Mettre à jour les informations de transfert d'appel pour votre IA concierge
Découvrez comment mettre à jour les paramètres de transfert d'appels de votre IA concierge, afin que les appels et les messages puissent vous être transmis lorsque les appelants demandent à vous parler directement.
Dans cet article
À propos du transfert d'appels
Votre IA concierge est conçue pour répondre à chaque appel en utilisant les informations de votre espace de travail et de votre base de connaissances. Si un appelant demande à parler directement à quelqu'un, l'appel peut être transféré à vous ou à un membre de votre équipe. Par exemple, les appels personnels d'amis et de membres de la famille.
Lors de la configuration du transfert d'appels, entrez un numéro de téléphone auquel on peut vous joindre et choisissez la plage horaire pendant laquelle vous êtes disponible pour prendre des appels.
Si un appelant demande à vous parler en dehors de ces heures ou si vous n’êtes pas disponible pour répondre, votre IA concierge prendra un message et vous l’enverra par courriel, en vous fournissant une description complète de la conversation à consulter lorsque vous aurez le temps.
Assurez-vous que le numéro que vous utilisez pour le transfert d'appel n'est pas le même que votre numéro de renvoi d'appel, car cela redirigerait l'appel vers votre IA concierge.
Mettre à jour les informations de transfert d'appels pour votre IA concierge
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Dans le menu principal situé à gauche de votre écran, accédez aux Paramètres.
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Dans la rubrique Extensions, cliquez sur IA concierge pour modifier vos paramètres.
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Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres pour accéder à vos options de transfert d'appel.
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Cliquez sur Modifier à côté de Transferts pour mettre à jour vos paramètres.
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Configurez quand et où les appels peuvent être transférés en entrant :
- Numéro de téléphone : mettez à jour le numéro que votre IA concierge utilisera pour transférer les appels vers vous ou votre équipe.
- Disponibilité pour les transferts : Utilisez le menu déroulant pour définir les moments où vous êtes disponible pour recevoir des appels transférés. Par exemple, vous pouvez choisir d'accepter les appels uniquement pendant les heures d'ouverture de votre entreprise.
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Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour mettre à jour vos paramètres.
Une fois vos paramètres de transfert d'appels mis à jour, les appels destinés à votre IA concierge seront transférés vers le numéro que vous avez choisi pendant vos heures de disponibilité. En dehors de ces heures, la personne qui appelle sera invitée à laisser un message, qui vous sera envoyé par courriel.
Mettre à jour vos paramètres de notification
Lorsqu'un client laisse un message à votre IA concierge, vous pouvez choisir qui reçoit une notification par courriel.
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Dans le menu principal situé à gauche de votre écran, accédez aux Paramètres.
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Dans la rubrique Extensions, cliquez sur IA concierge.
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Dans le panneau de menu de gauche, sélectionnez Paramètres pour accéder à vos options de transfert d'appel.
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Cliquez sur Modifier à côté de Notifications pour mettre à jour vos paramètres.
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Choisissez qui doit être averti lorsqu'un client laisse un message :
- Notifier le propriétaire de l’espace de travail : cochez la case pour envoyer une notification à l’adresse de courriel du propriétaire de l’espace de travail.
- Envoyer à des adresses de courriel spécifiques : entrez les adresses de courriel auxquelles vous souhaitez recevoir des notifications, puis appuyez sur Entrée après chaque adresse de courriel à ajouter.
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Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour mettre à jour vos paramètres.
Si vous avez plusieurs établissements avec leurs propres numéros d'IA concierge, vous devrez configurer le transfert d'appels pour chaque établissement. Vous pouvez utiliser le même numéro de téléphone pour tous les établissements ou attribuer des numéros différents à chacun.
FAQ
Votre IA concierge offre deux façons de gérer les appels entrants, selon la façon dont vous voulez que les appels soient traités et le moment où votre équipe doit intervenir.
Renvoi d'appels Cela vous permet de conserver votre numéro d'entreprise existant tout en acheminant les appels entrants vers votre numéro IA concierge. En savoir plus sur le renvoi d'appels.
Transfert d'appels Cela permet de transférer les appels vers vous ou votre équipe en cas de besoin, selon les disponibilités de transfert que vous avez choisies. Par exemple, si l'IA concierge ne peut pas répondre à une question ou si un appelant demande à parler directement à quelqu'un. Si un appel ne peut pas être transféré, un message sera pris et vous sera envoyé par courriel.