Formulieren invullen en ondertekenen
Leer hoe je handmatig formulieren toevoegt aan afspraken van klanten, ze op locatie invult en teamleden de formulieren laat beoordelen en aftekenen.
In dit artikel
Over het invullen en ondertekenen van formulieren
Klantformulieren helpen je om belangrijke informatie te verzamelen vóór, tijdens of na afspraken, met de optie voor je team om ze te bekijken en te ondertekenen wanneer dat nodig is.
Formulieren kunnen automatisch worden verzonden op basis van de door jou gekozen instellingen of handmatig worden toegevoegd aan individuele afspraken en klantprofielen. Klanten worden op de hoogte gebracht wanneer een formulier wordt toegevoegd, zodat ze het van tevoren kunnen invullen. Als alternatief kunt u formulieren samen invullen of klanten ze privé laten invullen met behulp van de klantenmodus op locatie.
Zodra een klant een formulier indient, kan uw team hun antwoorden controleren en eventuele vereiste handtekeningen toevoegen. Ingvulde formulieren worden opgeslagen in het dossier van de klant, zodat ze later geraadpleegd kunnen worden.
Een formulier aan een afspraak toevoegen
- Open een bestaande afspraak.
- Klik in de afspraakweergave op Acties (drie puntjes) en selecteer Formulier toevoegen.
- Om een bestaand formulier toe te voegen, klikt u op Toevoegen ernaast of klikt u op Nieuw formulier maken om een nieuw klantenformulier te maken.
- Om te zien hoe het formulier eruitziet voordat u het kiest, klikt u op Preview tonen om het te openen en klikt u door de pagina's van het formulier.
Het formulier wordt weergegeven onder Dossiers in de afspraakweergave, klaar om door je klant te worden ingevuld.
Een formulier op locatie invullen
U kunt een formulier persoonlijk met uw klant invullen, rechtstreeks vanuit de afspraak of vanuit het klantprofiel.
-
Selecteer naast het formulier dat je wilt invullen Acties (drie puntjes) en kies hoe je het formulier wilt invullen:
- Formulier invullen: Vul het formulier in met je klant en klik op Formulier voltooien om het op te slaan.
- Klantmodus: Geef je apparaat aan de klant, zodat die het formulier privé kan invullen, zonder je agenda of andere details te zien. De klant klikt op Formulier starten om het in te vullen en vervolgens op **Formulier voltooien **om het op te slaan. Klik daarna op **Klaar **om de klantmodus af te sluiten.
Het formulier wordt weergegeven als Voltooid en wordt opgeslagen in het profiel van de klant voor toekomstig gebruik. Als het formulier de handtekening van een teamlid vereist, wordt het weergegeven als In afwachting van beoordeling door het team totdat het is ondertekend.
Een teamlid een formulier laten controleren en ondertekenen
U hebt toegang tot een ingevuld formulier via een afspraak, het klantprofiel of via het tabblad Inzendingen van het formulier.
- Klik naast het formulier dat u wilt beoordelen op Acties en selecteer Beoordelen en ondertekenen.
- Controleer de antwoorden en handtekeningen van uw klant en klik vervolgens op Formulier ondertekenen om eventuele benodigde handtekeningen van teamleden toe te voegen.
- Kies in het pop-upvenster Tekenen of Typen om je handtekening toe te voegen en klik vervolgens op Ondertekenen.
- Klik op Ondertekenen en voltooien om het formulier op te slaan.
Het formulier wordt weergegeven als Beoordeeld en wordt opgeslagen met de handtekening van je team.
Veelgestelde vragen
Ja. Klik in de afspraakweergave op Acties naast het formulier en selecteer Herinnering verzenden. Je klant ontvangt een melding met het verzoek om het formulier in te vullen.
De klantmodus vergrendelt je apparaat op het formulier, zodat je klant het zelf kan invullen en ondertekenen zonder je agenda, andere klanten of bedrijfsgegevens te zien. Wanneer de klant klaar is, geeft hij of zij het apparaat aan jou terug.
Als je wisselen tussen pincodes hebt ingeschakeld, voer je je pincode in om terug te keren naar je account en de klantenmodus te verlaten zodra je klant je apparaat teruggeeft. Als het formulier de handtekening van een teamlid vereist, wordt het geopend, zodat je het kunt bekijken en ondertekenen zodra je de klantmodus verlaat.
De antwoorden van je klant worden opgeslagen zodra hij of zij het formulier indient. Als het formulier wordt gesloten voordat op Formulier voltooien wordt geklikt of 5 minuten inactief blijft voordat het wordt ingediend, worden de antwoorden niet opgeslagen en moet uw klant opnieuw beginnen.
Als een formulier is gemarkeerd als Gedeeltelijk beoordeeld, heeft het de handtekening van meer dan één teamlid nodig en zijn nog niet alle handtekeningen toegevoegd. Zodra elk vereist teamlid heeft ondertekend, wordt het formulier weergegeven als Beoordeeld.
Alleen formulieren met de handtekening van een teamlid moeten worden beoordeeld. Formulieren zonder handtekeningen van teamleden zijn afgerond zodra je klant ze invult.
Je kunt een formulier bewerken voordat het is ingevuld. Klik hiervoor op Acties naast het formulier en selecteer Inzending bewerken. Zodra een klant of teamlid een formulier heeft ondertekend, kan het niet meer worden gewijzigd. Als er iets moet worden gewijzigd, voeg je een nieuw formulier toe dat je klant kan invullen.
Ja, als een klant meerdere formulieren moet invullen, kunt u ze allemaal selecteren, zodat de klant ze in één keer kan invullen en ondertekenen, in plaats van elk formulier afzonderlijk te openen.