Kebijakan Salon: Apa yang Harus Disertakan dan Bagaimana Cara Menetapkannya

Menjalankan salon itu seperti menjaga banyak piring agar tetap berputar, dan kebanyakan percakapan yang paling ditakuti pemilik salon adalah percakapan yang terjadi karena ekspektasi sejak awal tidak ditetapkan dengan benar. Pertanyaan tentang komisi yang kurang jelas, kebingungan mengenai cara kerja biaya pembatalan, atau perbedaan pemahaman tentang apa yang dianggap sebagai pemberitahuan yang cukup untuk mengajukan cuti. 

Semua ini bukan karena niat buruk. Ini muncul karena adanya kesenjangan antara apa yang semua orang kira sudah mereka pahami dan apa yang benar-benar disampaikan. Kebijakan salon yang jelas akan menutup kesenjangan itu dan memastikan salon Anda berjalan selancar mungkin. 

Panduan ini menjelaskan apa saja yang perlu dicantumkan, cara menuliskannya dengan jelas, dan cara membuatnya mudah diakses oleh seluruh tim Anda. Panduan ini sangat cocok dipadukan dengan panduan kami tentang membangun budaya salon dan merekrut staf salon baru, karena ketiganya berperan dalam membentuk pengalaman tim Anda saat bekerja bersama Anda.

The Nail Town, London

Apa itu kebijakan salon dan mengapa setiap salon membutuhkannya?

Kebijakan salon adalah standar dan prosedur yang disepakati dan mengatur cara bisnis Anda berjalan sehari-hari. Kebijakan ini mencakup cara kerja penggajian, apa yang terjadi jika klien membatalkan janji, ekspektasi terkait penjadwalan dan kehadiran, bagaimana tim Anda merepresentasikan salon, dan banyak lagi.

Anggaplah ini bukan sekadar buku aturan, melainkan lebih sebagai alat untuk memberikan kejelasan. Salon yang beroperasi paling lancar hampir selalu salon di mana semua orang—baik pemilik maupun anggota tim—tahu persis apa yang diharapkan. Kebijakanlah yang membuat hal itu menjadi mungkin. Kebijakan ini menghilangkan tebakan dalam percakapan yang biasanya mengharuskan seseorang mengambil keputusan di tempat.

"Salon-salon yang cenderung berjalan dengan paling percaya diri adalah salon-salon yang kebijakannya tidak mengejutkan siapa pun." Ketika ekspektasi sudah jelas sejak awal, tim merasa nyaman dan pemilik tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk menangani situasi yang sebenarnya bisa dihindari sama sekali. Ini salah satu investasi paling mudah yang bisa dilakukan oleh pemilik salon."

— Annabelle, Pakar Kecantikan, Fresha 

Society for Human Resource Management secara konsisten menyampaikan bahwa kebijakan tempat kerja yang terdokumentasi melindungi baik pemberi kerja maupun karyawan dengan menjelaskan ekspektasi secara gamblang dan memberikan titik acuan bersama bagi semua pihak. Dalam konteks salon, acuan bersama inilah yang mencegah masalah kecil berkembang menjadi masalah besar.

Kebijakan utama salon yang perlu diketahui tim Anda

Tidak semua kebijakan harus dituangkan dalam dokumen resmi. Namun, ada beberapa hal yang sangat diuntungkan jika dicatat secara tertulis, karena hal-hal itu sering muncul. Dengan adanya kejelasan di sini, gesekan yang mungkin terjadi di kemudian hari bisa dihindari.

Berikut hal-hal yang layak dibahas:

• Standar layanan. Seperti apa janji temu yang luar biasa di salon Anda, mulai dari konsultasi hingga checkout. Bagaimana tim Anda menyambut klien, bagaimana mereka menangani perubahan pada brief, dan bagaimana mereka mengakhiri kunjungan. Hal-hal ini menentukan reputasi Anda dan layak dijelaskan dengan gamblang.
• Penjadwalan dan kehadiran. Bagaimana pengaturan jadwal kerja, seberapa awal permintaan cuti harus diajukan, dan bagaimana ketidakhadiran mendadak harus disampaikan.
• Perilaku profesional. Bagaimana tim Anda merepresentasikan salon di hadapan klien, di antara sesama anggota tim, dan di depan publik — mulai dari nada bicara, penampilan, hingga jenis lingkungan yang Anda harapkan bisa diciptakan bersama oleh semua orang.
• Media sosial. Apa saja yang dianjurkan untuk dibagikan oleh anggota tim, bagaimana cara menandai salon dalam konten, dan hal-hal apa yang sebaiknya dihindari. Sebagian besar penata gaya ingin membagikan karya mereka -  kebijakan media sosial seharusnya mendukung hal itu, bukan membatasinya.
• Kerahasiaan. Informasi klien bersifat sensitif. Ada baiknya menyertakan catatan singkat tentang cara data klien harus diperlakukan, serta harapan agar data tersebut tetap berada di dalam lingkup bisnis.

Tidak satu pun dari ini perlu dibuat panjang. Cukup satu paragraf per topik, dengan bahasa yang mudah dipahami. Tujuannya adalah agar semua orang sudah membacanya, memahaminya, dan tahu di mana bisa menemukannya.

Cara menetapkan kebijakan upah dan komisi salon yang jelas

Gaji dan komisi adalah aspek yang paling membutuhkan kejelasan. Ketika anggota tim benar-benar paham cara kerja penghasilan mereka, kepercayaan akan muncul dengan sendirinya. Kebijakan tertulis di sini memberikan dampak praktis yang paling besar, karena detailnya spesifik dan risikonya terasa nyata.

Beam, London

Kebijakan upah Anda sebaiknya mencakup: cara penghitungan upah dasar, kapan proses penggajian dilakukan, bagaimana struktur komisi untuk layanan dan ritel, serta bagaimana jam kerja dan timesheet dicatat.

Fresha membuat sisi operasionalnya menjadi sangat mudah. Anda bisa menetapkan gaji untuk setiap anggota tim, mengatur struktur komisi khusus untuk layanan, ritel, kartu hadiah, dan keanggotaan, serta menjalankan penggajian langsung melalui platform ini. Ringkasan proses penggajian di Pusat Bantuan menjelaskan setiap langkahnya. Ketika tim Anda bisa melihat secara persis bagaimana komisi mereka dihitung secara real time, kebijakan itu menjadi transparan dengan sendirinya.

Dari sisi hukum, ada baiknya Anda mempelajari panduan hak-hak ketenagakerjaan dari pemerintah Inggris dan peraturan upah dan jam kerja dari Departemen Tenaga Kerja AS, karena kebijakan penggajian harus mematuhi undang-undang ketenagakerjaan setempat.

Kebijakan pemesanan dan pembatalan salon Anda

Kebijakan pemesanan dan pembatalan yang jelas adalah salah satu hal paling praktis yang bisa Anda tuangkan secara tertulis. Ini langsung menguntungkan tim Anda dengan mengurangi dampak ketidakhadiran terhadap pendapatan, serta menetapkan ekspektasi klien dengan jelas sejak mereka memesan.

Hal-hal penting yang perlu dicantumkan: berapa lama pemberitahuan yang diperlukan untuk pembatalan, apakah ada uang jaminan yang diambil saat pemesanan, bagaimana penanganan keterlambatan kedatangan, dan apa yang terjadi jika klien tidak hadir. Detailnya terserah Anda dan bagaimana pengaturan salon Anda. Yang penting adalah kebijakan tersebut mudah dilihat, konsisten, dan disampaikan di awal.

Fitur pembayaran dan perlindungan pemesanan Fresha membuat penerapan kebijakan ini menjadi mudah dan otomatis. Anda bisa mewajibkan detail kartu saat pemesanan, menarik deposit, dan menerapkan biaya pembatalan tanpa perlu menagih secara manual. Kebijakan ini sudah terintegrasi ke dalam alur pemesanan itu sendiri, jadi tim Anda tidak perlu repot-repot membahasnya.

Cara menyusun kebijakan salon Anda ke dalam buku panduan staf

Setelah Anda memiliki kebijakan, mengubahnya menjadi buku panduan ternyata lebih mudah dari yang kebanyakan pemilik kira. Buku panduan ini tidak perlu didesain dengan cantik atau tebal hingga puluhan halaman. Buku panduan ini harus jelas, lengkap, dan mudah ditemukan.

 "Buku panduan bukan sekadar dokumen, melainkan sebuah sinyal. Ini menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda telah memikirkan dengan cermat cara membuat kehidupan kerja mereka menjadi jelas dan adil. Buku pegangan yang paling bagus tidak terasa seperti dokumen hukum. Buku panduan itu terasa seperti percakapan dengan pemiliknya yang dituliskan."

— Iasmina, Manajer Pemasaran Konten, Fresha

Berikut pendekatan praktisnya:

1. Mulailah dengan pengantar singkat tentang salon Anda, nilai-nilai yang Anda junjung tinggi, dan jenis lingkungan tim yang sedang Anda bangun. Ini menjadikan semua yang ada di bawahnya sebagai sesuatu yang menjadi bagian dari tim Anda, bukan sekadar aturan yang harus dipatuhi.
2. Tambahkan setiap bidang kebijakan dengan bahasa yang mudah dipahami. Gunakan gaya bahasa yang santai dan percakapan. Buat paragrafnya pendek-pendek. Satu gagasan per bagian.
3. Sertakan bagian yang membahas upah, komisi, timesheet, dan cara kerja proses penggajian. Sertakan tautan ke tempat anggota tim bisa melihat informasi ini di Fresha jika mereka ingin memeriksa detailnya.
4. Taruh di tempat yang mudah diakses. Google Dokumen bersama atau catatan yang disematkan di saluran Team Connect Fresha Anda bisa menjadi pilihan yang tepat. Formatnya tidak sepenting kemudahan orang menemukannya.
5. Tinjau setiap tahun, atau saat ada perubahan. Saat Anda membuat perubahan, beri tahu tim Anda secara langsung. Jangan hanya memperbarui dokumen dan berharap mereka akan mengetahuinya.

Eva Ometz, Madrid

Bagaimana Fresha membuat kebijakan salon Anda lebih mudah dijalankan dalam praktiknya

Kebijakan baru akan memberikan manfaatnya jika operasional yang mendukungnya dijalankan secara konsisten. Fresha menyatukan aspek operasional sehingga kebijakan Anda didukung oleh platform, bukan mengandalkan semua orang untuk mengingat apa yang telah disepakati.

Timesheet  mencatat jam kerja secara otomatis, sehingga kebijakan kehadiran Anda didukung oleh catatan yang jelas.

Izin akses memastikan bahwa orang yang tepat melihat informasi yang tepat. Anda bisa menetapkan tingkat izin untuk setiap anggota tim,  sehingga kerahasiaan sudah terintegrasi dalam cara kerja platform, bukan hanya tertulis di dokumen kebijakan.

Selain itu, alat penjadwalan Fresha memberikan gambaran yang jelas dan real-time kepada semua orang mengenai jadwal shift dan ketersediaan. Ketika kebijakan penjadwalan Anda jelas dan kalender mencerminkannya dengan akurat, kegiatan sehari-hari akan berjalan lebih lancar bagi semua orang.

Pertanyaan umum seputar kebijakan salon

Apa saja yang sebaiknya dicantumkan dalam kebijakan salon?

Kebijakan inti salon biasanya mencakup: standar layanan dan ekspektasi pelayanan terhadap klien, penjadwalan dan kehadiran, struktur gaji dan komisi, ketentuan pemesanan dan pembatalan, perilaku profesional, pedoman media sosial, serta kerahasiaan. Untuk sebagian besar salon, cukup satu paragraf yang jelas per topik, ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami. Kuncinya adalah agar tim Anda bisa menemukannya dengan mudah dan tahu bahwa kebijakan-kebijakan itu ada.

Apakah secara hukum saya wajib memiliki buku panduan staf untuk salon saya?

Persyaratan hukum berbeda-beda di setiap lokasi. Di Inggris Raya, karyawan berhak mendapatkan pernyataan tertulis berisi perincian ketentuan kerja. Di AS, persyaratannya berbeda-beda di setiap negara bagian. Buku panduan lengkap tidak selalu diwajibkan secara hukum, tetapi sangat direkomendasikan. SHRM mencatat bahwa kebijakan tertulis melindungi pemberi kerja maupun karyawan dengan menjelaskan ekspektasi secara gamblang.

Seperti apa kebijakan pembatalan yang adil untuk salon?

Sebagian besar salon meminta pemberitahuan 24 hingga 48 jam sebelumnya untuk pembatalan tanpa dikenakan biaya. Untuk janji temu yang lebih lama atau khusus, biasanya diberlakukan pemberitahuan 48 hingga 72 jam sebelumnya. Yang terpenting adalah kebijakan ini bisa dilihat sebelum klien memesan, disampaikan dengan jelas saat pemesanan, dan diterapkan secara konsisten. Dengan fitur perlindungan pembayaran Fresha, Anda bisa mewajibkan kartu saat pemesanan atau meminta uang jaminan, sehingga kebijakan tersebut diterapkan secara otomatis.

Seberapa panjang sebaiknya buku pegangan karyawan salon itu?

Sepanjang yang diperlukan, dan tidak lebih dari itu. Sebagian besar salon independen bisa menjelaskan semuanya dalam dua hingga lima halaman. Yang penting bukan panjangnya, melainkan kegunaannya: apakah anggota tim baru bisa menemukan semua informasi yang perlu mereka ketahui tentang bekerja di salon Anda? Jika ya, panjangnya sudah pas.

Bagaimana cara memastikan tim saya benar-benar membaca buku panduan ini?

Bahas bersama-sama saat ada anggota baru yang bergabung. Jadikan ini bagian dari proses orientasi, bukan sekadar dokumen yang dibiarkan dibaca sendiri. Simpan di tempat yang benar-benar mudah diakses — misalnya dokumen digital bersama atau pesan yang disematkan di saluran tim Anda. Dan saat ada perubahan, beri tahu orang-orang secara langsung, bukan hanya memperbarui file.

Setelah kebijakan Anda tertulis dan bisa diakses oleh seluruh tim, Anda akan merasakan betapa lebih lancarnya aktivitas sehari-hari. Bukan karena aturannya berubah, melainkan karena semua orang bekerja dengan pemahaman yang sama. Dengan begitu, Anda bisa menghemat waktu dan tenaga untuk hal-hal yang paling penting.

👉 Mulai dengan aspek-aspek yang, jika diperjelas, akan memberikan dampak paling besar saat ini. Atur upah dan struktur gaji Anda di Fresha, konfigurasikan tarif komisi Anda, dan gunakan alat perlindungan pembayaran Fresha untuk menerapkan kebijakan pembatalan Anda secara otomatis. Selesaikan dulu fondasi-fondasi itu. Semua yang lain akan mengikutinya dengan sendirinya.

Jika Anda belum menggunakan Fresha untuk menjalankan salon Anda, cari tahu apa saja yang termasuk atau mulai secara gratis.