Nyári foglalások: Sikeres nyár a szalonoknak

A nyár az az évszak, amiért minden szalontulajdonos él. A napló megtelik, a bevételek érkeznek, és a szalonban olyan igazi pezsgés van, amilyen az év más szakában nem tapasztalható. A lehetőség valódi, és csak arra vár, hogy megragadjuk. Az egyetlen teendő az, hogy a lehető legjobban felkészüljünk rá. Egyszerű, ugye?

Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhassuk ki a nyárból, nem elég csupán a lehető legtöbb foglalást elfogadni. A lényeg az, hogy a megfelelő foglalásokat vállaljuk, megőrizzük a rendelkezésünkre álló kapacitást, és olyan működést alakítsunk ki, amely nem roskad össze a saját forgalma súlya alatt. Azok a szalonok, amelyekben ez jól működik, nem feltétlenül a legnagyobbak vagy a legjobban ellátottak személyzettel. Ők azok, akik a rohanás kezdete előtt átgondolják a dolgokat, nem pedig akkor kezdenek el tűzoltani, amikor már javában zajlik a dolog. A Fresha a piac legfejlettebb menedzsmenteszközeit és foglalási rendszereit kínálja, így idén nyáron segítséget nyújt Önnek.

Ez az útmutató azt az öt területet mutatja be, amelyek a legnagyobb gyakorlati hatást érik el: a kapacitástervezést, a foglalói és a lemondási szabályzatokat, az elmulasztott időpontok számának csökkentését, a várólista kezelését, valamint azt, hogyan tarthatod fenn a csapatod hatékonyságát a csúcsidőszakban is. Mindezt már most meg lehet tenni, még mielőtt a szezon igazán beindulna.

Fox & Vamp, London

Hatékony kapacitástervezés

A leggyakoribb nyári hiba a túlfoglalás. Nem arra gondolunk, amikor két ügyfél kap ugyanarra az időpontra foglalást, hanem arra a kevésbé feltűnő, de annál károsabb gyakorlatra, amikor minden idősávba beszorítasz még egy időpontot, plusz időt hagysz az időpont nélküli ügyfeleknek, és minden kérésre igent mondasz, amíg a naptár technikailag tele nem lesz, de a gyakorlatban már lehetetlen teljesíteni a foglalásokat.

A valós kapacitás nem az a maximális számú időpont, amennyit a szalonban lévő székek befogadni képesek. Ez az a szám, amennyit a csapatod több héten keresztül, következetesen, jó minőségben képes teljesíteni, anélkül hogy a színvonal romlana, vagy a stressz elviselhetetlenné válna. Ez a két szám gyakran meglehetősen eltér egymástól.

Kezdje a tavaly nyári adatokkal

Ha rendelkezik a tavalyi nyár foglalási adataival, az a legértékesebb tervezési eszköz az Ön számára. Nézd meg, mely hetekben volt ténylegesen alacsony a kihasználtság, melyekben volt túlfoglalás, mely szolgáltatások okozták a legtöbb nehézséget az időpont-egyeztetés során, és hol fordult elő a legtöbb utolsó pillanatban történő lemondás vagy elmulasztott időpont. Ez a tendencia idén nagyjából ugyanebben a formában meg fog ismétlődni, hacsak nem változtatsz meg aktívan valamit.

A Freshán a jelentések és az elemzések bármely időszakra vonatkozóan megmutatják az időpontok számát, a csapattagok kihasználtságát és a lemondások alakulását. Ha többet szeretne tudni, látogasson el a súgóközpontunkba, ahol részletesen bemutatjuk a jelentési és elemzési lehetőségeinket. Ha összehasonlítod az adatokat a tavalyi év június–augusztusi időszakával, már a szezon kezdete előtt megkapod a kiindulópontot az idei kapacitás megtervezéséhez, ahelyett, hogy csak akkor derülne ki, milyen a helyzet, amikor már javában benne vagy a szezonban.

Építs be pufferidőt

A nyári időpontok gyakrabban tartanak tovább, mint az év más szakaszaiban. A hajfestést kérő vendégek gyakran bonyolultabb igényekkel érkeznek, az új vendégeknek hosszabb konzultációra van szükségük, vagy az emberek nyaralós hangulatban vannak, és kevésbé sietnek tovább. Az időpontok közötti pufferidő nélküli beütemezés jól működik egy átlagos februári kedden. Egy júliusi, teljesen megtelt szombaton egyetlen túlhúzódó időpont hatása az egész napra átgyűrűzik.

Gyakorlati szabály: a csúcsidőszakokban minden hajfestési időpontba és minden új ügyfél számára fenntartott időpontba építs be 10–15 perc pufferidőt. Úgy hangzik, mintha bevételkiesést jelentene, de valójában a már meglévő bevételeit védi. Az az ügyfél, aki az időpontját követően 45 percet vár, nem fog új időpontot foglalni. Fejlett időpont-foglalási eszközeink segíthetnek ebben, így a folyamat minden évszakban zökkenőmentesebb lehet.

Jelölj ki időpontokat a nagy keresletnek örvendő szolgáltatásokra

Nem minden szolgáltatás esetében ugyanolyan bonyolult az időpont-egyeztetés. Amikor a nyári beosztást tervezed, a hajfestési időpontokat, az esküvői és rendezvényi előkészületeket, valamint a több szolgáltatást tartalmazó foglalásokat másképp kell kezelni, mint egy egyszerű hajvágást vagy hajszárítást. Érdemes lehet a hajfestési székek egy részét kifejezetten az előre lefoglalt hajfestési időpontoknak fenntartani a legforgalmasabb hetekben, ahelyett, hogy ezeket szabadon hagyná az időpont nélküli ügyfeleknek vagy az aznapi foglalásoknak, akik sokkal egyszerűbb kéréssel érkezhetnek.

Iasmina Ionescu, a Fresha tartalommarketing-menedzsere elmondta: „A nyár az az évszak, amikor kiderül, melyik szalon tervezett előre, és melyik kapott pánikot. A különbség általában abban rejlik, hogy kinek állnak rendelkezésre a megfelelő eszközök, még mielőtt beindulna a forgalom.” 

A Fresha leveszi Önről az operatív teendők terhét: automatikus előlegek, emlékeztetők, valós idejű időpontfoglalás – így ahelyett, hogy a háttérben zajló káosszal kellene foglalkoznia, a székében ülő ügyfelekre összpontosíthat.”

Foglalói és lemondási szabályzatok a Freshánál

Ha még nincs foglalói szabályzatod a nyári foglalásokra, érdemes lehet most nyáron bevezetni egyet. Nem azért, mert az ügyfelei nem megbízhatóak, hanem azért, mert egy teljesen lefoglalt nyári napon az elmulasztott időpont jelentős költséggel jár, és ez ellen az egyetlen hatékony védelem a pénzügyi biztosíték.

A foglalói szabályzat a foglalások minőségére is hatással van. Azok az ügyfelek, akik pénzt fizettek be egy időpont lefoglalásához, másképp viszonyulnak az időponthoz, mint azok, akik csak úgy, kötelezettség nélkül, spekulatív módon foglaltak. A foglalói rendszer fontos, különösen az olyan lehetőségek esetében, mint a 24 vagy 48 órával korábbi lemondás, mert így az ügyfélnek rugalmasságot, Önnek pedig biztonságot nyújt. Ezt rendkívül egyszerűvé tesszük – tudjon meg többet a súgóközpontunkban.

Mennyit számítsunk fel, és mikor?

A foglaló összege szolgáltatásonként és piaconként eltérő. Íme egy hasznos iránymutatás:

• Hajfestési szolgáltatások, balayage és minden 90 percnél hosszabb időpont esetén: a foglaláskor a szolgáltatás árának 25–50 százalékát kitevő foglaló fizetendő.
• Esküvői és menyasszonyi parti foglalások esetén: 50 százalékos, nem visszatéríthető foglaló, a fennmaradó összeg pedig 48 órával az időpont előtt fizetendő.
• Azoknak az új ügyfeleknek az esetében, akik prémium szolgáltatásokat foglalnak, egy kisebb, 25–45 USD összegű foglaló is elegendő ahhoz, hogy kiszűrje a spekulatív foglalásokat, anélkül hogy akadályt jelentene a valódi ügyfelek számára.
• A szokásos hajvágások és a rövidebb időpontok esetében az előleg kevésbé fontos, de a „mentett bankkártya” szabály (amely szerint kései lemondás vagy elmulasztott időpont esetén díjat számítunk fel) hasonló eredményt ér el, miközben kevésbé bonyolítja az időpontfoglalást.

Fox & Vamp, London

Hogyan kommunikáljuk a szabályzatot?

A foglalóról szóló beszélgetés csak akkor kínos, ha Ön kínosnak tekinti. Ez általános üzleti gyakorlat, és a legtöbb ügyfél számít rá a prémium vagy hosszabb időpontok esetén. Fogalmazza meg egyszerűen: „Foglalóját azért kérjük, hogy biztosítsuk a foglalását. Ezt a napon levonjuk a teljes összegből.” A legtöbb esetben ennyi magyarázat elegendő.

Világosan közölje a lemondási határidőt: általában 24–48 óra áll rendelkezésre ahhoz, hogy a foglalót visszatérítsék vagy egy másik időpontra áttegyék. Azok az ügyfelek, akik ezen az időszakon belül mondják le az időpontot, elveszítik a foglalót. Ez nem büntetés, hanem annak a ténynek a tükröződése, hogy egy lefoglalt időpont késői lemondása valóban pénzbe kerül a vállalkozásnak.

A Freshán szolgáltatástípusonként beállíthatók a foglalói előlegre vonatkozó követelmények, amelyek az online foglalás során a fizetéskor automatikusan érvényesülnek. Az ügyfelek a foglaláskor fizetik ki a foglalót, a fennmaradó összeget pedig a szolgáltatás napján, így Önnek nem kell manuálisan számlázni. A Fresha fizetési eszközei a késői lemondások esetére a mentett kártyaadatokkal kapcsolatos szabályzatokat  is támogatják, így Ön védelmet élvez anélkül, hogy minden foglaláskor előre kellene fizetni.

Az elmulasztott időpontok számának csökkentése

Az elmulasztott időpontok a leginkább zavaró tényezők egy szalonban nyáron. Ha egy júliusi szombaton 10 órára bejelentkezett ügyfél nem jelenik meg a hajfestésre, az nem csupán egy elmaradt foglalás. Ez egy olyan rés, amit nem lehet rövid időn belül betölteni, egy csapattag, aki tétlenül áll a legforgalmasabb időszakban, és bevétel, ami egyszerűen elvész.

A jó hír az, hogy az elmulasztott időpontok többsége nem rosszindulatból történik. Ezek azért fordulnak elő, mert az ügyfelek elfelejtik az időpontot, összekeverik a dátumokat, vagy azt feltételezik, hogy az utolsó pillanatban is következmények nélkül lemondhatják a foglalást. Mindezek a megfelelő rendszerekkel megoldhatók.

Automatikus emlékeztetők

Ha 48 órával az időpont előtt küldünk egy emlékeztetőt, majd 24 órával azelőtt még egyet, az jelentősen csökkenti az elmulasztott időpontok számát. A 48 órával korábban küldött emlékeztető elegendő időt ad az ügyfeleknek a lemondásra, Önnek pedig elég ideje marad arra, hogy betöltse a felszabadult időpontot, ha lemondják. A 24 órával korábbi emlékeztető azokat az ügyfeleket éri el, akik megkapták az első emlékeztetőt, de nem tettek semmit vele.

A Fresha alapfunkcióként automatikus SMS- és e-mail-emlékeztetőket küld. Az időzítést és az üzenet tartalmát az üzleti beállításokban állíthatja be, a rendszer pedig a csapat manuális közreműködése nélkül elküldi az üzeneteket. A nagyobb értékű időpontok (hajfestés, menyasszonyi szolgáltatások, bármilyen két óránál hosszabb foglalás) esetében érdemes előző nap egy személyes üzenetet is küldeni a stylisttól. Az automatikus emlékeztető és a személyes gesztus kombinációja észrevehetően hatékonyabb, mint bármelyikük önmagában.

Megerősítő kattintások

Ha az emlékeztetőben nem csupán tájékoztatja az ügyfeleket, hanem meg is kéri őket az időpont megerősítésére, azzal már előre jelezheti a potenciális elmulasztott időpontokat. Ha egy ügyfél nem igazolja vissza az időpontot a megadott határidőn belül, proaktívan utánajárhat a helyzetnek, ahelyett, hogy csak akkor szembesülne a kieséssel, amikor az ügyfél nem jelenik meg.

Egyértelmű, következetesen alkalmazott késői lemondási szabályzat

Az ismétlődő elmulasztott időpontok legfőbb oka a következetlenség. Ha az ügyfelek megtudják, hogy a lemondási szabályzatot Ön néha érvényesíti, máskor viszont – ha van rá elfogadható indokuk – eltekint tőle, akkor úgy fogják kezelni, mintha nem lenne kötelező. Ha a szabályzatot már az első alkalomtól kezdve barátságosan, de következetesen érvényesítjük, azzal elérjük, hogy az ügyfelek megértsék és tiszteletben tartsák, ahelyett, hogy próbára tennék.

Ez nem azt jelenti, hogy rugalmatlanul kell eljárni az ügyfelekkel szemben, amikor valódi vészhelyzet áll fenn. Ez azt jelenti, hogy nem vállaljuk automatikusan az elkerülhető, utolsó pillanatban történő lemondások költségeit csak azért, mert a beszélgetés kényelmetlennek tűnik. A csapata idejének értéke van, és a szabályzat ezt védi.

Annabelle Taurua, a Fresha szépségápolási szakértője: „Azok a szalonok, amelyek a legjobban veszik a nyári időszakot, általában két dologban egyeznek meg: van egy foglalói szabályzatuk, amit tényleg betartanak, és automatikusan küldenek emlékeztetőket, így semmi nem csúszik ki a kezeik közül.” Ezeknek egyikéhez sincs szükség hatalmas műveletekre. 

Csak egyszer kell beállítani őket, aztán a rendszer elvégzi a munkát. Ez valóban átalakítja a forgalmas nyári szezon hangulatát.”

Várólista-kezelés a Freshával 

Minden nyáron beérkező lemondás egyben lehetőség is arra, hogy a felszabadult időpontot egy olyan ügyféllel töltsük fel, aki már szeretne jönni. Az aktívan kezelt várólista a kihagyott időpontok jelentős részét olyan bevétellé alakítja, amely egyébként elveszne. Még last-minute kedvezményes időpontokat is kínálhat, hogy a kevésbé forgalmas időszakokban jobban betöltse a naptárban lévő szabad helyeket.

A kulcsszó az „aktívan”. Egy jegyzetfüzetben vezetett várólista, vagy egy mentális feljegyzés, hogy „érdemes lenne megnézni, akar-e valaki időpontot”, kevésbé lesz hatékony, mint egy olyan lista, amelyet rendszeresen kezelnek. Íme, hogyan kell megfelelően működtetni.

• Vezessen folyamatosan frissített listát azokról az ügyfelekről, akik olyan időpontot kértek, amely a hívásuk vagy a foglalásuk idején nem volt elérhető. Ezek a legígéretesebb érdeklődői, amikor felszabadul egy időpont.
• Amikor lemondás érkezik, azonnal vedd fel a kapcsolatot a várólista élén álló személlyel. A gyorsaság azért fontos, mert a nyári ügyfeleknek gyakran csak meghatározott időszakokban van szabadidejük. Egy szerdán megüresedő időpontot szerda délutánig meg kell tölteni, különben nagy valószínűséggel üresen marad.
• Adjon a várólistán szereplő ügyfeleknek rövid időt a válaszadásra (két–négy órát az aznapi vagy a másnapi időpontok esetén), mielőtt a listán a következő személyre lépne. Ha egy időpontot bizonytalanul függőben hagysz, egy olyan válaszra várva, ami lehet, hogy sosem érkezik meg, az neked többe kerül, mint amennyibe az időbeli nyomás az ügyfélnek.
• Érdemes lehet külön várólistát vezetni a legkeresettebb csapattagok számára. Azok az ügyfelek, akik kifejezetten egy adott stylistot szeretnének, gyakran inkább megvárják pontosan azt az időpontot, mintsem hogy egy másik szakemberrel egyenértékű lehetőséget fogadjanak el.

A Fresha online foglalási rendszere automatikusan rögzíti és kezeli a várólistás kéréseket, és jelzi, ha egy megfelelő időpont szabaddá válik. Ahelyett, hogy manuálisan végigmennétek egy listán, a platform kezeli az értesítési és az újrafoglalási folyamatot, így a recepciótoknak nem kell az egész nyarat a telefonon tölteni azzal, hogy lemondott időpontokat próbálnak betölteni.

A csapat működőképességének fenntartása a csúcsidőszakban is

Nyáron nemcsak a bevétel forog kockán. A csapatod is. Azok a szalonok kerülnek ki az augusztusból jó állapotban, ahol a tulajdonos ugyanolyan gondossággal kezelte a csapat kapacitását, mint az ügyfélkapacitást. Egy stylist, aki július végére kiég, nem tudja majd azt a minőséget nyújtani, ami indokolta volna az Ön által tervezett, teljesen lefoglalt augusztust.

Szabadságok beütemezése

Nyáron a csapatod tagjai a leginkább vágynak szabadnapokra, ugyanakkor ekkor engedheted meg magadnak a legkevésbé, hogy létszámhiány legyen. Nincs tökéletes megoldás erre a feszültségre, de vannak olyan módszerek, amelyekkel igazságosan és a munkahelyi működés szempontjából is jól kezelhető.

Határozzon meg időben egy időszakot, amikor a munkatársak benyújthatják a nyári szabadságra vonatkozó kérelmeiket. Ha április végéig bekéri az összes szabadságigénylést, még a szezon kezdete előtt meghozhatja a döntéseket, egyértelműen kommunikálhatja őket, és megtervezheti a helyettesítéseket, ahelyett, hogy júniusban már csak reagálva kezelné a helyzetet. A népszerű hetekre vonatkozóan az érkezési sorrend szerinti igénylés vagy a rotációs rendszer alkalmazása olyan szabályozási döntés, amelyet minden vállalkozás másképp hoz meg. Az azonban mindenképpen előnyösebb, ha van egy egyértelmű szabályzat, mint ha ad hoc döntések születnének, amelyek könnyen neheztelést keltenek. Ütemezési rendszereink piacvezetők, és segítenek egyszerűsíteni az Ön és csapata folyamatait. Tudjon meg többet a szabadságok kezeléséről a súgóközpontunkban.

Ahol lehetséges, ossza el úgy a helyettesítéseket a csúcsheteken, hogy ne legyenek egyszerre. Ha négy stylistja van, és közülük ketten július utolsó hetében szeretnének szabadságot kivenni, akkor nem az a kérdés, hogy igent mondjon-e, hanem az, hogyan gondoskodjon róla, hogy a maradék két stylist ne 150 százalékos kapacitáson dolgozzon azon a héten. Érdemes megfontolni, hogy a csúcsidőszakokra bevonjunk egy megbízható szabadúszót vagy egy helyettesítő stylistot, és erre érdemes költségvetést is elkülöníteni.

Fox & Vamp, London

A tempó is számít, nemcsak a mennyiség

Egy olyan csapat, amely tizenkét héten keresztül folyamatosan teljes kapacitással dolgozik, szeptemberben és októberben, a nyár utáni csendesebb időszakban gyengébben fog teljesíteni. Ha szándékosan beépítünk kevésbé terhelt napokat a nyári ütemtervbe, az nem bevételkiesést jelent, hanem karbantartást.

A gyakorlatban ez annyit jelent, hogy minden fodrász számára heti egy-két, ügyfelektől mentes, védett órát biztosítanak adminisztratív feladatokra, szakmai továbbképzésre (CPD) vagy egyszerűen csak egy rendes ebédszünetre. Egy heti, garantált szabadnap, amit nem ront le fokozatosan az „csak még egy foglalás”. Egyértelmű napvégi zárási időpontok, amelyeket be kell tartani, és nem szabad csupán javaslatként kezelni, amikor a nap továbbhúzódik.

Érdeklődj, és ne csak az eredményekről kérdezz rá

Nyáron nem az a legfontosabb csapatbeszélgetés, hogy „elérjük-e a célokat”, hanem az, hogy „hogy vagytok”. A kiégés nem hívja fel magára feltűnően a figyelmet. Általában apró jelekben mutatkozik meg: hosszabbak a kiszolgálási idők, rövidebbek a konzultációk, kevesebb a felajánlott kiegészítő szolgáltatás, és többen mennek betegállományba. Az a vezető, aki rendszeresen és őszintén érdeklődik, nagyobb valószínűséggel észleli a problémát már korai szakaszban, mint az, aki csak akkor vesz észre valamit, amikor a teljesítményadatok romlani kezdenek. Ezért összegyűjtöttünk néhány hasznos tanácsot a Fresha szakértőitől:

A Fresha-fiókja beállítása a nyárra

A cikkben leírtak többsége lényegesen egyszerűbben megvalósítható, ha a foglalási infrastruktúra végzi el a nehéz munkát. Néhány dolog, amit érdemes ellenőrizni vagy beállítani, mielőtt a szezon tetőpontjára érünk:

• A foglalói szabályok szolgáltatástípusonként vannak beállítva, így a hosszabb időpontok esetén a foglaláskor automatikusan, minden manuális lépés nélkül levonásra kerül a foglaló.
• Automatikus emlékeztető üzenetek vannak beállítva 48 és 24 órára, és ezek az üzenetek tartalmazzák a lemondási szabályzatot is, így az ügyfelek minden érintkezési ponton emlékeztetést kapnak róla.
• Az online foglalás elérhető a teljes nyári kínálatára, beleértve az Ön által újonnan hozzáadott szezonális szolgáltatásokat is, így az ügyfelek telefonálás vagy üzenetküldés helyett önállóan foglalhatnak időpontot.
• A csapattagok szabadságos időszakaira beállított elérhetőségi letiltásoknak köszönhetően a foglalási rendszer a tényleges elérhetőséget tükrözi, nem pedig olyan időpontokat jelenít meg, amelyek nem foglalhatók le.
• Olyan jelentéseket állítottunk be, amelyek segítségével nyáron hetente értékelheti a kihasználtságot, így már azelőtt észreveheti a túlterheltségre utaló tendenciákat, mielőtt azok problémává válnának.

Ha még nem használja a Freshát, és a foglalásokat telefonon, Instagram-üzenetekben és papírnaptárban kezeli, akkor a nyár az az időszak, amikor ez a módszer valóban költségessé válik. A Fresha vállalkozásoknak több mint 130 000 partnerrel rendelkezik, akik ránk bízzák az idejüket. A forgalmas nyári időszakban a manuális foglaláskezeléssel megtakarított idő szinte azonnal megtérül. Az ügyfelei online foglalnak időpontot. A foglalók automatikusan beszedésre kerülnek. Az emlékeztetők automatikusan elküldődnek, anélkül hogy bárkinek is foglalkoznia kellene velük. Rendelkezésére állnak azok az adatok, amelyek alapján jobb döntéseket hozhat a szezon lebonyolításával kapcsolatban.

Szalon-tulajdonosok kérdései a nyári foglalások kezelésével kapcsolatban

Mennyivel előre érdemes megnyitni a nyári foglalásokat?

Jó kiindulópont, ha a várható csúcsidőszak előtt hat–nyolc héttel kezd. Azokban a szalonokban, ahol nagy kereslet van a fodrászok iránt, egyes ügyfelek még ennél is korábban szeretnének időpontot foglalni. Ha a júniusi és júliusi időpontokra már nyolc–tíz héttel előre megnyitja a foglalási lehetőséget, azzal még azelőtt megnyerheti ezeket az ügyfeleket, hogy máshová fordulnának. Ha túl korán nyitod meg a foglalási lehetőséget, azzal jár a kockázat, hogy közben változik a beosztásod, és kellemetlen lyukak keletkeznek a naptáradban. Ezért érdemes a korai elérhetőséget úgy mérlegelni, hogy közben reálisan felmérd, mennyire rögzített a csapatod tényleges elérhetősége.

Indokolatlan-e foglalót kérni egy egyszerű hajvágásért?

Egy egyszerű hajvágás esetében általában arányosabb megoldás a „kártya rögzítése” elv (amikor csak akkor számítunk fel díjat, ha az ügyfél nem jelenik meg, vagy 24 órán belül mondja le az időpontot), mint az előre fizetendő foglaló. A rövid, olcsóbb időpontokhoz kért előleg az új ügyfelek számára akadálynak tűnhet, és nehezebb megindokolni, ha a pénzügyi kockázat csekély. Az előre fizetendő foglalási díjat tartsa fenn a 90 percnél hosszabb időpontokhoz, a prémium szolgáltatásokat foglaló új ügyfelekhez, valamint minden olyan eseményhez vagy esküvői foglaláshoz, ahol az időpontot rövid határidővel reálisan nem lehet betölteni.

Hogyan kezeljem azt az ügyfelet, aki elmulasztja az időpontját, majd újrafoglalást kér?

Alkalmazza következetesen a szabályzatát, és nyugodtan magyarázza el. Ha a foglalót az elmulasztott időpontra vonatkozó feltételek értelmében elveszítették, akkor az elveszett. Természetesen újrafoglalhatja az ügyfél időpontját, de ha ezt a szabályzat alkalmazása nélkül teszi, az azt sugallja, hogy a szabályzat rugalmasan kezelhető. Egy egyszerű, a következőképpen megfogalmazott válasz észszerű és professzionális: „A foglaló fedezte a le nem mondott időpontot. Szívesen foglalhat új időpontot, de annak biztosításához új foglalót kell fizetnie.” A legtöbb ügyfél panasz nélkül elfogadja ezt, miután világosan elmagyarázták neki.

Mi a legjobb módja annak, hogy egy kis csapatban méltányosan kezeljük a szabadságigényléseket?

Még a szezon kezdete előtt határozza meg a szabályzatot, és egyidejűleg, világosan ismertesse azt mindenkivel. Akár az érkezési sorrendet követő elvet alkalmazod, akár egy rotációs rendszert a népszerű hetekre, akár pontalapú szabadságkiosztást, a méltányosság abból fakad, hogy ugyanazokat a szabályokat alkalmazod mindenkire, nem pedig eseti döntéseket hozol, amelyek elkerülhetetlenül következetlennek érződnek. Kérjétek be az összes nyári szabadságigénylést egy meghatározott áprilisi határidőig, a döntéseket pedig azonnal igazoljátok vissza. Amint az ütemterv elkészült, tartsátok magatokat hozzá – kivéve, ha valódi vészhelyzet merül fel.

Honnan tudhatom, hogy nyáron túl sok vagy túl kevés a dolgozóm?

Ha rendelkezik kihasználtsági adatokkal, azok egyértelműen megmutatják ezt. Ha a csapata több egymást követő napon át következetesen 90 százalék feletti kihasználtsággal működik, fennáll a túlterhelés veszélye. Ha bizonyos csapattagok kihasználtsága tartósan 60 százalékos vagy annál alacsonyabb, míg másoké 90 százalék feletti, akkor inkább elosztási, nem pedig kapacitási probléma áll fenn. Ha nyáron ezeket az adatokat havonta helyett hetente nézed át, elegendő előretekintési időd lesz arra, hogy még azelőtt korrekciókat végezz, hogy az egyensúlyhiány teljesítménybeli vagy jóléti problémává válna.

A nyár egyfajta próbatétel. Tegyen eleget neki most, ne szeptemberben.

A nyarad alakulását nagyrészt azok a döntések határozzák meg, amelyeket még június előtt meghozol. Az a foglalói szabályzat, amit még nem vezettetek be, a még egyeztetés alatt álló szabadságolási ütemterv, a továbbra is manuális emlékeztetőkre támaszkodó foglalási rendszer – ezek azok a dolgok, amelyek júliusban és augusztusban visszafognak érni, amikor már nincs idő a menet közbeni javításra.

Semmi sem bonyolult ebben. Néhány óra beállítás májusban megéri, hogy nyáron ne kelljen heteken át tűzoltással foglalkozni. Rendezd el a kapacitási szabályokat, vezesd be a foglalói szabályzatot, gondoskodj az emlékeztetők automatizálásáról, és beszéljétek meg már most a csapatoddal a szabadságokat. Ezután hagyja, hogy a szezon menjen a maga útján, ahogy a nyári szezonok szoktak, és úgy kerüljön ki belőle, hogy az üzlet és a csapat is épségben maradjon.

Ha szeretné megtudni, hogyan tudja a Fresha kezelni egy forgalmas nyári szezon működési oldalát – az automatizált előlegektől és emlékeztetőktől kezdve a várólista-kezelésig és a valós idejű kapacitásjelentésig –, itt ismerheti meg a Fresha vállalkozásoknak szolgáltatást. A csatlakozás ingyenes, nincsenek előfizetési díjak, és kifejezetten szalonoknak, valamint szépségipari vállalkozásoknak készült.

👉 Ha egyetlen dolgot meg kell jegyezned ebből a cikkből, az ez legyen: állítsd be a foglalói szabályzatodat, automatizáld az emlékeztetőket, és tedd elérhetővé a nyári időpontjaidat, mielőtt beindul a rohanás. Mindhárom egyszerűen elvégezhető a Fresha vállalkozásoknak szolgáltatáson keresztül – az előlegfizetési és a mentett kártyás fizetési szabályok automatikusan érvénybe lépnek a foglaláskor, az emlékeztetők pedig automatikusan elküldődnek, anélkül hogy bárkinek is külön foglalkoznia kellene velük. Emellett a valós idejű kapacitási adatok bármikor elérhetők a Fresha jelentéskészítő eszközein keresztül, amikor csak szüksége van rájuk. 

Ha már régóta tervezi, hogy még a nyár előtt bevezet egy megfelelő foglalási rendszert, most itt az ideje.