Remplir et signer des formulaires
Découvrez comment ajouter manuellement des formulaires aux rendez-vous des clients, les remplir en magasin et demander aux membres de l'équipe de les vérifier et de les approuver.
Dans cet article
À propos du remplissage et de la signature des formulaires
Les formulaires clients vous aident à recueillir des informations importantes avant, pendant ou après les rendez-vous, avec la possibilité pour votre équipe de les consulter et de les signer au besoin.
Les formulaires peuvent être envoyés automatiquement en fonction des paramètres que vous avez choisis ou ajoutés manuellement à des rendez-vous individuels et à des profils de clients. Les clients sont informés lorsqu’un formulaire est ajouté, afin qu’ils puissent le remplir à l’avance. Vous pouvez aussi remplir les formulaires ensemble ou laisser les clients les remplir en privé en utilisant le mode client en salon.
Une fois qu’un client a envoyé un formulaire, votre équipe peut vérifier ses réponses et ajouter toutes les signatures requises. Les formulaires remplis sont enregistrés dans le dossier du client pour référence ultérieure.
Ajouter un formulaire à un rendez-vous
- Ouvrez un rendez-vous existant.
- Dans la vue du rendez-vous, cliquez sur Actions (trois points) et sélectionnez Ajouter un formulaire.
- Pour ajouter un formulaire existant, cliquez sur Ajouter à côté de celui-ci ou cliquez sur Créer un nouveau formulaire pour créer un nouveau formulaire client.
- Pour voir à quoi ressemble le formulaire avant de le choisir, cliquez sur Aperçu pour l’ouvrir et parcourez les pages du formulaire en cliquant dessus.
Le formulaire apparaît sous Dossiers dans la vue du rendez-vous, prêt à être rempli par votre client.
Remplir un formulaire en magasin
Vous pouvez remplir un formulaire en personne avec votre client directement à partir du rendez-vous ou de son profil client.
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À côté du formulaire que vous souhaitez remplir, sélectionnez Actions (trois points) et choisissez comment vous souhaitez remplir le formulaire :
- Remplir le formulaire : Remplissez le formulaire avec votre client et cliquez sur Terminer le formulaire pour l'enregistrer.
- Mode client : Remettez votre appareil au client pour qu'il puisse remplir le formulaire en privé, sans voir votre calendrier ni d'autres informations. Le client clique sur Commencer le formulaire pour le remplir, puis sur **Terminer le formulaire **pour l'enregistrer. Une fois terminé, cliquez sur **Terminé **pour fermer le mode client.
Le formulaire s’affiche comme étant Rempli et est enregistré dans le profil du client pour référence ultérieure. Si le formulaire doit être signé par un membre de l'équipe, il s'affiche comme En attente de l'avis de l'équipe jusqu'à ce qu'il soit signé.
Demander à un membre de l'équipe de vérifier et de signer un formulaire
Vous pouvez accéder à un formulaire rempli à partir d’un rendez-vous, du profil du client ou de l’onglet Soumissions du formulaire.
- À côté du formulaire que vous souhaitez vérifier, cliquez sur Actions et sélectionnez Vérifier et signer.
- Vérifiez les réponses et les signatures de votre client, puis cliquez sur Signer le formulaire pour ajouter les signatures des membres de l’équipe nécessaires.
- Dans la fenêtre contextuelle, choisissez Dessiner ou Saisir pour ajouter votre signature, puis cliquez sur Signer.
- Cliquez sur Signer et terminer pour enregistrer le formulaire.
Le formulaire s’affiche comme Vérifié et est enregistré avec la signature de votre équipe.
FAQ
Oui. Dans la vue du rendez-vous, cliquez sur Actions à côté du formulaire et sélectionnez Envoyer un rappel. Votre client reçoit une notification lui demandant de remplir le formulaire.
Le mode client verrouille votre appareil sur le formulaire afin que votre client puisse le remplir et le signer lui-même sans voir votre calendrier, les autres clients ou les informations de votre entreprise. Une fois qu’il a terminé, il vous rend l’appareil.
Si vous avez activé le changement de compte par NIP, entrez votre NIP pour revenir à votre compte et quitter le mode client une fois que votre client vous a rendu votre appareil. Si le formulaire nécessite la signature d'un membre de l'équipe, il s'ouvre et vous pouvez le consulter et le signer dès que vous quittez le mode client.
Les réponses de votre client sont enregistrées dès qu’il envoie le formulaire. Si le formulaire est fermé avant de cliquer sur Remplir le formulaire ou s’il reste inactif pendant 5 minutes avant d’être envoyé, les réponses ne sont pas enregistrées et votre client doit recommencer.
Si un formulaire porte la mention « Partiellement vérifié », c'est qu'il nécessite la signature de plus d'un membre de l'équipe et que toutes les signatures n'ont pas encore été ajoutées. Une fois que tous les membres de l'équipe requis ont signé, le formulaire s'affiche comme Vérifié.
Seuls les formulaires qui comportent la signature d'un membre de l'équipe doivent être vérifiés. Les formulaires sans signatures des membres de l’équipe sont terminés dès que votre client les remplit.
Vous pouvez modifier un formulaire avant qu'il ne soit rempli. Pour ce faire, cliquez sur Actions à côté du formulaire et sélectionnez Modifier la soumission. Une fois qu'un client ou un membre de l'équipe a signé un formulaire, il n'est plus possible de le modifier. Si quelque chose doit être modifié, ajoutez un nouveau formulaire que votre client devra remplir.
Oui, si un client doit remplir plusieurs formulaires, vous pouvez tous les sélectionner afin qu’il puisse les remplir et les signer en une seule fois, plutôt que d’ouvrir chaque formulaire séparément.