Udfyld og underskriv formularer
Få mere at vide om, hvordan du manuelt føjer formularer til kunders aftaler, udfylder dem i butikken og får medarbejdere til at gennemgå og godkende formularerne.
I denne artikel
Om udfyldelse og underskrivelse af formularer
Kundeformularer hjælper dig med at indsamle vigtige oplysninger før, under eller efter aftaler, og dit team har mulighed for at gennemgå og underskrive dem, når det er nødvendigt.
Formularer kan sendes automatisk baseret på dine valgte indstillinger eller føjes manuelt til individuelle aftaler og kundeprofiler. Kunderne får besked, når der føjes en formular til, så de kan udfylde den på forhånd. Alternativt kan I udfylde formularerne sammen eller lade kunderne udfylde dem privat ved hjælp af kundetilstanden i salonen.
Når en kunde har indsendt en formular, kan dit team gennemgå vedkommendes svar og tilføje eventuelle nødvendige underskrifter. Udfyldte formularer gemmes i kundens optegnelser til senere brug.
Tilføj en formular til en aftale
- Åbn en eksisterende aftale.
- I aftalevisningen skal du klikke på Handlinger (tre prikker) og vælge Tilføj en formular.
- Hvis du vil føje en eksisterende formular til, skal du klikke på Tilføj ved siden af den eller klikke på Opret ny formular for at oprette en ny kundeformular.
- Hvis du vil se, hvordan formularen ser ud, før du vælger den, skal du klikke på Forhåndsvisning for at åbne den og klikke dig gennem formularsiderne.
Formularen vises under Journaler i aftalevisningen, hvor den er klar til, at din kunde kan udfylde den.
Gennemfør en formular i salonen
Du kan udfylde en formular sammen med din kunde direkte fra aftalen eller kundens kundeprofil.
-
Ved siden af den formular, du vil udfylde, skal du vælge Handlinger (tre prikker) og vælge, hvordan du vil udfylde formularen:
- Udfyld formular: Udfyld formularen sammen med din kunde, og klik på Gennemfør formular for at gemme den.
- Kundetilstand: Giv din enhed til kunden, så vedkommende kan udfylde formularen privat uden at se din kalender eller andre detaljer. Kunden klikker på Start formular for at udfylde den og derefter på **Gennemfør formular **for at gemme den. Når du er færdig, skal du klikke på **Færdig **for at lukke kundetilstanden.
Formularen vises som Udfyldt og gemmes på kundens profil til senere brug. Hvis formularen skal underskrives af en medarbejder, vises den som Afventer gennemgang af teamet, indtil den er underskrevet.
Få en medarbejder til at gennemgå og underskrive en formular
Du kan få adgang til en gennemført formular fra en aftale, kundens profil eller fra formularens fane Indsendelser.
- Ved siden af den formular, du vil gennemgå, skal du klikke på Handlinger og vælge Gennemgå og underskriv.
- Tjek din kundes svar og underskrifter, og klik derefter på Underskriv formular for at tilføje eventuelle nødvendige teamunderskrifter.
- I pop op-vinduet skal du vælge Tegn eller Skriv for at tilføje din underskrift og derefter klikke på Underskriv.
- Klik på Underskriv og fuldfør for at gemme formularen.
Formularen vises som Gennemgået og gemmes med dine medarbejderes underskrifter.
Ofte stillede spørgsmål
Ja. I aftalevisningen skal du klikke på Handlinger ved siden af formularen og vælge Send påmindelse. Din kunde får en notifikation, hvori vedkommende bliver bedt om at udfylde formularen.
Kundetilstand låser din enhed til formularen, så din kunde selv kan udfylde den og underskrive den uden at se din kalender, andre kunder eller virksomhedsoplysninger. Når kunden er færdig, afleverer vedkommende enheden tilbage til dig.
Hvis du har skift med pinkode slået til, skal du indtaste din pinkode for at vende tilbage til din konto og forlade kundetilstand, når din kunde giver dig din enhed tilbage. Hvis formularen kræver en medarbejders underskrift, åbnes den, så du kan gennemgå og underskrive den, så snart du forlader kundetilstand.
Din kundes svar gemmes, så snart vedkommende indsender formularen. Hvis formularen lukkes, før der klikkes på Gennemfør formular, eller den er inaktiv i 5 minutter, før den indsendes, gemmes svarene ikke, og din kunde skal starte forfra.
Hvis en formular er markeret som Delvist gennemgået, kræver den underskrift fra mere end én medarbejder, og ikke alle underskrifterne er blevet tilføjet endnu. Når alle de medarbejdere, der skal underskrive, har gjort det, vises formularen som Gennemgået.
Kun formularer, der indeholder en medarbejders underskrift, skal gennemgås. Formularer uden teamunderskrifter er færdige, så snart din kunde har gennemført dem.
Du kan redigere en formular, før den er blevet gennemført. Det gør du ved at klikke på Handlinger ved siden af formularen og vælge Rediger indsendelse. Når en kunde eller medarbejder har underskrevet en formular, kan den ikke længere ændres. Hvis noget skal ændres, skal du tilføje en ny formular, som din kunde skal udfylde.
Ja, hvis en kunde har flere formularer, der skal udfyldes, kan du vælge dem alle, så kunden kan udfylde dem og underskrive dem på én gang i stedet for at åbne hver formular for sig.