenen - of dat nu voor, tijdens of na hun afspraak is. Formulieren kunnen automatisch worden toegevoegd voor de services die je kiest, of worden toegevoegd aan individuele afspraken en klantprofielen wanneer je maar wilt.
Een klantformulier aanmaken
-
Ga in het menu aan de linkerkant van je scherm naar Instellingen.
-
Klik onder Werkruimte-instellingen op **Formulieren **om uw lijst met klantformulieren te openen.
-
Klik rechtsboven op de knop Formulier maken.
-
Selecteer Klantformulier uit de opties.
-
Kies hoe je een nieuw formulier wilt aanmaken om door te gaan:
- Een leeg formulier maken: Klik op Nieuwe aanmaken om je eigen pagina’s en vragen helemaal zelf te maken.
- Een sjabloon gebruiken: kies uit kant-en-klare sjablonen, waaronder formulieren die je eerder hebt aangemaakt. Klik op Preview tonen om te zien hoe een sjabloon eruitziet en Sjabloon gebruiken om het aan te passen.
-
Voer een Naam in die klanten zien wanneer ze worden gevraagd om het formulier in te vullen. Voeg een optionele Beschrijving en Categorie toe om je team te helpen het juiste formulier te vinden en te gebruiken.
- Je kunt kiezen uit categorieën die je eerder hebt aangemaakt of een categorie aanmaken door Nieuwe categorie aanmaken te selecteren.
- Je kunt kiezen uit categorieën die je eerder hebt aangemaakt of een categorie aanmaken door Nieuwe categorie aanmaken te selecteren.
-
Selecteer op het tabblad Maken de pagina om het venster Pagina bewerken te openen en een Titel en een optionele **Beschrijving **voor uw formulier toe te voegen.
-
Om uw formulier samen te stellen, kiest u componenten uit het paneel aan de linkerkant. Klik op een component om het toe te voegen of sleep het naar de pagina waar je het wilt hebben:
- Aangepast: Selecteer de soorten velden die je aan je formulier wilt toevoegen, waaronder verschillende vragen, tekstvakken en handtekeningen.
- Klantdetails: Voeg velden toe voor specifieke informatie die je over je klanten wilt hebben op het formulier. Deze worden automatisch ingevuld vanuit het profiel van de klant, en alle wijzigingen die de klant invoert, worden bijgewerkt in het profiel wanneer het formulier is ingevuld.
- Aangepast: Selecteer de soorten velden die je aan je formulier wilt toevoegen, waaronder verschillende vragen, tekstvakken en handtekeningen.
-
Typ in het venster Component bewerken de vraag die je wilt stellen en vul de andere opties van het component in, zoals antwoordopties.
-
Vink de vakjes aan om te kiezen wanneer klanten de vraag moeten beantwoorden:
- Dit veld is verplicht: Klanten moeten deze vraag beantwoorden voordat ze het formulier kunnen invullen.
- Voorwaardelijke logica: Toon een vraag op basis van het vorige antwoord van een klant. Selecteer onder Vraag weergeven als de eerdere vraag en kies vervolgens welk antwoord ervoor zorgt dat deze vraag wordt weergegeven.
-
Schakel op het tabblad Instellingen de optie Automatisch toevoegen aan afspraken in om het formulier automatisch toe te voegen aan afspraken voor geselecteerde services. Je kunt deze optie ook uitgeschakeld laten om het formulier indien nodig aan individuele afspraken toe te voegen. Als deze optie is ingeschakeld, configureert u wanneer en hoe het formulier wordt gebruikt:
- Services: Klik op Bewerken om te kiezen aan welke services het formulier wordt toegevoegd. Klik op Geavanceerde instellingen om verschillende regels voor individuele services in te stellen, breng je wijzigingen aan en klik vervolgens op Toepassen.
- Locaties: Kies welke locaties het formulier gebruiken.
- Wie vult het formulier in: Kies of je klant het formulier online invult of tijdens de afspraak in je zaak.
- Wanneer moet het formulier worden ingevuld?: Kies wanneer klanten het formulier ontvangen. Bijvoorbeeld onmiddellijk na het maken van een afspraak.
- Hoe vaak moeten klanten dit formulier invullen?: Kies of klanten het formulier bij elke afspraak invullen of slechts één keer binnen een bepaalde periode.
- Klantsegmenten: Kies welke klantengroepen het formulier ontvangen.
-
Schakel Antwoorden van eerdere inzendingen vooraf invullen in, zodat terugkerende klanten kunnen beginnen met hun eerdere antwoorden van de laatste keer dat ze dit formulier hebben ingevuld.
-
Klik op de knop Formulier maken rechtsboven om het op te slaan.
Je formulier wordt opgeslagen en verschijnt in je lijst met klantformulieren. Als je Automatisch toevoegen aan afspraken hebt ingeschakeld, wordt het formulier toegevoegd aan nieuwe afspraken die overeenkomen met je instellingen.
U kunt op elk moment rechtstreeks in uw formulier typen, componenten en pagina's slepen en neerzetten om ze opnieuw te rangschikken en de pictogrammen ernaast gebruiken om ze te dupliceren of te verwijderen.
Veelgestelde vragen
Ja, klik tijdens het maken van je formulier op de knop Preview tonen rechtsboven. Je formulier wordt geopend zoals klanten het zullen zien, inclusief elke pagina en eventuele vragen die worden weergegeven door voorwaardelijke logica. Klik op Sluiten om terug te keren naar de builder en wijzigingen aan te brengen.
Ja, klik naast het formulier dat je wilt bijwerken op **Acties **(drie stippen) en selecteer Bewerken om het bij te werken. Klik op Opslaan om je bewerkingen toe te passen. Wijzigingen zijn van toepassing op formulieren die klanten nog niet hebben ingevuld. Formulieren die al zijn ingevuld, behouden de vragen en antwoorden van toen ze werden ingediend.
Voorwaardelijke vragen worden gemaakt op basis van de eerdere antwoorden van een klant in het formulier, zodat u voorwaardelijke logica kunt toevoegen aan elke vraag na de eerste. Stel bijvoorbeeld eerst de vraag ‘Ben je zwanger?’ en stel vervolgens je vervolgvragen zo in dat ze alleen worden weergegeven wanneer een klant ‘Ja’ antwoordt.
Om je vragen over meerdere pagina’s te verdelen, klik je Nieuwe pagina toevoegen onderaan het formulier. Elke pagina moet ten minste één component bevatten voordat je een andere pagina kunt toevoegen.
Klantgegevens, zoals naam, telefoonnummer, adres en allergieën, worden automatisch ingevuld met behulp van informatie die is opgeslagen in hun klantprofiel. Terugkerende klanten hoeven hun gegevens alleen maar te controleren in plaats van ze opnieuw in te voeren.
Als een klant zijn of haar details in een formulier bijwerkt, wordt het profiel automatisch bijgewerkt wanneer de klant het formulier indient. Klanten moeten eventuele wijzigingen in hun e-mailadres of mobiel nummer bevestigen voordat ze het formulier indienen. Als een klant een veld leeg laat, worden de gegevens die al in hun profiel zijn opgeslagen niet gewijzigd.
Ja. Je kunt meerdere velden voor de handtekening van de klant toevoegen, zoals een voor toestemming en een voor nazorg, evenals velden voor de handtekening van teamleden. Klanten ondertekenen bij het invullen van het formulier en teamleden ondertekenen daarna als onderdeel van hun beoordeling.
Ja. Wanneer je een sjabloon gebruikt, wordt het naar je account gekopieerd als je eigen formulier, zodat je de vragen, formuleringen en instellingen kunt aanpassen aan je bedrijf. Het bewerken van je kopie is niet van invloed op het oorspronkelijke sjabloon.
Ja. Je kunt op elk gewenst moment elk klantformulier rechtstreeks aan een afspraak of klantprofiel toevoegen, zelfs als Automatisch toevoegen aan afspraken is uitgeschakeld.
Je kunt een formulier dat je niet meer gebruikt Archiveren. Door te archiveren blijven alle eerder ingevulde formulieren bewaard, maar wordt het formulier niet meer aan nieuwe afspraken toegevoegd. Formulieren die nooit zijn ingevuld, kunnen ook permanent worden verwijderd.