Envoyer des mises à jour de rendez-vous
Dans ce guide, vous apprendrez à configurer et à gérer les notifications automatiques par texto, WhatsApp et courriel envoyées aux clients aux étapes clés de leur rendez-vous ou lorsque des modifications sont apportées.
Dans cet article
Comment fonctionnent les mises à jour de rendez-vous
Les mises à jour de rendez-vous sont des messages automatiques déclenchés par des actions spécifiques liées à la réservation d'un client. Il s'agit notamment de :
- Message de nouveau rendez-vous : informe les clients lorsqu'un rendez-vous a été pris pour eux.
- Message de modification du rendez-vous : Informe les clients si l'heure de leur rendez-vous a changé.
- Message d'annulation de rendez-vous : Informe les clients si leur rendez-vous est annulé.
- Message de non-présentation : Envoie un message si un client manque son rendez-vous.
- Message de remerciement pour la visite : Fait un suivi après le rendez-vous en envoyant un lien pour laisser un avis.
- Message de remerciement pour le pourboire : Envoie un message de remerciement lorsqu'un client laisse un pourboire.
Ces messages fonctionnent en parallèle avec les rappels de rendez-vous, qui informent les clients de leurs rendez-vous à l'avance.
Modifier les messages de mise à jour concernant les rendez-vous
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Dans le menu principal à gauche de votre écran, accédez à Marketing.
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Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Automatisations.
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Sélectionnez l'onglet Mises à jour de rendez-vous en haut de la page pour afficher et gérer les mises à jour de rendez-vous.
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Cliquez sur une automatisation de mise à jour de rendez-vous pour ouvrir sa vue d'ensemble.
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Dans la vue d'ensemble de la mise à jour de rendez-vous, cliquez sur le bouton Options en haut à droite et sélectionnez Modifier dans le panneau.
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Le déclencheur pour l'envoi de la mise à jour de rendez-vous sera prédéfini. Par exemple, une mise à jour de remerciement pour la visite est envoyée lorsque le rendez-vous d'un client est enregistré.
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Sous Envoyer un courriel, cliquez sur le bouton Actions pour gérer les paramètres de vos mises à jour par courriel :
- Modifier le contenu : Sélectionnez Modifier le contenu pour ajouter des informations importantes à votre mise à jour. Vous pouvez cocher la case Afficher le prix du service et ajouter des informations supplémentaires dans le champ Informations importantes. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite pour appliquer vos modifications.
- Aperçu : Découvrez les courriels automatisés que vos clients recevront en vous envoyant un courriel test.
- Désactiver : Sélectionnez Désactiver si vous ne voulez pas que cette mise à jour soit envoyée par courriel.
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Sous Envoyer un message, choisissez d'envoyer la mise à jour par WhatsApp, texto ou les deux.
- Pour gérer chaque canal, cliquez sur le bouton Actions à côté de WhatsApp ou des textos pour Prévisualiser le message ou Désactiver ce canal.
- Pour gérer chaque canal, cliquez sur le bouton Actions à côté de WhatsApp ou des textos pour Prévisualiser le message ou Désactiver ce canal.
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Utilisez le bouton Et/Ou pour basculer entre WhatsApp et texto afin de contrôler la façon dont le message est envoyé :
- Et : La mise à jour sera envoyée à la fois par WhatsApp et par texto, ce qui garantit que le client la recevra par les deux canaux.
- Ou : la mise à jour tentera d'abord d'être envoyée par WhatsApp. Si le client n'a pas WhatsApp ou si le message ne peut pas être livré, il sera automatiquement envoyé sous forme de texto. Vous ne serez facturé que pour le message qui a été envoyé avec succès. Si l'envoi du message WhatsApp échoue et qu'un texto est envoyé à la place, seul le texto vous sera facturé.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour créer la mise à jour du rendez-vous.
Après la modification de l'automatisation, la mise à jour du rendez-vous sera automatiquement envoyée aux clients en fonction de vos préférences de notification mises à jour. Vous pouvez également gérer les suivis pour les avis et les pourboires.
Les mises à jour de rendez-vous sont déjà activées par défaut lorsque vous créez votre espace de travail pour la première fois, ce qui signifie que les clients recevront automatiquement des confirmations de rendez-vous et des mises à jour en cas de modification du rendez-vous, d'annulation ou de rendez-vous manqué.
Gérer les mises à jour de rendez-vous
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Ouvrez une mise à jour de rendez-vous existante à partir de vos automatisations.
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Dans la vue d'ensemble de la mise à jour du rendez-vous, cliquez sur le bouton Options en haut à droite et sélectionnez l'une des options suivantes dans le panneau :
- Activer : Suivez les étapes pour activer la mise à jour des rendez-vous, y compris les canaux par lesquels elle est envoyée. Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut pour activer la mise à jour de rendez-vous.
- Désactiver : arrêtez le déclenchement de la mise à jour de rendez-vous en cliquant sur le bouton Désactiver dans la fenêtre contextuelle pour confirmer.
- Réinitialiser : rétablissez les paramètres par défaut de la mise à jour de rendez-vous en cliquant sur le bouton Réinitialiser dans la fenêtre contextuelle pour confirmer.
Prévisualiser les mises à jour de rendez-vous
Avant d'envoyer des mises à jour automatisées de rendez-vous, vous pouvez prévisualiser comment chaque message apparaîtra à vos clients.
- Ouvrez une mise à jour de rendez-vous existante à partir de vos Automatisations.
- Dans la vue d'ensemble de l'automatisation de la mise à jour de rendez-vous, cliquez sur le bouton Options en haut à droite et sélectionnez Modifier dans le panneau.
- Cliquez sur le bouton Aperçu en haut à droite.
- Dans l'aperçu, cliquez sur chaque type de canal pour vérifier comment votre message s'affichera par courriel, texto et WhatsApp.
- En haut à droite, cliquez sur l'une des options suivantes :
- Envoyer un courriel test : dans la fenêtre contextuelle, entrez une adresse de courriel et cliquez sur Envoyer pour voir exactement comment le courriel s'affichera pour les clients avant d'activer l'automatisation.
- Terminé : fermez l'aperçu du message.
FAQ
Les messages de remerciement automatisés sont envoyés après le paiement d'un rendez-vous, généralement dans les 24 heures suivant l'heure du rendez-vous. Les clients doivent avoir activé les notifications pour les recevoir.
Si un rendez-vous est finalisé plus de 24 heures après l'heure prévue, le message ne sera pas envoyé.
Vous pouvez personnaliser les mises à jour de rendez-vous en ajoutant des informations telles que des instructions de suivi, des politiques importantes ou des informations de suivi dans la rubrique Informations importantes. Ces mises à jour apparaîtront dans les mises à jour de rendez-vous par Courriel, mais les textos suivent un format défini et ne peuvent pas être personnalisés.
Si un client n'a pas reçu de message de mise à jour automatisé, vérifiez que ses informations de contact sont correctes dans son profil client et qu'il a choisi de recevoir des messages dans ses paramètres de notification.
Les clients ayant une facture impayée ou partiellement payée recevront quand même un message de remerciement après l'encaissement. Le message est déclenché par le processus d'encaissement, que la facture ait été payée en totalité ou non.
Les messages de remerciement pour le pourboire ne sont envoyés que par courriel, quels que soient les paramètres de notification. Cependant, les messages automatisés concernant les annulations tardives ou les frais pour rendez-vous manqué seront toujours envoyés, quelles que soient les préférences de communication de l’entreprise.
L'envoi de mises à jour de rendez-vous par courriel est toujours gratuit via Fresha. Cependant, les mises à jour de rendez-vous par texto sont déduites de votre solde de textos. Vous pouvez gérer votre solde de messages texte sous Facturation.
Vous pouvez consulter les messages envoyés en allant dans Marketing et en sélectionnant [Historique des messages](Vous pouvez consulter les messages envoyés en allant dans Marketing et en sélectionnant Historique des messages. Vous y trouverez une liste de tous les messages automatisés envoyés aux clients, et vous pouvez effectuer une recherche par nom de client, par courriel ou par référence de réservation. Pour consulter les messages relatifs à un rendez-vous en particulier, ouvrez le rendez-vous, cliquez sur Actions (trois points) au bas de l'écran, puis sélectionnez Afficher l'historique du rendez-vous. Vous verrez alors une chronologie des messages liés à cette réservation.). Cela affiche une liste de tous les messages automatisés envoyés aux clients, et vous pouvez effectuer une recherche par nom de client, courriel ou référence de réservation.
Pour consulter les messages d'un rendez-vous spécifique, ouvrez le rendez-vous, cliquez sur Actions (les trois points) au bas de la vue du rendez-vous, puis sélectionnez Afficher l'historique du rendez-vous. Cela affichera une chronologie des messages liés à cette réservation.
WhatsApp facture les entreprises comme Fresha pour l'accès à son API WhatsApp Business, qui n'est pas un service gratuit. Nous avons intégré WhatsApp pour vous permettre de communiquer plus facilement avec vos clients, mais tous les frais d'utilisation sont déterminés par les propres tarifs de WhatsApp pour les communications professionnelles. Vous pouvez les consulter sur notre Page Tarifs.
Pour envoyer un test de courriel pour un message automatisé, sélectionnez d'abord le message que vous souhaitez vérifier (par exemple, Automatisation de nouveau rendez-vous) pour ouvrir les informations. Cliquez sur Options en haut à droite et sélectionnez Modifier. Ensuite, dans la rubrique Envoyer un courriel, cliquez sur Actions et choisissez Aperçu. Cela ouvre une fenêtre d'aperçu du courriel où vous pouvez consulter le message automatisé. Si vous souhaitez voir à quoi il ressemble dans votre boîte de réception, cliquez sur Envoyer un courriel test en haut à droite. Dans la fenêtre contextuelle, modifiez l'adresse de courriel si nécessaire et sélectionnez Envoyer.
Le courriel de test est envoyé uniquement à l'Adresse de courriel spécifiée et ne sera pas envoyé à vos clients.